REGULAMENT din 24 mai 2016privind regimul actelor de studii și al documentelor școlare gestionate de unitățile de învățământ preuniversitar
EMITENT
  • MINISTERUL EDUCAȚIEI NAȚIONALE ȘI CERCETĂRII ȘTIINȚIFICE
    • Publicat în  MONITORUL OFICIAL nr. 411 din 31 mai 2016



     Notă
    Aprobat prin ORDINUL nr. 3.844 din 24 mai 2016, publicat în Monitorul Oficial nr. 411 din 31 mai 2016.     Notă
    Prin HOTĂRÂREA nr. 26 din 12 ianuarie 2017, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 51 din 18 ianuarie 2017 s-a dispus organizarea și funcționarea Ministerului Educației Naționale.
    Înlocuirea denumirii acestui minister s-a realizat, în mod direct, în textul formei consolidate.      +  Capitolul I Dispoziții generale  +  Articolul 1(1) Actele de studii din sistemul național de învățământ preuniversitar sunt documente oficiale de stat, cu regim special, care atestă finalizarea de către titular a unui nivel de învățământ, cu sau fără examen de absolvire/finalizare.(2) În sistemul național de învățământ preuniversitar se emit, începând cu anul școlar 2015-2016, următoarele acte de studii:a) Certificat de echivalare a examenului de capacitate, pentru absolvenții învățământului de 8 ani, promoțiile de până în anul 1998 inclusiv, care doresc continuarea studiilor liceale - învățământ seral/frecvență redusă;b) Diplomă de absolvire a învățământului gimnazial însoțită de foaia matricolă, parte a portofoliului educațional;c) Certificat de calificare profesională nivel 3 însoțit de suplimentul descriptiv al certificatului în format Europass;d) Certificat de calificare nivel 4 însoțit de suplimentul descriptiv al certificatului în format Europass;e) Certificat de calificare profesională nivel 5 însoțit de suplimentul descriptiv al certificatului în format Europass;f) Certificat de absolvire a ciclului inferior al liceului însoțit de foaia matricolă, parte a portofoliului educațional;g) Diplomă de absolvire a liceului însoțită de foaia matricolă parte a portofoliului;h) Diplomă de bacalaureat, însoțită de foaia matricolă parte a portofoliului educațional;i) Diplomă de bacalaureat - secția bilingvă francofonă, însoțită de foaia matricolă parte a portofoliului educațional;j) Diplomă de merit, pentru absolvenții care au promovat toate clasele din intervalul IX-XII/XIII cu medii generale de minimum 9,50, iar la examenul de bacalaureat au obținut media 10;k) Certificatul de competență lingvistică de comunicare orală în limba română însoțit de suplimentul descriptiv al certificatului;l) Certificatul de competență lingvistică de comunicare orală în limba maternă însoțit de suplimentul descriptiv al certificatului;m) Certificatul de competență lingvistică într-o limbă de circulație internațională însoțit de suplimentul descriptiv al certificatului;n) Certificatul de competențe digitale însoțit de suplimentul descriptiv al certificatului;o) Atestat de competențe profesionale;p) Atestat de competențe lingvistice;q) Atestat pentru predarea unei limbi străine la învățământul primar;r) Certificat de revalorizare a competențelor profesionale;s) Certificat de absolvire a învățământului obligatoriu de nivel primar în Programul "A doua șansă".(3) Actele de studii se eliberează în original sau duplicat.  +  Articolul 2(1) Documentele școlare sunt:a) registrul matricol;b) catalogul clasei;c) cataloagele pentru examenele de finalizare a studiilor;d) cataloagele pentru examenele de corigențe și diferențe;e) portofoliul educațional al elevului;f) suplimentul descriptiv;g) foaia matricolă;h) adeverința de studii/adeverința de absolvire;i) adeverința care atestă promovarea nivelului de învățământ/examenului;j) registrul unic de evidență a formularelor actelor de studii.(2) Carnetul de elev reprezintă document de corespondență între unitatea de învățământ și familia elevului.  +  Capitolul II Conținutul și formatul actelor de studii și al documentelor școlare  +  Articolul 3(1) Conținutul și formatul actelor de studii sunt aprobate prin hotărâre a Guvernului, la propunerea Ministerului Educației Naționale, în conformitate cu prevederile art. 6 alin. (3) din Legea educației naționale nr. 1/2011, cu modificările și completările ulterioare.(2) Actele de studii se tipăresc pe hârtie specială cu filigran continuu, sunt înseriate, numerotate și prevăzute cu elemente de siguranță.(3) Formularele actelor de studii se broșează în carnete de câte 25 de bucăți.  +  Articolul 4Documentele școlare pot fi tipărite numai pe hârtie de calitate, astfel încât să asigure păstrarea înscrisurilor o perioadă de timp foarte îndelungată, de regulă 100 de ani, cu respectarea, în mod obligatoriu, a modelului și conținutului aprobate anual de minister.  +  Capitolul III Gestiunea actelor de studii și a documentelor școlare  +  Secţiunea 1 Întocmirea, completarea, eliberarea și arhivarea actelor de studii  +  Articolul 5(1) În sistemul național de învățământ, actele de studii prevăzute la art. 1 alin. (2) se întocmesc numai în limba română, folosindu-se alfabetul latin, cu aplicarea semnelor diacritice, în conformitate cu prevederile art. 10 alin. (4) din Legea educației naționale nr. 1/2011, cu modificările și completările ulterioare.(2) Completarea actelor de studii se poate face prin scriere la calculator, prin dactilografiere sau de mână, cu tuș sau cerneală neagră, fără spații libere.(3) Toate rubricile rămase libere se barează.(4) Este interzis să se facă ștersături, răzuiri, acoperire cu pastă corectoare, plastifieri, prescurtări și/sau adăugări în actele de studii, altele decât cele prevăzute în prezentul regulament. (la 02-07-2018, Alineatul (4) din Articolul 5 , Sectiunea 1 , Capitolul III a fost modificat de Punctul 1, Articolul I din ORDINUL nr. 4.005 din 25 iunie 2018, publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 551 din 02 iulie 2018 )  +  Articolul 6(1) Datele necesare pentru completarea actelor de studii se transcriu din registrele matricole și din cataloagele examenelor de absolvire/finalizare a studiilor.(2) În actele de studii, numele titularului, precum și toate prenumele se înscriu fără prescurtări, cu litere mari, de tipar, utilizând diacriticele. În toate actele de studii se înscriu cu majuscule toate inițialele prenumelui tatălui, doar prima literă din prenume. Inițialele prenumelui mamei se înscriu în cazul în care tatăl este necunoscut.(3) Datele privind locul nașterii, precum și celelalte mențiuni se înscriu cu litere mari, de tipar. Înscrierea în actele de studii a locului nașterii se face conform nomenclatorului oficial aprobat și aflat în uz la data eliberării actului de naștere.(4) Mediile obținute la examenul de finalizare a studiilor se înscriu cu cifre arabe, iar explicitarea acestora se înscrie după modelul: 7,89 (șapte 89%).(5) Mențiunile despre an și zi se înscriu cu cifre arabe, iar luna se completează cu litere mari de tipar.(6) În actele de studii nu se admit modificări privind datele personale ale titularilor și nici nu se eliberează alte acte de studii, duplicate, cu nume sau prenume schimbate după eliberarea actelor de studii originale, cu excepția situațiilor impuse de hotărâri judecătorești definitive sau a situațiilor în care, pe cale administrativă, se schimbă numele de familie și prenumele sau numai unul dintre acestea. (la 24-06-2019, Alineatul (6) din Articolul 6 , Sectiunea 1 , Capitolul III a fost modificat de Articolul I din ORDINUL nr. 4.276 din 14 iunie 2019, publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 508 din 24 iunie 2019 ) (7) Actele de studii, cu excepția celor pe ale căror formulare nu se indică aceasta, poartă în mod obligatoriu, în spațiul rezervat, fotografia titularului, color, format 3 x 4 cm, fotografie care se aplică prin lipire. Pe fotografie se aplică timbrul sec. (la 02-07-2018, Alineatul (7) din Articolul 6 , Sectiunea 1 , Capitolul III a fost modificat de Punctul 2, Articolul I din ORDINUL nr. 4.005 din 25 iunie 2018, publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 551 din 02 iulie 2018 ) (8) La finalizarea studiilor/examenului de absolvire/finalizare, actele de studii se întocmesc de către unitățile de învățământ preuniversitar la care absolvenții au promovat nivelul de învățământ/examenul de absolvire/finalizare și se semnează și se ștampilează de către persoanele indicate pe tipizat.(9) În situații excepționale, bine motivate, în care se constată imposibilitatea semnării de către președintele comisiei de examen a actelor de studii care se eliberează absolvenților care au promovat examenul de absolvire/finalizare, acestea vor fi semnate de către președintele comisiei județene de examen.(10) Actele de studii se semnează de către persoanele ale căror funcții sunt precizate în formular, cu pastă, tuș sau cerneală neagră. Sub semnătură se trece, în clar, numele acestora. Nu se admite aplicarea parafei în locul semnăturii originale.(11) În toate cazurile, ștampila trebuie să se aplice clar în spațiul precizat pe formular, fără a se acoperi semnăturile autorizate, iar textul trebuie să fie citeț.(12) Instrucțiunile de completare se tipăresc, parțial sau total, și pe cotorul/matca carnetelor de formulare ale actelor de studii.(13) Actele de studii care se eliberează din carnet cu matcă/cotor se întocmesc astfel încât matca/cotorul carnetului care rămâne în arhiva instituției de învățământ cu termen 100 de ani să aibă înscrise toate datele de pe exemplarul original care se eliberează titularului.(14) Unitățile de învățământ acreditate, cărora le-au fost arondate de către inspectoratul școlar unități de învățământ autorizate să funcționeze provizoriu, întocmesc și eliberează acte de studii absolvenților unităților de învățământ arondate care au susținut și promovat examenul de absolvire/finalizare a studiilor.(15) Unitățile de învățământ preuniversitar acreditate, în baza situațiilor școlare transmise de către unitățile de învățământ preuniversitar autorizate să funcționeze provizoriu, au obligația să întocmească și să elibereze toate actele de studii la care absolvenții acestora au dreptul, conform prevederilor legale în vigoare.(16) Prin derogare de la prevederile alin. (14) și (15), pentru specializarea Muzică bisericească, specializare autorizată să funcționeze provizoriu, fără corespondent la nivel de specializare acreditată, unitatea de învățământ acreditată în profilul specializării poate întocmi și elibera acte de studii absolvenților care au susținut și promovat examenul de absolvire/finalizare a studiilor la acea unitate de învățământ. (la 29-06-2020, Articolul 6 din Sectiunea 1 , Capitolul III a fost completat de Punctul 1, Articolul I din ORDINUL nr. 4.596 din 19 iunie 2020, publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 562 din 29 iunie 2020 )  +  Articolul 7(1) Absolvenții învățământului de stat și/sau particular autorizat/acreditat, în situația schimbării domiciliului în altă localitate, menționată ca atare în buletinul/cartea de identitate pot susține, în baza unei aprobări speciale, examenul de absolvire/finalizare a studiilor la o unitate similară de învățământ acreditată cu sediul în alt județ, stabilită de inspectoratul școlar al județului respectiv. Aprobarea specială se acordă, în cazuri bine justificate, de către cele două inspectorate școlare, cu avizul celor două unități de învățământ implicate, în baza situației școlare transmise de către unitatea de învățământ absolvită.(2) În afara acestei situații, înscrierea în alt județ este permisă numai cu aprobarea Comisiei Naționale de Bacalaureat, în urma unei cereri motivate și însoțite de documente doveditoare, transmise la direcția de specialitate din cadrul Ministerului Educației Naționale.(3) Unitățile de învățământ la care absolvenții prevăzuți la alin. (1) și (2) au susținut și promovat examenul de absolvire/finalizare întocmesc și eliberează actele de studii corespunzătoare la care aceștia au dreptul.(4) În aceste cazuri, inspectoratele școlare vor elabora o procedură privind susținerea și promovarea examenului de absolvire/finalizare a studiilor.(5) Prevederile alin. (1)-(3) nu se aplică absolvenților învățământului de stat și/sau particular autorizat/acreditat, participanți la loturile naționale de pregătire pentru olimpiadele și concursurile internaționale sau la loturile lărgite ce se pregătesc pentru competițiile internaționale, precum și pentru absolvenții care susțin examenul de admitere în universitățile din străinătate. În aceste cazuri actele de studii vor fi eliberate de către unitățile de învățământ la care absolvenții au promovat ultimul an de studii, în baza extrasului din forma tipărită a catalogului electronic primit de la centrul de examen la care candidatul a susținut examenul de absolvire/finalizare.  +  Articolul 8(1) Înainte de a fi eliberate absolvenților, actele de studii prevăzute cu spațiu rezervat pentru aplicarea timbrului sec vor fi prezentate la inspectoratul școlar, în vederea aplicării timbrului sec, însoțite de un borderou, în două exemplare, pentru fiecare categorie de acte de studii.(2) Un exemplar din borderou rămâne la inspectoratul școlar, iar al doilea exemplar, vizat de inspectoratul școlar, se păstrează în arhiva unității de învățământ.(3) Borderoul cuprinde următoarele rubrici: numărul curent, numele absolventului, inițialele prenumelui tatălui/mamei, prenumele absolventului, seria și numărul formularului, anul absolvirii, mențiuni.(4) Pe borderouri se face mențiunea: "S-a aplicat timbrul sec pe un număr de .... (urmează denumirea actului de studii)", după care urmează data, numele, prenumele și semnătura persoanei împuternicite pentru aplicarea timbrului sec.  +  Articolul 9(1) Unitățile de învățământ preuniversitar acreditate gestionează actele de studii menționate la art. 1 alin. (2), conform nivelului de învățământ/profilului/specializării/domeniului/calificării profesionale pentru care sunt acreditate.(1^1) Prin derogare de la prevederile alin. (1), în cazul prevăzut la art. 6 alin. (16) unitatea de învățământ acreditată în profilul specializării fără corespondent la nivel de specializare acreditată - Muzică bisericească gestionează actele de studii menționate la art. 1 alin. (2). (la 29-06-2020, Articolul 9 din Sectiunea 1 , Capitolul III a fost completat de Punctul 2, Articolul I din ORDINUL nr. 4.596 din 19 iunie 2020, publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 562 din 29 iunie 2020 ) (2) Unitățile de învățământ preuniversitar care au autorizație de funcționare provizorie nu gestionează acte de studii.(3) Unitățile de învățământ preuniversitar care au autorizație de funcționare provizorie gestionează documentele școlare menționate la art. 2 alin. (1) pe formulare tipizate eliberate de inspectoratele școlare.(4) Responsabilitatea completării, eliberării și anulării actelor de studii și a duplicatelor revine directorului și secretarului-șef/secretarului unității de învățământ acreditate.(5) Responsabilitatea întocmirii, modificării, eliberării și anulării documentelor școlare revine directorului și secretarului-șef/secretarului unității de învățământ acreditate sau cu autorizație de funcționare provizorie, dirigintelui sau titularului de disciplină, în condițiile prevăzute de prezentul regulament.(6) După încheierea anului școlar, toate documentele școlare se păstrează și se arhivează la nivelul unității de învățământ acreditată sau cu autorizație de funcționare provizorie, cu respectarea prevederilor Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996, republicată.  +  Articolul 10(1) Actele de studii se eliberează de către unitățile de învățământ acreditate la care titularii au promovat ultimul an de studiu.(2) Actele de studii se eliberează, de regulă, titularilor, care semnează pe actul original și pe matcă (cotor).(3) Un act de studii dintr-un carnet cu matcă (cotor) și matca în cauză sunt completate identic, matca rămânând în arhiva instituției, cu termen 100 ani.(4) În situații excepționale - persoane grav bolnave, netransportabile, absente din țară - actele de studii se eliberează persoanelor împuternicite, pe bază de procură autentificată de notariat/consulat.(5) În cazul elevilor sub 16 ani, actele de studii pot fi eliberate părinților/reprezentanților legali, fără a fi necesară procura prevăzută la alin. (4).(6) Împuternicitul semnează pentru primire, în clar, în Registrul unic de evidență a formularelor actelor de studii și pe cotorul/matca actului de studii eliberat, dar nu și pe formularul original al actul de studii eliberat. În Registrul unic de evidență a formularelor actelor de studii, la rubrica "mențiuni", se trec: numele, prenumele și calitatea împuternicitului, precum și datele de identitate ale acestuia.(7) Actele de studii completate și neridicate din cauza decesului titularului pot fi eliberate soțului/soției, precum și unui membru al familiei - ascendent sau descendent de gradul I și II - titularului decedat, în baza unei cereri aprobate de inspectoratul școlar, însoțită de copia conformă cu originalul a certificatului de deces și de o declarație notarială pe propria răspundere privind motivele invocate pentru ridicarea actului de studii. (la 02-07-2018, Alineatul (7) din Articolul 10 , Sectiunea 1 , Capitolul III a fost modificat de Punctul 3, Articolul I din ORDINUL nr. 4.005 din 25 iunie 2018, publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 551 din 02 iulie 2018 )  +  Articolul 11(1) Actele de studii se întocmesc și se eliberează titularului/împuternicitului pe baza prezentării documentului de identitate/procurii, în termen de maximum 30 de zile de la promovarea examenului de absolvire/finalizare.(2) Prin document de identitate se înțelege buletinul/cartea de identitate sau pașaportul.(3) În cazul în care nu există concordanță deplină între actele de studii și actul de identitate prezentat de titular, este necesar ca acest fapt să fie clarificat împreună cu organele de stat competente.(4) Actele de studii se eliberează titularilor cetățeni străini pe baza pașaportului. În cazul în care titularul nu se poate prezenta, actul de studii poate fi eliberat împuternicitului acestuia, pe baza unei procuri autentificate de notariat sau eliberate de ambasada țării respective în România ori de oficiul diplomatic/consular român din țara de reședință, cu respectarea prevederilor art. 10 alin. (6).  +  Articolul 12(1) Titularul/Împuternicitul este obligat să verifice corectitudinea datelor din tipizat și să semnaleze pe loc eventualele greșeli constatate.(2) Conducerea unităților de învățământ are obligația de a lua măsuri pentru evitarea stocării nejustificate a actelor de studii, înștiințându-i la timp pe toți absolvenții, în vederea ridicării actelor de studii respective.(3) Actele de studii întocmite, dar neridicate se păstrează în arhiva unității de învățământ emitente până la eliberare.  +  Articolul 13Elevilor absolvenți, cetățeni români sau străini, li se eliberează actele de studii cu condiția să se achite de toate obligațiile financiare sau de altă natură către unitatea de învățământ respectivă.  +  Articolul 14(1) Eliberarea actelor se consemnează în Registrul unic de evidență a formularelor actelor de studii.(2) Procura folosită de persoanele mandatate se păstrează în arhiva unității respective cu termen permanent.(3) Pentru toate categoriile de acte de studii și documente școlare eliberate se ține o evidență corespunzătoare în registrele tipizate aflate în uz, consemnându-se: numărul de ordine dat de unitatea de învățământ, numărul de înregistrare al inspectoratului școlar, seria și numărul formularului, numele și prenumele titularului, prenumele tatălui/mamei, locul și data nașterii titularului, felul actului eliberat, anul școlar în care titularul a terminat studiile, data eliberării, numele și prenumele celui care a completat și eliberat actul, semnătura de primire și alte mențiuni.  +  Articolul 15(1) Necesarul de formulare pentru actele de studii se determină, sub directa coordonare a directorului unității beneficiare, în raport cu numărul absolvenților și se înaintează inspectoratului școlar.(2) În baza necesarului furnizat de unitățile de învățământ, inspectoratele școlare centralizează comenzile și solicită cantitățile necesare din fiecare tip de formular al actelor de studii pentru absolvenții din anul de învățământ următor. Se pot comanda, în limitele a 10-15% în plus, formularele pentru actele de studii necesare întocmirii duplicatelor și pentru acoperirea numărului de formulare anulate, datorită greșelilor de completare a acestora.(3) Ministerul Educației Naționale, prin compartimentul de specialitate, acordă anual serie și număr pentru toate tipurile de formulare ale actelor de studii și controlează sistematic respectarea riguroasă a gestionării acestora.  +  Articolul 16(1) Predarea/Preluarea formularelor actelor de studii se face prin completarea unui proces-verbal care conține, în mod obligatoriu, seriile și numerele actelor de studii, în baza unei împuterniciri speciale emise de inspectorul școlar general.(2) Inspectorul școlar general desemnează, în afara delegatului împuternicit, o a doua persoană ca însoțitor.  +  Articolul 17(1) Inspectorii școlari generali sau inspectorii școlari generali adjuncți, care răspund de actele de studii, împreună cu comisia de recepție a inspectoratului școlar, verifică, la sosirea în instituție, toate formularele pentru actele de studii procurate și le predau, pe bază de proces-verbal, persoanelor desemnate prin decizie a inspectorului școlar general pentru a răspunde de gestiunea actelor de studii.(2) După verificarea efectuată de comisia de recepție a inspectoratului școlar, gestionarul înregistrează formularele în Registrul unic de evidență a formularelor actelor de studii. În același registru se evidențiază și eliberarea formularelor către unitățile de învățământ.(3) În cazul constatării unor nereguli, inspectoratul școlar îl informează, în termen de 24 de ore, pe furnizorul formularelor și ia măsurile corespunzătoare pentru soluționarea diferendelor.  +  Articolul 18(1) Inspectoratul școlar, prin gestionar, predă delegaților împuterniciți ai unităților de învățământ formularele actelor de studii, în concordanță cu necesarul de formulare pentru promoția anului respectiv, întocmindu-se un proces-verbal de predare-primire.(2) Pe baza procesului-verbal de predare-primire se descarcă gestiunea inspectoratului școlar, prin înregistrarea în Registrul unic de evidență a formularelor actelor de studii, la rubrica "predare", cu menționarea datei eliberării, a seriei și numărului formularului, denumirii unității de învățământ căreia i s-au predat formularele, numelui, prenumelui, datelor din buletinul/cartea de identitate și semnăturii directorului unității de învățământ.(3) În situații excepționale, pe baza unei aprobări speciale, se pot transfera formulare de acte de studii de la un inspectorat școlar la alt inspectorat școlar. Aprobarea specială se acordă, în urma unei cereri motivate însoțită de documente doveditoare, de către Biroul Acte de studii din cadrul Ministerului Educației Naționale.(4) Transferul actelor de studii între unitățile de învățământ de pe raza unui inspectorat școlar este posibil numai cu aprobarea inspectoratului școlar respectiv.  +  Articolul 19La nivelul unității de învățământ, pe baza aceluiași proces-verbal de predare-primire, secretarul/secretarul-șef înregistrează toate formularele actelor de studii primite în Registrul unic de evidență a formularelor actelor de studii.  +  Articolul 20(1) Păstrarea formularelor actelor de studii necompletate, a actelor de studii completate și neridicate de titulari, a celor anulate, a registrelor de evidență, precum și a documentelor - împuterniciri speciale, delegații, procese-verbale etc. - pe baza cărora au fost primite/predate sau eliberate imprimatele se face în dulapuri metalice, în condiții de securitate deplină, cu termen de păstrare permanent.(2) Diplomele, certificatele, atestatele, foile matricole sau alte documente referitoare la situația școlară a titularilor decedați se păstrează în arhiva școlii.(3) Directorii unităților de învățământ asigură baza materială necesară și răspund de organizarea și desfășurarea corespunzătoare a activității de întocmire și păstrare a documentelor școlare, precum și de eliberare a actelor de studii.  +  Articolul 21Formularele actelor de studii necompletate existente în unitățile de învățământ de stat sau particular, care nu au fost procurate prin inspectoratele școlare, achiziționate după 1995, se anulează și se casează.  +  Articolul 22(1) La schimbarea directorului sau a persoanei împuternicite cu gestionarea actelor de studii dintr-o unitate de învățământ în cadrul căreia sunt gestionate formulare ale actelor de studii, toate aceste tipizate, inclusiv documentele de evidență, se predau cu proces-verbal noului director și persoanei numite pentru a îndeplini sarcinile prevăzute de prezentul regulament, menționându-se, în mod obligatoriu, denumirea actelor aflate în gestiune, seria și numărul lor, împreună cu procesele-verbale de predare-primire anterioare.(2) Predarea-primirea se face prin redactarea unui proces-verbal, în două exemplare, în prezența unui reprezentant al inspectoratului școlar, desemnat de către inspectorul școlar general. Un exemplar al procesului-verbal se înaintează inspectoratului școlar.  +  Articolul 23La sfârșitul fiecărui an școlar, dar nu mai târziu de 1 octombrie, directorul unității de învățământ verifică modul de eliberare și gestionare a actelor de studii și stabilește stocul acestora. Toate aceste elemente sunt menționate într-un proces-verbal, a cărui copie este înaintată inspectoratului școlar.  +  Articolul 24(1) La intervale de timp de 10 ani, la nivelul inspectoratelor școlare se constituie, prin decizie a inspectorului școlar general, comisii care pot hotărî, pe bază de proces-verbal, casarea formularelor pentru actele de studii necompletate aflate în stoc. Din comisie fac parte:a) președinte: inspectorul școlar general adjunct;b) membru: inspectorul școlar sau altă persoană care răspunde de gestiunea formularelor pentru acte de studii la nivelul inspectoratului școlar;c) membru: doi directori de liceu (teoretic și tehnologic);d) membru: consilierul juridic al inspectoratului școlar;e) secretar: secretarul/secretarul șef al unei unități de învățământ liceal.(2) Unitățile de învățământ prezintă la inspectoratele școlare actele de studii necompletate propuse pentru casare, pe bază de proces-verbal, în baza căruia se descarcă de gestiune.(3) Procesele-verbale de casare se întocmesc în 3 exemplare și cuprind, în mod obligatoriu, următoarele date: felul formularului actului de studii, seria și numărul fiecărui formular sau act propus pentru casare, modul în care a fost casat, data întocmirii, semnăturile descifrabile ale membrilor comisiei.(4) Procesul-verbal de casare se va publica în Monitorul Oficial al României, Partea a III-a.  +  Secţiunea a 2-a Întocmirea, completarea, eliberarea și arhivarea documentele școlare  +  Articolul 25(1) Unitățile de învățământ preuniversitar particulare autorizate comandă documentele școlare numai prin intermediul inspectoratului școlar în a cărui rază de activitate funcționează.(2) Necesarul de documente școlare se determină, sub directa coordonare a directorului unității beneficiare, în raport cu cifra de școlarizare și se înaintează inspectoratului școlar.  +  Articolul 26(1) Registrul matricol se tipărește în format A3, pe filiere (teoretică/vocațională/tehnic).(2) Registrul matricol, după completare, devine document școlar cu regim special.(3) Înscrierea elevilor în registrul matricol se face în conformitate cu datele din certificatul de naștere. În cazul persoanelor care au cetățenia unui stat terț al Uniunii Europene, înscrierea elevilor în registrul matricol se realizează în conformitate cu datele înscrise în pașaport și în alte înscrisuri oficiale care atestă starea civilă, emise de statul care a eliberat pașaportul. Dacă există neconcordanță între pașaport și înscrisurile oficiale, prevalează datele din pașaport. (la 06-04-2021, Alineatul (3) din Articolul 26 , Sectiunea a 2-a , Capitolul III a fost modificat de Punctul 1, Articolul I din ORDINUL nr. 3.563 din 29 martie 2021, publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 349 din 06 aprilie 2021 ) (3^1) În cazurile excepționale prevăzute la art. 6 alin. (6) se procedează la modificarea corespunzătoare atât a registrului matricol, cât și a documentelor școlare a căror întocmire se poate solicita ulterior. (la 06-04-2021, Articolul 26 din Sectiunea a 2-a , Capitolul III a fost completat de Punctul 2, Articolul I din ORDINUL nr. 3.563 din 29 martie 2021, publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 349 din 06 aprilie 2021 ) (4) Atribuirea numărului matricol se face începând cu numărul 1, la începutul școlarizării, pe niveluri și forme de învățământ, pe baza documentelor de stare civilă, cu modificările ulterioare, la nivel de unitate de învățământ.(5) Pentru elevii transferați în timpul anului școlar, numărul matricol se atribuie în continuarea seriei anului respectiv.(6) Înscrierea mediilor pe ani de studiu se face pe baza mediilor anuale încheiate în catalogul clasei, la care se adaugă mențiuni cu privire la eventualele examene de diferență.(7) Anual, situația școlară este certificată de secretarul unității de învățământ și este confirmată, după verificare, de directorul acesteia.(8) În mod obligatoriu, numărul matricol al fiecărui elev din catalog trebuie să corespundă cu cel din registrul matricol, număr care se păstrează pe toată durata școlarizării.(9) Pentru situațiile aprobate prin metodologii specifice de transferare de la un nivel de pregătire la altul, de la o formă de organizare la alta și de la o specializare la alta, în cadrul aceleiași filiere sau de la filiere diferite, se menționează denumirea disciplinelor la care s-au susținut examene de diferență și notele obținute, fără modificarea mediilor generale ale anilor echivalați.(10) Pentru elevii transferați în cadrul aceluiași nivel de învățământ, de la o filieră/profil/specializare la alta/altul, se specifică examenele de diferență și rezultatele obținute, menționându-se media anuală calculată la unitatea de învățământ de la care provin - fără recalcularea mediei generale.(11) Pentru absolvenții învățământului profesional, ai școlilor de arte și meserii și/sau ai anului de completare, care își continuă studiile în învățământul liceal, în rubricile corespunzătoare anilor școlari absolviți se trece baza legală de continuare a studiilor, respectiv "se continuă studiile conform Hotărârii Guvernului nr. ..... sau Ordinului ministrului nr. ...."; în această situație, media finală a anilor de studii se calculează pentru anii școlari frecventați la învățământul liceal, ciclul superior, și nu se iau în calcul mediile anilor de studii din învățământul profesional și de la eventualele examene de diferențe.(12) Pentru absolvenții care au promovat examenul de finalizare a studiilor, odată cu eliberarea actelor de studii se completează în caseta corespunzătoare din registrul matricol datele de identificare ale acestora, precum și rezultatele examenului.(13) Atât în registrul matricol, cât și în catalogul clasei se înscriu citeț și în întregime toate disciplinele înscrise în planul-cadru aferent filierei/profilului/specializării/calificării corespunzătoare/corespunzător fiecărei clase/fiecărui an de studii.(14) Registrul matricol, după completarea procesului-verbal, tipărit pe ultima sa pagină, se arhivează la unitatea de învățământ preuniversitar emitentă, cu termen de păstrare permanent.  +  Articolul 27(1) Catalogul clasei devine document școlar cu regim special, după completarea cu datele de identificare ale elevilor.(2) Înscrierea elevilor în catalogul clasei se face în conformitate cu datele din actul de identitate și din registrul matricol, menționându-se în mod explicit numărul matricol, volumul și pagina. Aceste elemente de identificare sunt trecute la începutul anului școlar de către învățător sau de către profesorul diriginte, pe baza datelor furnizate de secretariat. Eventualele completări se fac de către învățătorul sau dirigintele clasei, în baza documentelor existente la secretariatul unității de învățământ.(3) Înscrierea disciplinelor în catalogul clasei se face de către învățător sau de către profesorul diriginte, citeț și în întregime, în conformitate cu planul-cadru aferent filierei/profilului/specializării/calificării corespunzătoare/corespunzător clasei respective și în funcție de disciplinele opționale stabilite.(4) Pentru evaluarea semestrială, pentru înscrierea absențelor, precum și pentru încheierea mediilor semestriale și anuale răspunde în mod direct titularul de disciplină. Este interzisă înscrierea datelor fără note. Dirigintele răspunde de exactitatea calculului aritmetic al mediei generale anuale.(5) La sfârșitul anului școlar se întocmește, pe ultima pagină a catalogului clasei, un proces-verbal privind verificarea mediilor și a mediilor generale, semnat de învățător/diriginte și titularii de discipline și vizat de directorul unității de învățământ.(6) Notele/Mediile înscrise greșit în catalog se corectează prin tăiere cu o linie orizontală și se înlocuiesc cu notele corespunzătoare, cu cerneală roșie, se semnează de către titularul de disciplină și de director, care aplică ștampila.(7) Scoaterea catalogului din unitățile de învățământ este interzisă.(8) Catalogul clasei, după completarea procesului-verbal, tipărit pe ultima sa pagină, se arhivează la unitatea de învățământ preuniversitar emitentă, cu termen de păstrare permanent.  +  Articolul 28(1) Catalogul pentru examenele de finalizare a studiilor devine document școlar cu regim special, după completare. Completarea sa se face cu respectarea rubricației din formular, conform metodologiei specifice fiecărui tip de examen.(2) Eventualele corecturi se fac cu cerneală roșie, se confirmă prin semnătura președintelui și prin aplicarea ștampilei de examen, astfel încât să nu se acopere înscrisul din catalog.(3) După întocmire, catalogul pentru examenele de finalizare a studiilor este verificat de toți membrii comisiei care, după însușirea conținutului, semnează pe coperta formularului și în locurile prevăzute expres în formular.(4) După completare, catalogul menționat la alin. (1) se arhivează la unitatea de învățământ preuniversitar organizatoare/emitentă, cu termen de păstrare permanent.  +  Articolul 29Prevederile art. 28 se aplică în mod corespunzător în cazul cataloagelor pentru examenele de corigență și de diferențe, care au o rubricație specifică. Termenul de păstrare în arhiva unității de învățământ cuprinde toată durata studiilor elevului.  +  Articolul 30Portofoliul educațional al elevului reprezintă cartea de identitate educațională a acestuia. Utilizarea lui debutează începând cu clasa pregătitoare și se eliberează tuturor elevilor care au absolvit anii școlari începând cu clasa a II-a.  +  Articolul 31Suplimentul descriptiv se completează și se eliberează în baza unei metodologii elaborate de către direcția de specialitate din cadrul Ministerului Educației Naționale.  +  Articolul 32(1) Foaia matricolă se eliberează, obligatoriu, elevilor care au absolvit/finalizat un nivel de învățământ, conform sistemului național de învățământ aprobat prin lege.(2) Foaia matricolă se întocmește, pe baza înregistrărilor din registrul matricol, prin copierea exactă a datelor, fără rotunjiri.(3) Unitățile de învățământ preuniversitar particular acreditate sau cu autorizație de funcționare provizorie eliberează foi matricole întocmite și semnate de conducerea acestora, pe care se aplică ștampila proprie.(4) Eliberarea foilor matricole se consemnează în Registrul unic de evidență a formularelor actelor de studii.(5) Pentru absolvenții învățământului profesional, ai școlilor de arte și meserii și/sau ai anului de completare, care își continuă studiile în învățământul liceal, în rubricile corespunzătoare anilor școlari absolviți se trece baza legală de continuare a studiilor, respectiv "se continuă studiile conform Hotărârii Guvernului nr. .... sau Ordinului ministrului nr. ..."; în această situație, media finală a anilor de studii se calculează pentru anii școlari frecventați la învățământul liceal, ciclul superior, și nu se iau în calcul mediile anilor de studii din învățământul profesional și de la eventualele examene de diferențe.(6) Foile matricole eliberate absolvenților învățământului liceal prevăzuți la alin. (5) vor conține, în mod obligatoriu, durata studiilor școlii absolvite anterior învățământului liceal și nivelul de calificare obținut.  +  Articolul 33(1) Adeverințele de studii și adeverințele de absolvire sunt documente școlare care se deosebesc de celelalte documente prin faptul că se eliberează solicitanților pe bază de cerere, cu specificarea destinației și a termenului de valabilitate de 90 de zile, și nu au caracter de regim special.(2) Adeverințele de studii și adeverințele de absolvire se completează pe baza datelor din registrul matricol, se semnează de către directorul/directorul-adjunct și de secretarul-șef/secretarul unității de învățământ, se ștampilează, primesc număr și se înregistrează în registrul de intrare-ieșire al corespondenței din unitatea de învățământ. În registru trebuie să apară în clar numele și prenumele/denumirea solicitantului, data solicitării, numărul, data și persoana pe numele căreia se eliberează adeverința, numele în clar și semnătura persoanei care a completat și a eliberat documentul.(3) Prin adeverința de studii se precizează faptul că titularul a finalizat unul sau mai multe/mulți semestre/ani de studiu, că a parcurs anumite materii și se indică mediile obținute.(4) Adeverința de studii se eliberează elevilor, părinților/reprezentanților legali, împuterniciților acestora sau la solicitarea scrisă a unor unități de învățământ ori a altor persoane juridice, aprobată de directorul unității de învățământ.(5) Pentru orice alte solicitări, conducerea unității de învățământ va elibera o adeverință simplă.  +  Articolul 34(1) Până la eliberarea fiecărui act de studiu prevăzut la art. 1 alin. (2), la cerere, se eliberează absolvenților din învățământul preuniversitar care au promovat un nivel de învățământ/examen adeverința prevăzută la art. 2 alin. (1) lit. i).(2) Adeverințele care atestă promovarea nivelului de învățământ/examenului se înregistrează într-un registru de evidență special constituit cu această destinație la nivelul unității de învățământ.(3) Adeverințele primesc număr de înregistrare corespunzător celui din registrul de evidență special.(4) Adeverințele se completează de către secretarul unității de învățământ și se semnează de acesta și de directorul unității de învățământ la care candidații au absolvit ultima clasă și se ștampilează.(5) Fiecărui absolvent i se eliberează o singură adeverință în original.(6) Termenul de valabilitate a adeverinței este până la eliberarea actului de studiu respectiv, dar nu mai mult de 12 luni de la data eliberării acesteia.(7) Adeverințele se completează astfel:a) datele din registrele matricole și din cataloagele examenelor de finalizare a studiilor;b) codul CIF și adresa unității de învățământ absolvite;c) numele și toate prenumele titularului, precum și toate inițialele prenumelui tatălui se înscriu fără prescurtări, cu litere mari, de tipar, utilizând diacriticele, precum și CNP-ul absolventului. Inițialele prenumelui mamei se înscriu în cazul în care tatăl este necunoscut;d) mediile obținute la examenul de finalizare a studiilor se înscriu cu cifre arabe, iar explicitarea acestora se înscrie după modelul: 7,89 (șapte 89%).(8) Pentru absolvenții ciclului superior al liceului care au promovat examenul național de bacalaureat în anul curent se eliberează adeverințe care atestă promovarea examenului național de bacalaureat, conform precizărilor transmise de Ministerul Educației Naționale.(9) Adeverințele se completează cu datele din catalogul electronic de către secretarul unității de învățământ la care candidații au absolvit ultima clasă de liceu și se semnează de către secretarii și directorii unităților de învățământ respective, se aplică ștampila unității de învățământ la care candidatul a absolvit ultima clasă de liceu și se avizează de inspectoratul școlar județean/al municipiului București. Candidaților care au susținut examenul național de bacalaureat în sesiunea specială organizată pentru absolvenții de liceu participanți la loturile lărgite ce se pregătesc pentru olimpiade și concursuri internaționale, precum și candidaților care au susținut examenul național de bacalaureat în alt centru de examen decât candidații din unitatea de învățământ absolvită, inclusiv celor care au susținut bacalaureatul în alt județ, li se eliberează adeverințe în aceleași condiții.(10) Unitățile de învățământ transmit adeverințele inspectoratelor școlare spre avizare.(11) Inspectoratele școlare au obligația de a avea o evidență strictă a adeverințelor avizate și pot stabili proceduri privind gestionarea acestora.(12) Până la eliberarea actelor de studii corespunzătoare nivelului de învățământ/examenului promovat înscrierea la un alt nivel de învățământ a absolvenților se face pe baza acestor adeverințe.  +  Articolul 35(1) Registrul unic de evidență a formularelor actelor de studii devine document școlar cu regim special, după completarea cu datele de identificare ale elevului, la nivelul unităților de învățământ care gestionează acte de studii.(2) Registrul unic de evidență a formularelor actelor de studii cuprinde toate categoriile de acte de studii, dar se completează numai rubricile corespunzătoare actelor de studii care se eliberează absolvenților nivelului de educație corespunzător unității de învățământ.(3) Înscrierea datelor se face în ordine cronologică, fără să se lase rânduri libere între o activitate și alta, chiar dacă este vorba de primire, predare sau transfer de acte.(4) În prima parte a registrului unic de evidență a formularelor actelor de studii sunt înscrise formularele actelor de studii primite atât la nivel de inspectorat, cât și la nivel de unitate de învățământ.(5) Registrul unic de evidență a formularelor actelor de studii cuprinde și o a doua parte, care se referă la evidența eliberării actelor de studii unităților de învățământ sau absolvenților.(6) Eventualele corecturi se fac numai cu cerneală roșie, în rubrica imediat următoare sau în rubrică separată, dacă este posibil, dacă nu, pe același rând.(7) Numerotarea actelor de studii eliberate se face începând cu numărul 1 și se continuă până la epuizarea lotului seriei respective; în procesul-verbal de la sfârșitul registrului unic de evidență a formularelor actelor de studii se face mențiunea pozițiilor anulate, a stocului existent, certificând în clar numele persoanelor care au efectuat operațiunile de întocmire și eliberare. Mențiunea se semnează de secretarul-șef/secretar și se avizează de director.(8) Numerotarea seriei noi se face începând cu numărul 1 și nu în continuare.(9) Registrul unic de evidență a formularelor actelor de studii, după completarea procesului-verbal tipărit pe ultima sa pagină, se arhivează la unitatea de învățământ preuniversitar emitentă, cu termen de păstrare permanent.(10) Pentru actele de studii eliberate pe bază de procură notarială/consulară, la rubrica "Mențiuni" din registrul unic de evidență a formularelor actelor de studii se trec numele, prenumele, calitatea împuternicitului, datele de identitate și se semnează de către acesta.  +  Articolul 36(1) În sistemul național de învățământ documentele școlare prevăzute la art. 2 alin. (1) se întocmesc numai în limba română, folosindu-se alfabetul latin, cu diacritice, în conformitate cu prevederile art. 10 alin. (4) din Legea educației naționale nr. 1/2011, cu modificările și completările ulterioare.(2) Documentele școlare se întocmesc numai pe formulare ale căror machetă și conținut sunt stabilite anual și prezentate pe site-ul Ministerului Educației Naționale în timp util, pentru a fi cunoscute și preluate de toate unitățile de învățământ preuniversitar.(3) Schimbările de nume intervenite pe parcursul frecventării nivelului de învățământ se operează la solicitarea scrisă a titularului, aprobată de directorul unității de învățământ, pe baza actelor doveditoare, în toate documentele școlare. Actele doveditoare ale schimbării de nume, în copie conformă cu originalul, se arhivează, cu termen de păstrare permanent. (la 02-07-2018, Alineatul (3) din Articolul 36 , Sectiunea a 2-a , Capitolul III a fost modificat de Punctul 4, Articolul I din ORDINUL nr. 4.005 din 25 iunie 2018, publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 551 din 02 iulie 2018 ) (4) Completarea documentelor școlare se poate face prin scriere la calculator, prin dactilografiere sau de mână, cu cerneală neagră sau albastră, fără spații libere.(5) Eventualele modificări se fac cu tuș sau cu cerneală roșie, menționând actul în temeiul căruia au fost efectuate.(6) Instrucțiunile de completare se tipăresc, parțial sau total, pe copertă.(7) Toate rubricile rămase libere se barează.(8) Este interzis să se facă ștersături, răzuiri, acoperire cu pastă corectoare, prescurtări și/sau adăugări în documentele școlare(9) Documentele școlare se întocmesc cu respectarea prevederilor art. 26-35 și se arhivează conform prezentului Regulament. După completare, toate documentele școlare devin acte cu regim special.  +  Secţiunea a 3-a Gestiunea actelor de studii/duplicatelor și a documentelor școlare de către unitățile de învățământ preuniversitar înființate în cadrul instituțiilor de învățământ superior acreditate (la 07-07-2022, Capitolul III a fost completat de Articolul I din ORDINUL nr. 4.095 din 22 iunie 2022, publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 678 din 07 iulie 2022 )  +  Articolul 36^1(1) Pentru unitatea de învățământ preuniversitar înființată în cadrul instituției de învățământ superior acreditată, actele de studii prevăzute la art. 1 alin. (2) aferente absolvenților acesteia, care au finalizat un nivel de învățământ/profil/ specializare/domeniu/calificare profesională acreditat/acreditată, sunt gestionate de către instituția de învățământ superior.(2) Instituția de învățământ superior acreditată pentru unitatea de învățământ preuniversitar înființată în cadrul acesteia stabilește și transmite către Ministerul Educației necesarul de formulare de acte de studii pentru nivelul de învățământ/profilul/specializarea/domeniul/calificarea profesională pentru care a fost acreditat/acreditată și informează inspectoratul școlar cu privire la numărul de formulare de acte de studii comandate.(3) Formularele actelor de studii se ridică de la Compania Națională «Imprimeria Națională» - S.A. de către delegații instituțiilor de învățământ superior, pe baza comenzilor avizate de către Ministerul Educației.(4) Pe actele de studii/duplicatele eliberate absolvenților care au urmat un nivel de învățământ/profil/specializare/domeniu/ calificare profesională acreditat/acreditată în unitățile de învățământ preuniversitar înființate în cadrul instituțiilor de învățământ superior se aplică sigiliul și timbrul sec al instituției de învățământ superior.(5) Actele de studii/duplicatele se eliberează titularului/ împuternicitului pe baza prezentării documentului de identitate/ procurii, în termen de maximum 30 de zile de la data promovării examenului de absolvire/certificare.(6) Pentru unitatea de învățământ preuniversitar înființată în cadrul unei instituții de învățământ superior, documentele școlare prevăzute la art. 2 alin. (1) sunt gestionate de către instituția de învățământ superior.(7) Costurile aferente tipăririi formularelor tipizate ale actelor de studii se suportă de către instituțiile de învățământ superior.(8) Prevederile din prezentul regulament referitoare la întocmirea, completarea, eliberarea actelor de studii și a documentelor școlare se aplică în mod corespunzător de către instituțiile de învățământ superior acreditate în cadrul cărora sunt înființate unități de învățământ preuniversitar.(9) Prevederile din prezentul regulament referitoare la întocmirea, completarea, eliberarea duplicatelor actelor de studii se aplică în mod corespunzător de către instituțiile de învățământ superior acreditate în cadrul cărora sunt înființate unități de învățământ preuniversitar, cu excepția prevederilor art. 37 alin. (2) lit. f). (la 07-07-2022, Secțiunea a 3-a din Capitolul III a fost completată de Articolul I din ORDINUL nr. 4.095 din 22 iunie 2022, publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 678 din 07 iulie 2022 )  +  Capitolul IV Întocmirea și eliberarea duplicatelor actelor de studii  +  Articolul 37(1) În cazul plastifierii, pierderii sau al furtului actului de studii original eliberat, în baza unei cereri scrise a solicitantului, unitatea de învățământ care a eliberat actul respectiv eliberează un duplicat al acestuia, întocmit pe baza documentelor aflate în arhiva unității de învățământ din care rezultă situația școlară a solicitantului.(2) Cererea de eliberare a duplicatului este însoțită de următoarele acte, care se arhivează cu termen de păstrare de 100 de ani la inspectoratul școlar, iar copiile certificate «conform cu originalul» la unitatea de învățământ:a) declarația notarială/consulară, dată de titularul actului, în care sunt cuprinse toate elementele necesare pentru identificare, împrejurările în care actul original a fost pierdut, precum și alte precizări care să confirme dispariția actului de studii respectiv. Se va face în mod obligatoriu următoarea mențiune: «actul de studii original nu a fost lăsat gaj/garanție la o instituție de stat sau particulară, din țară sau din străinătate, și nu a fost înstrăinat cu bună știință altei persoane fizice sau juridice»;b) dovada publicării pierderii sau furtului actului de studii în Monitorul Oficial al României, Partea a III-a;c) copie conformă cu originalul după certificatul de naștere/ căsătorie;d) două fotografii color, format 3 x 4 cm;e) actul original plastifiat;f) aprobarea scrisă a consiliului de administrație al inspectoratului școlar pentru eliberarea duplicatului, în urma actelor depuse de către unitatea de învățământ. (la 02-07-2018, Articolul 37 din Capitolul IV a fost modificat de Punctul 5, Articolul I din ORDINUL nr. 4.005 din 25 iunie 2018, publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 551 din 02 iulie 2018 )  +  Articolul 38(1) Duplicatul actului de studii se întocmește pe un formular identic cu cel original emis la data absolvirii și se eliberează după procedura prevăzută la actele de studii originale.(2) În cazul în care la nivelul inspectoratului școlar nu se mai găsesc formulare identice cu cele originale se aplică prevederile art. 18 alin. (3). Dacă la nivel național nu se găsesc formulare identice cu cele originale se procedează la eliberarea duplicatului pe un formular similar cu cel original eliberat la data absolvirii. (la 06-04-2021, Alineatul (2) din Articolul 38 , Capitolul IV a fost modificat de Punctul 3, Articolul I din ORDINUL nr. 3.563 din 29 martie 2021, publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 349 din 06 aprilie 2021 ) (3) Duplicatele actelor de studii se completează cu: numele și prenumele președintelui comisiei pentru examenul respectiv, ale directorului, secretarului etc., existenți în funcțiile respective la data absolvirii studiilor de către solicitanți; în cazul în care nu sunt înscrise în clar numele persoanelor menționate mai înainte, se completează (ss) "indescifrabil".(4) Pe duplicatele actelor de studii, într-un spațiu corespunzător, se face mențiunea scrisă cu cerneală roșie: «duplicat tipizat» sau, după caz, «redactat», «eliberat conform aprobării .......................................................... nr. ... din ........ . (denumirea instituției/organului care a aprobat eliberarea duplicatului)Confirmăm autenticitatea datelor cuprinse în prezentul act de studii.» Urmează numele și prenumele, în clar, ale directorului și secretarului unității de învățământ emitente. (la 02-07-2018, Alineatul (4) din Articolul 38 , Capitolul IV a fost modificat de Punctul 6, Articolul I din ORDINUL nr. 4.005 din 25 iunie 2018, publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 551 din 02 iulie 2018 ) (5) Se aplică ștampila unității emitente pe timbrul fiscal în condițiile alin. (2) și lângă semnătura directorului.(6) Duplicatele actelor de studii poartă, în partea de sus, seria și numărul actului original eliberat, data și numărul acordat de unitatea de învățământ respectivă în Registrul unic de evidență a formularelor actelor de studii.(7) Pe duplicat se înregistrează numărul și data eliberării, număr care se completează cu cerneală roșie în Registrul unic de evidență a formularelor duplicat ale actelor de studii sau într-un registru similar pentru generațiile de absolvenți anterioare anului 2005, completat separat, semnat de titular/împuternicit. Numerotarea în registru începe de la 1 și se continuă până la epuizarea registrului.(8) În registrul de eliberare a actului original, la titular, se menționează, cu cerneală roșie, seria și numărul duplicatului, numărul din registrul de eliberare și data eliberării.(9) Borderoul pentru aplicarea timbrului sec pe duplicate cuprinde următoarele rubrici: nr. crt., numele, inițialele prenumelui tatălui/mamei, prenumele complet al absolventului, seria și numărul formularului, numărul dat de unitatea de învățământ, anul absolvirii, mențiuni - seria și numărul actului original - urmându-se aceeași procedură ca și pentru actele de studii originale.(10) În registrul matricol și pe matca/cotorul actului original, când actul s-a eliberat din carnet cu matcă/cotor, se consemnează seria și numărul duplicatului eliberat.(11) La eliberarea duplicatelor pe baza documentelor din arhivele unităților de învățământ particulare, confesionale sau ale unităților de învățământ echivalente cu acestea, care au funcționat înainte de reforma învățământului din anul 1948, pe formular se menționează, în mod obligatoriu, dacă în perioada respectivă unitățile de învățământ în cauză aveau sau nu dreptul de publicitate, precum și dacă din arhivă rezultă sau nu că titularul actului a absolvit sau nu examenele cerute de lege, în fața comisiilor instituite de drept.  +  Articolul 39(1) Absolvenții unei unități de învățământ a cărei arhivă se găsește la Arhivele Naționale sau la direcțiile județene ale Arhivelor Naționale, care solicită un duplicat după un act de studiu sau document școlar, depun la inspectoratul școlar o cerere de eliberare a duplicatului, însoțită de actele doveditoare, eliberate de Arhivele Naționale/direcțiile județene.(2) Pe baza analizei actelor prezentate, inspectoratul școlar nominalizează o unitate de învățământ cu același nivel de pregătire, cu același domeniu de pregătire sau domenii de pregătire din același profil, în vederea eliberării duplicatului solicitat. Duplicatele actelor eliberate în aceste condiții poartă mențiunea scrisă cu cerneală roșie: «A fost eliberat conform aprobării inspectoratului școlar nr. ........ din data ......, pe baza documentelor confirmate de Direcția județeană a Arhivelor Naționale care deține arhiva fostei ................................................................ . (denumirea fostei unități)Confirmăm autenticitatea datelor cuprinse în prezentul act de studii». Urmează numele și prenumele, în clar, ale directorului și secretarului unității de învățământ emitente. (la 02-07-2018, Alineatul (2) din Articolul 39 , Capitolul IV a fost modificat de Punctul 7, Articolul I din ORDINUL nr. 4.005 din 25 iunie 2018, publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 551 din 02 iulie 2018 )  +  Articolul 40(1) Termenul pentru eliberarea duplicatelor este de până la 30 de zile de la aprobarea cererii.(2) Duplicatul se eliberează titularului/împuternicitului conform prevederilor art. 10.(3) În cazul pierderii, distrugerii, furtului sau al completării greșite din vina unității de învățământ emitente a duplicatului, se eliberează un alt exemplar, cu respectarea prevederilor referitoare la întocmirea și eliberarea duplicatelor.  +  Capitolul V Reconstituirea situației școlare  +  Articolul 41Situațiile școlare corespunzătoare actelor de studii pot fi reconstituite, la cererea titularilor, numai dacă se face dovada, prin acte emise de organele de stat competente, că arhiva unității de învățământ care a eliberat actul original a fost distrusă sau pierdută.  +  Articolul 42Cererile de reconstituire se depun de către titulari la inspectoratele școlare în raza cărora funcționează sau a funcționat unitatea de învățământ respectivă.  +  Articolul 43La cererea de reconstituire a studiilor se anexează următoarele documente:a) declarația dată de titularul actului ce urmează a fi reconstituit, autentificată notarial; declarația trebuie să cuprindă următoarele elemente necesare pentru identificare:(i) denumirea actului solicitat;(ii) denumirea unității de învățământ care a eliberat actul de studii original;(iii) ziua, luna, anul, sesiunea absolvirii;(iv) numele și prenumele sub care a fost eliberat;(v) împrejurările în care actul a fost pierdut sau distrus;b) dovada pentru plata taxelor prevăzute de legislația în vigoare;c) două fotografii color, format 3 x 4 cm;d) dovada eliberată de direcțiile județene/a municipiului București ale/a Arhivelor Naționale sau de primăria comunei/orașului/municipiului, din care să rezulte că arhiva școlii în care s-au aflat documentele privind situația școlară cerută de solicitant a fost distrusă sau pierdută;e) declarațiile notariale a 3 martori - foști colegi și cel puțin un profesor - care cunosc situația școlară a solicitantului și pot preciza anii școlari promovați de acesta. Martorii sunt, de regulă, cadre didactice din unitatea de învățământ, pe care solicitantul le-a avut ca profesori la clasa/clasele sau în anul/anii de studii pentru care se cere reconstituirea situației școlare sau la examenul de absolvire;f) copie de pe cartea de muncă sau de pe alt act echivalent, dacă este cazul;g) certificatul de naștere în copie conformă cu originalul; (la 02-07-2018, Litera g) din Articolul 43 , Capitolul V a fost modificată de Punctul 8, Articolul I din ORDINUL nr. 4.005 din 25 iunie 2018, publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 551 din 02 iulie 2018 ) h) orice alte dovezi.  +  Articolul 44Dosarul întocmit pentru reconstituirea studiilor se înaintează spre aprobare inspectoratelor școlare.  +  Articolul 45(1) În situația în care solicitantul nu poate face dovada deținerii unui act de studii sau dacă se apreciază că dovezile din dosarul întocmit pentru reconstituirea studiilor nu sunt pe deplin concludente, Ministerul Educației Naționale decide emiterea actului de studii solicitat duplicat.(2) În cazul în care pentru eliberarea actului de studii solicitat prin reconstituire este necesară susținerea unor examene, se menționează și notele obținute la aceste examene de verificare a cunoștințelor într-o foaie matricolă, anexă la actul de studii.  +  Articolul 46Pe baza analizei actelor prezentate, inspectoratul școlar nominalizează o unitate de învățământ cu același nivel de pregătire, cu domeniu identic/asemănător, în vederea eliberării duplicatului solicitat. Duplicatele actelor eliberate în aceste condiții poartă mențiunea scrisă cu cerneală roșie: «A fost eliberat conform aprobării inspectoratului școlar al județului/municipiului București nr. ........ din data ..........., pe baza reconstituirii situației școlare de la ................................... . (denumirea fostei unități)Confirmăm valabilitatea datelor cuprinse în prezentul act de studii». Urmează numele și prenumele, în clar, ale directorului și secretarului unității de învățământ emitente. (la 02-07-2018, Articolul 46 din Capitolul V a fost modificat de Punctul 9, Articolul I din ORDINUL nr. 4.005 din 25 iunie 2018, publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 551 din 02 iulie 2018 )  +  Capitolul VI Anularea și/sau modificarea actelor de studii și documentelor școlare  +  Articolul 47(1) Formularele actelor de studii completate greșit, cu ștersături, adăugări, cu ștampilă aplicată necorespunzător, parțial distruse sau pronunțat deteriorate, eliberate sau neeliberate, se anulează cu aprobarea conducerii unității de învățământ, prin scrierea cu cerneală roșie, pe toată diagonala imprimatului, a cuvântului «ANULAT», atât pe actul care urmează să fie anulat, cât și pe matcă/cotor.(2) Mențiunea respectivă, scrisă cu cerneală roșie, se face și în Registrul unic de evidență a formularelor actelor de studii.(3) În cazurile prevăzute la alin. (1), conducerile unităților de învățământ dispun completarea altor formulare corespunzătoare, astfel:a) act original, în cazul în care actul anulat nu a fost eliberat, se află în carnet și unitatea de învățământ păstrează aceleași elemente de identificare: denumirea, ștampila, semnătura persoanelor indicate pe tipizat;b) duplicat, în cazul în care actul original a fost eliberat și se constată imposibilitatea de a se completa în întregime un formular de act original. În acest caz, cererea de eliberare a duplicatului este însoțită de copia de pe actul de identitate și două fotografii color, format 3x4 cm.(4) În situații excepționale, în care actele de studii au fost completate parțial, fără fotografie, completate greșit și neeliberate, sau în care acestea nu au fost completate în termenul legal, iar unitatea de învățământ nu păstrează aceleași elemente de identificare (denumirea, ștampila, semnătura persoanelor indicate pe tipizat), cu aprobarea scrisă a consiliului de administrație a inspectoratului școlar în baza documentelor justificative transmise de către unitatea de învățământ, se procedează după cum urmează:a) pentru actele de studii completate parțial, fără fotografie, se finalizează completarea acestora și se aplică ștampila și timbru sec aflate în uz la data completării;b) pentru actele de studii necompletate sau completate greșit și neeliberate se completează fie acte de studii identice/similare pe care se aplică ștampila și timbru sec aflate în uz la data completării, fie acte de studii aflate în uz la data eliberării acestora.(5) Atât pe versoul actelor de studii prevăzute la alin. (4), cât și pe cotor/matcă se scrie cu cerneală roșie, în partea de sus, nota: «Prezentul ....... (act de studii) a fost completat la data de ..... ca urmare a nerespectării termenului legal de completare.(6) În cazurile prevăzute la alin. (5), actele de studii se certifică prin semnătură atât de secretarul-șef/secretarul unității de învățământ, cât și de director și se aplică sigiliul unității emitente. (la 06-04-2021, Articolul 47 din Capitolul VI a fost completat de Punctul 4, Articolul I din ORDINUL nr. 3.563 din 29 martie 2021, publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 349 din 06 aprilie 2021 ) (la 02-07-2018, Articolul 47 din Capitolul VI a fost modificat de Punctul 10, Articolul I din ORDINUL nr. 4.005 din 25 iunie 2018, publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 551 din 02 iulie 2018 )  +  Articolul 48(1) În cazul dispariției unui formular pentru acte de studii, directorul unității de învățământ respective întreprinde cercetări, încheie proces-verbal despre cele constatate, sesizează imediat organul ierarhic superior și apoi, cu avizul acestuia, organele de urmărire penală.(2) Formularele pentru acte de studii care fac obiectul alin. (1) sunt declarate "nule" prin publicarea unui anunț de către unitatea de învățământ în Monitorul Oficial al României, Partea a III-a.(3) Actele de studii pot fi anulate și în temeiul unei hotărâri judecătorești definitive și irevocabile. În acest caz se face mențiunea în Registrul de evidență a formularelor actelor de studii, precizându-se numărul și data hotărârii, precum și instanța care a pronunțat hotărârea.  +  Articolul 49(1) Modificarea unor rubrici din documentele școlare se face pentru îndreptarea unor erori sau omisiuni comise cu ocazia înregistrărilor, prin bararea textului greșit printr-o linie orizontală trasă cu cerneală roșie, înscriindu-se deasupra noul text tot cu cerneală roșie.(2) Modificarea este semnată de către directorul unității de învățământ și se ștampilează.  +  Capitolul VII Dispoziții finale  +  Articolul 50(1) Necesarul de formulare solicitat de unitățile de învățământ preuniversitar de stat, acreditate, este centralizat și transmis la Ministerul Educației Naționale de către inspectoratele școlare, responsabilitatea întocmirii necesarului formularelor actelor de studii revenind inspectorului școlar general.(2) Costurile aferente tipăririi formularelor tipizate ale actelor de studii se suportă după cum urmează:a) pentru unitățile de învățământ preuniversitar de stat, sumele se suportă de la bugetul de stat, prin bugetul Ministerului Educației Naționale;b) pentru unitățile de învățământ preuniversitar particulare acreditate, sumele se suportă de acestea.  +  Articolul 51(1) În cazul în care unele unități de învățământ au fost reorganizate sau desființate, actele de studii originale, neeliberate la absolvire, duplicatele sau foile matricole se completează și se eliberează după prevederile prezentului regulament, de către unitatea de învățământ desemnată de inspectoratul școlar să păstreze arhiva unității de învățământ reorganizate sau desființate.(2) Duplicatele actelor eliberate în aceste condiții poartă scrisă cu cerneală roșie și mențiunea: «A fost eliberat de .............., care deține arhiva fostei ...................(denumirea fostei unități)......... (la 02-07-2018, Alineatul (2) din Articolul 51 , Capitolul VII a fost modificat de Punctul 11, Articolul I din ORDINUL nr. 4.005 din 25 iunie 2018, publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 551 din 02 iulie 2018 )  +  Articolul 52Pentru întocmirea, completarea, anularea și/sau modificarea, eliberarea și arhivarea actelor de studii, a duplicatelor după actele de studii, precum și a documentelor școlare, persoanele prevăzute la art. 9 alin. (4) și (5) și la art. 17 alin. (1), după caz, răspund disciplinar, material sau penal, în condițiile legii.  +  Articolul 53Emiterea actelor de studii în alte condiții și de către alte unități de învățământ decât cele prevăzute la art. 9 alin. (1) se pedepsește conform legii penale, actele eliberate fiind nule de drept.  +  Articolul 54(1) Cererile pentru eliberări de acte de studii sau extrase din documentele școlare ori pentru confirmarea lor, primite direct din străinătate de către instituțiile/unitățile de învățământ, se soluționează de către acestea conform prevederilor prezentului regulament.(2) Extrasele din programele și planurile de învățământ, adeverințele de orice fel, care se eliberează cetățenilor străini sau români, fac obiectul deciziei unității de învățământ pe care solicitanții au absolvit-o.  +  Articolul 55(1) Diplomele de orice fel emise de unitățile de învățământ preuniversitar din străinătate nu fac obiectul vizării de către inspectoratele școlare.(2) Diplomele, certificatele și celelalte acte de studii obținute în străinătate sunt valabile în România numai după echivalarea acestora, conform legii.  +  Articolul 56(1) Ministerul Educației Naționale stabilește criteriile pentru echivalarea studiilor efectuate în unitățile de învățământ preuniversitar din străinătate.(2) Studiile absolvite în unitățile de învățământ din străinătate se echivalează, conform normelor în vigoare, cu studiile absolvite în unități de învățământ din România, cu sau fără examene de diferență.(3) Cetățenii români, titularii actelor respective, se pot adresa Ministerului Educației Naționale, prin Centrul Național de Recunoaștere și Echivalare a Diplomelor, solicitând atestate sau adeverințe de echivalare.  +  Articolul 57(1) Inspectoratul școlar este obligat, printr-o comisie special constituită, să asigure controlul sistematic al activității de întocmire, eliberare, păstrare și arhivare a actelor de studii, precum și a documentelor școlare la nivelul unităților de învățământ. (la 06-04-2021, Alineatul (1) din Articolul 57 , Capitolul VII a fost modificat de Punctul 5, Articolul I din ORDINUL nr. 3.563 din 29 martie 2021, publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 349 din 06 aprilie 2021 ) (2) Termenul de păstrare a documentelor școlare menționat în prezentul regulament poate fi modificat prin nomenclatorul documentelor create și deținute de unitățile de învățământ din cadrul inspectoratului școlar aprobat de Direcția județeană a Arhivelor Naționale.  +  Articolul 58Ministerul Educației Naționale organizează anual instruiri, precum și acțiuni de control privind modul în care sunt procurate, înregistrate, păstrate, completate și eliberate actele de studii și documentele școlare.-------