REGULAMENT din 9 decembrie 2016de organizare şi funcţionare a Agenţiei Naţionale pentru Programe Comunitare în Domeniul Educaţiei şi Formării Profesionale
EMITENT
  • MINISTERUL EDUCAŢIEI NAŢIONALE ŞI CERCETĂRII ŞTIINŢIFICE
  • Publicat în  MONITORUL OFICIAL nr. 1.041 din 23 decembrie 2016



    Notă

    ──────────

    Aprobat de Ordinul nr. 6.051 din 09 decembrie 2016, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 1.041 din 23 decembrie 2016.

    ──────────
    1. Cadrul legalÎncepând cu 1 ianuarie 2014 România participă, în calitate de stat membru, la programul Uniunii Europene pentru educaţie, formare profesională, tineret şi sport, ERASMUS+.Documentele care reglementează derularea acestui program în toate statele membre sunt:- Regulamentul nr. 1.288 al Parlamentului European şi Consiliului din 11 decembrie 2013 privind reglementarea funcţionării Programului "Erasmus +";- Regulamentul financiar nr. 966 al Parlamentului European şi al Consiliului din 25 octombrie 2012 privind normele financiare aplicabile bugetului general al Uniunii şi Regulamentul delegat C (2012) 7507 final al Comisiei din 29 octombrie 2012 privind normele de aplicare a Regulamentului (UE) nr. 966/2012;- alte reglementări, norme sau decizii adoptate de Comisia Europeană în baza Regulamentului nr. 1.288/2013, privind implementarea programului.În conformitate cu Regulamentul nr. 1.288/2013, programul se gestionează la nivel naţional prin reţeaua agenţiilor naţionale organizate în acest scop, folosindu-se un management centralizat indirect, descris de regulamentul financiar şi de normele sale de aplicare. Astfel, agenţiile naţionale au calitatea de organism delegat al Comisiei Europene în fiecare stat membru, Comisia având responsabilitatea managementului programului la nivelul Uniunii Europene.Prin Memorandumul Guvernului României nr. 10.988 din 9 decembrie 2013, Ministerul Educaţiei Naţionale a fost desemnat în calitate de Autoritate Naţională pentru Programul Erasmus+ şi Agenţia Naţională pentru Programe Comunitare în Domeniul Educaţiei şi Formării Profesionale (în continuare Agenţia Naţională sau Agenţia) a fost desemnată Agenţie naţională pentru programul Erasmus+.Agenţia a fost înfiinţată prin Hotărârea Guvernului nr. 76/2005 privind înfiinţarea Agenţiei Naţionale pentru Programe Comunitare în Domeniul Educaţiei şi Formării Profesionale, cu modificările şi completările ulterioare, având rolul de a gestiona programele comunitare Socrates şi Leonardo da Vinci; prin Hotărârea Guvernului nr. 67/2007 i s-a încredinţat gestionarea programelor Uniunii Europene "Învăţare pe tot parcursul vieţii", "Tineret în acţiune" şi Erasmus Mundus, precum şi rolul de Centru naţional Europass şi Unitate naţională Eurydice. Hotărârea Guvernului nr. 771/2016 actualizează şi completează hotărârile anterioare, menţionând rolul şi responsabilităţile Agenţiei Naţionale în gestionarea programului Erasmus+, în România.Ca urmare a desemnării ca Agenţie Naţională pentru programul Erasmus+ şi a certificării aprobate de Comisia Europeană, statutul Agenţiei de organism delegat al Comisiei este materializat prin contractul de delegare. Acest document reprezintă cadrul de referinţă pentru toate operaţiunile îndeplinite de Agenţie pentru sau în legătură cu implementarea programului. Contractul de delegare este încheiat anual între Comisia Europeană şi Agenţie.De asemenea, ca o măsură tranzitorie, Agenţia este responsabilă pentru gestionarea şi finalizarea - pe măsura derulării lor - a contractelor dintre Comisie şi Agenţia Naţională privind Programele Învăţare pe tot parcursul vieţii (LLP) şi Tineret în acţiune (TiA) (2007-2013).Prin Memorandumul de înţelegere, semnat în anul 2012 între Islanda, Principatul Liechtenstein, Regatul Norvegiei şi Guvernul României, privind implementarea mecanismului financiar al Spaţiului Economic European (SEE) 2009-2014, Agenţia Naţională a fost desemnată Operator de program pentru Programul de burse şi cooperare interinstituţională în învăţământul superior, RO-15, finanţat prin Mecanismul financiar al SEE 2009-2014.Totodată, prin Memorandumul de înţelegere din 13 octombrie 2016 privind implementarea Mecanismului financiar SEE 2014-2021 între Islanda, Principatul Liechtenstein, Regatul Norvegiei şi Guvernul României, Agenţia Naţională a fost desemnată Operator de program pentru Programul de educaţie finanţat prin Mecanismul financiar al SEE 2014-2021.Baza legală a derulării acestor programe este reprezentată de regulamentele, ghidurile specifice şi acordurile de Program, precum şi de acordurile de implementare a programelor.2. AtribuţiiAtribuţiile Agenţiei Naţionale referitoare la Erasmus+ sunt reglementate detaliat prin contractul de delegare, anexa II, "Manualul Agenţiilor Naţionale". Manualul acoperă, prin reglementări şi instrucţiuni, toate operaţiile pe care Agenţia Naţională este obligată să le îndeplinească în calitate de organism delegat al Comisiei Europene, modul în care trebuie să fie organizată şi să funcţioneze, precum şi cerinţele aplicabile personalului: standardele de control intern, managementul ciclului de viaţă al proiectelor, managementul contractului de delegare - operaţional şi financiar.Pentru gestionarea programelor finanţate prin Mecanismul financiar al SEE 2014-2021, în Agenţia Naţională se constituie Unităţi de implementare dedicate, pentru care rolul, atribuţiile şi regulile de organizare şi funcţionare se stabilesc prin decizii interne ale conducerii, în baza aceloraşi principii ale Manualului Agenţiilor Naţionale.Astfel, Manualul Agenţiilor Naţionale se constituie în document de referinţă pentru Regulamentul de organizare şi funcţionare al Agenţiei.3. Valorile etice şi organizaţionale3.1. Agenţia Naţională va lua toate măsurile necesare pentru a garanta un management corect şi eficient al fondurilor europene şi pentru a respecta buna reputaţie a UE şi a statelor donatoare din SEE şi a programelor acestora, de a căror implementare se ocupă la nivel naţional.3.2. Agenţia Naţională este obligată să aibă o politică privind valorile etice şi organizaţionale, care se va constitui într-un set de reguli şi norme aplicabile personalului Agenţiei Naţionale. Aceste reglementări trebuie să constituie un cod de conduită pentru personalul Agenţiei Naţionale şi să cuprindă măsuri preventive şi corective.3.3. Reglementările aplicabile personalului Agenţiei Naţionale trebuie să acopere următoarele domenii: prevenirea conflictelor de interese, inclusiv obligaţia de a informa cu privire la aceste cazuri; regulile de utilizare a informaţiilor oficiale şi a resurselor publice; condiţiile de colaborare cu terţii, în afara Agenţiei Naţionale; primirea de cadouri sau avantaje; gestionarea şi raportarea neregulilor şi fraudelor; denunţul.3.4. Normele vor stabili în mod clar drepturile şi obligaţiile personalului Agenţiei Naţionale în ceea ce priveşte sistemul de semnalare a delictelor, reale sau prezumate. Aceste norme stabilesc modalitatea oficială de asumare a responsabilităţii şi procedurilor pe care trebuie să le urmeze personalul Agenţiei Naţionale din punct de vedere ierarhic, în contextul raportării către Comisie şi către Oficiul Mecanismului financiar a eventualelor delicte. Agenţia Naţională trebuie să informeze, în mod periodic, Comisia şi Oficiul Mecanismului financiar cu privire la eventualele nereguli şi cazuri de fraudă.3.5. Personalul Agenţiei Naţionale este informat sistematic şi în mod formal cu privire la normele aplicabile privind valorile etice şi organizaţionale, care sunt obligatorii pentru toţi angajaţii. În plus, după caz, Agenţia Naţională oferă orientare şi formare pentru angajaţii săi, în vederea creşterii nivelului de cunoaştere şi sporirii gradului de înţelegere a acestor norme, totodată, oferind personalului consiliere cu privire la modalităţile de punere în practică a acestor norme.4. Resurse umane4.1. Structura de personal şi organigrama Agenţiei Naţionale se stabilesc în concordanţă cu Manualul Agenţiilor Naţionale, cu Programul de lucru pentru Programul Erasmus+, aprobat anual de Ministerul Educaţiei Naţionale şi Cercetării Ştiinţifice (MENCŞ) şi de Comisia Europeană, precum şi cu Acordul de program pentru Programul de educaţie finanţat prin Mecanismul financiar al Spaţiului Economic European 2014-2021.4.2. Normativul de personal trebuie să garanteze, prin natura şi numărul posturilor, îndeplinirea obiectivelor, a indicatorilor şi atingerea ţintelor aprobate prin Programele de lucru pentru Programul Erasmus+ şi prin Acordul de program pentru Programul de educaţie finanţat prin Mecanismul financiar al SEE 2014-2021, la standardele de conformitate, de calitate şi în termenele impuse de Comisia Europeană, respectiv de Comitetul Mecanismului financiar.Astfel, Agenţia Naţională trebuie să dispună de sau să fie în măsură să folosească un număr suficient de angajaţi, atât ca număr, cât şi din punctul de vedere al competenţelor, astfel încât să îndeplinească activităţi de calitate în următoarele domenii:- informare şi promovare, evaluare şi analiză de impact, diseminarea şi exploatarea rezultatelor din toate domeniile Programului Erasmus+ şi Programului de educaţie finanţat prin Mecanismul financiar al SEE 2014-2021;- management de proiect în toate sectoarele programelor, în special în ceea ce priveşte evaluarea cererilor de finanţare şi consilierea/monitorizarea proiectelor şi a beneficiarilor;- contractare, management financiar şi contabilitate;- strategie de control şi verificarea beneficiarilor;- gestionarea resurselor umane;- management IT şi logistic, în special, management şi mentenanţă periodică a echipamentelor şi programelor informatice, cu scopul îndeplinirii sarcinilor curente, precum şi a celor legate de utilizarea instrumentelor de management ale programelor;- sisteme de control intern şi activităţi de audit intern.4.3. În scopul de a coopera şi de a comunica în mod eficient cu Comisia Europeană, cu Oficiul Mecanismului financiar al SEE şi cu reţeaua de agenţii naţionale din celelalte ţări participante la programe, personalul Agenţiei Naţionale va dispune de competenţe lingvistice adecvate şi va avea capacitatea necesară asigurării unei comunicări funcţionale în limbile de lucru ale UE.4.4. Pentru a oferi servicii de înaltă calitate în domeniile care privesc managementul acţiunilor programelor, personalul Agenţiei Naţionale trebuie să aibă cunoştinţe corespunzătoare despre contextul politicilor europene şi naţionale şi în ceea ce priveşte cooperarea internaţională în domeniul educaţiei, formării profesionale şi tineretului.4.5. Agenţia Naţională poate atrage resurse umane din partea unor contractanţi externi, acolo unde este nevoie de expertiză tehnică (de exemplu, evaluarea candidaturilor, formare, acţiuni de multiplicare, monitorizare, audit, contabilitate sau suport tehnic şi mentenanţă în zona de IT) sau pentru alte sarcini auxiliare (de exemplu, arhivare).4.6. Membrii personalului Agenţiei Naţionale trebuie să fie informaţi în legătură cu responsabilităţile lor şi cu principalele sarcini pe care trebuie să le execute, precum şi în legătură cu competenţele necesare postului pe care îl ocupă. Aceştia trebuie să fie informaţi, în mod corespunzător, mai ales în ceea priveşte normele existente legate de delegare şi răspunderea financiară. Toate acestea se consemnează în fişa postului fiecărui angajat, care se aprobă de către conducerea Agenţiei Naţionale.4.7. Agenţia Naţională trebuie să se asigure că angajaţii săi dispun de competenţele necesare sarcinilor pe care le au de îndeplinit. În acest scop, Agenţia Naţională trebuie să dezvolte o politică de evaluare şi formare potrivită, în raport cu nevoile existente.5. Structura operaţionalăOrganizare internă5.1. Agenţia Naţională trebuie să dezvolte un proces de guvernanţă efectivă care să ofere orientarea strategică a managementului, prin care se asigură îndeplinirea la timp a obiectivelor, atingerea parametrilor optimi de calitate, un management corespunzător al riscurilor şi utilizarea eficientă şi eficace a resurselor.5.2. Structura operaţională a Agenţiei Naţionale trebuie să sprijine un proces decizional eficient prin delegarea adecvată a responsabilităţilor. Riscurile asociate funcţiilor sensibile, în special în ceea ce priveşte gestionarea fondurilor destinate granturilor, vor fi ţinute sub control prin efectuarea unor verificări de către managementul Agenţiei Naţionale, prin care să se asigure atenuarea şi prevenirea producerii erorilor.5.3. Agenţia Naţională trebuie să înregistreze în mod oficial drepturile şi obligaţiile fiecărui membru al personalului cu privire la deciziile şi acţiunile pe care le poate întreprinde, în măsura în care aceste acţiuni pot conduce la angajamente juridice şi/sau financiare care să implice Agenţia Naţională*1). Aceste drepturi şi obligaţii trebuie să fie alocate în mod clar şi comunicate în scris persoanelor în cauză. Notă

    ──────────

    *1) De exemplu, comunicarea privind rezultatele evaluării cererii de grant, luarea deciziilor referitoare la acordarea grantului, semnarea acordurilor de grant, autorizarea plăţilor etc.

    ──────────
    5.4. Reprezentarea Agenţiei Naţionale în raport cu persoane fizice sau juridice se face numai de către director, director adjunct sau de către o persoană împuternicită de aceştia. Contractele încheiate între Agenţia Naţională şi Comisia Europeană sau între Agenţia Naţională şi Ministerul Fondurilor Europene pentru Mecanismul financiar al SEE sau între Agenţia Naţională şi beneficiarii de granturi sau prestatorii de servicii vor fi semnate doar de către director sau directorul adjunct.5.5. Agenţia Naţională trebuie să acorde o atenţie deosebită organizării circuitelor financiare, astfel încât să se prevină eventuale apariţii ale unor nereguli sau a fraudei. Agenţia Naţională trebuie să definească roluri şi responsabilităţi clare şi să pună în aplicare principiul "celor patru ochi" pentru toate tranzacţiile financiare cu fonduri UE/SEE, care îi sunt încredinţate în contextul Contractului de delegare/Acordului de Program.Segregarea responsabilităţilor5.6. Agenţia Naţională trebuie să respecte principiul segregării responsabilităţilor pentru asigurarea unui mediu de control intern de înaltă calitate.5.7. Suprapunerea între anumite funcţii duce la incompatibilitate şi nu este autorizată. Astfel, un membru al personalului Agenţia Naţională nu poate fi autorizat să efectueze următoarele combinaţii de sarcini:- consilierea potenţialilor candidaţi individuali, evaluarea cererilor de finanţare şi luarea deciziilor privitoare la acordarea finanţării în cadrul uneia şi aceleiaşi runde de selecţie;- autorizarea de plăţi (în format electronic sau pe hârtie) şi înregistrarea acestor plăţi în contabilitatea Agenţiei Naţionale;- monitorizarea/consilierea beneficiarilor şi efectuarea unor verificări on the spot după finalizarea proiectului, la aceiaşi beneficiari;- evaluarea rapoartelor finale sau verificări aprofundate ale rapoartelor finale ale beneficiarilor individuali, pe de o parte, şi controale on the spot după finalizarea proiectului la aceiaşi beneficiari, pe de altă parte;- verificarea beneficiarilor şi autorizarea plăţilor către aceiaşi beneficiari;- îndeplinirea funcţiei de auditor intern şi a oricărei altei funcţii în Agenţia Naţională; adică personalul responsabil cu efectuarea auditului intern nu poate fi implicat în nicio altă activitate operaţională a Agenţiei Naţionale care poate face obiectul auditului intern.5.8. Agenţia Naţională trebuie să îşi documenteze principalele procese şi proceduri interne. Aceste documente stabilesc metodele de operare şi de management ale Agenţiei Naţionale în conformitate cu regulile aplicabile şi cu principiile unei gestiuni financiare corecte. Documentele trebuie să precizeze rolul fiecărui actor în diferitele cicluri de management, pe baza "cine face ce, la ce moment şi pe baza cărui document".5.9. Documentele vor:- include principalele proceduri operaţionale, administrative, financiare şi procedurile IT conexe ale Agenţiei Naţionale;- acoperi atât managementul acţiunilor din cadrul Programului Erasmus+, Programului de educaţie finanţat prin Mecanismul financiar al SEE, precum şi diferitele cicluri ale operaţiunilor proprii ale Agenţiei Naţionale (procedura de efectuare a achiziţiilor publice, efectuarea plăţilor, plata salariilor etc.);- fi coerente, revizuite periodic şi actualizate în lumina schimbărilor care intervin (cum ar fi schimbări organizaţionale, modificări ale reglementărilor în vigoare etc.)5.10. Conducerea Agenţiei Naţionale se va asigura că aceste documente pot fi accesate de toţi membrii personalului. Personalul trebuie să fie informat în permanenţă cu privire la orice decizii, modificări sau actualizări, referitoare la procesele şi procedurile interne.Controlul exercitat de conducerea Agenţiei Naţionale5.11. Conducerea Agenţiei Naţionale va institui mecanisme adecvate de control pentru a se asigura că implementarea activităţilor se derulează efectiv, în mod eficient, cu respectarea concomitentă a regulilor aplicabile, stabilite de Comisia Europeană sau de Oficiul Mecanismului financiar al SEE, şi ţinând de mediul specific în care funcţionează Agenţia Naţională.5.12. Conducerea Agenţiei Naţionale va defini o structură organizaţională, un sistem de control intern şi reguli comune, clare, de management şi control, în scopul de a se plasa într-o poziţie care să îi permită monitorizarea şi controlul eficient al activităţilor desfăşurate. Printr-o supraveghere constantă, conducerea Agenţiei Naţionale se va asigura că erorile şi neregulile sunt prevenite, detectate şi corectate, va asigura revizuirea cu regularitate a procedurilor de control intern stabilite care se vor implementa consecvent, în conformitate cu scopul pentru care au fost create.5.13. Activităţile de control trebuie să fie organizate în aşa fel încât să furnizeze în mod periodic informaţii structurate conducerii Agenţiei Naţionale, pe baza cărora să se obţină un nivel adecvat de asigurare. Conducerea Agenţiei Naţionale trebuie să fie în măsură să emită Declaraţia anuală de management, în care îşi exprimă opinia cu privire la nivelul de asigurare oferit de sistemele şi procedurile Agenţiei Naţionale, rezervele pe care le-ar putea avea în legătură cu neajunsurile constatate şi va putea să stabilească un plan de acţiune, conţinând măsurile preventive şi de remediere, dacă este necesar.5.14. Toate activităţile de supraveghere/control/supervizare trebuie să fie documentate, astfel încât să se asigure o pistă de audit adecvată.Planificarea şi evaluarea riscurilor5.15. Agenţia Naţională trebuie să stabilească un program anual de lucru în care să se regăsească strategia sa pe termen lung, transpusă în obiective operaţionale şi activităţi planificate şi care să reflecte principalele priorităţi şi sarcini stabilite prin Contractul de delegare şi Acordul de implementare a programului, precum şi resursele de care dispune (în ceea ce priveşte bugetul şi personalul). Scopul urmărit este acela de a ajuta conducerea Agenţiei Naţionale să îşi identifice obiectivele şi să îşi definească indicatorii, să stabilească ţintele de performare, să identifice principalele riscuri, să planifice şi să gestioneze activităţile, să monitorizeze progresele înregistrate în decursul anului şi să realizeze o raportare credibilă cu privire la realizările prezentate în Raportul anual. De asemenea, programul anual de lucru ar trebui să fie un instrument de angajament al instituţiei în activităţile sale, un element de referinţă care ajută angajaţii să înţeleagă misiunea şi obiectivele strategice ale Agenţiei Naţionale şi, în consecinţă, contribuţia pe care ei trebuie să o aibă la atingerea acestor obiective.5.16. Managementul riscului va fi integrat în procesele decizionale şi de planificare ale activităţii Agenţiei Naţionale, precum şi în cadrul activităţilor sale de control şi care trebuie să fie suficient de concentrate pe zonele cu risc ridicat (operaţiuni complexe, tranzacţiile de mare valoare, lipsa personalului calificat sau având experienţa necesară etc.).5.17. În urma evaluării riscurilor, conducerea Agenţiei Naţionale stabileşte mecanismele de control necesare şi efectuează controale regulate pentru a preveni apariţia riscurilor identificate, a neregulilor şi a fraudelor în oricare dintre activităţile sale, inclusiv la nivelul operaţiunilor sale interne (cum ar fi recrutarea personalului, achiziţiile publice), precum şi la nivelul managementului acţiunilor programului care i-au fost încredinţate.Guvernanţă5.18. Agenţia Naţională va institui o structură de conducere care va garanta faptul că managementul Agenţiei Naţionale se poate baza pe informaţii relevante şi bine documentate pentru a facilita procesul de luare a deciziilor, o raportare credibilă, precum şi indicatorii necesari monitorizării progresului şi a rezultatelor obţinute.5.19. Managementul Agenţiei Naţionale stabileşte în mod clar şi documentează toate activităţile de supervizare şi colectează informaţiile relevante în baza cărora se pot verifica următoarele aspecte:- rapoartele anuale realizate asupra cheltuielilor efectuate pentru îndeplinirea sarcinilor încredinţate sunt prezentate în mod adecvat, complet şi exact;- cheltuielile au fost realizate în scopurile preconizate, aşa cum este definit în contractele de delegare sau Acordul de implementare a Programului;- sistemele de control în funcţiune oferă garanţiile necesare privind legalitatea şi regularitatea tranzacţiilor aferente.5.20. Conducerea Agenţiei Naţionale trebuie să implementeze un sistem eficient de monitorizare şi de raportare pentru a asigura punerea în aplicare adecvată şi la timp a recomandărilor emise în legătură cu deficienţele detectate în urma controalelor interne şi externe.Autorizarea, înregistrarea şi corectarea excepţiilor5.21. Agenţia Naţională trebuie să se asigure că în toate cazurile în care se vor lua decizii sau vor interveni abateri, în circumstanţe excepţionale, de la politicile şi procedurile în vigoare, acestea vor fi documentate, justificate şi aprobate de către nivelul ierarhic adecvat, înainte de întreprinderea vreunei acţiuni.5.22. Se va stabili o metodă de procesare şi de înregistrare a excepţiilor de la principalele proceduri, care include desemnarea persoanei/persoanelor care poate/pot autoriza astfel de excepţii. Excepţiile se înregistrează într-un singur registru central. Gestionarea acestui registru va cădea în responsabilitatea directă a conducerii Agenţiei Naţionale şi va putea fi consultat de personalul instituţiei.5.23. În mod similar, Agenţia Naţională trebuie să stabilească o procedură clară pentru înregistrarea sistematică şi corectarea, acolo unde este posibil, a abaterilor de la cele stabilite prin procedurile în vigoare, care sunt descoperite ex-post.Raportare financiară şi contabilitate5.24. Agenţia Naţională va avea un sistem de contabilitate informatizat şi va implementa proceduri şi modalităţi adecvate de control, menite să asigure că datele contabile şi informaţiile conexe utilizate pentru pregătirea raportărilor anuale ale organizaţiei şi a rapoartelor financiare sunt exacte, complete şi la zi, aşa cum este prevăzut în Contractul de delegare şi în Acordul de implementare a Programului.5.25. Indiferent de sistemul în care este înregistrată, fiecare tranzacţie efectuată trebuie să fie acompaniată de o pistă corespunzătoare de audit. Documentele justificative trebuie îndosariate într-un mod coerent şi logic (cum ar fi numerotarea cronologică, datarea, clasificarea în funcţie de tip etc.), astfel încât să poată fi localizate şi urmărite cu precizie prin intermediul sistemului informatic.Gestionarea documentelor5.26. Agenţia Naţională trebuie să implementeze procese şi proceduri adecvate pentru a garanta că administrarea documentelor se realizează într-o manieră eficace şi eficientă (în special în ceea ce priveşte preluarea informaţiilor de care este nevoie).5.27. Agenţia Naţională trebuie să pună în aplicare un sistem corespunzător de înregistrare a corespondenţei primite sau trimise, vizând cel puţin toate documentele administrative, contractuale şi de management financiar. Sistemul trebuie să facă posibilă monitorizarea eficientă a termenelor-limită şi va fi pus la dispoziţia tuturor membrilor relevanţi ai echipei.5.28. Agenţia Naţională trebuie să dispună de un sistem adecvat de îndosariere, care să permită îndosarierea sistematică şi sigură a documentelor relevante în raport cu operaţiunile Agenţiei Naţionale şi cu managementul ciclului de viaţă a proiectelor descentralizate.5.29. Toate documentele referitoare la contractele de delegare trebuie să fie păstrate la dosar timp de 5 ani, începând cu ultima dintre următoarele date la care:a)Comisia plăteşte soldul sau Agenţia Naţională rambursează Comisiei sume privind oricare dintre contractele de delegare specifice;saub)se marchează sfârşitul duratei de viaţă a Programului.5.30. În cazul în care un document original aferent Contractului de delegare este în format digital, Agenţia Naţională îl poate stoca în format digital/electronic. Cu toate acestea, în cazul în care documentul original se eliberează pe suport hârtie, Agenţia Naţională arhivează documentul pe suport hârtie. Agenţia Naţională va impune beneficiarilor de granturi o conduită asemănătoare.Infrastructura5.31. Agenţia Naţională va pune la dispoziţia personalului spaţii care, atât ca volum, cât şi din punct de vedere calitativ, susţin activitatea acestuia în condiţii de muncă sigure şi sănătoase. Va fi prevăzută alocarea unui spaţiu suficient pentru birouri, precum şi pentru echipamente, arhivă şi săli de şedinţă. Accesul în spaţiile în care Agenţia Naţională îşi desfăşoară activitatea se va realiza cu uşurinţă, atât pentru personal, cât şi pentru vizitatori, inclusiv persoanele cu dizabilităţi.5.32. Agenţia Naţională va lua toate măsurile pentru a preveni accesul neautorizat la sistemele şi dosarele interne, pentru a preveni pierderea de date, precum şi pentru a preveni orice suspiciuni cu privire la exactitatea şi autenticitatea datelor.6. Managementul financiarEvidenţă financiară dedicată1. Pentru gestionarea fondurilor UE şi Mecanismului financiar SEE destinate acordării de granturi, Agenţia Naţională trebuie să folosească un sistem informatic de evidenţă financiară dedicat, care permite identificarea exactă şi detaliată a tuturor granturilor acordate beneficiarilor acţiunilor descentralizate din cadrul programelor şi a tuturor tranzacţiilor individuale.2. Următoarele operaţiuni trebuie să fie înregistrate şi identificate în sistemul de evidenţă financiară:- prefinanţarea primită din partea Comisiei Europene sau Oficiului Mecanismului financiar SEE, pentru sumele ce vor fi alocate ca granturi beneficiarilor;- plăţile efectuate către beneficiarii de granturi, făcându-se deosebirea între plăţile de prefinanţare şi plăţile soldurilor;- rambursările primite din partea beneficiarilor, făcându-se distincţie între tipurile de rambursare (rambursarea sumelor necheltuite din grant, dobânzile percepute pentru plăţile întârziate, corecţii financiare sau penalităţi);- dobânzi încasate pentru prefinanţările UE sau SEE.3. Evidenţa financiară a Agenţiei Naţionale cu privire la fondurile UE sau SEE, destinate granturilor acordate beneficiarilor, trebuie ţinută în euro.4. Sistemul de evidenţă financiară trebuie să permită să se facă distincţia între:- fondurile UE sau SEE pentru finanţări acordate sub formă de granturi, destinate acţiunilor descentralizate ale programelor şi- fondurile destinate oricărei altei activităţi pe care Agenţia Naţională o va desfăşura, inclusiv cele pentru care instituţiei i se pot atribui granturi operaţionale sau pentru proiecte, de către Comisie (cum ar fi fondurile alocate pentru asigurarea funcţionării activităţilor conexe Erasmus+/reţelelor sau alte fonduri UE).5. În cazul în care Agenţia Naţională beneficiază de o contribuţie din partea UE pentru asigurarea activităţilor conexe (de exemplu, EuroDesk, Europass, ECVET), sistemul de evidenţă financiară AN trebuie să facă o distincţie între contribuţia UE la managementul Programului Erasmus+ şi fiecare dintre aceste activităţi pentru care se alocă granturi separate, conform Contractului de delegare.Conturile bancare şi managementul fluxurilor financiare6. În conformitate cu cerinţele Contractului de delegare, Agenţia Naţională trebuie să primească plăţile din fonduri UE pentru granturile destinate beneficiarilor, pentru contribuţia la costurile de management al programului şi pentru activităţile conexe într-un singur cont bancar. Agenţia Naţională va repartiza apoi fondurile pentru contribuţia la costurile de management al programului şi pentru activităţile conexe în alte conturi diferite, pentru a asigura transparenţa utilizării fondurilor. Analog se procedează pentru fondurile primite pentru Programul de educaţie finanţat prin Mecanismul financiar al SEE.7. Agenţia Naţională va fi titulara tuturor acestor conturi.8. Contul bancar unic în care Comisia Europeană transferă fondurile UE destinate acordării de granturi beneficiarilor Erasmus+ va fi utilizat pentru plata granturilor către beneficiarii acţiunilor descentralizate şi pentru primirea sumelor pe care beneficiarii trebuie să le ramburseze către Agenţia Naţională. În acest cont bancar unic, operaţiunile trebuie să se facă în euro, contul fiind purtător de dobândă. Contul bancar unic se utilizează pentru toate acordurile de delegare semnate cu Agenţia Naţională pe parcursul întregii durate de viaţă a Programului.9. Pentru a continua şi a finaliza gestiunea financiară a fondurilor UE privind finanţările acordate sub formă de granturi în temeiul Programului de învăţare pe tot parcursul vieţii şi/sau Tineret în Acţiune, Agenţia Naţională trebuie să deţină şi câte un cont bancar separat în euro, destinat fondurilor alocate acţiunilor descentralizate, din cadrul fiecăruia dintre programele precedente. Aceste conturi bancare trebuie să fie închise cât mai curând după finalizarea ultimului contract între Comisia Europeană şi Agenţia Naţională, în cadrul acestor programe.10. Plăţile către beneficiarii de fonduri UE sau SEE se efectuează exclusiv prin transfer bancar.11. Este necesar ca managementul fluxurilor financiare să fie eficient şi sigur şi să aibă în vedere cele mai avantajoase condiţii de pe piaţă. În acest scop trebuie să se deschidă unul sau mai multe conturi de depozit sau de economii, care produc o dobândă mai avantajoasă, decât cea care se poate înregistra în contul bancar unic curent menţionat anterior. Aceste conturi de economii sau de depozit se vor face în euro. Fondurile UE care vor fi acordate sub formă de granturi şi care nu sunt transferate imediat către beneficiari se vor depune, după primirea lor, în contul bancar unic, în aceste conturi mai avantajoase. Sumele depuse trebuie să fie transferate înapoi, în contul bancar unic, la timp pentru efectuarea plăţilor către beneficiari. După expirarea termenului la depozite, suma principală împreună cu dobânda acumulată se vor putea transfera înapoi doar în contul bancar unic.12. În funcţie de contextul naţional poate fi necesar ca Agenţia Naţională să deschidă suplimentar şi un cont de tranzit, pentru a permite transferul de fonduri UE către conturile de economii sau cele de depozit la termen sau pentru plata unor granturi către beneficiari în moneda naţională. În astfel de cazuri, contul de tranzit este folosit exclusiv în acest scop. Sumele care tranzitează contul de tranzit trebuie să fie transferate ulterior în conturile de economii sau în conturile de depozit la termen sau către beneficiarii de granturi, în aceeaşi zi, asigurându-se astfel că balanţa contului de tranzit de la sfârşitul fiecărei zile prezintă un sold egal cu zero.13. Agenţia Naţională trebuie să prezinte Comisiei referinţele privind toate conturile bancare pe care le are deschise pentru Erasmus+ (conturi curente, conturi de economii şi depozite la termen sau conturi de tranzit, dacă este cazul), pe care le utilizează pentru fondurile UE. Aceste conturi vor fi denumite în continuare conturile bancare ale Agenţiei Naţionale. Comisia Europeană păstrează dreptul de proprietate asupra tuturor fondurilor din conturile bancare ale Agenţiei Naţionale, atât pentru conturile bancare curente, cât şi pentru cele aferente programelor precedente.14. Toate costurile şi taxele privind funcţionarea conturilor bancare aferente Erasmus+ şi impozitele pe dobânzile obţinute sunt acoperite de Agenţia Naţională din grantul operaţional şi nu pot fi deduse din fondurile UE ce vor fi alocate sub formă de granturi către beneficiari sau din valoarea dobânzilor generate de aceasta.7. AchiziţiiAgenţia Naţională trebuie să aibă o procedură de achiziţii. Contractele de achiziţii vor fi atribuite ofertei celei mai avantajoase din punct de vedere economic, adică ofertei care prezintă cel mai bun raport preţ-calitate, în conformitate cu principiile transparenţei, proporţionalităţii, tratamentului egal şi al prevenirii conflictelor de interese.8. Instrumente IT1. Agenţia Naţională trebuie să utilizeze obligatoriu instrumentele informatice puse la dispoziţie de Comisia Europeană sau de Oficiul Mecanismului financiar SEE în vederea gestionării fondurilor ce vor fi acordate sub formă de granturi şi pentru comunicarea cu Comisia Europeană şi cu reţeaua agenţiilor naţionale. În acest scop, Agenţia Naţională trebuie să dispună sau să achiziţioneze echipamentele şi programele informatice necesare şi să asigure serviciile adecvate de mentenanţă a acestora.2. Agenţia Naţională trebuie să se asigure că toate instrumentele informatice sunt actualizate în mod continuu şi că, cel puţin trimestrial, sunt supuse unor controale şi unei reconcilieri cu sistemul contabil şi extrasele de cont, pentru a oferi date credibile pentru activităţile de monitorizare şi control efectuate de Comisia Europeană.3. Agenţia Naţională trebuie să utilizeze instrumentele informatice furnizate de către Comisia Europeană sau de către Oficiul Mecanismului financiar SEE, în conformitate cu scopul lor şi cu procedurile tehnice furnizate pentru fiecare instrument.9. Monitorizare şi controlAgenţia Naţională este supusă monitorizării, auditului şi altor tipuri de verificări exercitate de către serviciile abilitate ale Comisiei Europene, ale MENCŞ de către auditori externi în numele Comisiei sau MENCŞ sau de către alte instituţii ale UE sau naţionale relevante, în legătură cu programul Erasmus+. Pentru Programul de educaţie finanţat prin Mecanismul financiar al SEE 2014-2021, Agenţia Naţională este supusă monitorizării, auditului şi altor tipuri de verificări de către Punctul naţional de contact, Autoritatea de certificare şi plată, Unitatea centrală pentru armonizarea auditului public intern, precum şi alte entităţi în numele statelor donatoare, în conformitate cu prevederile Memorandumului de înţelegere din 13 octombrie 2016 privind implementarea Mecanismului financiar SEE 2014-2021 între Islanda, Principatul Liechtenstein, Regatul Norvegiei şi Guvernul României.10. Alte dispoziţiiPrezentul regulament este completat de documentul numit "Managementul ANPCDEFP - principii şi proceduri", adoptat de director prin decizie internă şi actualizat ori de câte ori este cazul, şi de Sistemul de management al calităţii certificat ISO 9001-2008 - care conţine toate procedurile aferente operaţiunilor Agenţiei Naţionale ca parte a sistemului de control managerial intern.------