PROCEDURĂ din 7 septembrie 2021de certificare și monitorizare pentru programele cu finanțare nerambursabilă aflate în implementare la Ministerul Economiei, Antreprenoriatului și Turismului prin intermediul agențiilor pentru IMM, atragere de investiții și promovare a exportului, precum și prin intermediul instituțiilor de credit partenere, necesar a fi aplicată în contextul pandemiei de COVID-19
EMITENT
  • MINISTERUL ECONOMIEI, ANTREPRENORIATULUI ȘI TURISMULUI
  • Publicat în  MONITORUL OFICIAL nr. 882 din 14 septembrie 2021



    Notă
    Aprobată prin ORDINUL nr. 1.363 din 7 septembrie 2021, publicat în Monitorul oficial, Partea I, nr. 882 din 14 septembrie 2021.
    În contextul evoluției situației epidemiologice determinate de răspândirea coronavirusului SARS-CoV-2, prin Decretul nr. 195/2020 privind instituirea stării de urgență pe teritoriul României, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 212 din 16 martie 2020 a fost declarată starea de urgență pe tot teritoriul României pe o perioadă de 30 de zile, perioadă prelungită pentru încă 30 de zile prin Decretul nr. 240/2020. Ulterior, prin Legea nr. 55/2020 privind unele măsuri pentru prevenirea și combaterea efectelor pandemiei de COVID-19, cu modificările și completările ulterioare, a fost instituită starea de alertă pe întreg teritoriul României pe o perioadă de 30 de zile, care a fost, la rândul ei, prelungită prin hotărâri ale Guvernului lunare, ultima fiind Hotărârea Guvernului nr. 826/2021 privind prelungirea stării de alertă pe teritoriul României începând cu data de 11 august 2021, precum și stabilirea măsurilor care se aplică pe durata acesteia pentru prevenirea și combaterea efectelor pandemiei de COVID-19 pentru încă o perioadă de 30 de zile.În acest context, activitățile de certificare și monitorizare a IMM-urilor finanțate au fost afectate în ceea ce privește efectuarea vizitelor în teren la locația beneficiarilor, astfel că, în vederea respectării prevederilor legislației în vigoare, procedurile de implementare și schemele de ajutor de minimis aferente anilor 2017 și 2018 se completează cu prevederile prezentei proceduri de certificare și monitorizare.Până la ridicarea restricțiilor și revenirea la condițiile de lucru anterioare instituirii stării de urgență/alertă pe teritoriul României, certificarea și monitorizarea beneficiarilor în cadrul programelor naționale se vor efectua și online fără deplasarea angajaților agențiilor pentru IMM, atragere de investiții și promovare a exportului (AIMMAIPE) sau a instituțiilor de credit partenere la locul de implementare a proiectului beneficiarului. Activitățile de certificare și de monitorizare se vor derula prin intermediul mijloacelor electronice atât ale membrilor din unitatea de monitorizare, control și raportare (UMCR)/băncilor, cât și ale beneficiarilor finanțați în cadrul proiectului (de exemplu, poștă electronică, aplicații software etc.).Certificarea și monitorizarea în teren a beneficiarilor în cadrul programelor naționale se vor efectua pe bază de eșantion. Eșantionul se va calcula ca procent de 10% din numărul total de IMM-uri finanțate în cadrul fiecărui program de finanțare. I. Pentru realizarea certificării online, reprezentanții instituțiilor de credit partenere vor desfășura următoarele activități:1. anunțarea beneficiarilor cu privire la inițierea și modalitatea de efectuare a acesteia printr-o scrisoare de înștiințare transmisă pe e-mail. Reprezentanții instituțiilor de credit partenere vor solicita (telefonic și/sau prin corespondență electronică) beneficiarului să confirme electronic, printr-un reply/răspuns, primirea scrisorii de înștiințare;2. verificarea funcționalității site-ului web la beneficiarii care au primit finanțare pentru creare pagină web (printscreen după prima pagină sau după pagina cu informațiile de contact ale siteului; adresa site-ului se completează în coloana „Observații“ - proces-verbal de certificare; în cazul în care funcționalitatea paginii web a beneficiarului nu se poate verifica accesând online adresa site-ului, echipele de certificare vor contacta telefonic sau pe e-mail beneficiarul și vor solicita clarificări;3. verificarea existenței, funcționalității și folosirii în scopul destinat a activelor corporale și necorporale achiziționate în cadrul proiectului trebuie să releve: (i) locul implementării proiectului finanțat - beneficiarul are obligația să activeze GPS-ul telefonului mobil și să transmită pe WhatsApp localizarea implementării proiectului (share location in real time), în timpul organizării vizitei de certificare online;(ii) verificarea existenței și funcționalității activelor corporale finanțate în cadrul programului, conform declarației pe propria răspundere depuse de beneficiar odată cu cererea de rambursare/plată - video și printscreen cu echipamentele/utilajele/ instalațiile/aparatele achiziționate prin proiect și pentru care au primit ajutor financiar nerambursabil (AFN);(iii) verificarea seriei și/sau numărului de inventar al activelor finanțate, precum și a corespondenței acestora cu seria din certificatul de garanție - video și printscreen/copii după documentul cu seria/nr. licenței (după caz) și printscreen program/aplicație deschisă pe calculator, în cazul programelor/ aplicațiilor pentru care s-a primit finanțare;(iv) verificarea existenței și funcționalității (după caz) activelor necorporale (programe/licențe/aplicații software, brevete de invenție, francize, etichetare ecologică) - printscreen/copie după dovada înregistrării brevetului/mărcii/francizei/etichetei ecologice etc. la organismul abilitat din România sau din țara de origine. Pentru francize se solicită dovada plății redevenței și continuității/existenței contractului de franciză pentru perioada de monitorizare.ATENȚIE!În cazul în care în urma desfășurării activității de certificare se constată că beneficiarii au făcut declarații incomplete și/sau neconforme cu realitatea pentru a obține ajutorul de minimis sau au schimbat destinația acestuia sau se constată că nu mai sunt îndeplinite condițiile prevăzute în acordul de finanțare sau în schema de ajutor de minimis, membrii echipei de certificare vor consemna acest lucru în procesul-verbal de certificare!Persoanele responsabile cu activitatea de certificare a IMMurilor finanțate sunt membrii echipelor de certificare desemnați de către instituțiile de credit partenere.La finalizarea activității de certificare, conform prezentei proceduri de certificare, documentele aferente fiecărui beneficiar certificat vor fi următoarele:– proces-verbal de certificare semnat electronic/olograf de către membrii echipelor de certificare și beneficiari;– printscreen pagină web (dacă a fost finanțată în cadrul proiectului);– printscreen locație cu GPS activat;– printscreen și/sau imagini video cu activele corporale finanțate în cadrul programului, cu seria/nr. de inventar lizibilă; – printscreen/copie după documentul cu seria/nr. licenței (după caz) și printscreen program/aplicație deschisă pe calculator pentru programe/licențe/aplicații software;– printscreen/copie după dovada înregistrării la organismul abilitat din România sau din țara de origine a brevetelor de invenție, francizelor, etichetelor ecologice etc.;– printscreen/copie după dovada plății redevenței și continuității/existenței contractului de franciză. Toate documentele, respectiv: procesul-verbal de certificare, imagini video/printscreen-uri, copii după documente originale, vor fi păstrate și arhivate. Modelul procesului-verbal de certificare este anexă la procedurile inițiale.II. Pentru realizarea monitorizării online, membrii UMCR din cadrul AIMMAIPE vor desfășura următoarele activități:1. întocmirea planului de monitorizare a beneficiarilor schemelor de finanțare;2. verificarea autorizării codului CAEN pentru care s-a solicitat finanțarea la locul de implementare a proiectului: se interoghează baza de date a Oficiului Național al Registrului Comerțului și se atașează certificatul constatator actualizat la dosarul de documente aferente fiecărui beneficiar; 3. verificarea funcționalității site-ului web la beneficiarii care au primit finanțare pentru creare pagină web (printscreen după prima pagină sau după pagina cu informațiile de contact a siteului; adresa site-ului se completează în coloana „Observații“ - proces-verbal de monitorizare/control); în cazul în care funcționalitatea paginii web a beneficiarului nu se poate verifica accesând online adresa site-ului, echipele de monitorizare vor contacta telefonic sau pe e-mail beneficiarul și vor solicita clarificări;4. anunțarea beneficiarilor cu privire la inițierea monitorizării și modalitatea de efectuare a acesteia printr-o scrisoare de înștiințare transmisă pe e-mail. Membrii UMCR vor solicita (telefonic și/sau prin corespondență electronică) beneficiarului să confirme electronic, printr-un reply/răspuns, primirea scrisorii de înștiințare; 5. verificarea de către membrii UMCR a tuturor documentelor solicitate în scrisoarea de înștiințare și transmise de beneficiar și solicitarea de clarificări, după caz, astfel:a) verificarea existenței și funcționalității și folosirii în scopul destinat a activelor corporale și necorporale achiziționate în cadrul proiectului (documente obținute prin utilizarea mijloacelor electronice și a aplicațiilor software disponibile la beneficiar, în format video și/sau fotografie, cu afișarea informațiilor necesare identificării activelor finanțate în cadrul proiectului. Informațiile transmise de beneficiar prin poșta electronică sau alte platforme de transfer web disponibile (de exemplu, www.wetransfer.com) trebuie să releve: (i) locul implementării proiectului finanțat - declarație pe propria răspundere a beneficiarului cu privire la conformitatea locului de implementare a proiectului și la activele corporale finanțate cu informațiile cuprinse în planul de afaceri admis la finanțare (anexa la scrisoarea de înștiințare). Beneficiarul are obligația să activeze GPS-ul telefonului mobil și să transmită pe WhatsApp localizarea implementării proiectului (share location in real time), în timpul organizării vizitei de certificare online;(ii) existența și funcționalitatea activelor corporale finanțate în cadrul programului, conform declarației pe propria răspundere depuse de beneficiar odată cu cererea de rambursare/plată - video și fotografii cu echipamentele/utilajele/instalațiile/aparatele achiziționate prin proiect și pentru care a primit AFN;(iii) seria și/sau numărul de inventar al activelor finanțate, precum și corespondența acestora cu seria din certificatul de garanție - video și fotografii/copii după documentul cu seria/nr. licenței (după caz) și printscreen program/aplicație deschisă pe calculator, în cazul programelor/aplicațiilor pentru care s-a primit finanțare;(iv) existența și funcționalitatea (după caz) activelor necorporale (programe/licențe/aplicații software, brevete de invenție, francize, etichetare ecologică) - copie după dovada înregistrării brevetului/mărcii/ francizei/etichetei ecologice etc. la organismul abilitat din România sau din țara de origine. Pentru francize se solicită dovada plății redevenței și continuității/ existenței contractului de franciză pentru perioada de monitorizare;b) verificarea poliței de asigurare a activelor finanțate prin proiect, precum și a prelungirii și cesionării acesteia în favoarea AIMMAIPE/băncii - copie după document; c) verificarea înregistrării amortizării mijloacelor fixe achiziționate în cadrul proiectului (fișa de amortizare a mijloacelor fixe - copie după document);d) verificarea registrului obiectelor de inventar;e) verificarea menținerii numărului și tipului (normă întreagă, durată nedeterminată, șomer, absolvent după anul 2012 sau persoană defavorizată) locurilor de muncă, criteriu pentru care beneficiarul a obținut punctaj în cadrul planului de afaceri on-line* (REVISAL - raport per salariat, registru salariați din care să reiasă fluxul angajărilor/angajaților în cadrul firmei beneficiare, extras din REGES - cu transmiterea modificărilor din REVISAL către inspectoratul teritorial de muncă, după caz); * În cazul în care, în perioada menționată, locurile de muncă create în cadrul schemei devin vacante din diverse cauze sau se suspendă, beneficiarul are un termen de maximum 30 de zile să ocupe locurile de muncă vacante, păstrând numărul și tipul acestora pentru care a primit punctaj în planul de afaceri. La tipul locurilor de muncă se permit modificări în perioada de raportare între șomer, absolvent după anul 2012 sau persoană defavorizată definită conform legislației.f) verificarea menținerii nivelului de salarizare pentru locurile de muncă nou-create (numai pentru locurile de muncă pentru care beneficiarul a solicitat finanțarea salariilor), după caz, în funcție de prevederile din procedura de implementare a programului;g) întocmirea/completarea documentelor aferente, semnarea electronică de către membrii UMCR a acestora și transmiterea spre luare la cunoștință de către beneficiarul monitorizat a constatărilor rezultate în urma desfășurării activității de monitorizare conform addendumului la procedura de monitorizare. Membrii UMCR vor solicita beneficiarului să semneze documentul electronic/olograf și să-l returneze pe e-mail.ATENȚIE!În cazul în care, în urma desfășurării activității de certificare/monitorizare, se constată că beneficiarii au făcut declarații incomplete și/sau neconforme cu realitatea pentru a obține ajutorul de minimis sau au schimbat destinația acestuia sau se constată că nu mai sunt îndeplinite condițiile prevăzute în acordul de finanțare sau în schema de ajutor de minimis, membrii UMCR vor informa conducerea AIMMAIPE/ministerului cu privire la demararea procedurii de recuperare parțială/totală, după caz, a ajutorului de minimis acordat. Persoanele responsabile cu activitatea de monitorizare a IMM-urilor finanțate: membrii UMCR desemnați prin decizie a directorului executiv.La finalizarea activității de monitorizare conform prezentei proceduri de certificare și monitorizare, documentele aferente fiecărui beneficiar monitorizat vor fi următoarele:– proces-verbal de monitorizare;– certificatul constatator al beneficiarului;– fișă amortizare mijloace fixe;– registrul obiectelor de inventar; – polița de asigurare cesionată în favoarea AIMMAIPE/băncii, cu mențiunea reînnoirii/prelungirii; – istoric REVISAL (registru salariați), rapoarte per salariat, contracte de muncă, extras din Registrul General de Evidență a Salariaților (REGES), după caz;– dovada menținerii tipului locurilor de muncă nou-create (adeverință șomer, diplomă/adeverință absolvent sau document care atestă încadrarea în categoria persoanelor defavorizate pentru persoanele angajate în urma vacantării unui loc de muncă creat prin proiect în termen de 30 de zile);– printscreen pagina web (dacă a fost finanțată în cadrul proiectului);– printscreen locație cu GPS activat;– fotografii și/sau imagini video cu activele corporale finanțate în cadrul programului, cu seria/nr. de inventar lizibile în fotografie;– fotografii/copie după documentul cu seria/nr. licenței (după caz) și printscreen program/aplicație deschisă pe calculator pentru programe/licențe/aplicații software;– copie după dovada înregistrării la organismul abilitat din România sau din țara de origine a brevetelor de invenție, francizelor, etichetelor ecologice etc.;– copie după dovada plății redevenței și continuității/ existenței contractului de franciză.Toate documentele reprezentând imagini video, fotografii, printscreen-uri, copii după documente originale vor fi păstrate și arhivate. De asemenea, toate documentele transmise de către beneficiari trebuie să fie semnate electronic/olograf de către aceștia, cu excepția celor reprezentând imagini video și fotografii cu activele corporale și/sau necorporale.Modelul procesului-verbal de certificare/monitorizare este anexă la procedurile inițiale.-----