MEMORANDUM DE ÎNŢELEGERE din 20 octombrie 2000
privind utilizarea Fondului Naţional pentru ISPAPublicat în
MONITORUL OFICIAL nr. 705 din 29 decembrie 2000
Întrucât strategia intarita de preaderare este menita să permită tuturor ţărilor candidate din Europa Centrala şi de Est ca în cele din urma sa devină membre ale Comunităţii Europene astfel încât acestea să se alinieze pe cat posibil acquisului comunitar înainte de aderare,
întrucât Parteneriatul de Aderare este un punct-cheie al strategiei întărite de preaderare care va mobiliza într-un singur cadru toate formele de asistenţa acordată ţărilor candidate,
întrucât un memorandum de înţelegere privind înfiinţarea Fondului Naţional a fost încheiat între Comisie şi fiecare stat candidat din Europa Centrala şi de Est pentru programul PHARE,
întrucât strategia de preaderare prevede înfiinţarea unui instrument pentru politici structurale de preaderare (ISPA), care să fie orientat în vederea alinierii ţărilor candidate la standardele de infrastructura ale Comunităţii, precum şi pentru acordarea unei contribuţii financiare măsurilor din domeniul mediului şi al infrastructurii de transport,
întrucât Reglementarea Consiliului nr. 1.267/99 privind înfiinţarea unui instrument pentru politici structurale de preaderare*1) prevede că în fiecare ţara beneficiara urmează să se desemneze o unitate centrala, Fondul Naţional, prin care vor intra fondurile comunitare acordate prin ISPA,
întrucât Memorandumul de finanţare ISPA prevede că atribuţiile Responsabilului naţional cu autorizarea (RNA) sunt descrise în memorandumul de înţelegere încheiat între Comisie şi ţările beneficiare,
întrucât este necesar să se extindă punerea în aplicare a mecanismului Fondului Naţional pentru a acoperi ISPA o dată cu luarea în considerare a procedurilor de implementare a acestui instrument,
în consecinţa, Comunitatea Europeană, reprezentată de Comisia Europeană, denumita în continuare Comisia, pe de o parte, şi Guvernul României, actionand în numele României, denumit în continuare Beneficiarul, pe de altă parte, au convenit după cum urmează:
----------
*1) OJ nr. L 161 din 26 iunie 1999, pag. 73.
Articolul 1
Definiţii
Sistemul de implementare descentralizat (SID) - sistemul de implementare prin care o parte a managementului şi responsabilităţilor a fost transferata tarii beneficiare, în timp ce Comisiei îi revine responsabilitatea finala conform tratatelor Comunităţii Europene.
Agenţia de implementare (AI) - un organism de implementare din cadrul administraţiei publice, responsabil cu ţinerea licitaţiilor, contractarea, efectuarea plăţilor şi implementarea tehnica a măsurilor beneficiare de asistenţa acordată prin ISPA. Aceasta autoritate corespunde "instituţiei responsabile cu implementarea", asa cum este definită în secţiunea II a anexei nr. III.2 la Memorandumul de finanţare ISPA.
Beneficiarul final - un organism, o organizaţie sau o autoritate publică beneficiara a proiectului. Agenţia de implementare poate delega responsabilităţile sale privind achiziţiile sau alte probleme beneficiarului final, în baza condiţiilor prevăzute în secţiunea II a anexei nr. III.2 la Memorandumul de finanţare ISPA.
Coordonatorul naţional ISPA (CNI) - un oficial din cadrul administraţiei publice centrale, responsabil cu activitatea de programare, implementare şi monitorizare a proiectelor în cadrul statului european. CNI asigura o legătură strânsă între procesul general de aderare şi folosirea asistenţei financiare comunitare, fiind, de asemenea, responsabil pentru monitorizarea proiectelor ISPA.
Responsabilul naţional cu autorizarea (RNA) - un oficial din cadrul administraţiei publice centrale, care conduce FN. RNA are întreaga responsabilitate a managementului financiar al fondurilor ISPA în ţara beneficiara.
Fondul Naţional (FN) - entitatea de trezorerie centrala din cadrul Ministerului Finanţelor prin care sunt canalizate fondurile ISPA către Beneficiar.
Responsabilul sectorial cu autorizarea (RSA) - un oficial din cadrul administraţiei publice centrale, care conduce o agenţie de implementare ISPA. RSA este responsabil pentru funcţionarea AI şi pentru managementul financiar judicios al proiectelor ce urmează să fie implementate.
Comitetul de monitorizare ISPA - principalul organism de monitorizare pentru implementarea proiectelor ISPA, constituit din reprezentanţi ai Comisiei, ai Beneficiarului şi ai instituţiilor financiare internaţionale. Comitetul este prezidat de CNI. De asemenea, participa reprezentanţi ai agentiilor de implementare, beneficiarii finali, precum şi RNA.
Articolul 2
FN şi RNA
1. Obiectivul şi atribuţiile FN, precum şi ale RNA, stabilite deja pentru PHARE, sunt aplicabile şi pentru ISPA.
2. FN, ca entitate de trezorerie centrala aflată în subordinea unui Responsabil naţional cu autorizarea (RNA) din cadrul Ministerului Finanţelor, va gestiona asistenţa ISPA acordată Beneficiarului conform SID.
3. RNA nu poate deţine în acelaşi timp funcţia de coordonator naţional ISPA. RNA îşi poate delega atribuţiile către maximum alţi 2 oficiali, dar el va avea răspunderea finala asupra tuturor atribuţiilor ce îi sunt investite conform prezentului memorandum de înţelegere.
Articolul 3
Atribuţiile RNA
1. RNA deţine întreaga responsabilitate pentru gestionarea financiară a fondurilor ISPA. El trebuie să asigure respectarea regulilor şi procedurilor ISPA în procesul de achiziţie, raportare şi gestionare financiară şi funcţionarea adecvată a unui sistem de raportare şi informare pentru fiecare proiect. RNA deţine întreaga răspundere pentru fondurile ISPA alocate pe un proiect până la efectuarea de către Comisie a ultimei plati din asistenţa ISPA.
2. RNA trebuie să menţină un sistem de raportare financiară pentru toate fondurile ISPA. El trebuie să răspundă în faţa Comisiei pentru utilizarea fondurilor. Pentru îndeplinirea acestor atribuţii RNA este răspunzător pentru următoarele sarcini:
(i) solicitarea şi gestionarea fondurilor de la Comisie;
(îi) numirea responsabililor sectoriali cu autorizarea (RSA) în cadrul fiecărei AI, după consultarea CNI;
(iii) încheierea de acorduri de finanţare pe care le va semna cu fiecare AI;
(iv) asigurarea fluxului de resurse naţionale şi a altor resurse de cofinantare, astfel cum este stabilit în memorandumul de finanţare pentru măsurile ce beneficiază de asistenţa ISPA;
(v) asigurarea ţinerii la zi a unui sistem de raportare financiară pentru fondurile ISPA şi respectării întru totul de către AI;
(vi) transferarea fondurilor către AI în conformitate cu mecanismul stabilit în acordul de finanţare;
(vii) participarea alături de Comisie şi de CNI în Comitetul de monitorizare ISPA;
(viii) recuperarea fondurilor neutilizate de la AI la încheierea măsurilor ISPA şi a fondurilor plătite necorespunzător, generatoare de disfunctionalitati.
3. Aspectele tehnice şi administrative ale măsurilor de implementare ISPA, inclusiv ţinerea licitaţiilor şi contractarea, vor fi în întreaga responsabilitate a AI.
4. Nereusita în îndeplinirea oricărei atribuţii stabilite în prezentul memorandum de înţelegere va determina rambursarea fondurilor ISPA către Comisie.
Articolul 4
Solicitarea de fonduri de la Comisie
1. O prima transa din plata avansului va fi transferata de Comisie către FN după semnarea Memorandumului de finanţare ISPA de către Beneficiar, cu condiţia ca prevederile art. 13 (conturi bancare) sa fi fost îndeplinite. Prima plata nu poate depăşi 10% din bugetul total al măsurii. Restul va fi plătit după semnarea primului contract, în mod normal pentru primele contracte de lucrări. Ca o regulă generală avansul nu poate depăşi 20% din bugetul ISPA.
2. Solicitarea acordării unor alimentari sau a plăţii finale, care trebuie certificată şi aprobată de RNA, este înaintată Comisiei pentru probare şi transfer. Solicitarile de plati trebuie să cuprindă informaţii referitoare la facturile care stau la baza cererii, precum şi informaţii privind controlul realizat, asa cum acestea sunt descrise în Memorandumul de finanţare ISPA. Solicitarile pentru alimentari trebuie să fie înaintate, ca o regulă generală, de 3 ori pe an până cel mai târziu la 1 martie, 1 iulie şi 1 noiembrie.
3. RNA are obligaţia de a transmite Comisiei o cerere pentru efectuarea plăţii finale în intervalul de 6 luni până la termenul de încheiere a activităţii, prevăzut în Memorandumul de finanţare ISPA.
4. Comisia îşi păstrează dreptul de a cere informaţii suplimentare pentru susţinerea transferului de fonduri.
5. Prevederile şi condiţiile exacte în care se fac transferurile de fonduri de către Comisie vor fi specificate în Memorandumul de finanţare ISPA.
6. FN trebuie să ţină evidenta tuturor alimentarilor şi plăţilor finale primite de la Comisie în beneficiul implementarii măsurilor individuale finanţate prin ISPA.
Articolul 5
Transferul de fonduri către AI
1. FN trebuie să transfere fondurile în subconturile AI cat mai repede posibil şi complet. Totuşi, înainte de numirea RSA şi de semnarea Acordului de finanţare cu AI nu se va face nici un transfer de fonduri.
2. FN şi RNA sunt răspunzători în faţa Comisiei pentru efectuarea corespunzătoare şi pe bază de informaţii corecte a transferurilor de fonduri.
3. FN trebuie să ţină evidenta tuturor transferurilor efectuate în beneficiul implementarii măsurilor individuale finanţate prin ISPA.
Articolul 6
Acorduri de finanţare
1. FN trebuie să încheie acorduri de finanţare cu fiecare AI responsabilă de ISPA. Aceste acorduri vor acoperi toate măsurile cofinantate prin ISPA în sectorul AI respective.
2. Acordurile de finanţare vor identifica un RSA numit de RNA după consultarea cu CNI şi vor menţiona numărul de persoane către care pot fi delegate responsabilităţile RSA.
3. Acordurile de finanţare trebuie să stabilească atribuţiile RSA pentru:
- managementul administrativ, tehnic şi financiar judicios al proiectelor ISPA pe sectoare;
- semnarea contractelor;
- implementarea proiectelor în baza regulilor privind achiziţiile prevăzute în manualul SID;
- verificarea facturilor înainte de efectuarea plăţilor către contractori;
- menţinerea unui sistem viabil de raportare tehnica şi financiară;
- menţinerea unui sistem contabil separat sau a unei codificari contabile adecvate pentru toate tranzacţiile care privesc fiecare măsura cofinantata prin ISPA;
- transmiterea de informaţii periodic către FN asupra progresului financiar şi tehnic necesar pentru acesta, în vederea transmiterii cererilor de plată către Comisie în conformitate cu cerinţele Memorandumului de finanţare ISPA;
- declararea către FN ca informaţiile de mai sus sunt exacte şi ca pot fi confirmate prin documentaţia originala aflată la AI;
- păstrarea documentaţiei mai sus amintite pentru o perioadă de 5 ani de la efectuarea ultimei plati în cadrul unui proiect.
4. Acordurile de finanţare trebuie să conţină, de asemenea, prevederi detaliate privind transferul de fonduri şi structura conturilor bancare în vederea aplicării art. 5 şi 13 din prezentul memorandum de înţelegere.
Articolul 7
Raportarea
1. RNA are obligaţia de a asigura ca FN şi AI menţin un sistem viabil de raportare tehnica şi financiară pentru toate măsurile de finanţare prin ISPA, inclusiv pentru fondurile transferate către AI.
2. În plus, FN are obligaţia redactarii rapoartelor periodice asupra situaţiei financiare a măsurii, programarilor licitaţiilor viitoare, evaluării licitaţiilor ţinute şi contractării, modului de implementare a proiectului, problemelor intampinate (dacă exista), perspectivelor de viitor şi a oricăror alte informaţii necesare cerute de Comisie.
Articolul 8
Plati neefectuate şi disfunctionalitati
1. FN trebuie să fie răspunzător de rambursarea către Comisie a oricăror sume plătite greşit sau necorespunzător, conform condiţiilor Memorandumului de finanţare.
2. FN trebuie să răspundă de transmiterea către Comisie a informaţiilor cerute în baza Acordului de finanţare referitor la disfunctionalitati, recuperarea sumelor primite greşit prin ISPA şi control, anexate la Memorandumul de finanţare ISPA.
Articolul 9
Utilizarea monedei euro
1. FN răspunde de asigurarea utilizării corecte a monedei euro în declaraţiile de cheltuieli înaintate Comisiei.
2. Rata de schimb utilizata va fi rata de înregistrare în contabilitatea Comisiei din luna în care cheltuielile declarate sunt înregistrate în documentele contabile ale autorităţilor responsabile de managementul financiar al proiectului.
Articolul 10
Personalul
Beneficiarul trebuie să asigure pe cheltuiala proprie resursele umane necesare pentru executarea corecta şi la timp a sarcinilor încredinţate FN.
Articolul 11
Sediu, facilităţi
Beneficiarul trebuie să furnizeze din resurse proprii sediul necesar, mobilierul de birou şi celelalte facilităţi pentru FN din cadrul Ministerului Finanţelor.
Articolul 12
Costuri operationale ale FN
Costurile operationale ale FN trebuie să fie acoperite de către Beneficiar.
Articolul 13
Conturi bancare
1. FN trebuie să deschidă un cont la Banca Naţionala sau un cont bancar garantat guvernamental pentru fiecare sector (transport şi mediu). Aceste conturi bancare vor avea subconturi corespunzătoare fiecărei măsuri, din care AI sunt îndreptăţite să execute plati. În situaţiile în care acest sistem nu poate fi implementat, pot fi agreate aranjamente specifice între serviciile Comisiei şi FN. În principiu, aceste conturi vor fi purtătoare de dobânda. Se va acorda de către Comisie asistenţa suplimentară în ceea ce priveşte utilizarea veniturilor din dobânzi.
2. Conturile bancare trebuie să fie operate pe baza sistemului dublei semnături, necesitand semnăturile RNA şi a unui responsabil financiar din partea AI.
3. FN trebuie să raporteze Comisiei toate informaţiile relevante referitoare la conturile FN. Informaţiile relevante cuprind, printre altele, numele şi adresa băncii, numărul contului, numele titularului(ilor) de cont, ratele dobânzii şi orice alta informaţie pe care Comisia o considera necesară.
Articolul 14
Achiziţii
1. Achiziţionarea va fi efectuată conform Manualului PHARE SID, asigurând accesul liber, concurenta loiala şi transparenta, după cum se prevede la titlul IX al Reglementării financiare aplicabile bugetului general al Comunităţilor Europene.
2. De la caz la caz, Comisia poate aproba o derogare de la regulile Manualului PHARE SID, dacă aceasta este prevăzută în Reglementarea financiară şi ca urmare a unei examinari în acest sens din partea Comitetului de gestiune ISPA.
3. FN trebuie să asigure respectarea regulilor şi procedurilor de achiziţii corespunzătoare.
Articolul 15
Control financiar, contabilitate şi audit
1. Autoritatea naţionala de control financiar competenţa va desfăşura un control financiar corespunzător în conformitate cu prevederile Memorandumului de finanţare ISPA. Anual trebuie transmis către Comisie un plan de audit şi un sumar al rezultatelor auditurilor efectuate. Rapoartele de audit trebuie să fie la dispoziţia Comisiei.
2. Conturile şi operaţiunile tuturor structurilor de implementare respective pot fi controlate la intervale constante de către un auditor extern contactat de Comisie, fără a prejudicia responsabilităţile Comisiei şi ale Curţii de Conturi Europene, după cum se stipulează în prevederile referitoare la implementarea financiară ISPA ale Memorandumului de finanţare.
3. FN trebuie să opereze un sistem contabil cu dubla intrare sau un sistem contabil analitic care să acopere toate operaţiunile contractuale şi alte operaţiuni financiare legate de toate măsurile finanţate prin ISPA din România.
4. Toate înregistrările scrise referitoare la gestiunea financiară, licitare şi contractare trebuie păstrate timp de 5 ani după încheierea proiectului.
Articolul 16
Soluţionarea disputelor
1. Orice neclaritati în executarea sau interpretarea prezentului memorandum de înţelegere trebuie să devină subiectul consultării dintre Beneficiar şi Comisie, conducand, dacă este necesar, la un amendament la acesta.
2. În cazul neîndeplinirii unei obligaţii stabilite în prezentul memorandum de înţelegere sau în instrucţiunile aferente acestuia, precum şi în cazul neluării măsurilor de remediere corespunzătoare în timp util, după consultări cu Beneficiarul Comisia poate suspenda finanţarea măsurilor implementate prin sistemul introdus de prezentul memorandum de înţelegere şi poate solicita rambursarea fondurilor ISPA.
3. Dacă consultarile nu conduc la o rezolvare amiabila, părţile pot recurge la arbitraj, asa cum se stipulează în anexa B "Condiţii generale" la Memorandumul de finanţare ISPA, anexa la Acordul-cadru încheiat între România şi Comisie la data de 12 martie 1991.
Articolul 17
Dispoziţii finale
1. Prezentului memorandum de înţelegere i se pot aduce amendamente în scris doar cu acordul părţilor.
2. Prezentul memorandum de înţelegere intră în vigoare la data semnării de către ambele părţi. Încheiat la Bucureşti la 20 octombrie 2000.
Pentru Guvernul României,
Petre Roman,
ministru de stat,
ministrul afacerilor externe
Valentina Siclovan,
secretar de stat,
Ministerul Finanţelor
Pentru Comunitatea Europeană,
Fokion Fotiadis,
şeful Delegaţiei
Comisiei Europene în România
-----