PROCEDURĂ din 12 iunie 2023aplicabilă beneficiarilor privați pentru atribuirea contractelor de furnizare, de servicii sau lucrări finanțate din fonduri europene dedicate afacerilor interne 2021-2027
EMITENT
  • MINISTERUL AFACERILOR INTERNE
    • Publicat în  MONITORUL OFICIAL nr. 621 din 7 iulie 2023



     Notă
    Aprobată prin ORDINUL nr. 82 din 12 iunie 2023, publicat în Monitorul Oficial, Partea I, nr. 621 din 7 iulie 2023.      +  Capitolul I Domeniul de aplicare1. Prezenta procedură cuprinde principiile, regulile și etapele minime care trebuie respectate de beneficiarii privați care inițiază/implementează un proiect, atunci când achiziționează produse, servicii sau lucrări necesare pentru implementarea proiectului.2. Prezenta procedură se aplică numai pentru cheltuielile care sunt finanțate pe baza costului real, conform prevederilor regulilor de eligibilitate, ghidurilor aferente apelurilor și/sau contractului de finanțare, după caz.3. Prezenta procedură cuprinde reguli și etape minime privind următoarele tipuri de atribuire a unei achiziții:a) achiziție directă simplă; b) achiziție directă, conform prevederilor capitolului IV;c) achiziție competitivă, conform prevederilor capitolului V;d) negociere directă, conform prevederilor capitolului VI.4. Prezenta procedură nu este aplicabilă achizițiilor de servicii sau lucrări, dacă sunt îndeplinite cumulativ condițiile prevăzute la art. 6 alin. (1) sau (3) din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, cu modificările și completările ulterioare. 5. Dacă sunt îndeplinite cumulativ condițiile stabilite la art. 6 alin. (1) sau (3) din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, cu modificările și completările ulterioare, beneficiarul privat va respecta în totalitate prevederile din reglementările naționale (lege, norme și instrucțiuni) privind achizițiile publice.6. În cazul în care beneficiarii privați se asociază cu o entitate care are calitatea de autoritate contractantă, în înțelesul art. 4 alin. (1) lit. c) din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, cu modificările și completările ulterioare, aceștia au obligația să aplice prevederile actului normativ menționat.7. Beneficiarii privați care achiziționează servicii sau lucrări au obligația să aplice și să respecte toate prevederile și procedurile stabilite prin Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, cu modificările și completările ulterioare, dacă achiziția îndeplinește condițiile cumulative de la art. 6 alin. (1) sau (3) corelate cu cele de la art. 7 din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, cu modificările și completările ulterioare.8. În aplicarea prevederilor pct. 7, pentru determinarea valorii estimate a achizițiilor și stabilirea procedurilor de atribuire aferente, beneficiarii privați aplică regulile de estimare prevăzute în domeniul achizițiilor publice.  +  Capitolul II Prevederi generale1. Beneficiarul privat va utiliza numai termenii și definițiile reglementate prin prezenta procedură, în vederea evitării unor confuzii față de termenii utilizați de legislația aferentă domeniului achizițiilor publice.2. Documentele achiziției trebuie să respecte cerințele stabilite în ghidul de comunicare și vizibilitate.3. Toate documentele achiziției vor fi redactate, publicate și transmise de beneficiarul privat în limba română. Documentele achiziției pot fi traduse și într-o altă limbă de către beneficiarul privat, dar varianta în limba română va prevala.4. Beneficiarul privat trebuie să coreleze documentele achiziției cu clauzele ghidurilor aplicabile apelului de proiecte și/sau contractului de finanțare semnat.5. În cazul contractelor de finanțare multianuale care se implementează pe o perioadă mai mare de 1 an calendaristic, beneficiarul privat va alege modalitatea de achiziție ținând cont de valoarea totală a produselor, serviciilor și lucrărilor care sunt considerate similare ori care se adresează operatorilor economici ce desfășoară în mod constant activități într-o piață de profil relevantă estimată pentru întreaga perioadă de implementare a proiectului, fără obligativitatea derulării unei singure achiziții directe sau competitive. Dacă va organiza mai multe achiziții directe/competitive, beneficiarul privat se va asigura că aceste activități nu vor genera costuri administrative suplimentare în cadrul proiectului.6. În cazul în care un beneficiar privat implementează mai multe contracte de finanțare în aceeași perioadă, pentru alegerea procedurii de achiziții în cadrul unui proiect, valorile estimate din respectivele contracte de finanțare pentru același tip de produs/serviciu/lucrare nu se cumulează. Valorile vor fi estimate distinct pentru fiecare contract de finanțare în parte.7. Prezenta procedură nu se aplică următoarelor tipuri de costuri:a) servicii pentru care tarifele sunt reglementate prin acte normative/administrative emise de autorități publice naționale/locale sau de furnizori de utilități/telefonie/internet; b) servicii medicale prestate de entități publice naționale competente;c) tarife de acces/bilete pentru evenimente cultural-sportive;d) servicii de transport intern și internațional aerian și feroviar;e) costuri de transport și cazare decontate direct personalului.8. Transparența se asigură prin publicarea anunțurilor/ documentelor pe portalul SPAP. Publicarea pe SPAP este gratuită; site-ul este administrat de Autoritatea de management Afaceri interne, denumită în continuare AM. Aspectele tehnice privind utilizarea funcționalităților portalului SPAP, precum și modalitatea obținerii dreptului de publicare sunt disponibile pe portalul SPAP - Manual de utilizare a portalului web „Achiziții Beneficiari Privați FED“.9. Pentru a asigura o publicitate suplimentară, după publicarea unui anunț, beneficiarul privat poate transmite și invitații de participare la procedură, caz în care invitațiile de participare vor include linkul către anunț. Transmiterea de invitații este opțională, nu exclude obligația publicării pe site a anunțului. Opțional, beneficiarul poate promova anunțul și prin alte modalități, dar cheltuielile aferente nu sunt costuri directe eligibile.10. În situația în care SPAP nu este operațional sau este indisponibil temporar, beneficiarul privat va publica anunțurile/documentele stabilite prin prezenta procedură în secțiunea dedicată de pe site-ul AM.11. Beneficiarul privat are obligația de a respecta prevederile legale privind protecția datelor cu caracter personal, respectiv toate datele/informațiile cu caracter personal din documentele care trebuie publicate pe portalul SPAP conform prezentei proceduri vor fi anonimizate.  +  Capitolul III Definiții1. Procedura de achiziție privată - etapele minime care trebuie realizate de un beneficiar privat în vederea achiziționării de produse, servicii sau lucrări, după caz2. Beneficiar privat - entitatea juridică fără calitate de autoritate contractantă care inițiază sau care implementează un proiect, conform ghidurilor specifice apelurilor, respectiv contractului de finanțare, inclusiv în calitate de coaplicant sau cobeneficiar3. Operator economic - orice persoană fizică sau juridică, de drept public ori de drept privat, sau grup ori asociere de astfel de persoane, care oferă în mod licit pe piață executarea de lucrări și/sau a unei construcții, furnizarea de produse ori prestarea de servicii, inclusiv orice asociere temporară formată între două ori mai multe dintre aceste entități4. Valoarea estimată - o determinare valorică a obiectului unei achiziții care se stabilește pe baza calculării și însumării tuturor sumelor plătibile pentru îndeplinirea obiectivului propus, inclusiv cuantumul aferent procentului de diverse și neprevăzute, inclusiv taxa pe valoarea adăugată, luând în considerare orice eventuale forme de opțiuni și prelungiri menționate în mod explicit în documentele achiziției5. Cerințe tehnice - documentul elaborat de beneficiarul privat care cuprinde toate specificațiile, inclusiv funcționalități, instrucțiuni, condiții, obligații sau caracteristici tehnice/fizice ce permit fiecărui produs, serviciu sau lucrare să fie descris(ă), în mod obiectiv, într-o manieră corespunzătoare îndeplinirii necesității beneficiarului privat6. Ofertă - document prezentat de operatorul economic în cadrul procesului de atribuire prin care își manifestă voința de a se angaja din punct de vedere juridic într-un proces de achiziție și care conține informații tehnice și financiare despre produse/servicii/lucrări aflate pe piață7. Documentele achiziției - toate documentele elaborate pentru o achiziție, atât cele elaborate de beneficiarul privat, cât și cele elaborate de operatorii economici, inclusiv documentele justificative care atestă plățile/realitatea achiziției8. Contract de furnizare - contractul cu titlu oneros, încheiat în scris între un beneficiar privat și unul sau mai mulți operatori economici, având ca obiect furnizarea de produse9. Contract de lucrări - contractul cu titlu oneros, încheiat în scris între un beneficiar privat și unul sau mai mulți operatori economici, având ca obiect fie exclusiv execuția, fie atât proiectarea, cât și execuția de lucrări/construcții sau realizarea, prin orice mijloace, a unei construcții10. Contract de servicii - contractul cu titlu oneros, încheiat în scris între un beneficiar privat și unul sau mai mulți operatori economici, având ca obiect prestarea de servicii11. Conflictul de interese - situația în care o persoană implicată în execuția bugetului proiectului, din cadrul beneficiarului/cobeneficiarilor/contractorilor/subcontractorilor, își exercită imparțial și obiectiv funcțiile, însă această exercitare este compromisă din motive care implică familia, viața afectivă, afinitățile politice sau naționale, interesul economic sau orice alt interes personal direct sau indirect12. Autorități responsabile de program - autoritățile naționale care au competențe legale privind gestionarea, verificarea și controlul proiectelor finanțate din programele naționale Afaceri interne, respectiv Autoritatea de management Afaceri interne, organismele intermediare și Autoritatea de audit13. SPAP - site de promovare a achizițiilor private, destinat publicării de către beneficiarii privați a anunțurilor privind achizițiile necesare pentru implementarea/inițierea proiectelor cu finanțare din programele naționale Afaceri interne, pentru asigurarea transparenței în cadrul achizițiilor, site web administrat de Ministerul Afacerilor Interne (MAI), disponibil la adresa www.rofed.mai.gov.ro/spap.  +  Capitolul IV Achiziția directă  +  Secţiunea 1 Pragurile valorice aferente achiziției directe1. Beneficiarul privat poate achiziționa direct produse, servicii sau lucrări dacă valoarea estimată a achiziției, inclusiv TVA, este egală sau mai mică de 90.000 lei pentru achiziție directă de produse, servicii sau lucrări.2. Dacă valoarea estimată a achiziției, inclusiv TVA, este egală sau mai mică de 9.000 lei, beneficiarul privat poate realiza o achiziție directă simplă, respectiv poate achiziționa/cumpăra direct produse, servicii sau lucrări, fără a avea niciuna dintre obligațiile și cerințele stabilite prin prezenta procedură, cu excepția obligațiilor privind înregistrarea și păstrarea documentelor justificative.  +  Secţiunea a 2-a Documentele justificative aferente achiziției directe1. Achiziția se realizează pe bază de documente justificative, cum ar fi: contract, comandă, bon fiscal/factură, ordin de plată, extras de cont, notă de recepție, fișă de cont, documente de transport.2. Pentru achiziția directă nu este obligatorie semnarea unui contract. În cazul în care beneficiarul privat consideră că pentru predictibilitatea relațiilor comerciale are nevoie de clauze contractuale clare, acesta poate semna un contract în acest sens.  +  Secţiunea a 3-a Reguli aplicabile achiziției directe1. Principiile transparenței, economicității, eficienței, eficacității, principiul nediscriminării și tratamentului egal trebuie respectate indiferent de valoarea estimată a achiziției. Beneficiarul privat este obligat să respecte cel puțin cerințele menționate în prezentul capitol, precum și să întreprindă alte măsuri pe care le consideră necesare în vederea respectării principiilor bunei gestionări financiare, pornind de la premisa că procedează într-o manieră similară și în organizarea activității proprii.2. Înainte de efectuarea achiziției directe, beneficiarul privat are obligația de a întocmi o notă privind determinarea valorii estimate, care va include informațiile rezultate din cercetarea ofertelor din piață, cum ar fi: oferte de preț solicitate, cataloage de produse. 3. Cu cel puțin o zi calendaristică înainte de data efectivă a achiziției directe, beneficiarul privat are obligația să publice un anunț prealabil simplificat în SPAP.4. Anunțul prealabil simplificat va conține, în mod obligatoriu, următoarele informații minime:a) titlul: Anunț prealabil simplificat;b) denumire și CIF entitate - organizator achiziție;c) stadiul proiectului: propunere/în implementare;d) codul proiectului;e) titlul proiectului; f) datele de contact ale entității, e-mail, nr. de telefon, sediul social;g) tip achiziție procedură;h) descrierea produselor/lucrărilor/serviciilor solicitate; i) alte detalii - documente privind produsele/lucrările/ serviciile solicitate - opțional; j) locul - localitate/adresa - de livrare/execuție/prestare;k) valoarea estimată a achiziției, inclusiv TVA;l) data - ora-limită pentru depunerea ofertei;m) modalitatea de transmitere a ofertelor: electronic/suport hârtie/electronic și suport hârtie;n) e-mail pentru transmiterea ofertei;o) adresa de corespondență pentru transmiterea ofertei.5. Beneficiarul privat trebuie să facă dovada respectării regulilor din prezentul capitol și a realității și scopului cheltuielilor efectuate, inclusiv prin înregistrări contabile. Respectarea prezentelor reguli minime, inclusiv justificarea realității cheltuielilor și utilizării în scopul proiectului, trebuie dovedită de beneficiar în cazul controalelor de gestiune, respectiv verificări administrative și/sau controale la fața locului, care vor fi efectuate de către autoritățile responsabile de program sau oricare alte autorități competente conform legislației aplicabile în domeniu. 6. Dacă beneficiarul privat nu dovedește că a respectat regulile din prezentul capitol, se vor aplica corecții financiare procentuale, proporționale în funcție de abaterea constatată. Elementele minime care vor fi verificate de către autoritățile responsabile de program și corecțiile financiare aplicabile în caz de neconformitate sunt prevăzute în capitolul VII.7. După data-limită pentru depunerea ofertelor, beneficiarul privat are obligația să analizeze ofertele primite și/sau alte oferte obținute de acesta, după caz, să stabilească oferta câștigătoare, să justifice în scris alegerea acesteia raportat la cerințele solicitate și să achiziționeze produsele/serviciile/lucrările conform respectivei oferte.  +  Secţiunea a 4-a Dosarul achiziției directeDosarul achiziției directe de produse/servicii/lucrări trebuie să conțină cel puțin următoarele documente: a) anunțul prealabil simplificat;b) nota privind determinarea valorii estimate; c) documentele justificative ale achiziției, cum ar fi: contract, comandă, factură, factura simplificată, bon fiscal, documentele de transport;d) documentele care dovedesc realizarea achiziției, respectiv furnizarea produselor, prestarea serviciilor sau execuția lucrărilor, cum ar fi: procese-verbale de predare-primire, procese-verbale de recepție, procese-verbale de punere în funcțiune/acceptanță, rapoarte de activitate, ordine de plată, extrase de cont.  +  Capitolul V Achiziția competitivă  +  Secţiunea 1 Reguli și principii aplicabile1. Dacă valoarea estimată a achiziției, inclusiv TVA, este mai mare decât pragul valoric prevăzut la cap. IV secțiunea 1 pct. 1, atunci beneficiarii privați au obligația să aplice procedura prevăzută în cadrul acestui capitol, respectiv:a) în cazul contractelor de furnizare, beneficiarul privat aplică procedura prevăzută în prezentul capitol, indiferent de valoarea estimată a achiziției;b) în cazul contractelor de servicii și lucrări, beneficiarul privat aplică prezenta procedură prevăzută în prezentul capitol, numai dacă nu sunt îndeplinite condițiile cumulative prevăzute la art. 6 alin. (1) sau (3) din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, cu modificările și completările ulterioare.2. Încadrarea contractelor care au ca obiect două sau trei tipuri de achiziție, constând în lucrări, servicii sau produse, se stabilește în funcție de obiectul principal al contractului în cauză. Obiectul principal se determină în funcție de cea mai mare dintre valorile estimate ale produselor, serviciilor sau lucrărilor respective.3. Pe parcursul întregului proces de achiziție reglementat de prezenta procedură, la adoptarea oricărei decizii, trebuie avute în vedere următoarele principii: principiul transparenței, principiul economicității, principiul eficienței, principiul eficacității, principiul nediscriminării și tratamentului egal.4. Prin transparență se înțelege informarea prealabilă a publicului privind achizițiile care se vor efectua, astfel încât operatorii economici care operează pe piață să poată participa la competiție, asigurându-se prin aceasta promovarea concurenței și premisele pentru respectarea celorlalte principii. Sancțiunile pentru nerespectarea cerințelor minime de transparență țin cont de impactul neconformării asupra cheltuielilor proiectului și din perspectiva principiilor bunei gestiuni financiare, al economicității, al eficacității și al eficienței.5. Principiul economicității prevede minimizarea costului resurselor alocate pentru atingerea rezultatelor estimate ale unei activități, cu menținerea calității corespunzătoare a acestor rezultate.6. Principiul eficienței presupune asigurarea unui raport optim între resursele utilizate și rezultatele obținute.7. Principiul eficacității vizează gradul de îndeplinire a obiectivelor specifice stabilite pentru fiecare activitate planificată, în sensul obținerii rezultatelor scontate.8. Principiul nediscriminării și tratamentului egal presupune ca, oricând pe parcursul procedurii de atribuire, să se stabilească și să se aplice reguli, cerințe, criterii identice pentru toți operatorii economici, astfel încât aceștia să beneficieze de șanse egale de a deveni contractanți, precum și asigurarea condițiilor de manifestare a concurenței reale pentru ca orice operator economic, indiferent de naționalitate, să poată participa la procedura de atribuire și să aibă șansa de a deveni contractant.9. În materia conflictului de interese, pe parcursul aplicării procedurii de achiziție, beneficiarii privați și ofertanții au obligația de a lua toate măsurile necesare pentru a evita situațiile de natură să determine apariția unui conflict de interese și în special a situațiilor menționate la art. 13 alin. (1) și/sau art. 14 alin. (1) din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea și sancționarea neregulilor apărute în obținerea și utilizarea fondurilor europene și/sau a fondurilor publice naționale aferente acestora, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 142/2012, cu modificările și completările ulterioare. 10. Dacă beneficiarul privat constată una dintre situațiile menționate la pct. 9, acesta are obligația să respingă oferta/contractul/propunerea respectiv(ă) și să menționeze motivele în nota justificativă de atribuire aferentă procedurii.11. Înainte de semnarea contractului de achiziție, beneficiarul privat are obligația să includă în dosarul achiziției, respectiv să elaboreze și să solicite ofertantului câștigător, după caz, următoarele declarații pe propria răspundere, sub sancțiunea falsului în declarații, conform modelului de mai jos:a) declarațiile pe propria răspundere date de persoanele fizice care sunt beneficiarii reali*1) ai beneficiarului privat și de membrii comisiei de evaluare a ofertelor/persoana desemnată pentru evaluarea ofertelor;*1) Astfel cum sunt definiți în Legea nr. 129/2019 pentru prevenirea și combaterea spălării banilor și finanțării terorismului, precum și pentru modificarea și completarea unor acte normative, cu modificările și completările ulterioare.b) declarația pe propria răspundere dată de reprezentantul legal al ofertantului câștigător.12. Modelul „Declarației privind evitarea conflictului de interese“ va cuprinde următoarele informații:a) cod și denumire proiect;b) beneficiar privat/ ofertant; c) titlul: Declarație privind evitarea conflictului de interese;d) textul: „Subsemnatul(a), ........................, în calitate de .....(numărul și titlul anunțului)....., referitor la procedura de achiziție competitivă - .........(denumirea beneficiarului privat)..........., organizată de ........, declar pe propria răspundere, sub sancțiunea falsului în declarații, așa cum este acesta prevăzut la art. 326 din Legea nr. 286/2009 privind Codul penal, cu modificările și completările ulterioare, următoarele:– nu mă încadrez în situațiile de la art. 14 alin. (1) din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea și sancționarea neregulilor apărute în obținerea și utilizarea fondurilor europene și/sau a fondurilor publice naționale aferente acestora, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 142/2012, cu modificările și completările ulterioare;– dacă apare o situație de conflict de interese pe perioada derulării procedurii de achiziție/contractului, voi notifica în scris, de îndată, entitatea care a organizat această procedură și voi lua măsurile necesare pentru înlăturarea situației respective;– informațiile furnizate sunt complete și corecte în fiecare detaliu și înțeleg că entitatea care a organizat această procedură are dreptul de a solicita, în scopul verificării și confirmării declarației, orice informații suplimentare;– înțeleg că, în cazul în care această declarație nu este conformă cu realitatea, sunt pasibil de încălcarea prevederilor legislației penale privind falsul în declarații.“;e) data, numele complet, funcția și semnătura. 13. Beneficiarul privat trebuie să facă dovada respectării regulilor din prezentul capitol și a realității și scopului cheltuielilor efectuate, inclusiv prin înregistrări contabile. Respectarea prezentelor reguli minime, inclusiv justificarea realității cheltuielilor și utilizării în scopul proiectului, trebuie dovedită de beneficiar în cazul controalelor de gestiune, respectiv al verificărilor administrative și/sau controale la fața locului care vor fi efectuate de către autoritățile responsabile de program și/sau alte autorități competente.14. Dacă beneficiarul privat nu dovedește că a respectat regulile din prezentul capitol, se vor aplica corecții financiare procentuale, proporționale în funcție de abaterea constatată. Elementele minime care vor fi verificate de către autoritățile responsabile de program și corecțiile financiare aplicabile în caz de neconformitate sunt prevăzute în capitolul VII.15. Pentru evitarea unor confuzii și erori se vor avea în vedere următoarele precizări și recomandări:a) prezenta procedură nu reglementează noțiunea „fișă de date“. Beneficiarul privat nu are obligația de a structura informațiile din procedura prin utilizarea „fișei de date“;b) prezenta procedură nu reglementează noțiunea „criterii de calificare/selecție“. Stabilirea acestora nu este obligatorie și nu reprezintă o regulă. Dacă beneficiarul consideră că pentru îndeplinirea obligațiilor din contractul ce urmează a fi implementat este nevoie de o anumită capacitate financiară, experiență similară anterioară, un anumit tip de personal sau alte cerințe, atunci acesta poate include astfel de cerințe, dar trebuie să le justifice în cerințele tehnice. În această situație beneficiarul privat nu va putea renunța în etapa de analiză a ofertelor la cerințele scrise. Beneficiarul privat nu trebuie să îngrădească dreptul ofertantului de a dovedi îndeplinirea cerințelor menționate prin orice tip de mijloace verificabile;c) nu se recomandă utilizarea modelelor standard de documentații de atribuire, specifice achizițiilor publice. Utilizarea acestor modele poate conduce la erori, deoarece pot cuprinde cerințe care nu se justifică în cazul beneficiarilor privați;d) prezenta procedură nu reglementează noțiunile „garanție de participare/garanția de bună execuție/depozite valorice“. Nu se impune solicitarea de garanții de natura celor menționate mai sus, în cazul achizițiilor private, deoarece constituirea de astfel de garanții presupune costuri suplimentare care pot îngreuna participarea la procedură și care se vor reflecta în prețul ofertat de operatorii economici. Pentru a se asigura de îndeplinirea corespunzătoare a obligațiilor contractuale, beneficiarul privat poate include în contract clauze care să garanteze implementarea în bune condiții a contractului;e) prezenta procedură nu reglementează noțiunea „criteriu de atribuire“. În vederea respectării principiilor economicității, eficienței și eficacității, beneficiarul privat va alege oferta cu cele mai multe avantaje pentru realizarea scopului proiectului/viitorului proiect. De asemenea, în nota privind rezultatul procedurii se vor prezenta avantajele tehnice și financiare care motivează alegerea, raportat la cerințele solicitate. Avantajele tehnice și financiare care motivează alegerea se raportează exclusiv la informațiile prezentate în ofertă/răspunsurile la clarificările solicitate.  +  Secţiunea a 2-a Elaborarea cerințelor tehnice1. Beneficiarul privat are obligația să prezinte în cerințele tehnice informații detaliate privind obiectul achiziției necesare pentru îndeplinirea corespunzătoare a scopului proiectului, având în vedere informațiile despre achiziția respectivă prezentate generic în cererea de finanțare.2. Beneficiarul privat are obligația să elaboreze cerințe tehnice care să cuprindă toate informațiile necesare unui operator economic pentru a elabora o ofertă. Beneficiarul trebuie să elaboreze aceste cerințe într-o manieră obiectivă, clară, detaliată pentru a se asigura de îndeplinirea corespunzătoare a scopului proiectului.3. De regulă, nu este acceptabilă definirea unor cerințe care indică o anumită origine, sursă, producție, un procedeu special, o marcă de fabrică sau de comerț, un brevet de invenție, o licență de fabricație, care pot avea ca efect favorizarea sau eliminarea anumitor operatori economici ori a anumitor produse. Se admite o astfel de indicație numai în situația în care nu se pot descrie obiectiv specificațiile și numai însoțită de mențiunea „sau echivalent“.4. Dacă beneficiarul privat constată că informațiile prezentate generic în cererea de finanțare nu mai sunt actuale, înainte de lansarea procedurii, beneficiarul privat trebuie să notifice aceste aspecte autorității cu competențe în gestionarea fondurilor europene și să solicite revizuirea contractului de finanțare.5. În cadrul documentului „Cerințe tehnice“, beneficiarul privat are obligația de a prezenta obiectiv, clar și detaliat, cel puțin următoarele informații:a) descrierea specificațiilor tehnice, funcționalităților și/sau cerințelor minime de calitate solicitate, precum și a elementelor cantitative;b) în ordinea priorității, elementele de departajare a ofertelor, dacă este cazul;c) obligația ofertantului câștigător de a transmite declarația pe propria răspundere dată de reprezentantul legal al acestuia, conform prevederilor secțiunii 1 pct. 11;d) dacă achiziția implică drepturi de autor/proprietate intelectuală, beneficiarul privat are obligația să precizeze că aceste drepturi vor fi transferate la finalizarea contractului către beneficiarul privat.  +  Secţiunea a 3-a Determinarea valorii estimate1. Beneficiarul privat determină valoarea estimată pentru fiecare achiziție planificată în activitatea de elaborare a cererii de finanțare. Dacă intervalul de timp între depunerea/aprobarea cererii de finanțare și efectuarea achiziției este semnificativ, se pot înregistra modificări de prețuri pe piață. Din acest motiv, se va verifica actualitatea valorii estimate a achiziției și, dacă este cazul, se va actualiza această valoare. Verificarea actualității valorii estimate se va realiza înainte de publicare, deoarece, în caz contrar, există riscul primirii de oferte necorespunzătoare.2. Valoarea estimată a achiziției se determină înainte de inițierea procedurii și trebuie să fie valabilă la momentul inițierii procedurii.3. Valoarea estimată a achiziției se determină de către beneficiarul privat pe baza ofertelor de preț existente pe piață sau pe baza unor informații din achizițiile/contractele anterioare recente, în scopul asigurării rezonabilității costurilor estimate, și va întocmi în acest scop nota justificativă privind determinarea valorii estimate.4. În determinarea valorii estimate, beneficiarul privat are obligația să se raporteze la valoarea estimată cumulată a produselor, serviciilor sau lucrărilor care sunt considerate similare, respectiv care au același obiect, sau sunt destinate utilizării identice ori similare ori care se adresează operatorilor economici ce desfășoară constant activități într-o piață de profil relevantă.5. Dacă în urma elaborării cerințelor tehnice se constată că valoarea estimată la momentul demarării achiziției depășește valoarea prevăzută în contractul de finanțare, beneficiarul privat poate suplimenta această valoare fie din bugetul proiectului, fie din bugetul propriu, respectiv: a) beneficiarul privat poate suplimenta această valoare din bugetul proiectului, cu respectarea clauzelor contractului de finanțare;b) în cazul în care suplimentarea valorii estimate se realizează din bugetul propriu al beneficiarului privat, fără a apela la realocări în cadrul contractului de finanțare, acesta poate efectua modificarea de buget fără aprobarea autorității responsabile de program. 6. Beneficiarul privat poate atribui contractul de achiziție cu o valoare mai mare decât valoarea estimată prin suplimentarea acesteia din bugetul propriu, în condițiile descrise mai sus, dacă justifică decizia în nota privind rezultatul procedurii. 7. La momentul lansării procedurii se verifică întotdeauna dacă valoarea estimată se situează în continuare peste pragul prevăzut la capitolul IV secțiunea 1, respectiv dacă beneficiarul se încadrează în prevederile art. 6 din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, cu modificările și completările ulterioare.  +  Secţiunea a 4-a Cerințe minime de transparență1. Pentru inițierea procedurii, beneficiarii privați au obligația să publice un anunț prealabil și cerințele tehnice aferente pe portalul SPAP. 2. La încheierea procedurii, în termen de 5 zile calendaristice de la semnarea contractului sau de la anularea procedurii, după caz, beneficiarii privați au obligația să publice pe portalul SPAP anunțul și nota privind rezultatul procedurii care va cuprinde informații privind câștigătorul sau motivele anulării. 3. Nerespectarea acestor cerințe se sancționează prin aplicarea de corecții financiare în conformitate cu partea a 3-a pct. 1 sau 2 din anexa nr. 1 la Hotărârea Guvernului nr. 519/2014 privind stabilirea ratelor aferente reducerilor procentuale/ corecțiilor financiare aplicabile pentru abaterile prevăzute în anexele la Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea și sancționarea neregulilor apărute în obținerea și utilizarea fondurilor europene și/sau a fondurilor publice naționale aferente acestora, cu modificările și completările ulterioare.  +  Secţiunea a 5-a Derularea procedurii5.1. Prospectarea pieței - publicarea anunțului prealabil1. Beneficiarul privat are obligația de a publica un anunț prealabil și cerințele tehnice pe portalul SPAP.2. Anunțul prealabil va conține, în mod obligatoriu, următoarele informații minime: a) titlu: anunț prealabil;b) denumire și CIF entitate - organizator achiziție;c) stadiul proiectului: propunere/în implementare;d) codul și titlul proiectului;e) datele de contact ale entității, e-mail, nr. telefon, sediul social;f) tip achiziție-procedură;g) descrierea produselor/lucrărilor/serviciilor solicitate;h) cerințe tehnice;i) alte detalii, documente privind produsele/lucrările/serviciile solicitate;j) locul de livrare/execuție/prestare: localitate/adresa;k) termenul de livrare/execuție/prestare; l) valoarea estimată a achiziției, inclusiv TVA; m) data-ora-limită pentru depunerea ofertelor;n) modalitatea de transmitere a ofertelor: electronic/suport hârtie/electronic și suport hârtie;o) e-mail pentru transmiterea ofertei;p) adresa de corespondență pentru transmiterea ofertei.3. Nepublicarea anunțului pe portalul SPAP însoțit de cerințele tehnice se sancționează cu o corecție financiară de 25% din valoarea achiziției. Cerințele tehnice trebuie să fie disponibile online, într-un format accesibil și lizibil. Nu este acceptabil să se menționeze adresa fizică de la care se pot obține informațiile. Trebuie să se asigure accesul neîngrădit la aceste documente. 4. În anunț se acordă un termen pentru elaborarea și prezentarea ofertei, luând în considerare complexitatea contractelor. Pentru contractele de furnizare se vor acorda minimum 6 zile calendaristice de la publicarea anunțului, iar pentru contractele de servicii și contractele de lucrări se acordă minimum 10 zile calendaristice de la publicarea anunțului. La stabilirea datei de prezentare a ofertei nu se iau în calcul ziua de publicare a anunțului și ziua în care se depun ofertele.5. În caz de clarificări și/sau modificări, se va publica un anunț revizuit cu clarificările/modificările emise.6. În situația în care intervin solicitări de clarificare care pot duce la modificări/ajustări ale cerințelor tehnice, beneficiarul privat poate să prelungească termenul de depunere a ofertelor, astfel încât să asigure timpul necesar pentru elaborarea acestora, cu respectarea condițiilor de publicitate.5.2. Analiza ofertelor și elaborarea notei privind rezultatul procedurii1. Beneficiarul privat compară ofertele primite prin raportarea lor la toate cerințele publicate și alege oferta care îndeplinește cerințele tehnice și prezintă avantaje față de celelalte oferte, la un raport calitate/preț competitiv, având în vedere scopul proiectului.2. În situația în care nu se depune nicio ofertă, procedura se va relua cu respectarea tuturor prevederilor procedurale aferente, după o analiză a cauzelor care au condus la anularea procedurii și revizuirea cerințelor tehnice, după caz.3. Dacă se depun numai oferte care nu respectă prevederile din Cerințele tehnice, procedura se va anula. În acest caz, procedura se poate relua cu respectarea tuturor prevederilor aferente procedurii de achiziție competitive, după o analiză a cauzelor care au condus la această situație și revizuirea cerințelor tehnice, după caz.4. Dacă se primește o singură ofertă, beneficiarul privat poate să o analizeze și să procedeze la atribuirea contractului de achiziție dacă oferta respectă cerințele tehnice publicate.5. Constituirea unei comisii de evaluare nu este obligatorie. Prin urmare, se poate desemna o persoană de specialitate care va evalua ofertele, va întocmi și va semna nota privind rezultatul procedurii.6. Beneficiarul privat nu evaluează ofertele care sunt transmise după termenul-limită de transmitere a ofertelor. 7. Beneficiarul privat are obligația de a pune la dispoziția reprezentanților autorităților responsabile de program sau altor autorități competente documentele justificative ale procedurii de achiziție competitivă, inclusiv cele care confirmă data și ora la care au fost primite ofertele.8. Pentru a asigura o justificare corespunzătoare în alegerea ofertei pentru contractare se elaborează nota privind rezultatul procedurii, care include cerințele tehnice solicitate și detalii privind avantajele și dezavantajele ofertelor primite în raport cu fiecare specificație în parte/celelalte oferte. De asemenea, având în vedere că scopul procedurii este realizarea optimă a obiectivelor proiectului finanțat, în notă se va detalia modalitatea în care avantajul din ofertă contribuie la realizarea proiectului.9. Beneficiarul privat are obligația să publice nota/notele privind rezultatul procedurii pe portalul SPAP, împreună cu anunțul/anunțurile privind rezultatul procedurii.10. Modelul notei privind rezultatul procedurii va conține cel puțin următoarele informații: a) titlul Nota privind rezultatul procedurii;b) denumire și CIF entitate - organizator achiziție;c) codul și titlul proiectului;d) nr. anunț prealabil;e) analiza și verificarea ofertelor primite;f) lotul: fără/nr.;g) rezultatul procedurii: atribuită/anulată;h) cerințele tehnice solicitate;i) oferta/ofertele primită/e (nr. și data, denumire ofertant);j) conformitatea fiecărei oferte cu cerințele tehnice;k) avantajele fiecărei oferte;l) dezavantajele fiecărei oferte;m) justificarea/motivele anulării;n) data, numele complet și semnătura persoanei desemnate/ membrilor comisiei de evaluare.11. În analiza ofertelor se ține cont de toate cerințele menționate de beneficiarul privat în documentele achiziției. Dacă în conținutul documentului „Cerințe tehnice“ sunt menționate și cerințe care țin de verificarea capacității tehnice/financiare a operatorilor economici sau alt tip de cerințe, acestea vor face obiectul analizei.12. În analiza ofertelor nu se pot adăuga alte cerințe și nu se poate renunța la specificațiile deja enunțate în anunț/cerințe/ clarificări/modificări.13. Dacă beneficiarul privat identifică erori de fond în documentele achiziției care nu au fost clarificate înainte de data de expirare a anunțului, procedura se va anula, se vor corecta erorile identificate și se va relua procedura.5.3. Anunțul privind rezultatul procedurii1. După finalizarea procedurii, în termen de 5 zile calendaristice de la semnarea contractului de achiziție sau de la anularea procedurii, beneficiarul privat are obligația să publice un anunț și nota privind rezultatul procedurii pe portalul SPAP, pentru fiecare lot, dacă este cazul. 2. Termenul este exprimat în zile calendaristice și se calculează din ziua imediat următoare semnării contractului/ notei. Dacă termenul se împlinește într-o zi nelucrătoare, acesta se încheie la expirarea ultimei ore a următoarei zile lucrătoare. Dovada datei publicării este data alocată automat în portalul SPAP.3. Modelul anunțului privind rezultatul procedurii va conține următoarele informații minime:a) titlul: Anunț privind rezultatul procedurii;b) denumire și CIF entitate - organizator achiziție;c) codul și titlul proiectului;d) nr. anunț prealabil;e) nr. lot;f) rezultat procedură;g) CIF ofertant câștigător;h) denumire ofertant câștigător;i) valoare ofertă câștigătoare, inclusiv TVA;j) motivele anulării, după caz;k) anexa: Nota privind rezultatul procedurii.4. În cazul în care beneficiarul privat nu publică anunțul privind rezultatul procedurii, se aplică o corecție de 5% din valoarea contractului de achiziție. 5.4. Contestarea1. În situația în care un operator economic identifică erori sau este nemulțumit de modul în care s-a desfășurat procedura privind achiziția competitivă, acesta poate solicita beneficiarului privat reanalizarea/reverificarea/reevaluarea ofertei sau se poate adresa instanțelor de judecată competente pentru soluționarea cauzei.2. Nici autoritățile responsabile de program și nici Consiliul Național de Soluționare a Contestațiilor nu au competențe privind soluționarea contestațiilor în contextul derulării procedurii privind achiziția competitivă, definite în cadrul prezentei proceduri.  +  Secţiunea a 6-a Contractul de achiziție6.1. Semnarea și implementarea contractului de achiziție1. Contractul se va semna numai cu ofertantul câștigător și trebuie să menționeze datele de identificare ale celor două părți semnatare, obiectul, valoarea și durata contractului. Vor fi prevăzute în mod expres condiții referitoare la prestarea serviciilor, execuția lucrărilor, livrare, montaj, punere în funcțiune, recepție, standarde de calitate, service, garanții, posibilitatea de acordare a unui avans etc., după caz.2. Cerințele tehnice, clarificările și oferta aleasă vor face parte integrantă din contract, sub formă de anexe.3. Nu se pot modifica prin contract cerințele tehnice și oferta câștigătoare care au stat la baza atribuirii contractului.4. Se vor respecta întocmai clauzele contractuale asumate. Contractul semnat începe să producă efecte din momentul semnării acestuia de către ambele părți. Anterior semnării contractului nu pot fi furnizate produse/prestate servicii/ executate lucrări și nu pot fi efectuate plăți. Același principiu este aplicabil și actelor adiționale la aceste contracte.6.2. Modificarea contractului de achiziție1. Orice modificare a contractului se consemnează printr-un act adițional.2. Scopul actului adițional trebuie să fie strâns legat de obiectul contractului inițial.3. Modificări la contract se pot face doar în perioada de execuție a contractului.4. Cerințele tehnice și oferta care au stat la baza semnării contractului de finanțare se pot modifica în cazul produselor, dacă ceea ce s-a ofertat nu se mai comercializează în mod curent pe piață, cu prezentarea unei dovezi în acest sens, și numai dacă produsele se înlocuiesc cu produse cu caracteristici egale sau superioare din punct de vedere tehnic care nu ridică probleme de compatibilitate, fără modificarea prețului, cu respectarea prevederilor contractului de finanțare.5. Orice modificare ce prelungește durata de execuție a contractului trebuie efectuată astfel încât implementarea să fie realizată înaintea expirării contractului de finanțare în cauză, iar plățile să fie realizate conform regulilor de eligibilitate stabilite prin contractul de finanțare. În cazul în care durata de execuție a constituit un avantaj decisiv în alegerea ofertei câștigătoare, este permisă prelungirea duratei de execuție dacă nu este afectat avantajul ofertantului câștigător față de următorul clasat. Dacă este afectat acest avantaj, beneficiarul își asumă aplicarea principiului proporționalității de la cap. VII secțiunea a 3-a.6. Aplicarea unei clauze contractuale de revizuire clare, precise și fără echivoc, care a fost menționată de beneficiarul privat în documentele achiziției, nu constituie o modificare contractuală.7. Este interzisă modificarea contractului dacă aceasta conduce la modificări substanțiale. Sunt considerate modificări substanțiale cele care:a) schimbă elementele ofertei sau ale achiziției, inclusiv ale necesităților și cerințelor stabilite prin anunț sau cerințele tehnice;b) afectează concurența existentă ca urmare a aplicării procedurii competitive, respectiv modificarea ar introduce condiții care, dacă ar fi fost incluse în procedura inițială, ar fi permis acceptarea unei alte oferte decât cea acceptată inițial sau ar fi atras și alți participanți la procedură;c) schimbă natura contractului, respectiv se modifică obiectul contractului prin creșterea ponderii serviciilor în raport cu produsele, astfel încât devin aplicabile prevederile legii prin îndeplinirea cumulativă a condițiilor.6.3. Ajustarea prețului1. Pe parcursul îndeplinirii contractului de achiziție, prețul poate fi ajustat numai în următoarele situații:a) au avut loc modificări legislative, modificări ale normelor tehnice sau au fost emise de către autoritățile publice locale acte administrative care au ca obiect instituirea, modificarea sau renunțarea la anumite taxe/impozite locale, al căror efect se reflectă în creșterea/diminuarea costurilor pe baza cărora s-a fundamentat prețul contractului de achiziție;b) pe piață au apărut anumite condiții în urma cărora s-a constatat creșterea/diminuarea indicilor de preț pentru elemente constitutive ale ofertei, al căror efect se reflectă în creșterea/ diminuarea costurilor pe baza cărora s-a fundamentat prețul contractului de achiziție.2. În orice situație, prețul contractului nu poate fi ajustat decât în măsura strict necesară pentru acoperirea creșterii costurilor pe baza cărora s-a fundamentat prețul contractului.3. Modul de ajustare a prețului contractului de achiziție nu trebuie să conducă în niciun caz la depășirea pragurilor prevăzute în lege sau la anularea/diminuarea avantajelor competitive menționate în nota justificativă de atribuire, cu excepția cazului prevăzut la pct. 1 lit. a).  +  Secţiunea a 7-a Dosarul achiziției competitiveDosarul achiziției competitive de lucrări, servicii sau de furnizare trebuie să conțină cel puțin următoarele documente:a) cerințele tehnice;b) nota privind determinarea valorii estimate;c) anunțul prealabil privind lansarea procedurii;d) solicitările de clarificări primite, răspunsurile transmise și anunțul revizuit (după caz);e) anunțul și nota privind rezultatul procedurii;f) declarațiile pe propria răspundere date de ofertantul câștigător și beneficiarul privat privind evitarea conflictului de interese;g) ofertele primite și clarificările, după caz;h) contractul de achiziție și actele adiționale, după caz;i) alte documente relevante, inclusiv documentele care dovedesc realizarea achiziției, de exemplu: procese-verbale de recepție servicii și lucrări, livrabile, procese-verbale de predare-primire;j) contestațiile, după caz.  +  Capitolul VI Negocierea directă1. Prin excepție de la regulile menționate în prezenta procedură privind publicarea anunțului prealabil simplificat sau anunțului prealabil, beneficiarul privat are dreptul de a achiziționa produse/servicii/lucrări de la un anumit operator economic, prin negociere directă fără publicarea unui anunț prealabil la inițierea achiziției, în următoarele situații, cu condiția să fie justificată adecvat în cerințele tehnice sau în nota privind rezultatul procedurii:1.1. ca o măsură absolut necesară, atunci când, din motive de extremă urgență, determinate de evenimente care nu puteau fi prevăzute de către beneficiarul privat, termenele pentru achiziția directă sau pentru procedura de achiziție competitivă nu pot fi respectate. Situațiile invocate pentru a justifica extrema urgență nu trebuie în niciun caz să fie atribuibile beneficiarului privat;1.2. lucrările, produsele sau serviciile pot fi furnizate numai de către un anumit operator economic pentru unul din următoarele motive:a) scopul achiziției este crearea sau achiziționarea unei reprezentații artistice unice; saub) concurența lipsește din motive tehnice; sauc) protecția unor drepturi exclusive, inclusiv drepturi de proprietate intelectuală;1.3. atunci când produsele care fac obiectul achiziției sunt fabricate exclusiv în scop de cercetare științifică, experimental, de studiu sau de dezvoltare, iar contractul de achiziție nu prevede producția în serie a unor cantități ale produsului în vederea stabilirii viabilității comerciale a acestuia sau recuperarea costurilor de cercetare și dezvoltare;1.4. atunci când este necesară achiziționarea de la contractantul inițial desemnat ca urmare a derulării unei achiziții directe sau unei proceduri de achiziție competitive pentru atribuirea unui contract de furnizare/servicii/lucrări a unor cantități suplimentare de produse destinate înlocuirii parțiale sau extinderii produselor ori instalațiilor existente și numai dacă schimbarea contractantului inițial ar pune beneficiarul privat în situația de a achiziționa produse cu caracteristici tehnice diferite de cele deja existente care ar conduce la incompatibilitate sau la dificultăți tehnice disproporționate de utilizare și întreținere;1.5. pentru cumpărarea de produse sau servicii care îndeplinesc cerințele tehnice necesare în condiții speciale avantajoase de la un operator economic care încetează definitiv activitățile comerciale sau care se află într-o procedură de faliment, de concordat preventiv sau într-o procedură similară;1.6. au fost organizate două proceduri de achiziție competitivă pentru aceleași servicii/produse/lucrări care au fost anulate, întrucât nu s-a primit nicio ofertă sau au fost primite numai oferte necorespunzătoare.2. Motivele de la pct. 1 subpct. 1.2 lit. b) și c) pot fi acceptate numai dacă nu există o soluție alternativă sau înlocuitoare rezonabilă, cum ar fi utilizarea unor canale de distribuție alternative pe teritoriul României ori în afara acestuia sau achiziția unor lucrări, produse sau servicii comparabile din punct de vedere funcțional, iar absența concurenței sau protecția drepturilor exclusive nu este rezultatul unei restrângeri artificiale de către beneficiarul privat a parametrilor achiziției în vederea viitoarei proceduri competitive. Motivele tehnice pot fi generate, de asemenea, de cerințe specifice privind interoperabilitatea care trebuie îndeplinite pentru a asigura funcționarea lucrărilor, produselor sau serviciilor care urmează a fi achiziționate.3. Beneficiarul privat are obligația să justifice adecvat situația aplicabilă în cerințele tehnice sau în nota privind rezultatul procedurii și să respectele celelalte reguli din prezenta procedură, respectiv păstrarea documentelor justificative, întocmirea dosarului achiziției prin negociere directă și publicarea anunțului privind rezultatul procedurii.4. Dosarul achiziției prin negociere directă de produse/ servicii/lucrări trebuie să conțină cel puțin următoarele documente:a) cerințele tehnice;b) nota privind determinarea valorii estimate;c) anunțul și nota privind rezultatul procedurii;d) declarațiile pe propria răspundere date de ofertantul câștigător și beneficiarul privat privind evitarea conflictului de interese;e) oferta primită și clarificările, după caz;f) contractul de achiziție și actele adiționale, după caz;g) alte documente relevante, inclusiv documentele care dovedesc realizarea achiziției, de exemplu: procese-verbale de recepție servicii și lucrări, livrabile, procese-verbale de predare-primire;h) contestațiile primite, după caz.  +  Capitolul VII Verificările efectuate, corecțiile financiare și principiile aplicabile  +  Secţiunea 1 Achiziții directe1. În cazul achizițiilor directe, verificările efectuate de autoritățile responsabile de program și corecțiile financiare aplicabile sunt:a) Elemente de verificat: Valoarea estimată a achiziției este mai mică decât pragul valoric prevăzut la cap. IV secțiunea 1 pct. 1?Se verifică dacă nota privind determinarea valorii estimate include informațiile rezultate din cercetarea ofertelor din piață. Se verifică dacă a fost necesară actualizarea valorii estimate. Valoarea estimată trebuie să fie mai mică decât pragul valoric prevăzut la cap. IV secțiunea 1 pct. 1. Valoarea estimată/ Valoarea estimată actualizată, după caz, trebuie să fie corelată cu valoarea prevăzută în contractul de finanțare, în cazul achizițiilor efectuate de beneficiarii privați.Sancțiune, corecțiile financiare aplicabile: În cazul în care se divide achiziția pentru a se evita aplicarea procedurii competitive se aplică o corecție de 25% din valoarea achiziției în cauză, deoarece în cazul achiziției competitive trebuiau respectate cerințele de publicitate la inițierea procedurii.b) Elemente de verificat: În cazul unei achiziții directe a fost publicat anunțul prealabil simplificat?Se verifică publicarea anunțului prealabil.Sancțiune, corecțiile financiare aplicabile: În cazul în care anunțul nu a fost publicat, se aplică o corecție de 25% din valoarea achiziției în cauză.c) Elemente de verificat: Dosarul achiziției directe conține documentele justificative obligatorii?Se verifică existența documentelor.Sancțiune, corecțiile financiare aplicabile: Dacă anumite documente lipsesc, se aplică o sancțiune prin aplicarea principiului proporționalității, luând în considerare gravitatea abaterii, prejudiciul provocat sau posibil să fie provocat.  +  Secţiunea a 2-a Achiziție competitivă1. În cazul procedurii competitive, verificările efectuate de autoritățile responsabile de program și corecțiile financiare aplicabile sunt:A. Elaborarea cerințelor tehnice și determinarea valorii estimatea) Elemente de verificat: Au fost motivate detaliat excepțiile de la publicarea/transmiterea cerințelor? În cazul în care nu există o motivare care să justifice încadrarea în excepțiile prevăzute, specificațiile trebuie să fie obiective și să se asigure accesul imediat și neîngrădit la acestea.Se verifică dacă s-au motivat detaliat specificațiile tehnice particulare (dacă este cazul) pentru încadrarea în excepțiile prevăzute la nivelul prezentei proceduri, scopul achiziției.Sancțiune, corecțiile financiare aplicabile: Nepublicarea anunțului pe portalul SPAP, însoțit de cerințele tehnice - corecție de 25% din valoarea contractului de achiziție (partea a 3-a pct. 1 din anexa nr. 1 la Hotărârea Guvernului nr. 519/2014, cu modificările și completările ulterioare); publicarea unor cerințe tehnice care nu au un caracter obiectiv/renunțarea pe parcursul evaluării la anumite specificații tehnice publicate - corecție proporțională cu prejudiciul, în conformitate cu prevederile cuprinse în partea a 3-a pct. 3 din anexa nr. 1 la Hotărârea Guvernului nr. 519/2014, cu modificările și completările ulterioare.b) Elemente de verificat: Valoarea estimată a contractului este mai mică decât pragurile valorice prevăzute în lege?Se verifică dacă valoarea estimată depășește pragul valoric de la cap. IV secțiunea 1 pct. 1 și beneficiarul nu se încadrează în prevederile art. 6 din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, cu modificările și completările ulterioare. Se verifică dacă valoarea estimată corespunde cu valoarea din contractul de finanțare, după caz. Sancțiune, corecțiile financiare aplicabile: Dacă beneficiarul privat trebuia să aplice prevederile legii și a aplicat prevederile prezentei proceduri, se vor aplica sancțiunile prevăzute în partea 1 din anexa nr. 1 la Hotărârea Guvernului nr. 519/2014, cu modificările și completările ulterioare.c) Elemente de verificat: Contractul nu a fost divizat în mai multe contracte distincte de valoare mai mică cu scopul de a evita aplicarea prevederilor art. 7 din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, cu modificările și completările ulterioare, atunci când sunt îndeplinite condițiile de la art. 6 din aceeași lege. Se verifică dacă contractul nu a fost divizat, având în vedere scopul și/sau obiectul achiziției, prin raportare la achizițiile prevăzute în bugetul proiectului, după caz.Sancțiune, corecțiile financiare aplicabile: Dacă beneficiarul privat trebuia să aplice prevederile legii și a aplicat prevederile prezentei proceduri, se vor aplica sancțiunile prevăzute în partea 1 din anexa nr. 1 la Hotărârea Guvernului nr. 519/2014, cu modificările și completările ulterioare; dacă beneficiarul privat trebuia să aplice procedura competitivă și a ales să achiziționeze direct, fără publicarea unui anunț, se va aplica o corecție de 25% din valoarea contractului de achiziție, ca urmare a nepublicării anunțului.d) Elemente de verificat: Beneficiarul privat a ales corect procedura aplicabilă? Se verifică dacă s-a ales corect procedura pornind de la valoarea estimată. Se verifică dacă valoarea estimată depășește pragul valoric prevăzut de cap. IV secțiunea 1 pct. 1 și nu se încadrează în prevederile art. 6 din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, cu modificările și completările ulterioare, dacă beneficiarul privat trebuia să aplice procedura competitivă.Sancțiune, corecțiile financiare aplicabile: Dacă beneficiarul privat trebuia să aplice prevederile legii și a aplicat prevederile prezentei proceduri, se vor aplica sancțiunile prevăzute în partea 1 din anexa nr. 1 la Hotărârea Guvernului nr. 519/2014, cu modificările și completările ulterioare. Dacă beneficiarul privat trebuia să aplice procedura competitivă și a ales să achiziționeze direct, fără publicarea unui anunț, se va aplica o corecție de 25% din valoarea contractului de achiziție, ca urmare a nepublicării anunțului. La fel se va proceda dacă motivarea încadrării pe excepțiile de la publicare nu este corectă.B. Prospectarea piețeia) Elemente de verificat: S-a publicat anunțul prealabil?Se verifică dacă anunțul este postat pe portalul SPAP. Sancțiune, corecțiile financiare aplicabile: corecție de 25% din valoarea contractului de achiziție prevăzută în partea a 3-a pct. 1 din anexa nr. 1 la Hotărârea Guvernului nr. 519/2014, cu modificările și completările ulterioare.b) Elemente de verificat: S-a asigurat accesul neîngrădit la cerințele tehnice?Nu trebuie să existe obstacole în vizualizarea/comunicarea cerințelor tehnice. Se verifică dacă anunțul însoțit de specificațiile tehnice este postat pe portalul SPAP. Se verifică dacă pentru contractele de furnizare s-a acordat un termen pentru elaborarea și prezentarea ofertei de minimum 6 zile calendaristice, iar pentru contractele de servicii și lucrări de minimum 10 zile calendaristice. Sancțiune, corecțiile financiare aplicabile: corecție de 25% din valoarea contractului de achiziție prevăzută în partea a 3-a pct. 1 din anexa nr. 1 la Hotărârea Guvernului nr. 519/2014, cu modificările și completările ulterioare.c) Elemente de verificat: S-a elaborat corespunzător nota privind rezultatul procedurii?Se verifică dacă nota privind rezultatul procedurii a fost completată corespunzător, în sensul că au fost prezentate avantajele tehnice și financiare care motivează alegerea ofertei pentru contractare în raport cu celelalte oferte primite/cerințele tehnice.În situațiile de excepție când publicarea anunțului și a cerințelor tehnice nu este obligatorie, nota justificativă trebuie motivată prin raportare la specificațiile tehnice particulare/scopul achiziției.Sancțiune, corecțiile financiare aplicabile: În cazul în care sunt identificate specificații tehnice ofertate care nu corespund cerințelor tehnice solicitate se aplică o corecție proporțională în conformitate cu prevederile părții a 3-a pct. 3 din anexa nr. 1 la Hotărârea Guvernului nr. 519/2014, cu modificările și completările ulterioare.C. Semnarea contractului de achizițiea) Elemente de verificat: Contractul a fost semnat cu ofertantul menționat în nota privind rezultatul procedurii? Se compară cele două documente.Sancțiune, corecțiile financiare aplicabile: Dacă se schimbă câștigătorul desemnat și, implicit, oferta câștigătoare aferentă, se va aplica sancțiunea în mod proporțional prevăzută în partea a 3-a pct. 3 din anexa nr. 1 la Hotărârea Guvernului nr. 519/2014, cu modificările și completările ulterioare.b) Elemente de verificat: anunțul și nota privind rezultatul procedurii au fost publicate?Se verifică publicarea anunțului pe portalul SPAP.Sancțiune, corecțiile financiare aplicabile: Dacă în termen de 5 zile calendaristice de la semnarea contractului de achiziție nu s-a asigurat transparența rezultatului procedurii, se aplică o corecție de 5% din valoarea contractului de achiziție (partea a 3-a pct. 2 din anexa nr. 1 la Hotărârea Guvernului nr. 519/2014, cu modificările și completările ulterioare). Nu se aplică corecție financiară în cazul erorilor de tehnoredactare justificate.c) Elemente de verificat: Dosarul achiziției este complet?Se verifică existența tuturor documentelor obligatorii, inclusiv a declarațiilor beneficiarului privat/ofertanților privind evitarea conflictului de interese.Sancțiune, corecțiile financiare aplicabile: Dacă nu există unele documente se va aplica sancțiunea în mod proporțional prevăzută în partea a 3-a pct. 3 din anexa nr. 1 la Hotărârea Guvernului nr. 519/2014, cu modificările și completările ulterioare.D. Implementarea contractului de achizițiea) Elemente de verificat: Modificările clauzelor contractuale respectă prevederile prezentei proceduri?Se verifică respectarea regulilor prevăzute.Se verifică impactul modificărilor efectuate, iar valoarea modificărilor se va determina pe baza valorii cumulate a modificărilor succesive.Sancțiune, corecțiile financiare aplicabile: Se aplică în mod proporțional o corecție conform părții a 3-a pct. 3 din anexa nr. 1 la Hotărârea Guvernului nr. 519/2014, cu modificările și completările ulterioare.b) Elemente de verificat: Ajustarea prețului s-a realizat cu respectarea prevederilor prezentei proceduri?Se verifică respectarea regulilor cu privire la ajustare.Sancțiune, corecțiile financiare aplicabile: Dacă nu s-au respectat prevederile se aplică o corecție proporțional cu prejudiciul, conform părții a 3-a pct. 3 din anexa nr. 1 la Hotărârea Guvernului nr. 519/2014, cu modificările și completările ulterioare.  +  Secţiunea a 3-a Aplicarea principiului proporționalității1. Conform art. 2 alin. (1) lit. n) din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 66/2011, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 142/2012, cu modificările și completările ulterioare, principiul proporționalității presupune că orice măsură administrativă ce se adoptă trebuie să fie adecvată, necesară și corespunzătoare scopului urmărit, atât în ceea ce privește resursele angajate în constatarea neregulilor, cât și în ceea ce privește stabilirea creanțelor bugetare rezultate din nereguli, ținând seama de natura și frecvența neregulilor constatate și de impactul financiar al acestora asupra proiectului/programului respectiv.2. Art. 17 din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 66/2011, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 142/2012, cu modificările și completările ulterioare, precizează că orice acțiune întreprinsă în sensul constatării unei nereguli și al stabilirii creanțelor bugetare rezultate din nereguli se realizează cu aplicarea principiului proporționalității, ținându-se seama de natura și de gravitatea neregulii constatate, precum și de amploarea și de implicațiile financiare ale acesteia.3. Conform părții a 3-a pct. 3 din anexa nr. 1 la Hotărârea Guvernului nr. 519/2014, cu modificările și completările ulterioare, aplicarea principiului proporționalității se realizează luând în considerare gravitatea abaterii, prejudiciul provocat sau posibil să fie provocat fondurilor europene și fondurilor publice naționale aferente acestora.4. Pentru aplicarea principiului proporționalității trebuie îndeplinite cumulativ două elemente: primul este determinarea gravității abaterii și cel de-al doilea se referă la prejudiciul provocat sau posibil să fie provocat.5. În funcție de gravitatea abaterii sunt prevăzute următoarele categorii:a) abateri cu grad mic de impact;b) abateri cu grad mediu de impact;c) abateri cu grad mare de impact.6. Referitor la prejudiciu, acesta poate fi:a) prejudiciu provocat - calcularea cuantumului, valoarea efectivă rezultată în urma abaterii de la prevederile actului normativ;b) prejudiciu posibil să fie provocat - estimarea valorii ce ar fi rezultat în urma abaterii de la prevederile actului normativ;c) imposibilitatea de a estima valoarea prejudiciului rezultat în urma abaterii de la prevederile actului normativ.7. Cu excepția cazurilor de constatare a neregulii și/sau fraudei, situație în care se vor aplica direct prevederile actelor normative din domeniul neregulilor/fraudelor, pentru aplicarea unitară a principiului proporționalității se vor avea în vedere următoarele îndrumări:7.1. În cazul în care se poate determina prin calcul valoarea prejudiciului sau a posibilului prejudiciu rezultat din abaterea de la prevederile actului normativ, valoarea calculată reprezintă cheltuială neeligibilă/debit. În situația cuantificării efective a prejudiciului/posibilului prejudiciu nu este relevantă gravitatea abaterii. Exemple:a) diferența de preț dintre oferta ce ar fi fost câștigătoare și oferta declarată câștigătoare, de exemplu: oferta 1 - 1.000 lei și oferta 2 - 1.200 lei, se declară greșit câștigătoare oferta 2 - rezultă valoarea prejudiciului 200 lei, acesta fiind și cuantumul corecției;b) semnarea unor acte adiționale, fără justificare, care măresc valoarea contractului, de exemplu: preț contract 1.000 lei, majorat fără apariția unor situații care se încadrează în regulile de modificare la 1.150 lei prin actul adițional - rezultă valoarea prejudiciului 150 lei, acesta fiind și cuantumul corecției.7.2. În cazul în care nu se poate determina prin calcul valoarea prejudiciului sau a posibilului prejudiciu rezultat din abaterea de la actul normativ, atunci valoarea prejudiciului se va calcula prin aplicarea unei corecții/reduceri procentuale care se va determina ținând seama de gravitatea abaterii. Cuantumul corecțiilor/reducerilor procentuale se va determina, în funcție de gravitate, după cum urmează:a) între 1% și 5% din valoarea contractului în cauză, pentru abateri cu impact mic;b) între 6% și 10% din valoarea contractului în cauză, pentru abateri cu impact mediu;c) între 11% și 15% din valoarea contractului în cauză, pentru abateri cu impact mare.7.3. Exemple privind situația de la pct. 7.2:a) există oferte ce respectă toate specificațiile tehnice, care se încadrează în valoarea estimată, dar beneficiarul/solicitantul privat alege o ofertă cu caracteristici tehnice inferioare - suntem în situația unei abateri cu grad mare de impact și se va aplica o corecție/reducere procentuală de 15% din valoarea contractului în cauză;b) există oferte care respectă toate specificațiile tehnice, dintre care numai unele depășesc valoarea estimată, dar beneficiarul/solicitantul privat alege o ofertă cu caracteristici tehnice corespunzătoare, însă cu o valoare mai mare decât a altor oferte care au caracteristici tehnice similare sau superioare cu cele solicitate și care se încadrează și în valoarea estimată - suntem în situația unei abateri cu grad mare de impact și se va aplica o corecție/reducere procentuală de 15% din valoarea contractului în cauză, dacă diferența nu este plătită din bugetul propriu;c) există oferte ce respectă toate specificațiile tehnice, care depășesc valoarea estimată, dar beneficiarul/solicitantul privat alege o ofertă cu caracteristici tehnice inferioare, care nu depășește valoarea estimată - suntem în situația unei abateri cu grad mediu de impact și se va aplica o corecție/reducere procentuală de 10% din valoarea contractului în cauză;d) nu există nicio ofertă care respectă toate specificațiile tehnice, dar aceste oferte nu depășesc valoarea estimată și beneficiarul/solicitantul privat alege oferta care respectă majoritatea cerințelor tehnice - suntem în situația unei abateri cu grad mic de impact și se va aplica o corecție/reducere procentuală de 5% din valoarea contractului în cauză;e) există oferte care respectă toate specificațiile tehnice, dar care depășesc valoarea estimată și beneficiarul/solicitantul privat alege o ofertă care respectă toate specificațiile tehnice, dar depășește valoarea estimată - suntem în situația unei abateri cu grad mic de impact și se va aplica o corecție/reducere procentuală de 5% din valoarea contractului în cauză, dacă diferența nu este plătită din bugetul propriu;f) modificarea nejustificată a ordinii de prioritate a elementelor de departajare a ofertelor față de cea publicată de beneficiarul privat în documentele achiziției, situație care determină alegerea unei alte oferte câștigătoare decât cea care ar fi rezultat din aplicarea ordinii de prioritate inițiale - suntem în situația unei abateri cu grad mare de impact și se va aplica o corecție/reducere procentuală de 15% din valoarea contractului în cauză;g) modificarea justificată a ordinii de prioritate a elementelor de departajare a ofertelor față de cea publicată de beneficiarul privat în documentele achiziției, situație care determină alegerea unei alte oferte câștigătoare decât cea care ar fi rezultat din aplicarea ordinii de prioritate inițiale - suntem în situația unei abateri cu grad mediu de impact și se va aplica o corecție/reducere procentuală de 10% din valoarea contractului în cauză;h) modificarea ordinii de prioritate a elementelor de departajare a ofertelor, situație care nu determină alegerea unei alte oferte câștigătoare decât cea care ar fi rezultat din aplicarea ordinii de prioritate inițiale - suntem în situația unei abateri cu grad mic de impact și se va aplica o corecție/reducere procentuală de 5% din valoarea contractului în cauză.7.4. În situația unor abateri deosebit de grave, autoritățile cu competențe în gestionarea fondurilor europene pot aplica corecții/reduceri procentuale cuprinse între 16% și 25%, justificând neîncadrarea în situațiile de la pct. 7.2. Exemplu: în situațiile exceptate de la procedura competitivă se constată că justificarea excepției nu este susținută de o documentare adecvată, respectiv există în mod evident soluții alternative - suntem în situația unei abateri deosebit de grave și se va aplica o corecție/reducere procentuală de până la 25% din valoarea contractului în cauză.------