HOTĂRÂRE nr. 1.011 din 9 decembrie 1999pentru aprobarea Memorandumului de înţelegere dintre Guvernul României şi Comisia Europeană privind înfiinţarea Oficiului de Plati şi Contractare PHARE (O.P.C.P.), semnat la Bucureşti la 16 iulie 1998, şi a Memorandumului de înţelegere dintre Guvernul României şi Comisia Europeană privind înfiinţarea Fondului Naţional, semnat la Bruxelles la 20 octombrie 1998
Publicat în
MONITORUL OFICIAL nr. 631 din 24 decembrie 1999
În temeiul art. 107 din Constituţia României şi al art. 5 din Legea nr. 4/1991 privind încheierea şi ratificarea tratatelor,Guvernul României hotărăşte: + Articolul 1Se aprobă Memorandumul de înţelegere dintre Guvernul României şi Comisia Europeană privind înfiinţarea Oficiului de Plati şi Contractare PHARE (O.P.C.P.), semnat la Bucureşti la 16 iulie 1998, prevăzut în anexa nr. I la prezenta hotărâre. + Articolul 2Se aprobă Memorandumul de înţelegere dintre Guvernul României şi Comisia Europeană privind înfiinţarea Fondului Naţional, semnat la Bruxelles la 20 octombrie 1998, prevăzut în anexa nr. II la prezenta hotărâre. + Articolul 3Primul-ministru numeşte prin decizie Coordonatorul naţional al asistenţei PHARE şi Responsabilul naţional cu autorizarea finanţării PHARE.PRIM-MINISTRURADU VASILEContrasemnează:---------------Ministrul finanţelor,Decebal Traian RemesMinistru delegatpe lângă primul-ministrupentru integrare europeană,Alexandru Herleap. Ministrul afacerilor externe,Ion Pascu,secretar de stat + Anexa 1 MEMORANDUM DE ÎNŢELEGEREîntre Guvernul României şi Comisia Europeană privind înfiinţarea Oficiului de Plati şi Contractare PHARE (O.P.C.P.) + Articolul 1Prezentare generalăÎnfiinţarea Oficiului de Plati şi Contractare PHARE (O.P.C.P.) trebuie inteleasa în contextul următoarelor necesitaţi şi cerinţe:- sporirea volumului şi complexităţii Programului PHARE pentru România şi creşterea concomitenta a numărului programelor şi proiectelor aflate în stadiu de implementare; schimbarea rolului Programului PHARE, care devine instrument de sprijinire a strategiei de preaderare a României; necesitatea funcţionarii unor proceduri financiare şi a unor structuri manageriale viabile, în conformitate cu reglementările Uniunii Europene;- dimensiunea Programului PHARE în România, care face ineficienta, din punct de vedere al costurilor, o structura bazată pe funcţionarea unui număr mare de unităţi de administrare a Programului (Programme Management Unit - PMU); necesitatea limitării numărului de unităţi de administrare a Programului, care gestionează programe sectoriale individuale, în acest fel evitandu-se atât complexitatea efectuării transferului şi monitorizarii fondurilor, cat şi divergenta metodelor de contabilizare şi raportare financiară către Comisie;- necesitatea infiintarii unui sistem de management financiar PHARE compatibil cu reglementările şi cu procedurile bugetare ale Uniunii Europene, asigurându-se astfel un control financiar eficient;- avantajul unui management financiar viabil şi al eficientei unei singure unităţi, în subordinea Ministerului Finanţelor, dotată în mod corespunzător cu personalul necesar pentru a asigura administrarea financiară, evidenţa contabilă şi efectuarea plăţilor PHARE în numele Guvernului României; funcţia acestei unităţi, de punct unic de referinţa, responsabil pentru aspectele mai sus menţionate. + Articolul 2Înfiinţarea Oficiului de Plati şi Contractare PHARE (O.P.C.P.)1. O.P.C.P. se va constitui şi va funcţiona în subordinea Ministerului Finanţelor din România. Gestionarea fondurilor PHARE de către O.P.C.P. se realizează conform prevederilor prezentului memorandum de înţelegere şi ale reglementărilor Uniunii Europene privind utilizarea fondurilor PHARE, convenite în Acordul-cadru încheiat între România şi Comisie la 12 martie 1991.2. O.P.C.P. va răspunde şi va raporta direct responsabilului cu autorizarea Programului (RAP) (Programme Authorising Officer - PAO), numit de Guvernul României.3. O.P.C.P. va deţine întreaga responsabilitate privind toate aspectele procedurale şi administrative ale problemelor bugetare, licitaţiilor, administrării contractelor, efectuării plăţilor, ţinerii evidentei contabile şi raportarii financiare, în legătură cu achiziţiile de servicii, bunuri şi lucrări, în cadrul Programului PHARE în România. O.P.C.P. trebuie să asigure respectarea regulilor, reglementărilor şi procedurilor PHARE privind achiziţiile de servicii, bunuri şi lucrări, precum şi funcţionarea unui sistem de raportare corespunzător.4. Autorităţile însărcinate cu implementarea fiecărui program (Autorităţile de implementare) vor deţine întreaga responsabilitate privind aspectele tehnice ale implementarii Programului. Responsabilităţile Autorităţilor de implementare sunt precizate în anexa nr. 1 la prezentul memorandum de înţelegere.5. La solicitarea Autorităţilor de implementare, O.P.C.P. va acorda acestora consultanţa privind procedurile de implementare a Programelor PHARE (structura Programelor de lucru, a Planurilor strategice, procedurile de achiziţii şi contractare etc.); cu toate acestea, responsabilitatea privind aspectele tehnice ale implementarii revine în întregime Autorităţilor de implementare. O.P.C.P. urmează să îşi dezvolte capacitatea de expertiza şi documentaţia necesară în acest scop.6. O.P.C.P. va avea următoarele sarcini:Licitaţii: primirea de la Autorităţile de implementare, în formate standard, a termenilor de referinţa, a cererilor de oferta şi a fişelor rezumative privind licitaţia; furnizarea informaţiilor către ofertanţi, conform procedurilor PHARE, şi solicitarea publicării de către Comisia Europeană a licitaţiilor pe Internet (în pagina web PHARE), conform prevederilor art. 118, cu modificările ulterioare, al Reglementării financiare; verificarea actualizării corespunzătoare a Rapoartelor trimestriale privind implementarea programelor, elaborate de Autorităţile de implementare; verificarea procedurala a listelor scurte şi a documentaţiei licitaţiei, pregătite de Autorităţile de implementare care primesc, de asemenea, toate scrisorile conţinând expresii de interes; verificarea şi solicitarea de modificări, dacă este necesar, pentru asigurarea conformitatii cu reglementările PHARE; asigurarea pregătirii corespunzătoare a dosarelor de licitaţie; transmiterea dosarelor de licitaţie către ofertanţi; verificarea componentei comisiilor de evaluare; participarea la sesiunile de evaluare ca observator sau preşedinte al comisiei de evaluare (în funcţie de opţiunea O.P.C.P.), pentru a asigura respectarea procedurilor; furnizarea consultantei şi a sprijinului administrativ necesar pentru efectuarea evaluărilor; asigurarea pregătirii corespunzătoare a raportului de evaluare, care trebuie întocmit de comisia de evaluare respectiva.Contractare: supervizarea evaluării şi atribuirii contractelor, în vederea asigurării respectării procedurilor administrative PHARE (dar nu implicarea propriu-zisa - cu excepţia acordării de consultanţa în probleme procedurale - în evaluarea tehnica sau financiară, în selectare, care rămân în responsabilitatea Autorităţii de implementare); negocierea contractelor, acolo unde este cazul (Autoritatea de implementare trebuie să furnizeze asistenţa tehnica necesară), elaborarea proiectelor de contract, pregătirea şi semnarea contractelor, în baza solicitării şi a recomandărilor tehnice primite din partea Autorităţii de implementare; asigurarea conformitatii cu cerinţele PHARE administrative şi juridice (în cazul neconformitatii, directorul O.P.C.P. trebuie să informeze în scris Autoritatea de implementare respectiva); RAP deţine responsabilitatea semnării contractului (andosat de Comisia Europeană); înregistrarea contractului încheiat, prin atribuirea codului de legătură cu numărul Programului şi al Proiectului.Administrare: verificarea, din punct de vedere administrativ, a Planurilor strategice, a Programelor de lucru şi a Rapoartelor de monitorizare şi evaluare, înaintate de Autoritatea de implementare responsabilă de respectivele proiecte finanţate din fonduri PHARE, înainte de andosarea documentelor menţionate de Comisia Europeană, conform procedurilor Manualului SID în vigoare. Autoritatea de implementare este responsabilă pentru pregătirea documentelor menţionate, care trebuie semnate de RAP (sau de directorul O.P.C.P.). O.P.C.P. trebuie să înainteze Comisiei Europene un Program de lucru pentru fiecare Program, indiferent de numărul Autorităţilor de implementare implicate în administrarea tehnica a Programului.Contabilitate: operationalizarea şi asigurarea funcţionarii în continuare a sistemului contabil necesar; utilizarea unor registre contabile separate pentru fiecare program sectorial şi înregistrarea contabila adecvată a tuturor plăţilor la nivel de program, proiect, contract etc; operarea conturilor financiare, în condiţiile efectuării tuturor verificărilor standard şi a reconcilierilor bancare necesare; înregistrarea tuturor tranzacţiilor în sistemul de raportare furnizat de Comisia Europeană, în conformitate cu prevederile Manualului SID.Plati: efectuarea corecta şi la timp a plăţilor, în conformitate cu procedurile Manualului SID în vigoare; primirea solicitărilor de plată de la contractori şi verificarea conformitatii acestor cereri; solicitarea autorizării de plată ("citit şi aprobat") din partea Autorităţii de implementare sau, după caz, returnarea la contractor a cererii de plată, pentru modificări.Raportare: elaborarea Rapoartelor lunare privind situaţia financiară a fiecărui program; distribuirea acestor rapoarte către Autorităţile de implementare, Departamentul pentru Integrare Europeană, Delegaţia Comisiei Europene în România şi Comisia Europeană; furnizarea periodică de informaţii la zi privind planificarea licitaţiilor, a evaluării ofertelor şi a atribuirii contractelor, în conformitate cu prevederile Manualului SID.Cont PHARE: operarea unui cont bancar separat pentru fiecare program gestionat de O.P.C.P., conform înţelegerii dintre Guvernul României şi Comisia Europeană; menţinerea, monitorizarea şi întreprinderea măsurilor necesare pentru realimentarea conturilor bancare, pe baza Programelor de lucru elaborate de fiecare Autoritate de implementare şi a plăţilor efectuate de Autoritatea de implementare, raportarea lunară a situaţiei contului bancar, pregătirea cererilor, către Comisia Europeană, de efectuare a plăţilor în avans. Instruire: organizarea şi desfăşurarea, în funcţie de necesitaţi, a unor sesiuni de instruire privind procedurile PHARE de efectuare a plăţilor şi achiziţiilor, în beneficiul acelor agenţii/fundaţii care vor continua sa funcţioneze în mod autonom.Consultanţa privind procedurile: acordarea de consultanţa, la solicitarea Autorităţilor de implementare, în probleme privind procedurile de achiziţii şi financiare PHARE.Audit: întreprinderea de măsuri necesare pentru asigurarea auditarii conturilor de către autorităţile naţionale; cooperarea cu Comisia Europeană şi cu autorităţile naţionale şi sprijinirea acestora în îndeplinirea cerinţelor de audit. + Articolul 3Personalul O.P.C.P.O.P.C.P. va fi constituit din minimum 15 angajaţi: directorul O.P.C.P., 8 experţi (responsabili pentru licitaţii, contractari, plati, contabilitate, administrarea contractelor şi raportări financiare), un contabil-şef, un specialist în tehnica de calcul, un administrator/casier, un asistent, o secretara şi un sofer. Guvernul României trebuie să suporte toate cheltuielile legate de personal.Personalul va fi angajat prin concurs, conform legii române. Asistenţa tehnica furnizată prin Programul PHARE va oferi sprijin pentru înfiinţarea structurilor şi operationalizarea procedurilor necesare. Părţile implicate trebuie să asigure, din stadiul iniţial, continuitatea prezentei unei asistente tehnice adecvate, conform art. 4. + Articolul 4Sediul O.P.C.P., facilităţi şi costuri de operare1. Ministerul Finanţelor trebuie să pună la dispoziţie un spaţiu adecvat pentru sediul O.P.C.P.; acest spaţiu va include spaţiul pentru birourile personalului O.P.C.P., arhiva, încăpere pentru intalniri, spaţiu pentru auditori, consultanţi, instructori, precum şi facilităţi de comunicare.2. Cheltuielile pentru consultanţa şi instruire în vederea funcţionarii eficiente a O.P.C.P., precum şi cele aferente facilităţilor necesare administrării curente a O.P.C.P., incluzând echipamentul de calcul, de fotocopiere şi de telecomunicaţii, programele pentru calculator şi toate costurile curente de operare, vor fi suportate din Programul PHARE pentru România, pe o perioadă iniţială de 3 ani. În acest scop un buget de maximum 0,5 milioane ECU a fost alocat, în cadrul Programului Operational de Ţara PHARE 1997, pentru primii 2 ani de funcţionare a O.P.C.P.3. Începând cu al patrulea an de funcţionare aceste costuri de operare ale O.P.C.P. vor fi preluate treptat pentru a fi suportate de către autorităţile române, în baza unei propuneri care urmează să fie aprobată anual de către Comisia Europeană, astfel:- 33% în al patrulea an de funcţionare a O.P.C.P. (67% se suporta din fonduri PHARE);- 67% în al cincilea an de funcţionare a O.P.C.P. (33% se suporta din fonduri PHARE);- 100% în al saselea an de funcţionare a O.P.C.P. + Articolul 5Responsabilul cu autorizarea Programului (RAP)1. Guvernul României va numi responsabilul cu autorizarea Programului (RAP), la care se face referire în art. 2, şi care este responsabil cu activităţile desfăşurate de O.P.C.P. RAP va raporta Coordonatorului naţional al asistenţei, conform regulilor PHARE.2. RAP poate delega unele dintre responsabilităţile sale, inclusiv dreptul de semnatura pe toate documentele, şi sarcinile prevăzute la alin. 6 al art. 2 cel mult altor 2 oficiali (directorul O.P.C.P. sau orice alt semnatar delegat) ale căror semnături îi devin - ca urmare a delegării - opozabile. Responsabilităţile astfel delegate vor fi enumerate în mod clar într-un document separat şi vor fi comunicate Comisiei Europene. RAP poate să revoce oricând delegarea dreptului de semnatura. + Articolul 6Conturile bancare ale O.P.C.P.1. O.P.C.P. va deschide un cont bancar distinct pentru fiecare program, conform înţelegerii dintre Guvernul României şi Comisia Europeană şi conform prevederilor alin. 6 al art. 2. Pentru fiecare program va fi deschis un singur cont bancar.2. Conturile bancare specificate la alin. 1 vor fi deschise la una dintre cele trei bănci deja selectate în acest scop şi agreate de Comisia Europeană şi de Guvernul României. Comisia Europeană îşi rezerva dreptul de a reanaliza periodic serviciile oferite de banca selectata.3. Conturile bancare vor fi denominate în ECU. Sumele reprezentând dobânda bonificata de banca se comunică periodic Comisiei Europene şi pot fi reinvestite în activităţile din cadrul memorandumului de finanţare respectiv, numai cu aprobarea Comisiei Europene şi în conformitate cu prevederile Manualului SID în vigoare.4. Conturile bancare vor fi operate în sistemul dublei semnături, necesitand cel puţin semnatura RAP.5. O.P.C.P. va comunică Comisiei Europene toate informaţiile relevante referitoare la conturile bancare, confirmate de banca (denumirea şi sediul băncii, numerele de cont, numele titularilor de cont şi ratele dobânzii). + Articolul 7Transferul fondurilor1. O.P.C.P. va tine evidenta tuturor plăţilor în avans, primite în scopul implementarii fiecărui program şi proiect finanţat din fonduri PHARE.2. Comisia Europeană trebuie să efectueze plăţile în avans în baza cererii primite de la RAP sau de la delegatul acestuia, dar numai după aprobarea de către Comisia Europeană a documentelor de planificare prevăzute în Manualul SID, semnate în prealabil de către persoanele competente din cadrul Autorităţii de implementare şi verificate, din punct de vedere al conformitatii bugetare şi administrative, de către RAP. + Articolul 8PlatiSumele primite în contul bancar ca plati în avans vor fi utilizate pentru efectuarea plăţilor pe baza facturilor - confirmate de către Autorităţile de implementare - aferente contractelor semnate de O.P.C.P. şi finanţate din fonduri PHARE. + Articolul 9Procedurile de atribuire a contractelorO.P.C.P. trebuie să execute procedurile în vigoare de atribuire a contractelor, prevăzute în Manualul SID. + Articolul 10Contabilitatea1. O.P.C.P. va opera un sistem contabil care să asigure reflectarea tuturor operaţiunilor contractuale şi a celorlalte operaţiuni financiare ce decurg din implementarea programelor şi proiectelor finanţate din fonduri PHARE în România.2. Acest sistem va trebui să respecte cerinţele cu privire la managementul financiar, prevăzute în Manualul SID, precum şi cerinţele SID de raportare furnizate de Comisia Europeană. + Articolul 11Audit1. Conturile şi operaţiunile efectuate de O.P.C.P. pot fi verificate periodic de către un auditor independent, contractat de Comisia Europeană, fără a aduce prejudiciu responsabilităţilor Comisiei Europene şi ale Curţii Europene de Conturi, conform prevederilor din Condiţiile generale privind memorandumurile de finanţare, anexa la Acordul-cadru încheiat între România şi Comisia Europeană la 12 martie 1991.2. Înregistrările scrise, referitoare la toate operaţiunile de gestionare financiară, licitaţii şi contractare, trebuie arhivate pentru o perioadă de 5 ani, calculată de la data închiderii Programului. + Articolul 12ArbitrajÎn aplicarea prevederilor art. 2, 6, 7, 8 şi 10, orice posibila disputa privind regulile de utilizare a fondurilor PHARE trebuie rezolvată de către părţile contractante pe cale amiabila şi în conformitate cu prevederile Acordului-cadru semnat la 12 martie 1991. + Articolul 13Dispoziţii finale1. Prezentul memorandum de înţelegere va fi în vigoare pe o durată de 6 ani, calculată din momentul semnării de către ambele părţi contractante. Aceasta durata va putea fi extinsă cu acordul părţilor, pe baza unui schimb de scrisori.2. Prezentul memorandum de înţelegere urmează să fie analizat la încheierea fiecărui an de operare şi, ca urmare a acestor analizari, poate fi modificat prin schimb de scrisori, fără a aduce astfel prejudiciu responsabilităţilor Comisiei Europene, care îşi rezerva dreptul de a revizui prevederile privind implementarea, după caz, conform prevederilor Manualului SID. De asemenea, prezentul memorandum de înţelegere poate fi modificat prin schimb de scrisori, în cazul introducerii unor noi structuri de implementare a Programelor PHARE, caz în care unele responsabilităţi ale O.P.C.P., prevăzute în prezentul memorandum de înţelegere, vor fi transferate Fondului Naţional.3. Aspectele tehnice şi responsabilităţile Autorităţilor de implementare (conform prevederilor art. 2) sunt precizate în anexa nr. 1 care face parte integrantă din prezentul memorandum de înţelegere.4. Modalităţile financiare de sprijin PHARE acordat O.P.C.P. (pentru personal, facilităţi şi costuri de operare, prevăzute la art. 3 şi 4) sunt precizate în anexa nr. 2 care face parte integrantă din prezentul memorandum de înţelegere.5. Prezentul memorandum de înţelegere intră în vigoare la data semnării lui de către ambele părţi.Semnat la Bucureşti la 16 iulie 1998. Pentru Guvernul României, Pentru Comisia Europeană, Daniel Daianu, Andrew Rasbash, ministrul finanţelor însărcinat cu afaceri Alexandru Herlea, ministru delegat pe lângă primul-ministru pentru integrare europeană + Anexa 1 RESPONSABILITĂŢILE AUTORITĂŢILOR DE IMPLEMENTAREConform prevederilor alin. 4 al art. 2 din Memorandumul de înţelegere privind înfiinţarea O.P.C.P. în subordinea Ministerului Finanţelor din România, prezenta anexa, ca parte integrantă a memorandumului de înţelegere, descrie responsabilităţile autorităţii care beneficiază de asistenţa tehnica (Autoritatea de implementare).1. Implementarea proiectelor este responsabilitatea Autorităţii de implementare. Autoritatea de implementare este responsabilă în faţa Guvernului României şi a Comisiei Europene pentru implementarea corespunzătoare şi la timp a proiectelor.2. Responsabilităţile Autorităţilor de implementare includ: a) identificarea, programarea şi detalierea programelor şi proiectelor, pe baza prioritatilor convenite, asigurându-se conformitatea şi încadrarea lor în strategia de aderare şi în programele sectoriale; b) implementarea din punct de vedere tehnic a proiectelor mai sus menţionate, incluzând susţinerea acestora prin politicile sectoriale, monitorizarea şi execuţia; c) managementul procedural şi administrativ:- pregătirea Planurilor strategice, a Programelor de lucru, a bugetelor şi a Rapoartelor de monitorizare şi evaluare referitoare la programele cu finanţare PHARE;- furnizarea trimestriala a informaţiilor de actualizare privind stadiul implementarii programelor, precum şi a informaţiilor actualizate periodic privind planificarea licitaţiilor şi a evaluării ofertelor;- definirea conţinutului proiectelor şi a bazei în care se încheie contractele de implementare a acestora, incluzând pregătirea termenilor de referinţa şi a listelor scurte; îndeplinirea funcţiei de secretariat pentru primirea, deschiderea şi evaluarea ofertelor; evaluarea ofertelor, selectarea contractorului şi negocierea contractului;- planificarea activităţilor proprii, raportarea periodică către autoritatea responsabilă şi asigurarea schimbului de informaţii cu Comisia Europeană, referitoare la aspectele tehnice;- înaintarea către O.P.C.P. a cererilor de pregătire şi încheiere a contractelor (pe baza unui dosar complet incluzând raportul de evaluare, oferta tehnica şi financiară, precum şi o nota explicativa) şi aprobarea facturilor remise de contractori în vederea efectuării plăţilor de către O.P.C.P.;- administrarea proiectelor şi a contractelor aferente acestora, asigurarea funcţionarii unui sistem informaţional pentru monitorizarea derulării acestora şi întreprinderea măsurilor necesare pentru a asigura îndeplinirea de către contractor a sarcinilor ce îi revin conform termenilor de referinţa; furnizarea către O.P.C.P. şi Comisia Europeană a Rapoartelor trimestriale şi anuale privind executarea proiectelor.3. Nici un fel de costuri ale Autorităţilor de implementare nu poate fi finanţat din fonduri PHARE. + Anexa 2 MODALITĂŢI DE SPRIJIN PHARE ACORDAT O.P.C.P.Conform prevederilor art. 12 din Memorandumul de înţelegere privind înfiinţarea O.P.C.P. în subordinea Ministerului Finanţelor din România, prezenta anexa, ca parte integrantă a memorandumului de înţelegere, descrie modalităţile financiare de sustinere a O.P.C.P. din fonduri PHARE (personal, facilităţi şi costuri de operare). + Articolul 1Responsabilităţile Ministerului Finanţelor din România Ministerul Finanţelor din România este responsabil pentru:- publicarea anunţului, selectarea şi angajarea pe bază de concurs a personalului O.P.C.P., în structura prevăzută pentru acesta;- aprobarea fişelor posturilor, a atribuţiilor angajaţilor, a nivelului de remunerare şi a celorlalte condiţii privind activitatea personalului;- plata salariilor angajaţilor. + Articolul 2Sediul O.P.C.P., facilităţi şi costuri de operare1. Conform prevederilor alin. 2 şi 3 ale art. 4 din memorandumul de înţelegere, Ministerul Finanţelor va pune la dispoziţie pentru întregul personal al O.P.C.P., pe toată durata de aplicare a memorandumului de înţelegere, un spaţiu adecvat pentru birouri, inclusiv un spaţiu pentru arhive, şi o încăpere separată pentru intalniri şi instruire.2. Conform prevederilor alin. 2 al art. 4 din memorandumul de înţelegere şi în scopul asigurării funcţionarii efective şi eficiente a O.P.C.P., sprijinul PHARE acordat acestuia va include achiziţionarea de echipamente de birotica şi documentaţie, instruirea personalului şi stabilirea legăturilor informationale.3. Conform prevederilor alin. 2 al art. 4 din memorandumul de înţelegere, costurile de funcţionare a O.P.C.P. vor fi suportate din alocarea PHARE pentru România, după cum urmează:- costurile cu comunicaţiile, inclusiv conectarea şi plata abonamentului la furnizorul de Internet;- dotarea cu materiale a birourilor (rechizite);- transportul extern cu avionul;- transportul intern;- cheltuielile cu întreţinerea vehiculului.Costurile mai sus menţionate vor fi suportate integral din fonduri PHARE, pentru o perioadă iniţială de 3 ani.Conform prevederilor art. 4 din memorandumul de înţelegere, suma totală pentru primii 2 ani a fost fixată, în varianta iniţială a Programului Operational de Ţara PHARE 1997, la 0,5 milioane ECU. Pentru toţi anii următori Ministerul Finanţelor va inainta Comisiei Europene spre aprobare o propunere anuală de finanţare. După expirarea acestei perioade iniţiale costurile curente ale O.P.C.P. vor fi preluate treptat de autorităţile române, conform prevederilor alin. 3 al art. 4 din memorandumul de înţelegere. + Anexa 2 MEMORANDUM DE ÎNŢELEGEREîntre Guvernul României şi Comisia Europeană privind înfiinţarea Fondului NaţionalÎntrucât strategia intarita de preaderare este menita să permită tuturor statelor candidate din Europa Centrala şi de Est ca în cele din urma sa devină state membre şi, în acest scop, să se alinieze cat mai repede posibil la acquisul comunitar înainte de aderare,întrucât Parteneriatul de aderare este o componenta-cheie a strategiei întărite de preaderare, care va mobiliza într-un cadru unic toate formele de asistenţa acordată ţărilor candidate, întrucât este importanţa îmbunătăţirea sistemelor de management existente, în scopul atingerii obiectivelor stabilite în Parteneriatul de aderare,Uniunea Europeană, reprezentată de Comisia Europeană, denumita în continuare Comisia, pe de o parte, şiGuvernul României, actionand în numele României, denumit în continuare Beneficiar, pe de altă parte,au convenit următoarele: + Articolul 1Definiţii- Sistem de Implementare Descentralizat - SID (Decentralised Implementation System - DIS)Sistem de implementare a Programului PHARE, în cadrul căruia o parte a managementului şi responsabilităţilor se transfera tarii partenere, în timp ce Comisiei îi revine responsabilitatea finala, conform tratatelor Comunităţii Europene.- Oficiul de Plati şi Contractare PHARE - O.P.C.P. (Central Finance and Contracts Unit - CFCU)Organism de implementare a SID, din cadrul administraţiei naţionale, responsabil cu organizarea şi desfăşurarea licitaţiilor, a contractarilor şi cu efectuarea plăţilor în cadrul proiectelor de dezvoltare instituţională şi - dacă se prevede explicit - a altor proiecte. Pentru aceste proiecte implementarea tehnica este realizată de un responsabil de program - RP (Senior Programme Officer - SPO).- Agenţie de implementare - AI (Implementing Agency - IA)Organism de implementare a SID, din cadrul administraţiei naţionale, responsabil cu organizarea şi desfăşurarea licitaţiilor, a contractarilor şi cu efectuarea plăţilor, precum şi cu implementarea tehnica, în cazul proiectelor de sprijinire a investiţiilor şi - dacă se prevede explicit - a altor proiecte.- Comitet Comun de Monitorizare - CCM (Joint Monitoring Committee - JMC) Comitet format din Responsabilul naţional cu autorizarea finanţării - RNAF (Naţional Authorising Officer - NAO), Coordonatorul naţional al asistenţei (Naţional Aid Coordinator - NAC) şi din reprezentanţi ai Comisiei, care are sarcina reexaminarii programelor PHARE.- Coordonatorul naţional al asistenţei - CNA (Naţional Aid Coordinator - NAC)Oficial din cadrul administraţiei naţionale, responsabil cu activitatea de programare în cadrul Beneficiarului. CNA asigura o legătură strânsă între procesul general de aderare şi utilizarea asistenţei financiare nerambursabile acordate de Uniunea Europeană, fiind, de asemenea, responsabil cu monitorizarea şi cu evaluarea programelor PHARE.- Responsabilul naţional cu autorizarea finanţării - RNAF (Naţional Authorising Officer - NAO)Oficial din cadrul administraţiei naţionale, care conduce Fondul Naţional - FN (Naţional Fund - NF). RNAF are întreaga responsabilitate a managementului financiar al fondurilor PHARE.- Fondul Naţional - FN (Naţional Fund - NF)Entitate cu rol de trezorerie centrala din cadrul Ministerului Finanţelor, prin intermediul căreia fondurile Uniunii Europene sunt transferate către Beneficiar.- PerseusSistemul curent de raportare financiară al Comisiei Europene.- Responsabilul cu autorizarea Programului - RAP (Programme Authorising Officer - PAO)Oficial din cadrul administraţiei naţionale, care conduce o AI sau O.P.C.P. RAP este responsabil pentru funcţiona- rea AI/O.P.C.P. şi pentru managementul financiar judicios al proiectelor care se implementeaza.- Responsabilul de program - RP (Senior Programme Officer - SPO) Oficial din cadrul administraţiei naţionale (minister de resort/agenţie guvernamentală), responsabil cu implementarea tehnica a proiectelor pentru care O.P.C.P. are responsabilitatea implementarii administrative şi financiare. + Articolul 2Fondul Naţional şi Responsabilul naţional cu autorizarea finanţării1 amp;Beneficiarul are obligaţia de a înfiinţa Fondul Naţional, ca entitate cu rol de trezorerie centrala, în subordinea unui Responsabil naţional cu autorizarea finanţării, denumit în continuare RNAF, din cadrul Ministerului Finanţelor, în scopul gestionării asistenţei financiare alocate Beneficiarului de către Uniunea Europeană, conform Sistemului de implementare descentralizat, denumit în continuare SID.2 amp;Responsabil naţional cu autorizarea finanţării trebuie să fie un oficial cu rang de ministru sau de secretar de stat, numit de Beneficiar. Responsabilul naţional cu autorizarea finanţării nu poate deţine în acelaşi timp şi funcţia de coordonator naţional al asistenţei. Responsabilul naţional cu autorizarea finanţării poate delega responsabilităţile sale cel mult altor 2 oficiali, dar el va rămâne răspunzător în final pentru toate responsabilităţile cu care este investit conform prevederilor prezentului memorandum de înţelegere şi ale altor acorduri încheiate în baza acestuia. + Articolul 3Responsabilităţile Responsabilului naţional cu autorizarea finanţării (RNAF)1 amp;Responsabilul naţional cu autorizarea finanţării (RNAF) deţine întreaga responsabilitate a gestionării financiare a fondurilor PHARE. El trebuie să asigure respectarea tuturor regulilor, reglementărilor şi procedurilor PHARE referitoare la achiziţii, raportare şi management financiar, precum şi funcţionarea adecvată a unui sistem de raportare şi informare pentru fiecare proiect. RNAF deţine întreaga răspundere pentru fondurile PHARE ale unui program, până la închiderea acestuia.2 amp;Autoritatea naţionala de control financiar trebuie să desfăşoare un control financiar adecvat. Responsabilul naţional cu autorizarea finanţării trebuie să asigure funcţionarea unui sistem de raportare financiară pentru toate fondurile PHARE. El va fi răspunzător în faţa Comisiei pentru utilizarea fondurilor. În îndeplinirea acestor responsabilităţi Responsabilul naţional cu autorizarea finanţării este răspunzător pentru următoarele sarcini: (i) solicitarea şi gestionarea fondurilor de la Comisie;(îi) numirea responsabililor cu autorizarea Programului (RAP) în cadrul fiecărei Agenţii de implementare (AI) şi, acolo unde este cazul, al Oficiului de Plati şi Contractare PHARE (O.P.C.P.), prin consultare cu Coordonatorul naţional al asistenţei;(iii) încheierea acordurilor de finanţare pe care le va semna cu fiecare Agenţie de implementare şi, acolo unde este cazul, cu O.P.C.P., selectate şi andosate de Comisie;(iv) asigurarea fluxului de finanţare din resurse naţionale şi din alte resurse de cofinantare, după cum este stabilit prin memorandumurile de finanţare privind Programele PHARE;(v) asigurarea ţinerii la zi a unui sistem de raportare financiară (Perseus) pentru fondurile PHARE şi a respectării întru totul, de către Agenţiile de implementare şi, acolo unde este cazul, de către O.P.C.P., a procedurilor de raportare;(vi) transferarea fondurilor către Agenţiile de implementare şi, acolo unde este cazul, către O.P.C.P., în conformitate cu mecanismul stabilit prin acordul de finanţare;(vii) participarea, alături de Comisie şi de Coordonatorul naţional al asistenţei, la un Comitet comun de monitorizare;(viii) recuperarea fondurilor neutilizate de la AI/O.P.C.P. la încheierea Programului.3 amp;Aspectele tehnice şi administrative ale implementarii unui program, inclusiv licitaţiile şi contractarea, vor fi integral în responsabilitatea Agenţiei de implementare, a O.P.C.P. sau a ministerului de resort/agenţiei implicate.4 amp;Neîndeplinirea oricăreia dintre responsabilităţile stabilite prin prezentul memorandum de înţelegere va conduce la rambursarea fondurilor PHARE către Comisie. + Articolul 4Solicitarea de fonduri de la Comisie1 amp;Un avans, reprezentând un procent din bugetul total prevăzut în memorandumul de finanţare care va fi gestionat în mod descentralizat, va fi transferat de Comisie către Fondul Naţional după semnarea memorandumului de finanţare, cu condiţia ca prevederile art. 13 (Conturi bancare) sa fi fost îndeplinite. Avansul nu poate depăşi 20% din bugetul total al Programului.2 amp;Valoarea avansului şi a realimentarilor ulterioare, precum şi momentele la care se face transferul acestora vor fi specificate în memorandumul de finanţare. În cazul în care totalul fondurilor aflate la dispoziţia Fondului Naţional, a O.P.C.P. şi a Agentiilor de implementare depăşeşte 10% din totalul bugetului în vigoare al Programului, care va fi gestionat în mod descentralizat, cererile de realimentare nu pot fi admise decât cu autorizare prealabilă din partea Comisiei.3 amp;Cererea de acordare a unui avans sau a unei realimentari, care trebuie certificată şi aprobată de Responsabilul naţional cu autorizarea finanţării, se înaintează Comisiei pentru aprobare şi pentru efectuarea transferului. Cererea de realimentare trebuie să fie însoţită de:(i) o declaraţie de cheltuieli, care indica suma cumulată contractată şi plătită, detaliată pe subprograme, proiecte şi subproiecte (acolo unde este cazul), reflectand legătură dintre bugetul indicativ (prevăzut prin memorandumul de finanţare) şi cheltuielile şi plăţile efectiv realizate conform raportarii financiare prezentate de AI/O.P.C.P. De asemenea, trebuie anexat un tabel care să reflecte legătură dintre AI/O.P.C.P. şi proiectul pe care aceasta/acesta îl gestionează/coordonează;(îi) o raportare financiară corespunzătoare (Perseus), indicând contractele încheiate şi plăţile efectuate;(iii) reconcilierea bancară pentru conturile bancare deschise de FN şi AI/O.P.C.P. De asemenea, trebuie comunicată dobânda acumulată în aceste conturi bancare;(iv) rapoarte de activitate, conform prevederilor art. 9; (v) o declaraţie scrisă a RNAF, specificand ca informaţiile din cererea de realimentare sunt corecte şi ca implementarea asistenţei PHARE progreseaza satisfăcător şi în conformitate cu obiectivele stabilite prin memorandumul de finanţare.4 amp;Imediat după încheierea perioadei de plati precizate în memorandumul de finanţare RNAF trebuie să emita o declaraţie finala, însoţită de documentaţia justificativă, care să indice suma totală contractată şi plătită. De asemenea, trebuie anexată reconcilierea bancară finala, indicând soldurile existente în conturile bancare ale FN, AI/O.P.C.P. 5 amp;Comisia îşi rezerva dreptul de a solicita informaţii suplimentare pentru justificarea transferurilor de fonduri.6 amp;În mod excepţional Responsabilul naţional cu autorizarea finanţării poate solicita un avans/realimentare mai mare de 20%, numai dacă previziunea fluxului de numerar, elaborata în baza listei cuprinzând contractele Agentiilor de implementare, demonstreaza ca necesarul fluxului de numerar pentru perioada următoare depăşeşte 20% .7 amp;Memorandumul de finanţare va cuprinde prevederi şi condiţii precise privind efectuarea transferurilor de fonduri.8 amp;Fondul Naţional trebuie să ţină evidenta tuturor plăţilor în avans şi a realimentarilor primite în scopul implementarii fiecărui program, subprogram, proiect şi, dacă este cazul, subproiect cu finanţare PHARE. + Articolul 5Realocarea fondurilor1 amp;RNAF poate solicita o realocare de fonduri de la un subprogram la altul, în cadrul aceluiaşi memorandum de finanţare (ajustare de program), ca urmare a recomandarii făcute de Comitetul comun de monitorizare. Realocarea devine efectivă numai în urma andosarii ei de către Comisie, pe baza unei justificări detaliate.În cazul în care suma de realocat reprezintă mai puţin de 15% din valoarea memorandumului de finanţare şi nu se impune o modificare a obiectivelor stabilite prin memorandumul de finanţare respectiv, aceasta andosare este de competenţa delegaţiei Comisiei. Următoarea declaraţie de cheltuieli [art. 4 amp;3 (i)] trebuie să conţină aceste realocari şi sa includă, anexat, o copie de pe andosare de către delegaţia Comisiei.2 amp;Dacă suma de realocat reprezintă mai puţin de 15%, dar realocarea impune o modificare a obiectivelor faţă de cele stabilite prin memorandumul de finanţare respectiv, dacă realocarea propusă depăşeşte 15% sau dacă se elimina proiecte existente ori se includ proiecte noi implicând o modificare a obiectivelor stabilite prin memorandumul de finanţare respectiv, cererea de realocare trebuie înaintată Comisiei pentru aprobare şi realocarea va face obiectul unei noi decizii a Comisiei.3 amp;După caz, RNAF poate solicita o realocare de fonduri de la un subproiect la altul, în cadrul aceluiaşi proiect, ca urmare a recomandarii făcute de Subcomitetul de monitorizare. Aceasta realocare devine efectivă numai în urma andosarii ei de către delegaţia Comisiei, pe baza unei justificări detaliate. Dacă realocarea impune o modificare a obiectivelor faţă de cele stabilite prin memorandumul de finanţare respectiv sau dacă se elimina subproiecte existente ori se includ subproiecte noi implicând o modificare a obiectivelor stabilite prin memorandumul de finanţare respectiv, cererea de realocare trebuie înaintată Comisiei pentru aprobare. Următoarea declaraţie de cheltuieli [art. 4 amp;3 (i)] trebuie să conţină aceste realocari şi sa includă, anexat, o copie de pe andosare de către delegaţia Comisiei. + Articolul 6Transferul fondurilor către Agenţiile de implementare 1 amp;Transferul fondurilor către Agenţiile de implementare şi, acolo unde este cazul, către O.P.C.P. trebuie efectuat pe baza estimarii fluxurilor de numerar.2 amp;AI trebuie să înainteze către Fondul Naţional cereri de transfer în concordanta cu necesităţile sale, conform prevederilor acordului de finanţare respectiv. Prevederile acordului de finanţare vor înlocui, dacă este cazul, Memorandumul de înţelegere privind înfiinţarea O.P.C.P., semnat cu Comisia.3 amp;Pe baza cererii şi a documentaţiei justificative, RNAF trebuie să verifice nivelul plăţilor efectuate de AI din transa precedenta şi, dacă cererea este justificată, RNAF trebuie să aprobe transferul următoarei transe de fonduri. AI trebuie să efectueze plati numai în baza contractelor semnate.4 amp;Fondul Naţional şi RNAF sunt deplin răspunzători în faţa Comisiei pentru efectuarea corespunzătoare şi pe bază de informaţii corecte a transferurilor de fonduri.5 amp;Acordul de finanţare care se încheie între Fondul Naţional şi AI/O.P.C.P. şi care se andoseaza de către Comisie trebuie să cuprindă prevederi detaliate referitoare la efectuarea transferurilor.6 amp;Fondul Naţional trebuie să ţină evidenta tuturor transferurilor efectuate în scopul implementarii fiecărui program, subprogram, proiect şi, dacă este cazul, subproiect, cu finanţare PHARE. + Articolul 7PlatiÎn cazul în care acţionează ca agent de plată pentru un proiect, Fondul Naţional trebuie să efectueze plăţile către contractori în baza cererilor înaintate de Autorităţile de implementare (O.P.C.P./AI), în conformitate cu Manualul SID şi cu alte instrucţiuni emise de Comisie. Fondul Naţional are obligaţia de a raporta către O.P.C.P./AI plăţile efectuate, pentru ca acestea sa înregistreze fără întârziere informaţiile necesare în sistemul Perseus. + Articolul 8Controlul financiar1 amp;Autoritatea naţionala de control financiar competenţa va efectua un control financiar corespunzător al implementarii acordurilor de finanţare semnate cu fiecare AI şi, acolo unde este cazul, cu O.P.C.P. Un plan anual de audit şi un rezumat al rezultatelor auditurilor efectuate trebuie transmise Comisiei. Rapoartele de audit trebuie să fie la dispoziţia Comisiei.2 amp;Conturile şi operaţiunile tuturor structurilor de implementare relevante pot fi controlate periodic de către un auditor independent, contractat de Comisie, fără a aduce prejudiciu responsabilităţilor Comisiei şi ale Curţii Europene de Conturi, conform prevederilor din Condiţiile generale privind memorandumurile de finanţare, anexa la Acordul-cadru încheiat între România şi Comisie la 12 martie 1991. + Articolul 9Raportare1 amp;RNAF are obligaţia de a asigura ca în cadrul FN (după caz, AI şi O.P.C.P.) sa funcţioneze un sistem viabil de raportare financiară şi tehnica (Perseus, incluzând, printre altele, date referitoare la precalificari şi licitaţii) pentru toate fondurile PHARE, inclusiv pentru fondurile transferate către Agenţiile de implementare şi, acolo unde este cazul, către O.P.C.P.2 amp;În plus, Fondul Naţional are obligaţia, conform art. 4 amp;3 (iv), de a elabora rapoarte privind situaţia financiară a programelor, planificarea licitaţiilor viitoare, evaluarile în cadrul licitaţiilor organizate şi atribuirea contractelor, modul de implementare a proiectelor, dificultăţile intampinate (dacă este cazul), perspectivele de viitor, precum şi orice alte informaţii necesare solicitate de Comisie. De asemenea, Fondul Naţional trebuie să elaboreze rapoarte trimestriale referitoare la problematica mai sus menţionată, în cazul în care Comisia solicita aceasta în completarea raportarii prevăzute la art. 4. + Articolul 10PersonalBeneficiarul trebuie să furnizeze, pe cheltuiala proprie, resursele umane necesare pentru executarea corecta şi la timp a sarcinilor încredinţate Fondului Naţional. + Articolul 11Sediu, utilităţiBeneficiarul trebuie să furnizeze, din resurse proprii, sediul necesar, mobilierul de birou şi celelalte utilităţi pentru Fondul Naţional din cadrul Ministerului Finanţelor. + Articolul 12Costuri operationale ale Fondului NaţionalCosturile operationale ale Fondului Naţional trebuie suportate de către Beneficiar. + Articolul 13Conturi bancare1 amp;Pentru fiecare memorandum de finanţare Fondul Naţional trebuie să deschidă un cont bancar la Banca Naţionala a României sau un cont bancar garantat de Guvern. Acest cont bancar trebuie să aibă subconturi din care fiecare AI/O.P.C.P. este abilitata/abilitat să efectueze plati. În cazul în care acest sistem nu poate fi implementat, pot fi convenite aranjamente specifice între serviciile Comisiei şi Fondul Naţional. Contul trebuie să fie, în principiu, purtător de dobânda.2 amp;Valoarea dobânzii acumulate în conturile bancare trebuie comunicată Comisiei cu ocazia transmiterii fiecărei cereri de realimentare, precum şi la încheierea Programului. În baza unei propuneri primite de la RNAF, Comisia poate decide reinvestirea dobânzii în Program.3 amp;Contul bancar trebuie operat în sistemul dublei semnături, fiind necesare semnatura RNAF şi a unui responsabil cu contabilitatea Programului.4 amp;Fondul Naţional trebuie să comunice Comisiei toate informaţiile relevante, referitoare la conturile Fondului Naţional, precum şi la toate celelalte conturi ale Agentiilor de implementare şi ale altor entităţi către care sunt transferate fonduri PHARE. Informaţiile relevante includ, printre altele, denumirea şi sediul băncii, numărul contului, numele titularului/titularilor de cont, rata dobânzii, precum şi orice alta informaţie pe care Comisia o considera necesară. + Articolul 14Achiziţii1 amp;Achiziţiile trebuie efectuate conform Manualului SID, asigurând accesul liber, concurenta loiala şi transparenta, conform prevederilor cuprinse în titlul IX al Reglementării financiare, aplicabilă bugetului general al Comunităţii Europene, şi în reglementările PHARE.2 amp;De la caz la caz, Comisia poate aproba derogarea de la regulile PHARE standard, dacă derogarea este prevăzută în Reglementarea financiară şi în Reglementarea PHARE şi dacă este specificată în memorandumul de finanţare.3 amp;Fondul Naţional trebuie să asigure respectarea regulilor şi a procedurilor de achiziţii corespunzătoare. + Articolul 15Monitorizare şi evaluare1 amp;Beneficiarul trebuie să înfiinţeze un Comitet comun de monitorizare (CCM). Acesta trebuie să fie compus din Coordonatorul naţional al asistenţei, RNAF şi un reprezentant al Comisiei. CCM se va reuni cel puţin o dată pe an şi va analiza toate programele cu finanţare PHARE. CCM va evalua, pe baza rapoartelor de monitorizare, evoluţia programelor în ceea ce priveşte atingerea obiectivelor operationale ale aderării, stabilite prin memorandumul de finanţare. Dacă este necesar, CCM recomanda schimbarea prioritatilor şi/sau realocarea fondurilor PHARE, pentru a asigura îndeplinirea obiectivelor şi sarcinilor stabilite. 2 amp;În vederea monitorizarii programelor, CCM va numi un subcomitet de monitorizare. Acesta va fi format din Coordonatorul naţional al asistenţei, RNAF, Responsabilul cu autorizarea Programului din cadrul fiecărei Agenţii de implementare şi un reprezentant al Comisiei. Pe baza rapoartelor întocmite pentru Responsabilul cu autorizarea Programului şi pentru Comisie, precum şi pe baza oricăror alte evaluări relevante, subcomitetul va analiza în detaliu evoluţia înregistrată de fiecare program şi de componentele şi contractele sale, în conformitate cu Manualul SID, urmărind, printre altele, relevanta şi calitatea proiectării, eficienta, eficacitatea şi impactul dorit. Subcomitetul va analiza, printre altele, rezultatele efective, comparativ cu cele planificate, rata implementarii şi contractării, fluxul financiar, structurile de gestionare a programelor şi proiectelor; va inainta recomandări de ameliorare şi va lua măsurile corective necesare în cazul în care, fără un motiv întemeiat, Agenţia de implementare nu întreprinde acţiunile impuse de aceste recomandări. Subcomitetul va raporta CCM şi, înaintea întrunirii anuale a acestuia, va inainta un raport general detaliat cu privire la toate programele.3 amp;Independent de rapoartele de monitorizare elaborate la cererea CCM, Comisia şi RNAF pot solicita, împreună sau separat, un raport de evaluare independent, în orice stadiu al ciclului programului. Evaluarea va măsura, de asemenea, impactul şi modul corespunzător de îndeplinire a obiectivelor. Pentru acest exerciţiu va fi utilizata Metodologia de evaluare a Comisiei, care oferă cadrul de abordare a tuturor problemelor-cheie ale procesului de evaluare, cum sunt: relevanta, proiectarea, eficienta, eficacitatea, utilitatea şi sustenabilitatea. + Articolul 16Contabilitate şi auditare1 amp;Fondul Naţional trebuie să opereze un sistem contabil în partida dubla sau un sistem contabil analitic care să reflecte toate operaţiunile privind derularea contractelor, precum şi celelalte operaţiuni financiare referitoare la toate programele cu finanţare PHARE din România.2 amp;Conturile şi operaţiunile tuturor structurilor de implementare relevante, inclusiv ale Fondului Naţional, pot fi verificate periodic de către un auditor independent, contractat de Comisie, fără a aduce prejudiciu responsabilităţilor Comisiei şi ale Curţii Europene de Conturi, conform prevederilor din Condiţiile generale privind memorandumurile de finanţare, anexa la Acordul-cadru încheiat între România şi Comisie la 12 martie 1991.3 amp;Înregistrările scrise, referitoare la toate operaţiunile de gestionare financiară, licitaţii şi contractare, trebuie arhivate pentru o perioadă de 5 ani, calculată de la data închideriiProgramului. + Articolul 17Soluţionarea neintelegerilor1 amp;Orice neclaritate referitoare la executarea sau la interpretarea prezentului memorandum de înţelegere trebuie să fie subiect al consultărilor dintre Beneficiar şi Comisie, conducand, dacă este necesar, la un amendament la acesta.2 amp;În cazul neîndeplinirii unei obligaţii prevăzute în prezentul memorandum de înţelegere sau în instrucţiunile referitoare la acesta, precum şi în cazul neluării, în timp util, a măsurilor corective corespunzătoare, Comisia poate suspenda finanţarea programelor implementate prin sistemul introdus de prezentul memorandum de înţelegere, în urma consultărilor cu Beneficiarul, şi poate solicita rambursarea fondurilor PHARE.3 amp;În cazul în care consultarile nu conduc la soluţionarea neintelegerilor pe cale amiabila, părţile pot recurge la arbitraj, conform prevederilor cuprinse în anexa B la Condiţiile generale privind memorandumurile de finanţare, anexa la Acordul-cadru încheiat între România şi Comisie la 12 martie 1991. + Articolul 18Dispoziţii finalePrezentul memorandum de înţelegere poate fi modificat numai cu acordul scris al părţilor.Prezentul memorandum de înţelegere intră în vigoare la data semnării lui de către ambele părţi.Semnat la Bruxelles la 20 octombrie 1998. Pentru Guvernul României, Pentru Comunitatea Europeană, p. Ministrul finanţelor, Membru al Comisiei Europene, Constantin Ene Hans van den Broek Ministru delegat pe lângă primul-ministru pentru integrare europeană, Alexandru Herlea,------------
| EMITENT |
În temeiul art. 107 din Constituţia României şi al art. 5 din Legea nr. 4/1991 privind încheierea şi ratificarea tratatelor,Guvernul României hotărăşte: + Articolul 1Se aprobă Memorandumul de înţelegere dintre Guvernul României şi Comisia Europeană privind înfiinţarea Oficiului de Plati şi Contractare PHARE (O.P.C.P.), semnat la Bucureşti la 16 iulie 1998, prevăzut în anexa nr. I la prezenta hotărâre. + Articolul 2Se aprobă Memorandumul de înţelegere dintre Guvernul României şi Comisia Europeană privind înfiinţarea Fondului Naţional, semnat la Bruxelles la 20 octombrie 1998, prevăzut în anexa nr. II la prezenta hotărâre. + Articolul 3Primul-ministru numeşte prin decizie Coordonatorul naţional al asistenţei PHARE şi Responsabilul naţional cu autorizarea finanţării PHARE.PRIM-MINISTRURADU VASILEContrasemnează:---------------Ministrul finanţelor,Decebal Traian RemesMinistru delegatpe lângă primul-ministrupentru integrare europeană,Alexandru Herleap. Ministrul afacerilor externe,Ion Pascu,secretar de stat + Anexa 1 MEMORANDUM DE ÎNŢELEGEREîntre Guvernul României şi Comisia Europeană privind înfiinţarea Oficiului de Plati şi Contractare PHARE (O.P.C.P.) + Articolul 1Prezentare generalăÎnfiinţarea Oficiului de Plati şi Contractare PHARE (O.P.C.P.) trebuie inteleasa în contextul următoarelor necesitaţi şi cerinţe:- sporirea volumului şi complexităţii Programului PHARE pentru România şi creşterea concomitenta a numărului programelor şi proiectelor aflate în stadiu de implementare; schimbarea rolului Programului PHARE, care devine instrument de sprijinire a strategiei de preaderare a României; necesitatea funcţionarii unor proceduri financiare şi a unor structuri manageriale viabile, în conformitate cu reglementările Uniunii Europene;- dimensiunea Programului PHARE în România, care face ineficienta, din punct de vedere al costurilor, o structura bazată pe funcţionarea unui număr mare de unităţi de administrare a Programului (Programme Management Unit - PMU); necesitatea limitării numărului de unităţi de administrare a Programului, care gestionează programe sectoriale individuale, în acest fel evitandu-se atât complexitatea efectuării transferului şi monitorizarii fondurilor, cat şi divergenta metodelor de contabilizare şi raportare financiară către Comisie;- necesitatea infiintarii unui sistem de management financiar PHARE compatibil cu reglementările şi cu procedurile bugetare ale Uniunii Europene, asigurându-se astfel un control financiar eficient;- avantajul unui management financiar viabil şi al eficientei unei singure unităţi, în subordinea Ministerului Finanţelor, dotată în mod corespunzător cu personalul necesar pentru a asigura administrarea financiară, evidenţa contabilă şi efectuarea plăţilor PHARE în numele Guvernului României; funcţia acestei unităţi, de punct unic de referinţa, responsabil pentru aspectele mai sus menţionate. + Articolul 2Înfiinţarea Oficiului de Plati şi Contractare PHARE (O.P.C.P.)1. O.P.C.P. se va constitui şi va funcţiona în subordinea Ministerului Finanţelor din România. Gestionarea fondurilor PHARE de către O.P.C.P. se realizează conform prevederilor prezentului memorandum de înţelegere şi ale reglementărilor Uniunii Europene privind utilizarea fondurilor PHARE, convenite în Acordul-cadru încheiat între România şi Comisie la 12 martie 1991.2. O.P.C.P. va răspunde şi va raporta direct responsabilului cu autorizarea Programului (RAP) (Programme Authorising Officer - PAO), numit de Guvernul României.3. O.P.C.P. va deţine întreaga responsabilitate privind toate aspectele procedurale şi administrative ale problemelor bugetare, licitaţiilor, administrării contractelor, efectuării plăţilor, ţinerii evidentei contabile şi raportarii financiare, în legătură cu achiziţiile de servicii, bunuri şi lucrări, în cadrul Programului PHARE în România. O.P.C.P. trebuie să asigure respectarea regulilor, reglementărilor şi procedurilor PHARE privind achiziţiile de servicii, bunuri şi lucrări, precum şi funcţionarea unui sistem de raportare corespunzător.4. Autorităţile însărcinate cu implementarea fiecărui program (Autorităţile de implementare) vor deţine întreaga responsabilitate privind aspectele tehnice ale implementarii Programului. Responsabilităţile Autorităţilor de implementare sunt precizate în anexa nr. 1 la prezentul memorandum de înţelegere.5. La solicitarea Autorităţilor de implementare, O.P.C.P. va acorda acestora consultanţa privind procedurile de implementare a Programelor PHARE (structura Programelor de lucru, a Planurilor strategice, procedurile de achiziţii şi contractare etc.); cu toate acestea, responsabilitatea privind aspectele tehnice ale implementarii revine în întregime Autorităţilor de implementare. O.P.C.P. urmează să îşi dezvolte capacitatea de expertiza şi documentaţia necesară în acest scop.6. O.P.C.P. va avea următoarele sarcini:Licitaţii: primirea de la Autorităţile de implementare, în formate standard, a termenilor de referinţa, a cererilor de oferta şi a fişelor rezumative privind licitaţia; furnizarea informaţiilor către ofertanţi, conform procedurilor PHARE, şi solicitarea publicării de către Comisia Europeană a licitaţiilor pe Internet (în pagina web PHARE), conform prevederilor art. 118, cu modificările ulterioare, al Reglementării financiare; verificarea actualizării corespunzătoare a Rapoartelor trimestriale privind implementarea programelor, elaborate de Autorităţile de implementare; verificarea procedurala a listelor scurte şi a documentaţiei licitaţiei, pregătite de Autorităţile de implementare care primesc, de asemenea, toate scrisorile conţinând expresii de interes; verificarea şi solicitarea de modificări, dacă este necesar, pentru asigurarea conformitatii cu reglementările PHARE; asigurarea pregătirii corespunzătoare a dosarelor de licitaţie; transmiterea dosarelor de licitaţie către ofertanţi; verificarea componentei comisiilor de evaluare; participarea la sesiunile de evaluare ca observator sau preşedinte al comisiei de evaluare (în funcţie de opţiunea O.P.C.P.), pentru a asigura respectarea procedurilor; furnizarea consultantei şi a sprijinului administrativ necesar pentru efectuarea evaluărilor; asigurarea pregătirii corespunzătoare a raportului de evaluare, care trebuie întocmit de comisia de evaluare respectiva.Contractare: supervizarea evaluării şi atribuirii contractelor, în vederea asigurării respectării procedurilor administrative PHARE (dar nu implicarea propriu-zisa - cu excepţia acordării de consultanţa în probleme procedurale - în evaluarea tehnica sau financiară, în selectare, care rămân în responsabilitatea Autorităţii de implementare); negocierea contractelor, acolo unde este cazul (Autoritatea de implementare trebuie să furnizeze asistenţa tehnica necesară), elaborarea proiectelor de contract, pregătirea şi semnarea contractelor, în baza solicitării şi a recomandărilor tehnice primite din partea Autorităţii de implementare; asigurarea conformitatii cu cerinţele PHARE administrative şi juridice (în cazul neconformitatii, directorul O.P.C.P. trebuie să informeze în scris Autoritatea de implementare respectiva); RAP deţine responsabilitatea semnării contractului (andosat de Comisia Europeană); înregistrarea contractului încheiat, prin atribuirea codului de legătură cu numărul Programului şi al Proiectului.Administrare: verificarea, din punct de vedere administrativ, a Planurilor strategice, a Programelor de lucru şi a Rapoartelor de monitorizare şi evaluare, înaintate de Autoritatea de implementare responsabilă de respectivele proiecte finanţate din fonduri PHARE, înainte de andosarea documentelor menţionate de Comisia Europeană, conform procedurilor Manualului SID în vigoare. Autoritatea de implementare este responsabilă pentru pregătirea documentelor menţionate, care trebuie semnate de RAP (sau de directorul O.P.C.P.). O.P.C.P. trebuie să înainteze Comisiei Europene un Program de lucru pentru fiecare Program, indiferent de numărul Autorităţilor de implementare implicate în administrarea tehnica a Programului.Contabilitate: operationalizarea şi asigurarea funcţionarii în continuare a sistemului contabil necesar; utilizarea unor registre contabile separate pentru fiecare program sectorial şi înregistrarea contabila adecvată a tuturor plăţilor la nivel de program, proiect, contract etc; operarea conturilor financiare, în condiţiile efectuării tuturor verificărilor standard şi a reconcilierilor bancare necesare; înregistrarea tuturor tranzacţiilor în sistemul de raportare furnizat de Comisia Europeană, în conformitate cu prevederile Manualului SID.Plati: efectuarea corecta şi la timp a plăţilor, în conformitate cu procedurile Manualului SID în vigoare; primirea solicitărilor de plată de la contractori şi verificarea conformitatii acestor cereri; solicitarea autorizării de plată ("citit şi aprobat") din partea Autorităţii de implementare sau, după caz, returnarea la contractor a cererii de plată, pentru modificări.Raportare: elaborarea Rapoartelor lunare privind situaţia financiară a fiecărui program; distribuirea acestor rapoarte către Autorităţile de implementare, Departamentul pentru Integrare Europeană, Delegaţia Comisiei Europene în România şi Comisia Europeană; furnizarea periodică de informaţii la zi privind planificarea licitaţiilor, a evaluării ofertelor şi a atribuirii contractelor, în conformitate cu prevederile Manualului SID.Cont PHARE: operarea unui cont bancar separat pentru fiecare program gestionat de O.P.C.P., conform înţelegerii dintre Guvernul României şi Comisia Europeană; menţinerea, monitorizarea şi întreprinderea măsurilor necesare pentru realimentarea conturilor bancare, pe baza Programelor de lucru elaborate de fiecare Autoritate de implementare şi a plăţilor efectuate de Autoritatea de implementare, raportarea lunară a situaţiei contului bancar, pregătirea cererilor, către Comisia Europeană, de efectuare a plăţilor în avans. Instruire: organizarea şi desfăşurarea, în funcţie de necesitaţi, a unor sesiuni de instruire privind procedurile PHARE de efectuare a plăţilor şi achiziţiilor, în beneficiul acelor agenţii/fundaţii care vor continua sa funcţioneze în mod autonom.Consultanţa privind procedurile: acordarea de consultanţa, la solicitarea Autorităţilor de implementare, în probleme privind procedurile de achiziţii şi financiare PHARE.Audit: întreprinderea de măsuri necesare pentru asigurarea auditarii conturilor de către autorităţile naţionale; cooperarea cu Comisia Europeană şi cu autorităţile naţionale şi sprijinirea acestora în îndeplinirea cerinţelor de audit. + Articolul 3Personalul O.P.C.P.O.P.C.P. va fi constituit din minimum 15 angajaţi: directorul O.P.C.P., 8 experţi (responsabili pentru licitaţii, contractari, plati, contabilitate, administrarea contractelor şi raportări financiare), un contabil-şef, un specialist în tehnica de calcul, un administrator/casier, un asistent, o secretara şi un sofer. Guvernul României trebuie să suporte toate cheltuielile legate de personal.Personalul va fi angajat prin concurs, conform legii române. Asistenţa tehnica furnizată prin Programul PHARE va oferi sprijin pentru înfiinţarea structurilor şi operationalizarea procedurilor necesare. Părţile implicate trebuie să asigure, din stadiul iniţial, continuitatea prezentei unei asistente tehnice adecvate, conform art. 4. + Articolul 4Sediul O.P.C.P., facilităţi şi costuri de operare1. Ministerul Finanţelor trebuie să pună la dispoziţie un spaţiu adecvat pentru sediul O.P.C.P.; acest spaţiu va include spaţiul pentru birourile personalului O.P.C.P., arhiva, încăpere pentru intalniri, spaţiu pentru auditori, consultanţi, instructori, precum şi facilităţi de comunicare.2. Cheltuielile pentru consultanţa şi instruire în vederea funcţionarii eficiente a O.P.C.P., precum şi cele aferente facilităţilor necesare administrării curente a O.P.C.P., incluzând echipamentul de calcul, de fotocopiere şi de telecomunicaţii, programele pentru calculator şi toate costurile curente de operare, vor fi suportate din Programul PHARE pentru România, pe o perioadă iniţială de 3 ani. În acest scop un buget de maximum 0,5 milioane ECU a fost alocat, în cadrul Programului Operational de Ţara PHARE 1997, pentru primii 2 ani de funcţionare a O.P.C.P.3. Începând cu al patrulea an de funcţionare aceste costuri de operare ale O.P.C.P. vor fi preluate treptat pentru a fi suportate de către autorităţile române, în baza unei propuneri care urmează să fie aprobată anual de către Comisia Europeană, astfel:- 33% în al patrulea an de funcţionare a O.P.C.P. (67% se suporta din fonduri PHARE);- 67% în al cincilea an de funcţionare a O.P.C.P. (33% se suporta din fonduri PHARE);- 100% în al saselea an de funcţionare a O.P.C.P. + Articolul 5Responsabilul cu autorizarea Programului (RAP)1. Guvernul României va numi responsabilul cu autorizarea Programului (RAP), la care se face referire în art. 2, şi care este responsabil cu activităţile desfăşurate de O.P.C.P. RAP va raporta Coordonatorului naţional al asistenţei, conform regulilor PHARE.2. RAP poate delega unele dintre responsabilităţile sale, inclusiv dreptul de semnatura pe toate documentele, şi sarcinile prevăzute la alin. 6 al art. 2 cel mult altor 2 oficiali (directorul O.P.C.P. sau orice alt semnatar delegat) ale căror semnături îi devin - ca urmare a delegării - opozabile. Responsabilităţile astfel delegate vor fi enumerate în mod clar într-un document separat şi vor fi comunicate Comisiei Europene. RAP poate să revoce oricând delegarea dreptului de semnatura. + Articolul 6Conturile bancare ale O.P.C.P.1. O.P.C.P. va deschide un cont bancar distinct pentru fiecare program, conform înţelegerii dintre Guvernul României şi Comisia Europeană şi conform prevederilor alin. 6 al art. 2. Pentru fiecare program va fi deschis un singur cont bancar.2. Conturile bancare specificate la alin. 1 vor fi deschise la una dintre cele trei bănci deja selectate în acest scop şi agreate de Comisia Europeană şi de Guvernul României. Comisia Europeană îşi rezerva dreptul de a reanaliza periodic serviciile oferite de banca selectata.3. Conturile bancare vor fi denominate în ECU. Sumele reprezentând dobânda bonificata de banca se comunică periodic Comisiei Europene şi pot fi reinvestite în activităţile din cadrul memorandumului de finanţare respectiv, numai cu aprobarea Comisiei Europene şi în conformitate cu prevederile Manualului SID în vigoare.4. Conturile bancare vor fi operate în sistemul dublei semnături, necesitand cel puţin semnatura RAP.5. O.P.C.P. va comunică Comisiei Europene toate informaţiile relevante referitoare la conturile bancare, confirmate de banca (denumirea şi sediul băncii, numerele de cont, numele titularilor de cont şi ratele dobânzii). + Articolul 7Transferul fondurilor1. O.P.C.P. va tine evidenta tuturor plăţilor în avans, primite în scopul implementarii fiecărui program şi proiect finanţat din fonduri PHARE.2. Comisia Europeană trebuie să efectueze plăţile în avans în baza cererii primite de la RAP sau de la delegatul acestuia, dar numai după aprobarea de către Comisia Europeană a documentelor de planificare prevăzute în Manualul SID, semnate în prealabil de către persoanele competente din cadrul Autorităţii de implementare şi verificate, din punct de vedere al conformitatii bugetare şi administrative, de către RAP. + Articolul 8PlatiSumele primite în contul bancar ca plati în avans vor fi utilizate pentru efectuarea plăţilor pe baza facturilor - confirmate de către Autorităţile de implementare - aferente contractelor semnate de O.P.C.P. şi finanţate din fonduri PHARE. + Articolul 9Procedurile de atribuire a contractelorO.P.C.P. trebuie să execute procedurile în vigoare de atribuire a contractelor, prevăzute în Manualul SID. + Articolul 10Contabilitatea1. O.P.C.P. va opera un sistem contabil care să asigure reflectarea tuturor operaţiunilor contractuale şi a celorlalte operaţiuni financiare ce decurg din implementarea programelor şi proiectelor finanţate din fonduri PHARE în România.2. Acest sistem va trebui să respecte cerinţele cu privire la managementul financiar, prevăzute în Manualul SID, precum şi cerinţele SID de raportare furnizate de Comisia Europeană. + Articolul 11Audit1. Conturile şi operaţiunile efectuate de O.P.C.P. pot fi verificate periodic de către un auditor independent, contractat de Comisia Europeană, fără a aduce prejudiciu responsabilităţilor Comisiei Europene şi ale Curţii Europene de Conturi, conform prevederilor din Condiţiile generale privind memorandumurile de finanţare, anexa la Acordul-cadru încheiat între România şi Comisia Europeană la 12 martie 1991.2. Înregistrările scrise, referitoare la toate operaţiunile de gestionare financiară, licitaţii şi contractare, trebuie arhivate pentru o perioadă de 5 ani, calculată de la data închiderii Programului. + Articolul 12ArbitrajÎn aplicarea prevederilor art. 2, 6, 7, 8 şi 10, orice posibila disputa privind regulile de utilizare a fondurilor PHARE trebuie rezolvată de către părţile contractante pe cale amiabila şi în conformitate cu prevederile Acordului-cadru semnat la 12 martie 1991. + Articolul 13Dispoziţii finale1. Prezentul memorandum de înţelegere va fi în vigoare pe o durată de 6 ani, calculată din momentul semnării de către ambele părţi contractante. Aceasta durata va putea fi extinsă cu acordul părţilor, pe baza unui schimb de scrisori.2. Prezentul memorandum de înţelegere urmează să fie analizat la încheierea fiecărui an de operare şi, ca urmare a acestor analizari, poate fi modificat prin schimb de scrisori, fără a aduce astfel prejudiciu responsabilităţilor Comisiei Europene, care îşi rezerva dreptul de a revizui prevederile privind implementarea, după caz, conform prevederilor Manualului SID. De asemenea, prezentul memorandum de înţelegere poate fi modificat prin schimb de scrisori, în cazul introducerii unor noi structuri de implementare a Programelor PHARE, caz în care unele responsabilităţi ale O.P.C.P., prevăzute în prezentul memorandum de înţelegere, vor fi transferate Fondului Naţional.3. Aspectele tehnice şi responsabilităţile Autorităţilor de implementare (conform prevederilor art. 2) sunt precizate în anexa nr. 1 care face parte integrantă din prezentul memorandum de înţelegere.4. Modalităţile financiare de sprijin PHARE acordat O.P.C.P. (pentru personal, facilităţi şi costuri de operare, prevăzute la art. 3 şi 4) sunt precizate în anexa nr. 2 care face parte integrantă din prezentul memorandum de înţelegere.5. Prezentul memorandum de înţelegere intră în vigoare la data semnării lui de către ambele părţi.Semnat la Bucureşti la 16 iulie 1998. Pentru Guvernul României, Pentru Comisia Europeană, Daniel Daianu, Andrew Rasbash, ministrul finanţelor însărcinat cu afaceri Alexandru Herlea, ministru delegat pe lângă primul-ministru pentru integrare europeană + Anexa 1 RESPONSABILITĂŢILE AUTORITĂŢILOR DE IMPLEMENTAREConform prevederilor alin. 4 al art. 2 din Memorandumul de înţelegere privind înfiinţarea O.P.C.P. în subordinea Ministerului Finanţelor din România, prezenta anexa, ca parte integrantă a memorandumului de înţelegere, descrie responsabilităţile autorităţii care beneficiază de asistenţa tehnica (Autoritatea de implementare).1. Implementarea proiectelor este responsabilitatea Autorităţii de implementare. Autoritatea de implementare este responsabilă în faţa Guvernului României şi a Comisiei Europene pentru implementarea corespunzătoare şi la timp a proiectelor.2. Responsabilităţile Autorităţilor de implementare includ: a) identificarea, programarea şi detalierea programelor şi proiectelor, pe baza prioritatilor convenite, asigurându-se conformitatea şi încadrarea lor în strategia de aderare şi în programele sectoriale; b) implementarea din punct de vedere tehnic a proiectelor mai sus menţionate, incluzând susţinerea acestora prin politicile sectoriale, monitorizarea şi execuţia; c) managementul procedural şi administrativ:- pregătirea Planurilor strategice, a Programelor de lucru, a bugetelor şi a Rapoartelor de monitorizare şi evaluare referitoare la programele cu finanţare PHARE;- furnizarea trimestriala a informaţiilor de actualizare privind stadiul implementarii programelor, precum şi a informaţiilor actualizate periodic privind planificarea licitaţiilor şi a evaluării ofertelor;- definirea conţinutului proiectelor şi a bazei în care se încheie contractele de implementare a acestora, incluzând pregătirea termenilor de referinţa şi a listelor scurte; îndeplinirea funcţiei de secretariat pentru primirea, deschiderea şi evaluarea ofertelor; evaluarea ofertelor, selectarea contractorului şi negocierea contractului;- planificarea activităţilor proprii, raportarea periodică către autoritatea responsabilă şi asigurarea schimbului de informaţii cu Comisia Europeană, referitoare la aspectele tehnice;- înaintarea către O.P.C.P. a cererilor de pregătire şi încheiere a contractelor (pe baza unui dosar complet incluzând raportul de evaluare, oferta tehnica şi financiară, precum şi o nota explicativa) şi aprobarea facturilor remise de contractori în vederea efectuării plăţilor de către O.P.C.P.;- administrarea proiectelor şi a contractelor aferente acestora, asigurarea funcţionarii unui sistem informaţional pentru monitorizarea derulării acestora şi întreprinderea măsurilor necesare pentru a asigura îndeplinirea de către contractor a sarcinilor ce îi revin conform termenilor de referinţa; furnizarea către O.P.C.P. şi Comisia Europeană a Rapoartelor trimestriale şi anuale privind executarea proiectelor.3. Nici un fel de costuri ale Autorităţilor de implementare nu poate fi finanţat din fonduri PHARE. + Anexa 2 MODALITĂŢI DE SPRIJIN PHARE ACORDAT O.P.C.P.Conform prevederilor art. 12 din Memorandumul de înţelegere privind înfiinţarea O.P.C.P. în subordinea Ministerului Finanţelor din România, prezenta anexa, ca parte integrantă a memorandumului de înţelegere, descrie modalităţile financiare de sustinere a O.P.C.P. din fonduri PHARE (personal, facilităţi şi costuri de operare). + Articolul 1Responsabilităţile Ministerului Finanţelor din România Ministerul Finanţelor din România este responsabil pentru:- publicarea anunţului, selectarea şi angajarea pe bază de concurs a personalului O.P.C.P., în structura prevăzută pentru acesta;- aprobarea fişelor posturilor, a atribuţiilor angajaţilor, a nivelului de remunerare şi a celorlalte condiţii privind activitatea personalului;- plata salariilor angajaţilor. + Articolul 2Sediul O.P.C.P., facilităţi şi costuri de operare1. Conform prevederilor alin. 2 şi 3 ale art. 4 din memorandumul de înţelegere, Ministerul Finanţelor va pune la dispoziţie pentru întregul personal al O.P.C.P., pe toată durata de aplicare a memorandumului de înţelegere, un spaţiu adecvat pentru birouri, inclusiv un spaţiu pentru arhive, şi o încăpere separată pentru intalniri şi instruire.2. Conform prevederilor alin. 2 al art. 4 din memorandumul de înţelegere şi în scopul asigurării funcţionarii efective şi eficiente a O.P.C.P., sprijinul PHARE acordat acestuia va include achiziţionarea de echipamente de birotica şi documentaţie, instruirea personalului şi stabilirea legăturilor informationale.3. Conform prevederilor alin. 2 al art. 4 din memorandumul de înţelegere, costurile de funcţionare a O.P.C.P. vor fi suportate din alocarea PHARE pentru România, după cum urmează:- costurile cu comunicaţiile, inclusiv conectarea şi plata abonamentului la furnizorul de Internet;- dotarea cu materiale a birourilor (rechizite);- transportul extern cu avionul;- transportul intern;- cheltuielile cu întreţinerea vehiculului.Costurile mai sus menţionate vor fi suportate integral din fonduri PHARE, pentru o perioadă iniţială de 3 ani.Conform prevederilor art. 4 din memorandumul de înţelegere, suma totală pentru primii 2 ani a fost fixată, în varianta iniţială a Programului Operational de Ţara PHARE 1997, la 0,5 milioane ECU. Pentru toţi anii următori Ministerul Finanţelor va inainta Comisiei Europene spre aprobare o propunere anuală de finanţare. După expirarea acestei perioade iniţiale costurile curente ale O.P.C.P. vor fi preluate treptat de autorităţile române, conform prevederilor alin. 3 al art. 4 din memorandumul de înţelegere. + Anexa 2 MEMORANDUM DE ÎNŢELEGEREîntre Guvernul României şi Comisia Europeană privind înfiinţarea Fondului NaţionalÎntrucât strategia intarita de preaderare este menita să permită tuturor statelor candidate din Europa Centrala şi de Est ca în cele din urma sa devină state membre şi, în acest scop, să se alinieze cat mai repede posibil la acquisul comunitar înainte de aderare,întrucât Parteneriatul de aderare este o componenta-cheie a strategiei întărite de preaderare, care va mobiliza într-un cadru unic toate formele de asistenţa acordată ţărilor candidate, întrucât este importanţa îmbunătăţirea sistemelor de management existente, în scopul atingerii obiectivelor stabilite în Parteneriatul de aderare,Uniunea Europeană, reprezentată de Comisia Europeană, denumita în continuare Comisia, pe de o parte, şiGuvernul României, actionand în numele României, denumit în continuare Beneficiar, pe de altă parte,au convenit următoarele: + Articolul 1Definiţii- Sistem de Implementare Descentralizat - SID (Decentralised Implementation System - DIS)Sistem de implementare a Programului PHARE, în cadrul căruia o parte a managementului şi responsabilităţilor se transfera tarii partenere, în timp ce Comisiei îi revine responsabilitatea finala, conform tratatelor Comunităţii Europene.- Oficiul de Plati şi Contractare PHARE - O.P.C.P. (Central Finance and Contracts Unit - CFCU)Organism de implementare a SID, din cadrul administraţiei naţionale, responsabil cu organizarea şi desfăşurarea licitaţiilor, a contractarilor şi cu efectuarea plăţilor în cadrul proiectelor de dezvoltare instituţională şi - dacă se prevede explicit - a altor proiecte. Pentru aceste proiecte implementarea tehnica este realizată de un responsabil de program - RP (Senior Programme Officer - SPO).- Agenţie de implementare - AI (Implementing Agency - IA)Organism de implementare a SID, din cadrul administraţiei naţionale, responsabil cu organizarea şi desfăşurarea licitaţiilor, a contractarilor şi cu efectuarea plăţilor, precum şi cu implementarea tehnica, în cazul proiectelor de sprijinire a investiţiilor şi - dacă se prevede explicit - a altor proiecte.- Comitet Comun de Monitorizare - CCM (Joint Monitoring Committee - JMC) Comitet format din Responsabilul naţional cu autorizarea finanţării - RNAF (Naţional Authorising Officer - NAO), Coordonatorul naţional al asistenţei (Naţional Aid Coordinator - NAC) şi din reprezentanţi ai Comisiei, care are sarcina reexaminarii programelor PHARE.- Coordonatorul naţional al asistenţei - CNA (Naţional Aid Coordinator - NAC)Oficial din cadrul administraţiei naţionale, responsabil cu activitatea de programare în cadrul Beneficiarului. CNA asigura o legătură strânsă între procesul general de aderare şi utilizarea asistenţei financiare nerambursabile acordate de Uniunea Europeană, fiind, de asemenea, responsabil cu monitorizarea şi cu evaluarea programelor PHARE.- Responsabilul naţional cu autorizarea finanţării - RNAF (Naţional Authorising Officer - NAO)Oficial din cadrul administraţiei naţionale, care conduce Fondul Naţional - FN (Naţional Fund - NF). RNAF are întreaga responsabilitate a managementului financiar al fondurilor PHARE.- Fondul Naţional - FN (Naţional Fund - NF)Entitate cu rol de trezorerie centrala din cadrul Ministerului Finanţelor, prin intermediul căreia fondurile Uniunii Europene sunt transferate către Beneficiar.- PerseusSistemul curent de raportare financiară al Comisiei Europene.- Responsabilul cu autorizarea Programului - RAP (Programme Authorising Officer - PAO)Oficial din cadrul administraţiei naţionale, care conduce o AI sau O.P.C.P. RAP este responsabil pentru funcţiona- rea AI/O.P.C.P. şi pentru managementul financiar judicios al proiectelor care se implementeaza.- Responsabilul de program - RP (Senior Programme Officer - SPO) Oficial din cadrul administraţiei naţionale (minister de resort/agenţie guvernamentală), responsabil cu implementarea tehnica a proiectelor pentru care O.P.C.P. are responsabilitatea implementarii administrative şi financiare. + Articolul 2Fondul Naţional şi Responsabilul naţional cu autorizarea finanţării1 amp;Beneficiarul are obligaţia de a înfiinţa Fondul Naţional, ca entitate cu rol de trezorerie centrala, în subordinea unui Responsabil naţional cu autorizarea finanţării, denumit în continuare RNAF, din cadrul Ministerului Finanţelor, în scopul gestionării asistenţei financiare alocate Beneficiarului de către Uniunea Europeană, conform Sistemului de implementare descentralizat, denumit în continuare SID.2 amp;Responsabil naţional cu autorizarea finanţării trebuie să fie un oficial cu rang de ministru sau de secretar de stat, numit de Beneficiar. Responsabilul naţional cu autorizarea finanţării nu poate deţine în acelaşi timp şi funcţia de coordonator naţional al asistenţei. Responsabilul naţional cu autorizarea finanţării poate delega responsabilităţile sale cel mult altor 2 oficiali, dar el va rămâne răspunzător în final pentru toate responsabilităţile cu care este investit conform prevederilor prezentului memorandum de înţelegere şi ale altor acorduri încheiate în baza acestuia. + Articolul 3Responsabilităţile Responsabilului naţional cu autorizarea finanţării (RNAF)1 amp;Responsabilul naţional cu autorizarea finanţării (RNAF) deţine întreaga responsabilitate a gestionării financiare a fondurilor PHARE. El trebuie să asigure respectarea tuturor regulilor, reglementărilor şi procedurilor PHARE referitoare la achiziţii, raportare şi management financiar, precum şi funcţionarea adecvată a unui sistem de raportare şi informare pentru fiecare proiect. RNAF deţine întreaga răspundere pentru fondurile PHARE ale unui program, până la închiderea acestuia.2 amp;Autoritatea naţionala de control financiar trebuie să desfăşoare un control financiar adecvat. Responsabilul naţional cu autorizarea finanţării trebuie să asigure funcţionarea unui sistem de raportare financiară pentru toate fondurile PHARE. El va fi răspunzător în faţa Comisiei pentru utilizarea fondurilor. În îndeplinirea acestor responsabilităţi Responsabilul naţional cu autorizarea finanţării este răspunzător pentru următoarele sarcini: (i) solicitarea şi gestionarea fondurilor de la Comisie;(îi) numirea responsabililor cu autorizarea Programului (RAP) în cadrul fiecărei Agenţii de implementare (AI) şi, acolo unde este cazul, al Oficiului de Plati şi Contractare PHARE (O.P.C.P.), prin consultare cu Coordonatorul naţional al asistenţei;(iii) încheierea acordurilor de finanţare pe care le va semna cu fiecare Agenţie de implementare şi, acolo unde este cazul, cu O.P.C.P., selectate şi andosate de Comisie;(iv) asigurarea fluxului de finanţare din resurse naţionale şi din alte resurse de cofinantare, după cum este stabilit prin memorandumurile de finanţare privind Programele PHARE;(v) asigurarea ţinerii la zi a unui sistem de raportare financiară (Perseus) pentru fondurile PHARE şi a respectării întru totul, de către Agenţiile de implementare şi, acolo unde este cazul, de către O.P.C.P., a procedurilor de raportare;(vi) transferarea fondurilor către Agenţiile de implementare şi, acolo unde este cazul, către O.P.C.P., în conformitate cu mecanismul stabilit prin acordul de finanţare;(vii) participarea, alături de Comisie şi de Coordonatorul naţional al asistenţei, la un Comitet comun de monitorizare;(viii) recuperarea fondurilor neutilizate de la AI/O.P.C.P. la încheierea Programului.3 amp;Aspectele tehnice şi administrative ale implementarii unui program, inclusiv licitaţiile şi contractarea, vor fi integral în responsabilitatea Agenţiei de implementare, a O.P.C.P. sau a ministerului de resort/agenţiei implicate.4 amp;Neîndeplinirea oricăreia dintre responsabilităţile stabilite prin prezentul memorandum de înţelegere va conduce la rambursarea fondurilor PHARE către Comisie. + Articolul 4Solicitarea de fonduri de la Comisie1 amp;Un avans, reprezentând un procent din bugetul total prevăzut în memorandumul de finanţare care va fi gestionat în mod descentralizat, va fi transferat de Comisie către Fondul Naţional după semnarea memorandumului de finanţare, cu condiţia ca prevederile art. 13 (Conturi bancare) sa fi fost îndeplinite. Avansul nu poate depăşi 20% din bugetul total al Programului.2 amp;Valoarea avansului şi a realimentarilor ulterioare, precum şi momentele la care se face transferul acestora vor fi specificate în memorandumul de finanţare. În cazul în care totalul fondurilor aflate la dispoziţia Fondului Naţional, a O.P.C.P. şi a Agentiilor de implementare depăşeşte 10% din totalul bugetului în vigoare al Programului, care va fi gestionat în mod descentralizat, cererile de realimentare nu pot fi admise decât cu autorizare prealabilă din partea Comisiei.3 amp;Cererea de acordare a unui avans sau a unei realimentari, care trebuie certificată şi aprobată de Responsabilul naţional cu autorizarea finanţării, se înaintează Comisiei pentru aprobare şi pentru efectuarea transferului. Cererea de realimentare trebuie să fie însoţită de:(i) o declaraţie de cheltuieli, care indica suma cumulată contractată şi plătită, detaliată pe subprograme, proiecte şi subproiecte (acolo unde este cazul), reflectand legătură dintre bugetul indicativ (prevăzut prin memorandumul de finanţare) şi cheltuielile şi plăţile efectiv realizate conform raportarii financiare prezentate de AI/O.P.C.P. De asemenea, trebuie anexat un tabel care să reflecte legătură dintre AI/O.P.C.P. şi proiectul pe care aceasta/acesta îl gestionează/coordonează;(îi) o raportare financiară corespunzătoare (Perseus), indicând contractele încheiate şi plăţile efectuate;(iii) reconcilierea bancară pentru conturile bancare deschise de FN şi AI/O.P.C.P. De asemenea, trebuie comunicată dobânda acumulată în aceste conturi bancare;(iv) rapoarte de activitate, conform prevederilor art. 9; (v) o declaraţie scrisă a RNAF, specificand ca informaţiile din cererea de realimentare sunt corecte şi ca implementarea asistenţei PHARE progreseaza satisfăcător şi în conformitate cu obiectivele stabilite prin memorandumul de finanţare.4 amp;Imediat după încheierea perioadei de plati precizate în memorandumul de finanţare RNAF trebuie să emita o declaraţie finala, însoţită de documentaţia justificativă, care să indice suma totală contractată şi plătită. De asemenea, trebuie anexată reconcilierea bancară finala, indicând soldurile existente în conturile bancare ale FN, AI/O.P.C.P. 5 amp;Comisia îşi rezerva dreptul de a solicita informaţii suplimentare pentru justificarea transferurilor de fonduri.6 amp;În mod excepţional Responsabilul naţional cu autorizarea finanţării poate solicita un avans/realimentare mai mare de 20%, numai dacă previziunea fluxului de numerar, elaborata în baza listei cuprinzând contractele Agentiilor de implementare, demonstreaza ca necesarul fluxului de numerar pentru perioada următoare depăşeşte 20% .7 amp;Memorandumul de finanţare va cuprinde prevederi şi condiţii precise privind efectuarea transferurilor de fonduri.8 amp;Fondul Naţional trebuie să ţină evidenta tuturor plăţilor în avans şi a realimentarilor primite în scopul implementarii fiecărui program, subprogram, proiect şi, dacă este cazul, subproiect cu finanţare PHARE. + Articolul 5Realocarea fondurilor1 amp;RNAF poate solicita o realocare de fonduri de la un subprogram la altul, în cadrul aceluiaşi memorandum de finanţare (ajustare de program), ca urmare a recomandarii făcute de Comitetul comun de monitorizare. Realocarea devine efectivă numai în urma andosarii ei de către Comisie, pe baza unei justificări detaliate.În cazul în care suma de realocat reprezintă mai puţin de 15% din valoarea memorandumului de finanţare şi nu se impune o modificare a obiectivelor stabilite prin memorandumul de finanţare respectiv, aceasta andosare este de competenţa delegaţiei Comisiei. Următoarea declaraţie de cheltuieli [art. 4 amp;3 (i)] trebuie să conţină aceste realocari şi sa includă, anexat, o copie de pe andosare de către delegaţia Comisiei.2 amp;Dacă suma de realocat reprezintă mai puţin de 15%, dar realocarea impune o modificare a obiectivelor faţă de cele stabilite prin memorandumul de finanţare respectiv, dacă realocarea propusă depăşeşte 15% sau dacă se elimina proiecte existente ori se includ proiecte noi implicând o modificare a obiectivelor stabilite prin memorandumul de finanţare respectiv, cererea de realocare trebuie înaintată Comisiei pentru aprobare şi realocarea va face obiectul unei noi decizii a Comisiei.3 amp;După caz, RNAF poate solicita o realocare de fonduri de la un subproiect la altul, în cadrul aceluiaşi proiect, ca urmare a recomandarii făcute de Subcomitetul de monitorizare. Aceasta realocare devine efectivă numai în urma andosarii ei de către delegaţia Comisiei, pe baza unei justificări detaliate. Dacă realocarea impune o modificare a obiectivelor faţă de cele stabilite prin memorandumul de finanţare respectiv sau dacă se elimina subproiecte existente ori se includ subproiecte noi implicând o modificare a obiectivelor stabilite prin memorandumul de finanţare respectiv, cererea de realocare trebuie înaintată Comisiei pentru aprobare. Următoarea declaraţie de cheltuieli [art. 4 amp;3 (i)] trebuie să conţină aceste realocari şi sa includă, anexat, o copie de pe andosare de către delegaţia Comisiei. + Articolul 6Transferul fondurilor către Agenţiile de implementare 1 amp;Transferul fondurilor către Agenţiile de implementare şi, acolo unde este cazul, către O.P.C.P. trebuie efectuat pe baza estimarii fluxurilor de numerar.2 amp;AI trebuie să înainteze către Fondul Naţional cereri de transfer în concordanta cu necesităţile sale, conform prevederilor acordului de finanţare respectiv. Prevederile acordului de finanţare vor înlocui, dacă este cazul, Memorandumul de înţelegere privind înfiinţarea O.P.C.P., semnat cu Comisia.3 amp;Pe baza cererii şi a documentaţiei justificative, RNAF trebuie să verifice nivelul plăţilor efectuate de AI din transa precedenta şi, dacă cererea este justificată, RNAF trebuie să aprobe transferul următoarei transe de fonduri. AI trebuie să efectueze plati numai în baza contractelor semnate.4 amp;Fondul Naţional şi RNAF sunt deplin răspunzători în faţa Comisiei pentru efectuarea corespunzătoare şi pe bază de informaţii corecte a transferurilor de fonduri.5 amp;Acordul de finanţare care se încheie între Fondul Naţional şi AI/O.P.C.P. şi care se andoseaza de către Comisie trebuie să cuprindă prevederi detaliate referitoare la efectuarea transferurilor.6 amp;Fondul Naţional trebuie să ţină evidenta tuturor transferurilor efectuate în scopul implementarii fiecărui program, subprogram, proiect şi, dacă este cazul, subproiect, cu finanţare PHARE. + Articolul 7PlatiÎn cazul în care acţionează ca agent de plată pentru un proiect, Fondul Naţional trebuie să efectueze plăţile către contractori în baza cererilor înaintate de Autorităţile de implementare (O.P.C.P./AI), în conformitate cu Manualul SID şi cu alte instrucţiuni emise de Comisie. Fondul Naţional are obligaţia de a raporta către O.P.C.P./AI plăţile efectuate, pentru ca acestea sa înregistreze fără întârziere informaţiile necesare în sistemul Perseus. + Articolul 8Controlul financiar1 amp;Autoritatea naţionala de control financiar competenţa va efectua un control financiar corespunzător al implementarii acordurilor de finanţare semnate cu fiecare AI şi, acolo unde este cazul, cu O.P.C.P. Un plan anual de audit şi un rezumat al rezultatelor auditurilor efectuate trebuie transmise Comisiei. Rapoartele de audit trebuie să fie la dispoziţia Comisiei.2 amp;Conturile şi operaţiunile tuturor structurilor de implementare relevante pot fi controlate periodic de către un auditor independent, contractat de Comisie, fără a aduce prejudiciu responsabilităţilor Comisiei şi ale Curţii Europene de Conturi, conform prevederilor din Condiţiile generale privind memorandumurile de finanţare, anexa la Acordul-cadru încheiat între România şi Comisie la 12 martie 1991. + Articolul 9Raportare1 amp;RNAF are obligaţia de a asigura ca în cadrul FN (după caz, AI şi O.P.C.P.) sa funcţioneze un sistem viabil de raportare financiară şi tehnica (Perseus, incluzând, printre altele, date referitoare la precalificari şi licitaţii) pentru toate fondurile PHARE, inclusiv pentru fondurile transferate către Agenţiile de implementare şi, acolo unde este cazul, către O.P.C.P.2 amp;În plus, Fondul Naţional are obligaţia, conform art. 4 amp;3 (iv), de a elabora rapoarte privind situaţia financiară a programelor, planificarea licitaţiilor viitoare, evaluarile în cadrul licitaţiilor organizate şi atribuirea contractelor, modul de implementare a proiectelor, dificultăţile intampinate (dacă este cazul), perspectivele de viitor, precum şi orice alte informaţii necesare solicitate de Comisie. De asemenea, Fondul Naţional trebuie să elaboreze rapoarte trimestriale referitoare la problematica mai sus menţionată, în cazul în care Comisia solicita aceasta în completarea raportarii prevăzute la art. 4. + Articolul 10PersonalBeneficiarul trebuie să furnizeze, pe cheltuiala proprie, resursele umane necesare pentru executarea corecta şi la timp a sarcinilor încredinţate Fondului Naţional. + Articolul 11Sediu, utilităţiBeneficiarul trebuie să furnizeze, din resurse proprii, sediul necesar, mobilierul de birou şi celelalte utilităţi pentru Fondul Naţional din cadrul Ministerului Finanţelor. + Articolul 12Costuri operationale ale Fondului NaţionalCosturile operationale ale Fondului Naţional trebuie suportate de către Beneficiar. + Articolul 13Conturi bancare1 amp;Pentru fiecare memorandum de finanţare Fondul Naţional trebuie să deschidă un cont bancar la Banca Naţionala a României sau un cont bancar garantat de Guvern. Acest cont bancar trebuie să aibă subconturi din care fiecare AI/O.P.C.P. este abilitata/abilitat să efectueze plati. În cazul în care acest sistem nu poate fi implementat, pot fi convenite aranjamente specifice între serviciile Comisiei şi Fondul Naţional. Contul trebuie să fie, în principiu, purtător de dobânda.2 amp;Valoarea dobânzii acumulate în conturile bancare trebuie comunicată Comisiei cu ocazia transmiterii fiecărei cereri de realimentare, precum şi la încheierea Programului. În baza unei propuneri primite de la RNAF, Comisia poate decide reinvestirea dobânzii în Program.3 amp;Contul bancar trebuie operat în sistemul dublei semnături, fiind necesare semnatura RNAF şi a unui responsabil cu contabilitatea Programului.4 amp;Fondul Naţional trebuie să comunice Comisiei toate informaţiile relevante, referitoare la conturile Fondului Naţional, precum şi la toate celelalte conturi ale Agentiilor de implementare şi ale altor entităţi către care sunt transferate fonduri PHARE. Informaţiile relevante includ, printre altele, denumirea şi sediul băncii, numărul contului, numele titularului/titularilor de cont, rata dobânzii, precum şi orice alta informaţie pe care Comisia o considera necesară. + Articolul 14Achiziţii1 amp;Achiziţiile trebuie efectuate conform Manualului SID, asigurând accesul liber, concurenta loiala şi transparenta, conform prevederilor cuprinse în titlul IX al Reglementării financiare, aplicabilă bugetului general al Comunităţii Europene, şi în reglementările PHARE.2 amp;De la caz la caz, Comisia poate aproba derogarea de la regulile PHARE standard, dacă derogarea este prevăzută în Reglementarea financiară şi în Reglementarea PHARE şi dacă este specificată în memorandumul de finanţare.3 amp;Fondul Naţional trebuie să asigure respectarea regulilor şi a procedurilor de achiziţii corespunzătoare. + Articolul 15Monitorizare şi evaluare1 amp;Beneficiarul trebuie să înfiinţeze un Comitet comun de monitorizare (CCM). Acesta trebuie să fie compus din Coordonatorul naţional al asistenţei, RNAF şi un reprezentant al Comisiei. CCM se va reuni cel puţin o dată pe an şi va analiza toate programele cu finanţare PHARE. CCM va evalua, pe baza rapoartelor de monitorizare, evoluţia programelor în ceea ce priveşte atingerea obiectivelor operationale ale aderării, stabilite prin memorandumul de finanţare. Dacă este necesar, CCM recomanda schimbarea prioritatilor şi/sau realocarea fondurilor PHARE, pentru a asigura îndeplinirea obiectivelor şi sarcinilor stabilite. 2 amp;În vederea monitorizarii programelor, CCM va numi un subcomitet de monitorizare. Acesta va fi format din Coordonatorul naţional al asistenţei, RNAF, Responsabilul cu autorizarea Programului din cadrul fiecărei Agenţii de implementare şi un reprezentant al Comisiei. Pe baza rapoartelor întocmite pentru Responsabilul cu autorizarea Programului şi pentru Comisie, precum şi pe baza oricăror alte evaluări relevante, subcomitetul va analiza în detaliu evoluţia înregistrată de fiecare program şi de componentele şi contractele sale, în conformitate cu Manualul SID, urmărind, printre altele, relevanta şi calitatea proiectării, eficienta, eficacitatea şi impactul dorit. Subcomitetul va analiza, printre altele, rezultatele efective, comparativ cu cele planificate, rata implementarii şi contractării, fluxul financiar, structurile de gestionare a programelor şi proiectelor; va inainta recomandări de ameliorare şi va lua măsurile corective necesare în cazul în care, fără un motiv întemeiat, Agenţia de implementare nu întreprinde acţiunile impuse de aceste recomandări. Subcomitetul va raporta CCM şi, înaintea întrunirii anuale a acestuia, va inainta un raport general detaliat cu privire la toate programele.3 amp;Independent de rapoartele de monitorizare elaborate la cererea CCM, Comisia şi RNAF pot solicita, împreună sau separat, un raport de evaluare independent, în orice stadiu al ciclului programului. Evaluarea va măsura, de asemenea, impactul şi modul corespunzător de îndeplinire a obiectivelor. Pentru acest exerciţiu va fi utilizata Metodologia de evaluare a Comisiei, care oferă cadrul de abordare a tuturor problemelor-cheie ale procesului de evaluare, cum sunt: relevanta, proiectarea, eficienta, eficacitatea, utilitatea şi sustenabilitatea. + Articolul 16Contabilitate şi auditare1 amp;Fondul Naţional trebuie să opereze un sistem contabil în partida dubla sau un sistem contabil analitic care să reflecte toate operaţiunile privind derularea contractelor, precum şi celelalte operaţiuni financiare referitoare la toate programele cu finanţare PHARE din România.2 amp;Conturile şi operaţiunile tuturor structurilor de implementare relevante, inclusiv ale Fondului Naţional, pot fi verificate periodic de către un auditor independent, contractat de Comisie, fără a aduce prejudiciu responsabilităţilor Comisiei şi ale Curţii Europene de Conturi, conform prevederilor din Condiţiile generale privind memorandumurile de finanţare, anexa la Acordul-cadru încheiat între România şi Comisie la 12 martie 1991.3 amp;Înregistrările scrise, referitoare la toate operaţiunile de gestionare financiară, licitaţii şi contractare, trebuie arhivate pentru o perioadă de 5 ani, calculată de la data închideriiProgramului. + Articolul 17Soluţionarea neintelegerilor1 amp;Orice neclaritate referitoare la executarea sau la interpretarea prezentului memorandum de înţelegere trebuie să fie subiect al consultărilor dintre Beneficiar şi Comisie, conducand, dacă este necesar, la un amendament la acesta.2 amp;În cazul neîndeplinirii unei obligaţii prevăzute în prezentul memorandum de înţelegere sau în instrucţiunile referitoare la acesta, precum şi în cazul neluării, în timp util, a măsurilor corective corespunzătoare, Comisia poate suspenda finanţarea programelor implementate prin sistemul introdus de prezentul memorandum de înţelegere, în urma consultărilor cu Beneficiarul, şi poate solicita rambursarea fondurilor PHARE.3 amp;În cazul în care consultarile nu conduc la soluţionarea neintelegerilor pe cale amiabila, părţile pot recurge la arbitraj, conform prevederilor cuprinse în anexa B la Condiţiile generale privind memorandumurile de finanţare, anexa la Acordul-cadru încheiat între România şi Comisie la 12 martie 1991. + Articolul 18Dispoziţii finalePrezentul memorandum de înţelegere poate fi modificat numai cu acordul scris al părţilor.Prezentul memorandum de înţelegere intră în vigoare la data semnării lui de către ambele părţi.Semnat la Bruxelles la 20 octombrie 1998. Pentru Guvernul României, Pentru Comunitatea Europeană, p. Ministrul finanţelor, Membru al Comisiei Europene, Constantin Ene Hans van den Broek Ministru delegat pe lângă primul-ministru pentru integrare europeană, Alexandru Herlea,------------
Google Chrome
Mozilla Firefox
Internet Explorer
Apple Safari