INSTRUCȚIUNI nr. 82 din 29 martie 2010 privind organizarea și desfășurarea activității de eliberare a apostilei pentru actele oficiale administrative
Publicat în
MONITORUL OFICIAL nr. 213 din 6 aprilie 2010
Având în vedere art. 2 din Ordonanța Guvernului nr. 66/1999 pentru aderarea României la Convenția cu privire la suprimarea cerinței supralegalizării actelor oficiale străine, adoptată la Haga la 5 octombrie 1961, aprobată prin Legea nr. 52/2000, cu modificările ulterioare,în temeiul prevederilor art. 7 alin. (4) din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 30/2007 privind organizarea și funcționarea Ministerului Administrației și Internelor, aprobată cu modificări prin Legea nr. 15/2008, cu modificările și completările ulterioare,ministrul administrației și internelor emite următoarele instrucțiuni: + Capitolul I Dispoziții generale + Articolul 1Prezentele instrucțiuni stabilesc cadrul legal privind organizarea și desfășurarea activității de eliberare a apostilei de către instituțiile prefectului. + Articolul 2(1) Activitatea de eliberare a apostilei de către instituțiile prefectului se realizează potrivit competențelor stabilite la art. 2 din Ordonanța Guvernului nr. 66/1999 pentru aderarea României la Convenția cu privire la suprimarea cerinței supralegalizării actelor oficiale străine, adoptată la Haga la 5 octombrie 1961, aprobată prin Legea nr. 52/2000, cu modificările ulterioare, și în limitele prevăzute de Convenția de la Haga cu privire la suprimarea cerinței supralegalizării actelor oficiale străine, adoptată la Haga la 5 octombrie 1961, denumită în continuare Convenție.(2) Lista statelor semnatare ale Convenției este prevăzută în anexa nr. 1.(3) Lista statelor semnatare ale Convenției cu care statul român a încheiat convenții, tratate sau acorduri privind asistența juridică în materie civilă este prevăzută în anexa nr. 2. + Articolul 3(1) În sensul prevederilor art. 2 alin. (1), instituțiile prefectului eliberează apostila cu privire la actele oficiale administrative, denumite în continuare acte.(2) Apostila se eliberează pentru acte emise de autorități ale administrației publice centrale sau locale, precum și de alte organe de autoritate administrativă din România, care organizează o activitate de interes public, în cadrul unor competențe stricte stabilite prin lege, pentru scopurile prevăzute la art. 5 alin. 2 din Convenție.(3) Instituțiile prefectului nu eliberează apostila pentru actele prevăzute la art. 1 alin. 2 lit. a), c) și d) și alin. 3 din Convenție, respectiv pentru copii ale actelor oficiale administrative.(4) Eliberarea apostilei este refuzată dacă:a) actul este destinat utilizării pe teritoriul unui stat care nu este parte a Convenției;b) conținutul actului nu este lizibil;c) actul este completat sau semnat cu creion;d) actul nu prezintă elementele de siguranță prevăzute de lege sau acestea sunt deteriorate;e) actul prezintă completări sau corecturi neconfirmate oficial;f) actul este plastifiat;g) semnătura sau ștampila pe care actul le poartă nu poate fi validată ori nu corespunde specimenelor aflate în baza de date cuprinzând numele și specimenele de semnătură și de ștampilă corespunzătoare persoanelor din cadrul instituțiilor implicate; (la 09-03-2017, Litera h) din Alineatul (4) , Articolul 3 , Capitolul I a fost abrogată de Punctul 1, Articolul I din INSTRUCȚIUNI nr. 23 din 27 februarie 2017, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 172 din 09 martie 2017 ) (5) Lista principalelor categorii de acte dintre cele prevăzute la alin. (2) se întocmește și se actualizează de Ministerul Afacerilor Interne, prin Direcția generală pentru relațiile cu instituțiile prefectului, denumită în continuare structură coordonatoare, și se publică pe site-ul Ministerului Afacerilor Interne.(6) În vederea actualizării listei prevăzute la alin. (5), instituțiile prefectului transmit de îndată structurii coordonatoare o copie a actului pentru care se solicită eliberarea apostilei, dacă acesta nu se regăsește în listă. (la 11-10-2016, Articolul 3 din Capitolul I a fost modificat de Punctul 1, Articolul I din INSTRUCȚIUNI nr. 147 din 23 septembrie 2016, publicate în MONITORUL OFICIAL nr. 799 din 11 octombrie 2016 ) + Articolul 4(1) Activitatea de eliberare a apostilei se desfășoară prin intermediul biroului organizat în cadrul instituțiilor prefectului, denumit în continuare birou apostilă.(1^1) Apostila se eliberează prin Sistemul interoperabil centralizat pentru evidența apostilei eliberate de către instituțiile prefectului pentru actele oficiale administrative, denumit în continuare aplicație informatică. (la 11-10-2016, Articolul 4 din Capitolul I a fost completat de Punctul 2, Articolul I din INSTRUCȚIUNI nr. 147 din 23 septembrie 2016, publicate în MONITORUL OFICIAL nr. 799 din 11 octombrie 2016 ) (2) Instituția prefectului, prin biroul apostilă, realizează următoarele activități:a) primirea documentelor cerute de prezentele instrucțiuni pentru eliberarea apostilei;b) verificarea competenței instituției prefectului;c) înregistrarea cererii de eliberare a apostilei;d) verificarea semnăturii și a calității în care a acționat semnatarul actului pentru care se solicită apostilarea și, dacă este cazul, a identității sigiliului sau a ștampilei de pe act;e) completarea apostilei;f) semnarea apostilei și aplicarea ștampilei cu stemă;g) eliberarea apostilei. + Articolul 5 Abrogat (la 09-03-2017, Articolul 5 din Capitolul I a fost abrogat de Punctul 2, Articolul I din INSTRUCȚIUNI nr. 23 din 27 februarie 2017, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 172 din 09 martie 2017 ) + Capitolul II Procedura de eliberare a apostilei + Secţiunea 1 Primirea documentelor + Articolul 6(1) În cadrul biroului apostilă se realizează stabilirea identității solicitantului.(2) Aplicarea apostilei poate fi solicitată de:a) titularul actului;b) soțul/soția titularului actului ori o rudă până la gradul II cu titularul actului, inclusiv;c) altă persoană fizică ce prezintă, după caz, procură autentică sau împuternicire avocațială ori un contract având ca obiect realizarea în numele titularului a procedurilor necesare pentru eliberarea apostilei;d) o persoană juridică ce a încheiat cu titularul actului, cu soțul/soția titularului actului ori cu o rudă până la gradul II cu titularul actului, cu o altă persoană fizică, ce prezintă procură notarială, un contract având ca obiect realizarea în numele acestuia a procedurilor necesare pentru eliberarea apostilei, prin reprezentant care prezintă delegație în acest sens;e) o misiune diplomatică sau un oficiu consular în România al unui stat semnatar al Convenției, dacă aceasta/acesta poate asigura transmiterea prin corespondență atât a documentelor necesare eliberării apostilei la instituția prefectului competentă, cât și a actelor pentru care s-a eliberat apostila către titularul acestora.(3) În cazul în care titularul actului este minor, se ia în considerare contractul încheiat cu unul dintre părinți, o rudă până la gradul II inclusiv sau cu tutorele.(4) În cazul în care se solicită eliberarea apostilei pentru un document al unei persoane decedate, fără moștenitori legali sau testamentari cu domiciliul ori reședința în România, solicitantul completează o declarație pe propria răspundere în acest sens.(5) În cazul în care procura autentică prevăzută la alin. (2) lit. c) a fost întocmită pe teritoriul unui alt stat, este necesar ca aceasta să fie tradusă în limba română și legalizată.(6) Personalul din cadrul biroului apostilă poate solicita ca procura notarială să fie apostilată de autoritățile competente ale statului pe al cărui teritoriu a fost întocmită. (la 11-10-2016, Articolul 6 din Sectiunea 1 , Capitolul II a fost modificat de Punctul 5, Articolul I din INSTRUCȚIUNI nr. 147 din 23 septembrie 2016, publicate în MONITORUL OFICIAL nr. 799 din 11 octombrie 2016 ) + Articolul 7(1) În vederea eliberării apostilei, solicitantul are obligația de a prezenta:a) o cerere, indiferent de numărul actelor aparținând aceluiași titular pentru care se solicită eliberarea apostilei;b) actul de identitate;c) certificatul de căsătorie ori actul de divorț sau actul prin care se face dovada schimbării numelui și/sau a prenumelui ori a intervenirii unor modificări în ceea ce privește data nașterii ori o declarație de notorietate autentică, dacă este cazul;d) actul pentru care se solicită eliberarea apostilei, în original; (la 09-03-2017, Litera e) din Alineatul (1) , Articolul 7 , Sectiunea 1 , Capitolul II a fost abrogată de Punctul 3, Articolul I din INSTRUCȚIUNI nr. 23 din 27 februarie 2017, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 172 din 09 martie 2017 ) (2) În cazul în care se solicită eliberarea apostilei pentru acte aparținând mai multor titulari, solicitantul trebuie să completeze câte o cerere pentru fiecare titular de act.(3) În cazul în care solicitantul nu este titularul actului pentru care se solicită eliberarea apostilei, acesta trebuie să prezinte, după caz, și următoarele:a) actul de identitate;b) procura notarială, împuternicirea avocațială sau delegația și contractul de prestări servicii cerute potrivit art. 6 alin. (2) lit. c) și d).(4) În lipsa actului de identitate emis de autoritățile române, solicitantul poate prezenta un document similar, emis de instituții sau autorități publice din statul, altul decât România, în care are domiciliul sau reședința, ori pașaportul, aflate în termen de valabilitate.(5) Modelul cererii prevăzute la alin. (1) lit. a) este prezentat în anexa nr. 3. (la 11-10-2016, Articolul 7 din Sectiunea 1 , Capitolul II a fost modificat de Punctul 6, Articolul I din INSTRUCȚIUNI nr. 147 din 23 septembrie 2016, publicate în MONITORUL OFICIAL nr. 799 din 11 octombrie 2016 ) + Articolul 8Solicitanții pot depune documentele și prin corespondență, dacă sunt îndeplinite următoarele condiții:a) actul pentru care se solicită eliberarea apostilei este însoțit de documentele prevăzute la art. 6 și 7; (la 11-10-2016, Litera a) din Articolul 8 , Sectiunea 1 , Capitolul II a fost modificată de Punctul 7, Articolul I din INSTRUCȚIUNI nr. 147 din 23 septembrie 2016, publicate în MONITORUL OFICIAL nr. 799 din 11 octombrie 2016 ) b) documentele sunt transmise printr-un serviciu de curierat rapid, cu confirmare de primire.c) contravaloarea cheltuielilor ocazionate de transmiterea actului și a apostilei către solicitant sunt suportate de către acesta. (la 11-10-2016, Articolul 8 din Sectiunea 1 , Capitolul II a fost completat de Punctul 8, Articolul I din INSTRUCȚIUNI nr. 147 din 23 septembrie 2016, publicate în MONITORUL OFICIAL nr. 799 din 11 octombrie 2016 ) + Secţiunea a 2-a Verificarea competenței instituției prefectului + Articolul 9(1) La primirea documentelor trebuie să se verifice dacă:a) actul pentru care se solicită eliberarea apostilei este de natura celor prevăzute la art. 3 alin. (1);b) este îndeplinit unul dintre următoarele criterii:1. titularul actului, soțul/soția titularului actului ori o rudă până la gradul II cu titularul actului, inclusiv, are domiciliul/ultimul domiciliu ori reședința în județul în care își are sediul instituția prefectului sesizată; sau2. sediul emitentului actului se află în județul în care își are sediul instituția prefectului sesizată;c) actul pentru care se solicită eliberarea apostilei nu este deteriorat.(2) Considerarea unui criteriu sau a altuia trebuie să se facă în favoarea solicitantului.(3) Prin excepție de la prevederile alin. (1) lit. b), în cazul în care se solicită eliberarea apostilei pentru certificate de stare civilă sau certificate de cazier judiciar, solicitantul se poate adresa oricărei instituții a prefectului.(4) În perioada de derulare a proiectului «Sistem interoperabil centralizat pentru evidența apostilei eliberate de către instituțiile prefectului pentru actele oficiale administrative», prin excepție de la prevederile alin. (1) lit. b), cererile de eliberare a apostilei formulate de către persoanele prevăzute la art. 6 alin. (2) lit. d) pot fi depuse atât la Instituția Prefectului - Municipiul București, cât și la Instituția Prefectului - Județul Ilfov.(5) Documentele preluate de misiunile diplomatice și oficiile consulare ale României de la solicitanți aflați în afara granițelor statului român se transmit, fără a se face aplicarea criteriilor prevăzute la alin. (1) lit. b), Instituției Prefectului - Municipiul București, care, după eliberarea apostilei, le remite misiunii diplomatice ori oficiului consular. Operațiunile privind transmiterea și restituirea documentelor se realizează prin Ministerul Afacerilor Externe. (la 11-10-2016, Articolul 9 din Sectiunea a 2-a , Capitolul II a fost modificat de Punctul 9, Articolul I din INSTRUCȚIUNI nr. 147 din 23 septembrie 2016, publicate în MONITORUL OFICIAL nr. 799 din 11 octombrie 2016 ) + Secţiunea a 3-a Înregistrarea cererii de eliberare a apostilei + Articolul 10În cadrul biroului apostilă se asigură:a) înregistrarea cererii depuse de solicitant, dacă sunt îndeplinite condițiile prevăzute în prezentele instrucțiuni;b) verificarea actelor pentru care urmează să se elibereze apostila din punctul de vedere al integrității fizice a acestora;c) confruntarea datelor înscrise în act cu datele corespunzătoare din cererea completată de către solicitant;d) înregistrarea în aplicația informatică a datelor preluate din documentele prezentate de către solicitant. (la 11-10-2016, Articolul 10 din Sectiunea a 3-a , Capitolul II a fost modificat de Punctul 10, Articolul I din INSTRUCȚIUNI nr. 147 din 23 septembrie 2016, publicate în MONITORUL OFICIAL nr. 799 din 11 octombrie 2016 ) + Articolul 11În cazurile prevăzute la art. 6 alin. (2) lit. e) și la art. 8, în aplicația informatică, în câmpul «Observații», se menționează faptul că documentele au fost transmise prin corespondență, poștă sau curierat. (la 11-10-2016, Articolul 11 din Sectiunea a 3-a , Capitolul II a fost modificat de Punctul 11, Articolul I din INSTRUCȚIUNI nr. 147 din 23 septembrie 2016, publicate în MONITORUL OFICIAL nr. 799 din 11 octombrie 2016 ) + Secţiunea a 4-a Procedura de verificare + Articolul 12(1) După verificarea competenței, potrivit prevederilor art. 9, și înainte de efectuarea operațiilor prevăzute la art. 10, se verifică semnătura, calitatea în care a acționat semnatarul actului și, dacă este cazul, identitatea sigiliului sau a ștampilei de pe actul pentru care se solicită eliberarea apostilei. (la 11-10-2016, Alineatul (1) din Articolul 12 , Sectiunea a 4-a , Capitolul II a fost modificat de Punctul 12, Articolul I din INSTRUCȚIUNI nr. 147 din 23 septembrie 2016, publicate în MONITORUL OFICIAL nr. 799 din 11 octombrie 2016 ) (2) Verificarea prevăzută la alin. (1) presupune efectuarea, după caz, a următoarelor activități:a) verificarea vizuală simplă a semnăturii și a ștampilei de pe act prin compararea cu specimenul de semnătură, respectiv specimenul de ștampilă existente la biroul apostilă;b) verificarea existenței elementelor de siguranță a actului;c) verificarea vizuală simplă a semnăturii și a ștampilei reprezentantului instituției implicate de pe actul de apostilat sau de pe un alt document emis de instituția implicată și care are ca obiect atestarea semnăturii, a calității în care a acționat semnatarul actului și, dacă este cazul, a identității sigiliului sau a ștampilei de pe actul pentru care se solicită eliberarea;d) verificarea prin alte metode.(3) După verificarea actului, în aplicația informatică, în câmpul «Observații», se notează date cu privire la modul în care s-a realizat verificarea semnăturii, a calității în care a acționat semnatarul actului și, dacă este cazul, a identității sigiliului sau a ștampilei de pe actul pentru care se solicită eliberarea apostilei. (la 11-10-2016, Alineatul (3) din Articolul 12 , Sectiunea a 4-a , Capitolul II a fost modificat de Punctul 12, Articolul I din INSTRUCȚIUNI nr. 147 din 23 septembrie 2016, publicate în MONITORUL OFICIAL nr. 799 din 11 octombrie 2016 ) + Articolul 13(1) În sensul prevederilor art. 12 alin. (2) lit. c), prin instituții implicate se înțelege, după caz:a) instituția/autoritatea/organizația emitentă;b) o altă instituție/autoritate/organizație de la nivel central sau local care atestă semnătura, calitatea în care a acționat semnatarul actului și, dacă este cazul, identitatea sigiliului sau a ștampilei de pe actul pentru care se solicită eliberarea apostilei.(2) Lista instituțiilor implicate se întocmește și se actualizează de Ministerul Administrației și Internelor, prin structura coordonatoare, și se publică pe site-ul Ministerului Administrației și Internelor.(3) Ministerul Administrației și Internelor, prin structura coordonatoare, întocmește baza de date cu numele și specimenele de semnătură și de ștampilă corespunzătoare persoanelor din cadrul instituțiilor implicate de la nivel central, desemnate de conducerea acestor instituții să ateste semnătura, calitatea în care a acționat semnatarul actului și, dacă este cazul, identitatea sigiliului sau a ștampilei de pe actul pentru care se solicită eliberarea apostilei.(4) Informațiile cuprinse în baza de date prevăzută la alin. (3) se pun la dispoziția instituțiilor prefectului - biroul apostilă și se actualizează periodic de Ministerul Administrației și Internelor, prin structura coordonatoare. + Articolul 14(1) În vederea realizării verificării prevăzute la art. 12, se organizează în cadrul fiecărei instituții a prefectului, prin biroul apostilă, baza de date cuprinzând numele și specimenele de semnătură și de ștampilă corespunzătoare persoanelor din cadrul instituțiilor implicate, desemnate de conducerea acestora să ateste semnătura, calitatea în care a acționat semnatarul actului și, dacă este cazul, identitatea sigiliului sau a ștampilei de pe actul pentru care se solicită eliberarea apostilei.(2) Datele prevăzute la alin. (1) se actualizează prin grija:a) instituției prefectului, pentru instituțiile implicate care au sediul în județul respectiv sau în municipiul București, după caz;b) Ministerului Administrației și Internelor, prin structura coordonatoare, în cazul instituțiilor implicate de la nivel central.(3) Evidența specimenelor de semnătură și de ștampilă se realizează pe suport hârtie și/sau în format electronic.(4) Dacă biroul apostilă întâmpină dificultăți în obținerea specimenului de semnătură sau de ștampilă pe care un act îl poartă sau dacă se apreciază că sunt necesare informații suplimentare, instituția prefectului se poate adresa instituției implicate, direct sau prin intermediul Ministerului Administrației și Internelor - structura coordonatoare. + Articolul 15(1) În situația în care actul pentru care s-a solicitat eliberarea apostilei nu a fost emis pe teritoriul județului în care își are sediul instituția prefectului sau al municipiului București, după caz, biroul apostilă efectuează procedura de verificare în colaborare cu biroul apostilă din județul sau municipiul București, în care se află sediul emitentului.(2) Prefecții dispun măsurile necesare asigurării unei colaborări rapide și eficiente între birourile apostilă. + Articolul 16 (la 11-10-2016, Alineatul (1) din Articolul 16 , Sectiunea a 4-a , Capitolul II a fost abrogat de Punctul 13, Articolul I din INSTRUCȚIUNI nr. 147 din 23 septembrie 2016, publicate în MONITORUL OFICIAL nr. 799 din 11 octombrie 2016 ) (2) Verificarea datelor cuprinse într-o apostilă eliberată de instituțiile prefectului se realizează de către orice persoană interesată prin accesarea Registrului național electronic al apostilelor, constituit cu respectarea prevederilor art. 7 din Convenție și gestionat de Ministerul Afacerilor Interne, prin structura coordonatoare. (la 11-10-2016, Alineatul (2) din Articolul 16 , Sectiunea a 4-a , Capitolul II a fost modificat de Punctul 14, Articolul I din INSTRUCȚIUNI nr. 147 din 23 septembrie 2016, publicate în MONITORUL OFICIAL nr. 799 din 11 octombrie 2016 ) (2^1) Completarea informațiilor cuprinse în Registrul național electronic se face prin preluarea automată a datelor introduse la nivelul birourilor apostilă, în cadrul aplicației informatice "Sistem interoperabil centralizat pentru evidența apostilei eliberate de către instituțiile prefectului pentru actele oficiale administrative."----------Alin. (2^1) al art. 16 a fost introdus de pct. 1 al art. I din INSTRUCȚIUNILE nr. 50 din 2 iunie 2015, publicate în MONITORUL OFICIAL nr. 384 din 2 iunie 2015.(3) Abrogat.----------Alin. (3) al art. 16 a fost abrogat de pct. 2 al art. I din INSTRUCȚIUNILE nr. 50 din 2 iunie 2015, publicate în MONITORUL OFICIAL nr. 384 din 2 iunie 2015.(4) Abrogat.----------Alin. (4) al art. 16 a fost abrogat de pct. 2 al art. I din INSTRUCȚIUNILE nr. 50 din 2 iunie 2015, publicate în MONITORUL OFICIAL nr. 384 din 2 iunie 2015.(5) Abrogat.----------Alin. (5) al art. 16 a fost abrogat de pct. 2 al art. I din INSTRUCȚIUNILE nr. 50 din 2 iunie 2015, publicate în MONITORUL OFICIAL nr. 384 din 2 iunie 2015. + Secţiunea a 5-a Completarea apostilei + Articolul 17(1) Apostila și anexa la aceasta sunt generate de aplicația informatică.(2) În vederea generării apostilei și a anexei se completează câmpurile specifice din aplicația informatică prin introducerea datelor preluate din documentele prezentate de către solicitant și folosindu-se scrierea cu diacritice.(3) În câmpurile corespunzătoare din aplicația informatică se va înscrie mențiunea «n/a» dacă actul poartă numele emitentului și număr de înregistrare, dar se află în una sau mai multe dintre situațiile de mai jos:a) nu are înscris numele semnatarului;b) nu are înscrisă calitatea semnatarului;c) nu poartă ștampila emitentului.(4) În cazul actelor în care sunt înscrise numele a 2 titulari, în câmpul aferent se vor înscrie numele ambilor titulari, după cum urmează:a) certificate de căsătorie - se vor înscrie numele ambilor soți, dobândite în urma căsătoriei;b) certificat de divorț - se vor înscrie numele ambilor soți, dobândite în urma divorțului.(5) Codul apostilei are următoarea structură AA/xyzw/xy, în care:a) AA reprezintă denumirea abreviată a județului/municipiului București, scrisă cu litere majuscule;b) xyzw reprezintă numărul cererii, scris cu cifre arabe;c) xy reprezintă numărul de ordine al actului, scris cu cifre arabe.(6) În cazul în care o persoană solicită eliberarea apostilei pentru un singur act, structura codului apostilei este AA/xyzw/1. (la 11-10-2016, Articolul 17 din Sectiunea a 5-a , Capitolul II a fost modificat de Punctul 15, Articolul I din INSTRUCȚIUNI nr. 147 din 23 septembrie 2016, publicate în MONITORUL OFICIAL nr. 799 din 11 octombrie 2016 ) + Articolul 18(1) Apostila și anexa la aceasta se imprimă pe hârtie albă standard, format A4, utilizându-se cerneală color.(2) Modelul apostilei eliberate de către instituțiile prefectului este prevăzut în anexa nr. 4. (la 11-10-2016, Articolul 18 din Sectiunea a 5-a , Capitolul II a fost modificat de Punctul 16, Articolul I din INSTRUCȚIUNI nr. 147 din 23 septembrie 2016, publicate în MONITORUL OFICIAL nr. 799 din 11 octombrie 2016 ) + Secţiunea a 6-a Semnarea apostilei și aplicarea ștampilei cu stemă + Articolul 19(1) Apostila se semnează de către subprefectul desemnat prin ordin al prefectului.(2) În situația în care subprefectul se află în imposibilitate, apostila se semnează de una dintre cele două persoane împuternicite prin ordin al prefectului să îl înlocuiască pe subprefect, de regulă, persoane care au studii superioare în domeniul științelor juridice.(3) După semnarea apostilei, subprefectul/persoana împuternicită aplică ștampila cu stemă a instituției prefectului. + Articolul 20(1) Numele și specimenele de semnătură ale persoanelor desemnate de prefect să semneze apostila se comunică Ministerului Administrației și Internelor - structura coordonatoare.(2) Eventualele modificări cu privire la persoanele desemnate se efectuează numai în situații motivate și cu anunțarea prealabilă a Ministerului Administrației și Internelor - structura coordonatoare. + Secţiunea a 7-a Eliberarea apostilei + Articolul 21(1) Apostila, completată potrivit prezentelor instrucțiuni, se anexează la actul oficial pentru care a fost eliberată și este valabilă numai însoțită de acesta.(2) Apostila se atașează la act, iar în zona comună celor două documente, rezultată prin capsare, se aplică ștampila cu stemă a instituției prefectului, jumătate pe apostilă, iar cealaltă jumătate pe act. (la 11-10-2016, Articolul 21 din Sectiunea a 7-a , Capitolul II a fost completat de Punctul 17, Articolul I din INSTRUCȚIUNI nr. 147 din 23 septembrie 2016, publicate în MONITORUL OFICIAL nr. 799 din 11 octombrie 2016 ) (3) În cazul în care se solicită eliberarea unei noi apostile pentru un act apostilat, apostila anterioară se îndepărtează și se arhivează, iar în câmpul «Observații» din aplicația informatică se face referire la apostila anterioară. (la 11-10-2016, Articolul 21 din Sectiunea a 7-a , Capitolul II a fost completat de Punctul 17, Articolul I din INSTRUCȚIUNI nr. 147 din 23 septembrie 2016, publicate în MONITORUL OFICIAL nr. 799 din 11 octombrie 2016 ) + Articolul 21^1(1) După completarea apostilei potrivit art. 17 și 18, aceasta poate fi eliberată, la cererea solicitantului, și în format electronic.(2) În cazul prevăzut la alin. (1), după scanarea apostilei, fișierul PDF va fi semnat electronic cu certificat digital calificat de către operatorul din cadrul biroului apostilă desemnat prin ordin al prefectului.(3) În situația în care operatorul din cadrul biroului apostilă se află în imposibilitate, fișierul PDF va fi semnat electronic cu certificat digital calificat de către persoana desemnată prin dispoziția conducătorului structurii coordonatoare.----------Art. 21^1 a fost introdus de pct. 3 al art. I din INSTRUCȚIUNILE nr. 50 din 2 iunie 2015, publicate în MONITORUL OFICIAL nr. 384 din 2 iunie 2015. + Articolul 22(1) Cu ocazia eliberării apostilei, în cererea depusă de solicitant se va completa:a) numărul de acte pentru care se eliberează apostila - de către reprezentantul biroului apostilă;b) rubrica corespunzătoare datei eliberării, respectiv semnăturii de primire - de către solicitant.(2) Cererea depusă de către solicitant la biroul apostilă se reține.(3) Prelucrarea cererilor și eliberarea apostilelor se fac potrivit programului de lucru, în funcție de capacitatea de prelucrare a cererilor, respectiv durata necesară verificării actelor. (la 11-10-2016, Articolul 22 din Sectiunea a 7-a , Capitolul II a fost completat de Punctul 18, Articolul I din INSTRUCȚIUNI nr. 147 din 23 septembrie 2016, publicate în MONITORUL OFICIAL nr. 799 din 11 octombrie 2016 ) + Articolul 23În situațiile prevăzute la art. 6 alin. (2) lit. e) și art. 8, în rubrica aferentă semnăturii de primire se menționează faptul că actul s-a transmis prin corespondență și se înscrie numărul formularului de confirmare a primirii actului de către solicitant sau, după caz, se atașează la cerere formularul de preluare/expediere completat de firma de curierat. (la 11-10-2016, Articolul 23 din Sectiunea a 7-a , Capitolul II a fost modificat de Punctul 19, Articolul I din INSTRUCȚIUNI nr. 147 din 23 septembrie 2016, publicate în MONITORUL OFICIAL nr. 799 din 11 octombrie 2016 ) + Capitolul III Dispoziții speciale + Articolul 24(1) Personalul desemnat să desfășoare activitatea în cadrul biroului apostilă asigură îndrumarea persoanelor interesate, în vederea familiarizării acestora cu procedura eliberării apostilei pentru actele oficiale administrative.(2) Fișele postului pentru persoanele care desfășoară activitățile prevăzute la art. 4 alin. (2) se completează în mod corespunzător. + Articolul 25Prefecții dispun măsuri cu privire la:a) organizarea activității de eliberare a apostilei și asigurarea condițiilor necesare, atât din punctul de vedere al dotării corespunzătoare, cât și al securizării spațiului în care se desfășoară această activitate;b) garantarea și protejarea drepturilor și libertăților fundamentale ale persoanelor fizice cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal, potrivit Legii nr. 677/2001 pentru protecția persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date, cu modificările și completările ulterioare. + Articolul 26Termenul de păstrare a documentelor reținute potrivit art. 22 alin. (2), respectiv a datelor înregistrate în aplicația informatică este de 10 ani. (la 11-10-2016, Articolul 26 din Capitolul III a fost modificat de Punctul 20, Articolul I din INSTRUCȚIUNI nr. 147 din 23 septembrie 2016, publicate în MONITORUL OFICIAL nr. 799 din 11 octombrie 2016 ) + Capitolul IV Dispoziții finale + Articolul 27În termen de 15 zile de la data intrării în vigoare a prezentelor instrucțiuni, instituțiile prefectului:a) transmit la Ministerul Administrației și Internelor - structura coordonatoare:1. datele de legătură ale biroului apostilă constând în numărul de telefon, numărul de fax și adresa de e-mail, în vederea publicării pe pagina de internet a Ministerului Administrației și Internelor;2. lista cu numele și numerele de telefon ale persoanelor care lucrează în cadrul biroului apostilă;b) afișează la sediul instituției prefectului, într-un spațiu accesibil publicului, și publică pe site-ul instituției prefectului următoarele:1. textul Convenției;2. lista statelor semnatare ale Convenției;3. lista statelor semnatare ale Convenției cu care România a încheiat convenții, tratate sau acorduri privind asistența juridică în materie civilă;4. prevederile art. 6-9 din prezentele instrucțiuni; (la 09-03-2017, Punctul 5, litera b), Articolul 27 , Capitolul IV a fost abrogat de Punctul 4, Articolul I din INSTRUCȚIUNI nr. 23 din 27 februarie 2017, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 172 din 09 martie 2017 ) 6. modelul de cerere;7. numărul camerei unde este organizată activitatea biroului apostilă;8. programul pentru primirea/eliberarea documentelor;9. numerele de telefon care pot fi apelate pentru obținerea de informații suplimentare, adresa poștală pentru corespondența scrisă, precum și adresa de e-mail pentru corespondența electronică. (la 11-10-2016, Punctul 9 din Articolul 27 , Capitolul IV a fost modificat de Punctul 21, Articolul I din INSTRUCȚIUNI nr. 147 din 23 septembrie 2016, publicate în MONITORUL OFICIAL nr. 799 din 11 octombrie 2016 ) + Articolul 28 Abrogat (la 11-10-2016, Articolul 28 din Capitolul IV a fost abrogat de Punctul 22, Articolul I din INSTRUCȚIUNI nr. 147 din 23 septembrie 2016, publicate în MONITORUL OFICIAL nr. 799 din 11 octombrie 2016 ) + Articolul 29Anexele nr. 1-4 fac parte integrantă din prezentele instrucțiuni. (la 11-10-2016, Articolul 29 din Capitolul IV a fost modificat de Punctul 23, Articolul I din INSTRUCȚIUNI nr. 147 din 23 septembrie 2016, publicate în MONITORUL OFICIAL nr. 799 din 11 octombrie 2016 ) + Articolul 30(1) Prezentele instrucțiuni se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I, și intră în vigoare în termen de 45 de zile de la data publicării.(2) Prevederile art. 16 alin. (2) se aplică de la data implementării Registrului național electronic al apostilelor, care va fi anunțată public de Ministerul Administrației și Internelor.(3) La data intrării în vigoare a prezentelor instrucțiuni se abrogă Instrucțiunile ministrului administrației și internelor nr. 351/2004 privind organizarea și desfășurarea activității de aplicare a apostilei, nepublicate*).___________*) Instrucțiunile ministrului administrației și internelor nr. 351/2004 privind organizarea și desfășurarea activității de aplicare a apostilei nu au fost publicate în Monitorul Oficial al României, Partea I, deoarece aveau ca obiect reglementări din sectorul național de apărare, ordine publică și siguranță națională.
Ministrul administrației
și internelor,
Vasile BlagaBucurești, 29 martie 2010.Nr. 82. + Anexa nr. 1 LISTA statelor semnatare ale Convenției*1) Notă
*1) În tabel sunt menționate statele care au semnat Convenția (Convenția cu privire la suprimarea cerinței supralegalizării actelor oficiale străine, adoptată la Haga la 5 octombrie 1961); unele dintre acestea sunt membre ale Conferinței de la Haga de Drept Internațional Privat și semnatare ale Convenției, iar altele doar semnatare ale Convenției; pentru actualizarea listei statelor semnatare ale Convenției se va accesa site-ul Conferinței de Drept Internațional Privat: www.hcch.net
(la 11-10-2016,
Anexa 1 a fost modificată de Punctul 24, Articolul I din INSTRUCȚIUNI nr. 147 din 23 septembrie 2016, publicate în MONITORUL OFICIAL nr. 799 din 11 octombrie 2016
)
+
Anexa nr. 2
LISTA
statelor semnatare ale Conferinței de Drept
Internațional Privat de la Haga cu care
România a încheiat convenții, tratate sau acorduri privind asistența
juridică în materie civilă, care prevăd scutirea de orice legalizare
(la 11-10-2016,
Anexa 2 a fost modificată de Punctul 24, Articolul I din INSTRUCȚIUNI nr. 147 din 23 septembrie 2016, publicate în MONITORUL OFICIAL nr. 799 din 11 octombrie 2016
)
+
Anexa nr. 3 Instituția Prefectului prelucrează datele cu caracter personal furnizate de dumneavoastră prin acest document prin mijloace automatizate/manual în scopul eliberării apostilei potrivit notificării la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, înregistrată cu numărul 34059 în Registrul de Evidență a Prelucrărilor de Date cu caracter Personal, iar datele înregistrate sunt destinate utilizării de către operator și sunt comunicate numai destinatarilor abilitați de lege. Conform Legii nr. 677/2001, cu modificările și completările ulterioare, aveți dreptul de acces, de opoziție, de intervenție asupra datelor, precum și de a nu fi supus unei decizii individuale. Pentru exercitarea acestor drepturi, vă puteți adresa cu o cerere scrisă, datată și semnată la registratura Instituției Prefectului. Totodată, aveți dreptul de a vă adresa justiției, în condițiile legii. Prin completarea și semnarea cererii, vă dați acordul cu privire la colectarea și prelucrarea datelor cu caracter personal.───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┌─────────────────────────┐ ┌────────────────────────────────────────────────┐│NR. CERERE: __________ │ │Durata de completare a prezentei cereri este de ││ │ │aproximativ 5 minute. Colectarea datelor din │└─────────────────────────┘ │prezenta cerere este necesară pentru generarea │(se completează de │apostilei și a anexei la aceasta, precum și │ reprezentantul biroului │pentru asigurarea verificării prevăzute la │ apostilă) │art. 7 din Convenție. │ └────────────────────────────────────────────────┘ DOAMNĂ / DOMNULE PREFECT,Subsemnatul(a)_______________________ în calitate de*1)_______________________ (numele persoanei care completează cererea)domiciliat(ă) în*2): localitatea_____________, strada__________, nr._________,sc.____, ap._____, județul/sectorul_______, titular al actului deidentitate*3)_______ seria _____, nr. _____, vă rog să aprobați eliberareaapostilei pe un număr de ______acte, reprezentând (se menționează tipulactului):1._____________________ 6. _________________________2 .____________________ 7. _________________________3 .____________________ 8.__________________________4 .____________________ 9.__________________________5 .____________________ 10.__________________________aparținând lui________________________________________________________________ (numele titularului actului pt. care se solicită eliberarea apostilei)cetățean _____________________________________________________________________ (cetățenia titularului actului)titular al actului de identitate*4)___________ seria _________ nr. ___________Numărul actului de împuternicire*5) este _____________________________________Menționez că aceste acte sunt necesare în ____________________________________ (statul în care urmează a fi folosit actul pentru care se solicită eliberarea apostilei)Cunoscând prevederile art. 326 și ale art. 327 din Codul Penal, cu privire lafalsul în declarații și falsul privind identitatea, declar că datele înscriseîn prezenta cerere sunt conforme cu realitatea. Data completării: _______________ Data eliberării: _______________ Semnătura _______________________ Semnătura ______________________ (celui care completează cererea) (celui care primește actele)┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐│NR. ACTE PENTRU CARE S-A ELIBERAT APOSTILA: _________________ ││ │└────────────────────────────────────────────────────────────────┘ (se completează de reprezentantul biroului apostilă) DOAMNEI/DOMNULUI PREFECT AL JUDEȚULUI /MUNICIPIULUI_______________________───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
Notă
*1) - titular al actului, soț/soție al/a titularului, ruda de gradul I sau II (se menționează gradul de rudenie), împuternicit cu procura notarială, delegat al unei persoane juridice (se menționează denumirea persoanei juridice), avocat, după caz;
*2) - se completează, după caz, cu datele solicitantului privind domiciliul (în cazul persoanei fizice), respectiv localitatea unde are sediul persoana juridică;
*3) - act de identitate, alt document similar, emis de instituții sau autorități publice din statul, altul decât România, în care are domiciliul sau reședința ori pașaport; pentru persoane juridice se înscrie codul unic de identificare (CUI);
*4) - act de identitate, alt document similar, emis de instituții sau autorități publice din statul, altul decât România, în care are domiciliul sau reședința ori pașaport;
*5) - procura notarială, împuternicire avocațială sau delegație, după caz. (la 09-03-2017, Anexa 3 a fost modificată de Punctul 5, Articolul I din INSTRUCȚIUNI nr. 23 din 27 februarie 2017, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 172 din 09 martie 2017 ) + Anexa nr. 4
(la 11-10-2016,
Anexa 4 a fost modificată de Punctul 24, Articolul I din INSTRUCȚIUNI nr. 147 din 23 septembrie 2016, publicate în MONITORUL OFICIAL nr. 799 din 11 octombrie 2016
)
(la 11-10-2016,
Anexa 5 a fost abrogată de Punctul 25, Articolul I din INSTRUCȚIUNI nr. 147 din 23 septembrie 2016, publicate în MONITORUL OFICIAL nr. 799 din 11 octombrie 2016
)
(la 11-10-2016,
Anexa 6 a fost abrogată de Punctul 25, Articolul I din INSTRUCȚIUNI nr. 147 din 23 septembrie 2016, publicate în MONITORUL OFICIAL nr. 799 din 11 octombrie 2016
)
(la 11-10-2016,
Anexa 7 a fost abrogată de Punctul 25, Articolul I din INSTRUCȚIUNI nr. 147 din 23 septembrie 2016, publicate în MONITORUL OFICIAL nr. 799 din 11 octombrie 2016
)
| EMITENT |
Având în vedere art. 2 din Ordonanța Guvernului nr. 66/1999 pentru aderarea României la Convenția cu privire la suprimarea cerinței supralegalizării actelor oficiale străine, adoptată la Haga la 5 octombrie 1961, aprobată prin Legea nr. 52/2000, cu modificările ulterioare,în temeiul prevederilor art. 7 alin. (4) din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 30/2007 privind organizarea și funcționarea Ministerului Administrației și Internelor, aprobată cu modificări prin Legea nr. 15/2008, cu modificările și completările ulterioare,ministrul administrației și internelor emite următoarele instrucțiuni: + Capitolul I Dispoziții generale + Articolul 1Prezentele instrucțiuni stabilesc cadrul legal privind organizarea și desfășurarea activității de eliberare a apostilei de către instituțiile prefectului. + Articolul 2(1) Activitatea de eliberare a apostilei de către instituțiile prefectului se realizează potrivit competențelor stabilite la art. 2 din Ordonanța Guvernului nr. 66/1999 pentru aderarea României la Convenția cu privire la suprimarea cerinței supralegalizării actelor oficiale străine, adoptată la Haga la 5 octombrie 1961, aprobată prin Legea nr. 52/2000, cu modificările ulterioare, și în limitele prevăzute de Convenția de la Haga cu privire la suprimarea cerinței supralegalizării actelor oficiale străine, adoptată la Haga la 5 octombrie 1961, denumită în continuare Convenție.(2) Lista statelor semnatare ale Convenției este prevăzută în anexa nr. 1.(3) Lista statelor semnatare ale Convenției cu care statul român a încheiat convenții, tratate sau acorduri privind asistența juridică în materie civilă este prevăzută în anexa nr. 2. + Articolul 3(1) În sensul prevederilor art. 2 alin. (1), instituțiile prefectului eliberează apostila cu privire la actele oficiale administrative, denumite în continuare acte.(2) Apostila se eliberează pentru acte emise de autorități ale administrației publice centrale sau locale, precum și de alte organe de autoritate administrativă din România, care organizează o activitate de interes public, în cadrul unor competențe stricte stabilite prin lege, pentru scopurile prevăzute la art. 5 alin. 2 din Convenție.(3) Instituțiile prefectului nu eliberează apostila pentru actele prevăzute la art. 1 alin. 2 lit. a), c) și d) și alin. 3 din Convenție, respectiv pentru copii ale actelor oficiale administrative.(4) Eliberarea apostilei este refuzată dacă:a) actul este destinat utilizării pe teritoriul unui stat care nu este parte a Convenției;b) conținutul actului nu este lizibil;c) actul este completat sau semnat cu creion;d) actul nu prezintă elementele de siguranță prevăzute de lege sau acestea sunt deteriorate;e) actul prezintă completări sau corecturi neconfirmate oficial;f) actul este plastifiat;g) semnătura sau ștampila pe care actul le poartă nu poate fi validată ori nu corespunde specimenelor aflate în baza de date cuprinzând numele și specimenele de semnătură și de ștampilă corespunzătoare persoanelor din cadrul instituțiilor implicate; (la 09-03-2017, Litera h) din Alineatul (4) , Articolul 3 , Capitolul I a fost abrogată de Punctul 1, Articolul I din INSTRUCȚIUNI nr. 23 din 27 februarie 2017, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 172 din 09 martie 2017 ) (5) Lista principalelor categorii de acte dintre cele prevăzute la alin. (2) se întocmește și se actualizează de Ministerul Afacerilor Interne, prin Direcția generală pentru relațiile cu instituțiile prefectului, denumită în continuare structură coordonatoare, și se publică pe site-ul Ministerului Afacerilor Interne.(6) În vederea actualizării listei prevăzute la alin. (5), instituțiile prefectului transmit de îndată structurii coordonatoare o copie a actului pentru care se solicită eliberarea apostilei, dacă acesta nu se regăsește în listă. (la 11-10-2016, Articolul 3 din Capitolul I a fost modificat de Punctul 1, Articolul I din INSTRUCȚIUNI nr. 147 din 23 septembrie 2016, publicate în MONITORUL OFICIAL nr. 799 din 11 octombrie 2016 ) + Articolul 4(1) Activitatea de eliberare a apostilei se desfășoară prin intermediul biroului organizat în cadrul instituțiilor prefectului, denumit în continuare birou apostilă.(1^1) Apostila se eliberează prin Sistemul interoperabil centralizat pentru evidența apostilei eliberate de către instituțiile prefectului pentru actele oficiale administrative, denumit în continuare aplicație informatică. (la 11-10-2016, Articolul 4 din Capitolul I a fost completat de Punctul 2, Articolul I din INSTRUCȚIUNI nr. 147 din 23 septembrie 2016, publicate în MONITORUL OFICIAL nr. 799 din 11 octombrie 2016 ) (2) Instituția prefectului, prin biroul apostilă, realizează următoarele activități:a) primirea documentelor cerute de prezentele instrucțiuni pentru eliberarea apostilei;b) verificarea competenței instituției prefectului;c) înregistrarea cererii de eliberare a apostilei;d) verificarea semnăturii și a calității în care a acționat semnatarul actului pentru care se solicită apostilarea și, dacă este cazul, a identității sigiliului sau a ștampilei de pe act;e) completarea apostilei;f) semnarea apostilei și aplicarea ștampilei cu stemă;g) eliberarea apostilei. + Articolul 5 Abrogat (la 09-03-2017, Articolul 5 din Capitolul I a fost abrogat de Punctul 2, Articolul I din INSTRUCȚIUNI nr. 23 din 27 februarie 2017, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 172 din 09 martie 2017 ) + Capitolul II Procedura de eliberare a apostilei + Secţiunea 1 Primirea documentelor + Articolul 6(1) În cadrul biroului apostilă se realizează stabilirea identității solicitantului.(2) Aplicarea apostilei poate fi solicitată de:a) titularul actului;b) soțul/soția titularului actului ori o rudă până la gradul II cu titularul actului, inclusiv;c) altă persoană fizică ce prezintă, după caz, procură autentică sau împuternicire avocațială ori un contract având ca obiect realizarea în numele titularului a procedurilor necesare pentru eliberarea apostilei;d) o persoană juridică ce a încheiat cu titularul actului, cu soțul/soția titularului actului ori cu o rudă până la gradul II cu titularul actului, cu o altă persoană fizică, ce prezintă procură notarială, un contract având ca obiect realizarea în numele acestuia a procedurilor necesare pentru eliberarea apostilei, prin reprezentant care prezintă delegație în acest sens;e) o misiune diplomatică sau un oficiu consular în România al unui stat semnatar al Convenției, dacă aceasta/acesta poate asigura transmiterea prin corespondență atât a documentelor necesare eliberării apostilei la instituția prefectului competentă, cât și a actelor pentru care s-a eliberat apostila către titularul acestora.(3) În cazul în care titularul actului este minor, se ia în considerare contractul încheiat cu unul dintre părinți, o rudă până la gradul II inclusiv sau cu tutorele.(4) În cazul în care se solicită eliberarea apostilei pentru un document al unei persoane decedate, fără moștenitori legali sau testamentari cu domiciliul ori reședința în România, solicitantul completează o declarație pe propria răspundere în acest sens.(5) În cazul în care procura autentică prevăzută la alin. (2) lit. c) a fost întocmită pe teritoriul unui alt stat, este necesar ca aceasta să fie tradusă în limba română și legalizată.(6) Personalul din cadrul biroului apostilă poate solicita ca procura notarială să fie apostilată de autoritățile competente ale statului pe al cărui teritoriu a fost întocmită. (la 11-10-2016, Articolul 6 din Sectiunea 1 , Capitolul II a fost modificat de Punctul 5, Articolul I din INSTRUCȚIUNI nr. 147 din 23 septembrie 2016, publicate în MONITORUL OFICIAL nr. 799 din 11 octombrie 2016 ) + Articolul 7(1) În vederea eliberării apostilei, solicitantul are obligația de a prezenta:a) o cerere, indiferent de numărul actelor aparținând aceluiași titular pentru care se solicită eliberarea apostilei;b) actul de identitate;c) certificatul de căsătorie ori actul de divorț sau actul prin care se face dovada schimbării numelui și/sau a prenumelui ori a intervenirii unor modificări în ceea ce privește data nașterii ori o declarație de notorietate autentică, dacă este cazul;d) actul pentru care se solicită eliberarea apostilei, în original; (la 09-03-2017, Litera e) din Alineatul (1) , Articolul 7 , Sectiunea 1 , Capitolul II a fost abrogată de Punctul 3, Articolul I din INSTRUCȚIUNI nr. 23 din 27 februarie 2017, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 172 din 09 martie 2017 ) (2) În cazul în care se solicită eliberarea apostilei pentru acte aparținând mai multor titulari, solicitantul trebuie să completeze câte o cerere pentru fiecare titular de act.(3) În cazul în care solicitantul nu este titularul actului pentru care se solicită eliberarea apostilei, acesta trebuie să prezinte, după caz, și următoarele:a) actul de identitate;b) procura notarială, împuternicirea avocațială sau delegația și contractul de prestări servicii cerute potrivit art. 6 alin. (2) lit. c) și d).(4) În lipsa actului de identitate emis de autoritățile române, solicitantul poate prezenta un document similar, emis de instituții sau autorități publice din statul, altul decât România, în care are domiciliul sau reședința, ori pașaportul, aflate în termen de valabilitate.(5) Modelul cererii prevăzute la alin. (1) lit. a) este prezentat în anexa nr. 3. (la 11-10-2016, Articolul 7 din Sectiunea 1 , Capitolul II a fost modificat de Punctul 6, Articolul I din INSTRUCȚIUNI nr. 147 din 23 septembrie 2016, publicate în MONITORUL OFICIAL nr. 799 din 11 octombrie 2016 ) + Articolul 8Solicitanții pot depune documentele și prin corespondență, dacă sunt îndeplinite următoarele condiții:a) actul pentru care se solicită eliberarea apostilei este însoțit de documentele prevăzute la art. 6 și 7; (la 11-10-2016, Litera a) din Articolul 8 , Sectiunea 1 , Capitolul II a fost modificată de Punctul 7, Articolul I din INSTRUCȚIUNI nr. 147 din 23 septembrie 2016, publicate în MONITORUL OFICIAL nr. 799 din 11 octombrie 2016 ) b) documentele sunt transmise printr-un serviciu de curierat rapid, cu confirmare de primire.c) contravaloarea cheltuielilor ocazionate de transmiterea actului și a apostilei către solicitant sunt suportate de către acesta. (la 11-10-2016, Articolul 8 din Sectiunea 1 , Capitolul II a fost completat de Punctul 8, Articolul I din INSTRUCȚIUNI nr. 147 din 23 septembrie 2016, publicate în MONITORUL OFICIAL nr. 799 din 11 octombrie 2016 ) + Secţiunea a 2-a Verificarea competenței instituției prefectului + Articolul 9(1) La primirea documentelor trebuie să se verifice dacă:a) actul pentru care se solicită eliberarea apostilei este de natura celor prevăzute la art. 3 alin. (1);b) este îndeplinit unul dintre următoarele criterii:1. titularul actului, soțul/soția titularului actului ori o rudă până la gradul II cu titularul actului, inclusiv, are domiciliul/ultimul domiciliu ori reședința în județul în care își are sediul instituția prefectului sesizată; sau2. sediul emitentului actului se află în județul în care își are sediul instituția prefectului sesizată;c) actul pentru care se solicită eliberarea apostilei nu este deteriorat.(2) Considerarea unui criteriu sau a altuia trebuie să se facă în favoarea solicitantului.(3) Prin excepție de la prevederile alin. (1) lit. b), în cazul în care se solicită eliberarea apostilei pentru certificate de stare civilă sau certificate de cazier judiciar, solicitantul se poate adresa oricărei instituții a prefectului.(4) În perioada de derulare a proiectului «Sistem interoperabil centralizat pentru evidența apostilei eliberate de către instituțiile prefectului pentru actele oficiale administrative», prin excepție de la prevederile alin. (1) lit. b), cererile de eliberare a apostilei formulate de către persoanele prevăzute la art. 6 alin. (2) lit. d) pot fi depuse atât la Instituția Prefectului - Municipiul București, cât și la Instituția Prefectului - Județul Ilfov.(5) Documentele preluate de misiunile diplomatice și oficiile consulare ale României de la solicitanți aflați în afara granițelor statului român se transmit, fără a se face aplicarea criteriilor prevăzute la alin. (1) lit. b), Instituției Prefectului - Municipiul București, care, după eliberarea apostilei, le remite misiunii diplomatice ori oficiului consular. Operațiunile privind transmiterea și restituirea documentelor se realizează prin Ministerul Afacerilor Externe. (la 11-10-2016, Articolul 9 din Sectiunea a 2-a , Capitolul II a fost modificat de Punctul 9, Articolul I din INSTRUCȚIUNI nr. 147 din 23 septembrie 2016, publicate în MONITORUL OFICIAL nr. 799 din 11 octombrie 2016 ) + Secţiunea a 3-a Înregistrarea cererii de eliberare a apostilei + Articolul 10În cadrul biroului apostilă se asigură:a) înregistrarea cererii depuse de solicitant, dacă sunt îndeplinite condițiile prevăzute în prezentele instrucțiuni;b) verificarea actelor pentru care urmează să se elibereze apostila din punctul de vedere al integrității fizice a acestora;c) confruntarea datelor înscrise în act cu datele corespunzătoare din cererea completată de către solicitant;d) înregistrarea în aplicația informatică a datelor preluate din documentele prezentate de către solicitant. (la 11-10-2016, Articolul 10 din Sectiunea a 3-a , Capitolul II a fost modificat de Punctul 10, Articolul I din INSTRUCȚIUNI nr. 147 din 23 septembrie 2016, publicate în MONITORUL OFICIAL nr. 799 din 11 octombrie 2016 ) + Articolul 11În cazurile prevăzute la art. 6 alin. (2) lit. e) și la art. 8, în aplicația informatică, în câmpul «Observații», se menționează faptul că documentele au fost transmise prin corespondență, poștă sau curierat. (la 11-10-2016, Articolul 11 din Sectiunea a 3-a , Capitolul II a fost modificat de Punctul 11, Articolul I din INSTRUCȚIUNI nr. 147 din 23 septembrie 2016, publicate în MONITORUL OFICIAL nr. 799 din 11 octombrie 2016 ) + Secţiunea a 4-a Procedura de verificare + Articolul 12(1) După verificarea competenței, potrivit prevederilor art. 9, și înainte de efectuarea operațiilor prevăzute la art. 10, se verifică semnătura, calitatea în care a acționat semnatarul actului și, dacă este cazul, identitatea sigiliului sau a ștampilei de pe actul pentru care se solicită eliberarea apostilei. (la 11-10-2016, Alineatul (1) din Articolul 12 , Sectiunea a 4-a , Capitolul II a fost modificat de Punctul 12, Articolul I din INSTRUCȚIUNI nr. 147 din 23 septembrie 2016, publicate în MONITORUL OFICIAL nr. 799 din 11 octombrie 2016 ) (2) Verificarea prevăzută la alin. (1) presupune efectuarea, după caz, a următoarelor activități:a) verificarea vizuală simplă a semnăturii și a ștampilei de pe act prin compararea cu specimenul de semnătură, respectiv specimenul de ștampilă existente la biroul apostilă;b) verificarea existenței elementelor de siguranță a actului;c) verificarea vizuală simplă a semnăturii și a ștampilei reprezentantului instituției implicate de pe actul de apostilat sau de pe un alt document emis de instituția implicată și care are ca obiect atestarea semnăturii, a calității în care a acționat semnatarul actului și, dacă este cazul, a identității sigiliului sau a ștampilei de pe actul pentru care se solicită eliberarea;d) verificarea prin alte metode.(3) După verificarea actului, în aplicația informatică, în câmpul «Observații», se notează date cu privire la modul în care s-a realizat verificarea semnăturii, a calității în care a acționat semnatarul actului și, dacă este cazul, a identității sigiliului sau a ștampilei de pe actul pentru care se solicită eliberarea apostilei. (la 11-10-2016, Alineatul (3) din Articolul 12 , Sectiunea a 4-a , Capitolul II a fost modificat de Punctul 12, Articolul I din INSTRUCȚIUNI nr. 147 din 23 septembrie 2016, publicate în MONITORUL OFICIAL nr. 799 din 11 octombrie 2016 ) + Articolul 13(1) În sensul prevederilor art. 12 alin. (2) lit. c), prin instituții implicate se înțelege, după caz:a) instituția/autoritatea/organizația emitentă;b) o altă instituție/autoritate/organizație de la nivel central sau local care atestă semnătura, calitatea în care a acționat semnatarul actului și, dacă este cazul, identitatea sigiliului sau a ștampilei de pe actul pentru care se solicită eliberarea apostilei.(2) Lista instituțiilor implicate se întocmește și se actualizează de Ministerul Administrației și Internelor, prin structura coordonatoare, și se publică pe site-ul Ministerului Administrației și Internelor.(3) Ministerul Administrației și Internelor, prin structura coordonatoare, întocmește baza de date cu numele și specimenele de semnătură și de ștampilă corespunzătoare persoanelor din cadrul instituțiilor implicate de la nivel central, desemnate de conducerea acestor instituții să ateste semnătura, calitatea în care a acționat semnatarul actului și, dacă este cazul, identitatea sigiliului sau a ștampilei de pe actul pentru care se solicită eliberarea apostilei.(4) Informațiile cuprinse în baza de date prevăzută la alin. (3) se pun la dispoziția instituțiilor prefectului - biroul apostilă și se actualizează periodic de Ministerul Administrației și Internelor, prin structura coordonatoare. + Articolul 14(1) În vederea realizării verificării prevăzute la art. 12, se organizează în cadrul fiecărei instituții a prefectului, prin biroul apostilă, baza de date cuprinzând numele și specimenele de semnătură și de ștampilă corespunzătoare persoanelor din cadrul instituțiilor implicate, desemnate de conducerea acestora să ateste semnătura, calitatea în care a acționat semnatarul actului și, dacă este cazul, identitatea sigiliului sau a ștampilei de pe actul pentru care se solicită eliberarea apostilei.(2) Datele prevăzute la alin. (1) se actualizează prin grija:a) instituției prefectului, pentru instituțiile implicate care au sediul în județul respectiv sau în municipiul București, după caz;b) Ministerului Administrației și Internelor, prin structura coordonatoare, în cazul instituțiilor implicate de la nivel central.(3) Evidența specimenelor de semnătură și de ștampilă se realizează pe suport hârtie și/sau în format electronic.(4) Dacă biroul apostilă întâmpină dificultăți în obținerea specimenului de semnătură sau de ștampilă pe care un act îl poartă sau dacă se apreciază că sunt necesare informații suplimentare, instituția prefectului se poate adresa instituției implicate, direct sau prin intermediul Ministerului Administrației și Internelor - structura coordonatoare. + Articolul 15(1) În situația în care actul pentru care s-a solicitat eliberarea apostilei nu a fost emis pe teritoriul județului în care își are sediul instituția prefectului sau al municipiului București, după caz, biroul apostilă efectuează procedura de verificare în colaborare cu biroul apostilă din județul sau municipiul București, în care se află sediul emitentului.(2) Prefecții dispun măsurile necesare asigurării unei colaborări rapide și eficiente între birourile apostilă. + Articolul 16 (la 11-10-2016, Alineatul (1) din Articolul 16 , Sectiunea a 4-a , Capitolul II a fost abrogat de Punctul 13, Articolul I din INSTRUCȚIUNI nr. 147 din 23 septembrie 2016, publicate în MONITORUL OFICIAL nr. 799 din 11 octombrie 2016 ) (2) Verificarea datelor cuprinse într-o apostilă eliberată de instituțiile prefectului se realizează de către orice persoană interesată prin accesarea Registrului național electronic al apostilelor, constituit cu respectarea prevederilor art. 7 din Convenție și gestionat de Ministerul Afacerilor Interne, prin structura coordonatoare. (la 11-10-2016, Alineatul (2) din Articolul 16 , Sectiunea a 4-a , Capitolul II a fost modificat de Punctul 14, Articolul I din INSTRUCȚIUNI nr. 147 din 23 septembrie 2016, publicate în MONITORUL OFICIAL nr. 799 din 11 octombrie 2016 ) (2^1) Completarea informațiilor cuprinse în Registrul național electronic se face prin preluarea automată a datelor introduse la nivelul birourilor apostilă, în cadrul aplicației informatice "Sistem interoperabil centralizat pentru evidența apostilei eliberate de către instituțiile prefectului pentru actele oficiale administrative."----------Alin. (2^1) al art. 16 a fost introdus de pct. 1 al art. I din INSTRUCȚIUNILE nr. 50 din 2 iunie 2015, publicate în MONITORUL OFICIAL nr. 384 din 2 iunie 2015.(3) Abrogat.----------Alin. (3) al art. 16 a fost abrogat de pct. 2 al art. I din INSTRUCȚIUNILE nr. 50 din 2 iunie 2015, publicate în MONITORUL OFICIAL nr. 384 din 2 iunie 2015.(4) Abrogat.----------Alin. (4) al art. 16 a fost abrogat de pct. 2 al art. I din INSTRUCȚIUNILE nr. 50 din 2 iunie 2015, publicate în MONITORUL OFICIAL nr. 384 din 2 iunie 2015.(5) Abrogat.----------Alin. (5) al art. 16 a fost abrogat de pct. 2 al art. I din INSTRUCȚIUNILE nr. 50 din 2 iunie 2015, publicate în MONITORUL OFICIAL nr. 384 din 2 iunie 2015. + Secţiunea a 5-a Completarea apostilei + Articolul 17(1) Apostila și anexa la aceasta sunt generate de aplicația informatică.(2) În vederea generării apostilei și a anexei se completează câmpurile specifice din aplicația informatică prin introducerea datelor preluate din documentele prezentate de către solicitant și folosindu-se scrierea cu diacritice.(3) În câmpurile corespunzătoare din aplicația informatică se va înscrie mențiunea «n/a» dacă actul poartă numele emitentului și număr de înregistrare, dar se află în una sau mai multe dintre situațiile de mai jos:a) nu are înscris numele semnatarului;b) nu are înscrisă calitatea semnatarului;c) nu poartă ștampila emitentului.(4) În cazul actelor în care sunt înscrise numele a 2 titulari, în câmpul aferent se vor înscrie numele ambilor titulari, după cum urmează:a) certificate de căsătorie - se vor înscrie numele ambilor soți, dobândite în urma căsătoriei;b) certificat de divorț - se vor înscrie numele ambilor soți, dobândite în urma divorțului.(5) Codul apostilei are următoarea structură AA/xyzw/xy, în care:a) AA reprezintă denumirea abreviată a județului/municipiului București, scrisă cu litere majuscule;b) xyzw reprezintă numărul cererii, scris cu cifre arabe;c) xy reprezintă numărul de ordine al actului, scris cu cifre arabe.(6) În cazul în care o persoană solicită eliberarea apostilei pentru un singur act, structura codului apostilei este AA/xyzw/1. (la 11-10-2016, Articolul 17 din Sectiunea a 5-a , Capitolul II a fost modificat de Punctul 15, Articolul I din INSTRUCȚIUNI nr. 147 din 23 septembrie 2016, publicate în MONITORUL OFICIAL nr. 799 din 11 octombrie 2016 ) + Articolul 18(1) Apostila și anexa la aceasta se imprimă pe hârtie albă standard, format A4, utilizându-se cerneală color.(2) Modelul apostilei eliberate de către instituțiile prefectului este prevăzut în anexa nr. 4. (la 11-10-2016, Articolul 18 din Sectiunea a 5-a , Capitolul II a fost modificat de Punctul 16, Articolul I din INSTRUCȚIUNI nr. 147 din 23 septembrie 2016, publicate în MONITORUL OFICIAL nr. 799 din 11 octombrie 2016 ) + Secţiunea a 6-a Semnarea apostilei și aplicarea ștampilei cu stemă + Articolul 19(1) Apostila se semnează de către subprefectul desemnat prin ordin al prefectului.(2) În situația în care subprefectul se află în imposibilitate, apostila se semnează de una dintre cele două persoane împuternicite prin ordin al prefectului să îl înlocuiască pe subprefect, de regulă, persoane care au studii superioare în domeniul științelor juridice.(3) După semnarea apostilei, subprefectul/persoana împuternicită aplică ștampila cu stemă a instituției prefectului. + Articolul 20(1) Numele și specimenele de semnătură ale persoanelor desemnate de prefect să semneze apostila se comunică Ministerului Administrației și Internelor - structura coordonatoare.(2) Eventualele modificări cu privire la persoanele desemnate se efectuează numai în situații motivate și cu anunțarea prealabilă a Ministerului Administrației și Internelor - structura coordonatoare. + Secţiunea a 7-a Eliberarea apostilei + Articolul 21(1) Apostila, completată potrivit prezentelor instrucțiuni, se anexează la actul oficial pentru care a fost eliberată și este valabilă numai însoțită de acesta.(2) Apostila se atașează la act, iar în zona comună celor două documente, rezultată prin capsare, se aplică ștampila cu stemă a instituției prefectului, jumătate pe apostilă, iar cealaltă jumătate pe act. (la 11-10-2016, Articolul 21 din Sectiunea a 7-a , Capitolul II a fost completat de Punctul 17, Articolul I din INSTRUCȚIUNI nr. 147 din 23 septembrie 2016, publicate în MONITORUL OFICIAL nr. 799 din 11 octombrie 2016 ) (3) În cazul în care se solicită eliberarea unei noi apostile pentru un act apostilat, apostila anterioară se îndepărtează și se arhivează, iar în câmpul «Observații» din aplicația informatică se face referire la apostila anterioară. (la 11-10-2016, Articolul 21 din Sectiunea a 7-a , Capitolul II a fost completat de Punctul 17, Articolul I din INSTRUCȚIUNI nr. 147 din 23 septembrie 2016, publicate în MONITORUL OFICIAL nr. 799 din 11 octombrie 2016 ) + Articolul 21^1(1) După completarea apostilei potrivit art. 17 și 18, aceasta poate fi eliberată, la cererea solicitantului, și în format electronic.(2) În cazul prevăzut la alin. (1), după scanarea apostilei, fișierul PDF va fi semnat electronic cu certificat digital calificat de către operatorul din cadrul biroului apostilă desemnat prin ordin al prefectului.(3) În situația în care operatorul din cadrul biroului apostilă se află în imposibilitate, fișierul PDF va fi semnat electronic cu certificat digital calificat de către persoana desemnată prin dispoziția conducătorului structurii coordonatoare.----------Art. 21^1 a fost introdus de pct. 3 al art. I din INSTRUCȚIUNILE nr. 50 din 2 iunie 2015, publicate în MONITORUL OFICIAL nr. 384 din 2 iunie 2015. + Articolul 22(1) Cu ocazia eliberării apostilei, în cererea depusă de solicitant se va completa:a) numărul de acte pentru care se eliberează apostila - de către reprezentantul biroului apostilă;b) rubrica corespunzătoare datei eliberării, respectiv semnăturii de primire - de către solicitant.(2) Cererea depusă de către solicitant la biroul apostilă se reține.(3) Prelucrarea cererilor și eliberarea apostilelor se fac potrivit programului de lucru, în funcție de capacitatea de prelucrare a cererilor, respectiv durata necesară verificării actelor. (la 11-10-2016, Articolul 22 din Sectiunea a 7-a , Capitolul II a fost completat de Punctul 18, Articolul I din INSTRUCȚIUNI nr. 147 din 23 septembrie 2016, publicate în MONITORUL OFICIAL nr. 799 din 11 octombrie 2016 ) + Articolul 23În situațiile prevăzute la art. 6 alin. (2) lit. e) și art. 8, în rubrica aferentă semnăturii de primire se menționează faptul că actul s-a transmis prin corespondență și se înscrie numărul formularului de confirmare a primirii actului de către solicitant sau, după caz, se atașează la cerere formularul de preluare/expediere completat de firma de curierat. (la 11-10-2016, Articolul 23 din Sectiunea a 7-a , Capitolul II a fost modificat de Punctul 19, Articolul I din INSTRUCȚIUNI nr. 147 din 23 septembrie 2016, publicate în MONITORUL OFICIAL nr. 799 din 11 octombrie 2016 ) + Capitolul III Dispoziții speciale + Articolul 24(1) Personalul desemnat să desfășoare activitatea în cadrul biroului apostilă asigură îndrumarea persoanelor interesate, în vederea familiarizării acestora cu procedura eliberării apostilei pentru actele oficiale administrative.(2) Fișele postului pentru persoanele care desfășoară activitățile prevăzute la art. 4 alin. (2) se completează în mod corespunzător. + Articolul 25Prefecții dispun măsuri cu privire la:a) organizarea activității de eliberare a apostilei și asigurarea condițiilor necesare, atât din punctul de vedere al dotării corespunzătoare, cât și al securizării spațiului în care se desfășoară această activitate;b) garantarea și protejarea drepturilor și libertăților fundamentale ale persoanelor fizice cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal, potrivit Legii nr. 677/2001 pentru protecția persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date, cu modificările și completările ulterioare. + Articolul 26Termenul de păstrare a documentelor reținute potrivit art. 22 alin. (2), respectiv a datelor înregistrate în aplicația informatică este de 10 ani. (la 11-10-2016, Articolul 26 din Capitolul III a fost modificat de Punctul 20, Articolul I din INSTRUCȚIUNI nr. 147 din 23 septembrie 2016, publicate în MONITORUL OFICIAL nr. 799 din 11 octombrie 2016 ) + Capitolul IV Dispoziții finale + Articolul 27În termen de 15 zile de la data intrării în vigoare a prezentelor instrucțiuni, instituțiile prefectului:a) transmit la Ministerul Administrației și Internelor - structura coordonatoare:1. datele de legătură ale biroului apostilă constând în numărul de telefon, numărul de fax și adresa de e-mail, în vederea publicării pe pagina de internet a Ministerului Administrației și Internelor;2. lista cu numele și numerele de telefon ale persoanelor care lucrează în cadrul biroului apostilă;b) afișează la sediul instituției prefectului, într-un spațiu accesibil publicului, și publică pe site-ul instituției prefectului următoarele:1. textul Convenției;2. lista statelor semnatare ale Convenției;3. lista statelor semnatare ale Convenției cu care România a încheiat convenții, tratate sau acorduri privind asistența juridică în materie civilă;4. prevederile art. 6-9 din prezentele instrucțiuni; (la 09-03-2017, Punctul 5, litera b), Articolul 27 , Capitolul IV a fost abrogat de Punctul 4, Articolul I din INSTRUCȚIUNI nr. 23 din 27 februarie 2017, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 172 din 09 martie 2017 ) 6. modelul de cerere;7. numărul camerei unde este organizată activitatea biroului apostilă;8. programul pentru primirea/eliberarea documentelor;9. numerele de telefon care pot fi apelate pentru obținerea de informații suplimentare, adresa poștală pentru corespondența scrisă, precum și adresa de e-mail pentru corespondența electronică. (la 11-10-2016, Punctul 9 din Articolul 27 , Capitolul IV a fost modificat de Punctul 21, Articolul I din INSTRUCȚIUNI nr. 147 din 23 septembrie 2016, publicate în MONITORUL OFICIAL nr. 799 din 11 octombrie 2016 ) + Articolul 28 Abrogat (la 11-10-2016, Articolul 28 din Capitolul IV a fost abrogat de Punctul 22, Articolul I din INSTRUCȚIUNI nr. 147 din 23 septembrie 2016, publicate în MONITORUL OFICIAL nr. 799 din 11 octombrie 2016 ) + Articolul 29Anexele nr. 1-4 fac parte integrantă din prezentele instrucțiuni. (la 11-10-2016, Articolul 29 din Capitolul IV a fost modificat de Punctul 23, Articolul I din INSTRUCȚIUNI nr. 147 din 23 septembrie 2016, publicate în MONITORUL OFICIAL nr. 799 din 11 octombrie 2016 ) + Articolul 30(1) Prezentele instrucțiuni se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I, și intră în vigoare în termen de 45 de zile de la data publicării.(2) Prevederile art. 16 alin. (2) se aplică de la data implementării Registrului național electronic al apostilelor, care va fi anunțată public de Ministerul Administrației și Internelor.(3) La data intrării în vigoare a prezentelor instrucțiuni se abrogă Instrucțiunile ministrului administrației și internelor nr. 351/2004 privind organizarea și desfășurarea activității de aplicare a apostilei, nepublicate*).___________*) Instrucțiunile ministrului administrației și internelor nr. 351/2004 privind organizarea și desfășurarea activității de aplicare a apostilei nu au fost publicate în Monitorul Oficial al României, Partea I, deoarece aveau ca obiect reglementări din sectorul național de apărare, ordine publică și siguranță națională.
Ministrul administrației
și internelor,
Vasile BlagaBucurești, 29 martie 2010.Nr. 82. + Anexa nr. 1 LISTA statelor semnatare ale Convenției*1) Notă
*1) În tabel sunt menționate statele care au semnat Convenția (Convenția cu privire la suprimarea cerinței supralegalizării actelor oficiale străine, adoptată la Haga la 5 octombrie 1961); unele dintre acestea sunt membre ale Conferinței de la Haga de Drept Internațional Privat și semnatare ale Convenției, iar altele doar semnatare ale Convenției; pentru actualizarea listei statelor semnatare ale Convenției se va accesa site-ul Conferinței de Drept Internațional Privat: www.hcch.net
| Republica Africa de Sud, Republica Albania, Statele Unite ale Americii, Principatul Andorra, Antigua și Barbuda, Republica Argentiniană, Republica Armenia, Comunitatea Australiană, Republica Austria, Republica Azerbaidjan, Comunitatea Bahamas, Regatul Bahrain, Barbados, Republica Belarus, Regatul Belgiei, Belize, Bosnia-Herțegovina, Republica Botswana, Republica Federativă a Braziliei, Statul Brunei Darussalam, Republica Bulgaria, Republica Burundi, Republica Capului Verde, Republica Cehă, Republica Chile,Republica Cipru, Republica Populară Chineză (Hong Kong și Macao), Republica Columbia, Insulele Cook, Republica Coreea, Republica Costa Rica, Republica Croația, Regatul Danemarcei, Comunitatea Dominica, Republica Dominicană, Republica Ecuador, Confederația Elvețiană, Republica El-Salvador, Republica Estonia, Republica Insulelor Fiji, Republica Finlanda, Republica Franceză, Georgia, Republica Federală Germania, Republica Elenă, Grenada, Republica Honduras, Republica India, Republica Irlanda, Republica Islanda, Statul Israel, Republica Italiană, Japonia, Republica Kazahstan, Kosovo, Republica Kîrgîză, Regatul Lesotho, Republica Letonia, Republica Liberia, Principatul Liechtenstein, Republica Lituania, Marele Ducat al Luxemburgului, Republica Macedonia, Republica Malawi, Republica Malta, Regatul Unit al Marii Britaniiși Irlandei De Nord, Regatul Maroc, Republica Insulelor Marshall, Republica Mauritius, Statele Unite Mexicane, Republica Moldova, Principatul Monaco, Mongolia, Republica Muntenegru, Republica Namibia, Republica Nicaragua, Insulele Niue, Regatul Norvegiei, Noua Zeelandă, Olanda (Regatul Țărilor de Jos), Sultanatul Oman, Republica Panama, Republica Paraguay, Peru, RepublicaPoloneză, Republica Portugheză, România, Federația Rusă, Federația Sfântul Kitts și Nevis, Sfânta Lucia, Sfântul Vincent și Grenadine, Statul Independent Samoa, Serenisima Republică San Marino, Republica Democrată Săo Tome și Principe, Republica Serbia, Republica Seychelles, Republica Slovacă,Republica Slovenia, Regatul Spaniei, Regatul Suediei, Republica Suriname, Regatul Swaziland, Republica Orientală A Uruguayului, Republica Uzbekistan, Republica Tadjikistan, Regatul Tonga, Republica Trinidad-Tobago, Republica Turcia, Ucraina, Republica Ungară, Republica Vanuatu, Republica Bolivariană a Venezuelei |
LISTA
statelor semnatare ale Conferinței de Drept
Internațional Privat de la Haga cu care
România a încheiat convenții, tratate sau acorduri privind asistența
juridică în materie civilă, care prevăd scutirea de orice legalizare
| Republica Albania | Tratat între Republica Populară Română și Republica Populară Albania privind asistența juridică în cauzele civile, familialeși penale, ratificat prin Decretul nr. 463/1960, publicat în Buletinul Oficial nr. 4/1961 "PARTEA I - Dispoziții generale" "Art. 13. - Valabilitatea actelor 1. Actele care au fost întocmite sau certificate de un organ destat sau de către o persoană oficială pe teritoriul uneia din Părțile Contractante, în limitele competenței lor, în forma stabilită de lege și prevăzute cu sigiliu oficial, sunt valabile pe teritoriul celeilalte Părți Contractante fără vreo altă certificare. Aceasta se referă de asemenea și la semnăturile care sunt legalizate conform prevederilor legale ale uneia din Părțile Contractante. 2. Actele care pe teritoriul unei Părți Contractante se consideră ca fiind acte oficiale, sunt socotite și pe teritoriul celeilalte Părți Contractante ca având forța probatorie a actelor oficiale." Potrivit Notei verbale nr. 375/19.12.2007 a Ambasadei Albaniei la București, art. 13 prevede scutirea de legalizare și orice formalitate echivalentă pentru toate actele oficiale. |
| Republica Austria | Convenție între Republica Socialistă România și Republica Austria cu privire la asistența juridică în materia dreptului civil și de familie și la valabilitatea și transmiterea actelor, ratificată prin Decretul nr. 1.179/1968, publicată în Buletinul Oficial nr. 4/1968 "CAPITOLUL V - Valabilitatea și transmiterea actelor Art. 251. Actele eliberate de o instanță judecătorească sau de o autoritate administrativă a unui stat contractant în limitele competenței sale și prevăzute cu semnătură oficială și cu sigiliul oficial vor avea și în fața instanțelor judecătorești și a autorităților administrative ale celuilalt stat contractant puterea probatorie a actelor oficiale. Această prevedere este valabilă și pentru alte acte cărora, potrivit dispozițiilor legale ale statului contractant pe teritoriul căruia au fost eliberate, le este atribuită puterea probatorie a actelor oficiale. 2. Această putere probatorie o va avea și legalizarea semnăturii pe un act sub semnătură privată, făcută de către o instanță judecătorească sau de către o autoritate administrativă a unuia dintre statele contractante ori de un notar public austriac. Art. 26Actele prevăzute la articolul 25 punctul 1 și legalizarea prevăzută la articolul 25 punctul 2 nu au nevoie de nicio altă certificare pentru a fi folosite în fața instanțelor judecătorești și a autorităților administrative ale celuilalt stat contractant." |
| Regatul Belgiei | Convenție între Republica Socialistă România și Regatul Belgieiprivind asistența juridică în materie civilă și comercială, ratificată prin Decretul nr. 368/1976, publicată în Buletinul Oficial nr. 93/1976 "CAPITOLUL III - Scutirea de legalizare Art. 14Documentele care emană de la autoritățile judiciare ale unuia dintre cele două state și care poartă sigiliul acestora, precumși documentele cărora le atestă certitudinea datei, realitatea semnăturii sau conformitatea cu originalul, sunt scutite de orice legalizare atunci când trebuie să fie folosite pe teritoriul celuilalt stat. CAPITOLUL IV - Transmiteri în materie de acte de stare civilă Art. 15Autoritățile competente ale fiecăruia dintre cele două state transmit fără cheltuieli autorităților competente ale celuilaltstat, la cerere și după caz, certificate de stare civilă române, copii sau extrase ale oricărui act de stare civilă belgian, precum și copii ale hotărârilor date în materie de stare civilă, atunci când aceste documente privesc cetățenii statului solicitant și care sunt cerute într-un interes administrativ suficient motivat. Aceste documente sunt scutite de orice legalizare." |
| Bosnia și Herțegovina - prin declarație de succesiune | Tratat dintre Republica Populară Română și Republica Populară Federativă Iugoslavia privind asistența juridică, ratificat prin Decretul nr. 24/1961, publicat în Buletinul Oficial nr. 6/1961 "CAPITOLUL V - Actele Art. 471. Actele publice care au fost întocmite sau eliberate de cătreun organ sau o persoană oficială a unei Părți Contractante, în limitele competenței lor vor fi prevăzute cu sigiliul oficial și semnătură, pot fi folosite în fața organelor celeilalte Părți Contractante fără vreo altă certificare sau legalizare. Această prevedere se aplică și actelor private care au fost legalizate de organele sau persoanele oficiale competente. 2. Prevederile punctului 1 sunt aplicabile și în ce privește copiile actelor publice sau private care au fost certificate deorganele sau persoanele oficiale competente. Art. 48Acte publice eliberate de organele și persoanele oficiale competente ale unor Părți Contractante au pe teritoriul celeilalte Părți Contractante aceeași forță probatorie ca și actele eliberate de organele și persoanele oficiale proprii." |
| Republica Bulgaria | Tratat dintre Republica Populară Română și Republica Populară Bulgaria privind asistența juridică în acuzele civile, familiale și penale, ratificat prin Decretul nr. 109/1959, publicat în Buletinul Oficial nr. 11/1959 "PARTEA I - Dispoziții generale" "Art. 13 - Valabilitatea actelor 1. Actele care au fost întocmite sau certificate de un organ destat sau de către o persoană oficială pe teritoriul uneia din Părțile Contractante, în limitele competenței lor, în forma stabilită de lege și prevăzute cu sigiliul oficial, sunt valabile pe teritoriul celeilalte Părți Contractante fără vreo altă certificare. Aceasta este valabil și pentru semnăturile care sunt legalizate conform prevederilor legale ale uneia din Părțile Contractante. 2. Actele care pe teritoriul unei Părți Contractante se consideră ca fiind acte oficiale, sunt socotite și pe teritoriul celeilalte Părți Contractante ca având forța probatorie a actelor oficiale." |
| Republica Cehă | Tratat dintre România și Republica Cehă privind asistența judiciară în materie civilă, semnat la București la 11 iulie 1994, ratificat prin Legea nr. 44/1995, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 106 din 31 mai 1995 "CAPITOLUL III - Acte oficiale Art. 23 - Valabilitatea actelor 1. Actele care emană de la autoritățile competente ale uneia dintre părțile contractante, precum și actele sub semnătură privată, cărora acestea le dau dată certă și le atestă autenticitatea semnăturii, sunt valabile pe teritoriul celeilalte părți contractante fără vreo altă legalizare. Această dispoziție se aplică și cu privire la extrasele și copiile de pe acte. 2. Actele menționate la paragraful 1 au, pe teritoriul celeilalte părți contractante, aceeași forță probantă ca și actele de același fel ale acestei din urmă părți contractante." |
| Republica Populară Chineză | Tratat de asistență juridică în materie civilă și penală dintreRomânia și Republica Populară Chineză, ratificat prin Legea nr. 12/1992, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 32 din 3 martie 1992 "CAPITOLUL V - Alte prevederi Art. 34 - Scutirea de legalizare Documentele oficiale întocmite sau certificate de tribunale ori alte instituții competente ale uneia dintre părțile contractante, pentru a fi folosite în fața tribunalelor și altor instituții competente ale celeilalte părți contractante, nu vor fi supuse cerinței legalizării, dacă acestea sunt prevăzute cu sigiliu oficial." |
| Republica Croația - prin declarație de succesiune | Tratat dintre Republica Populară Română și Republica Populară Federativă Iugoslavia privind asistența juridică, ratificat prin Decretul nr. 24/1961, publicat în Buletinul Oficial nr. 6/1961 (a se vedea: Bosnia și Herțegovina) |
| Republica Franceză | Convenție între Republica Socialistă România și Republica Franceză privind asistența juridică în materie civilă și comercială, ratificată prin Decretul nr. 77/1975, publicată în Buletinul Oficial nr. 79/1975 "CAPITOLUL III - Forța probantă a actelor și scutirea de legalizare" "Art. 10Înscrisurile care emană de la autoritățile judiciare sau de la alte autorități competente ale unuia dintre state, precum și înscrisurile cărora acestea le dau dată certă, le atestă autenticitatea semnăturii sau conformitatea cu originalul, nu au nevoie de nicio legalizare pentru a fi folosite pe teritoriul celuilalt stat." |
| Republica Macedonia | Convenție între România și Republica Macedonia privind asistența juridică în materie civilă, semnată la București la 12 noiembrie 2003, ratificată prin Legea nr. 356/2004, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 839 din 13 septembrie 2004 "CAPITOLUL I - Dispoziții generale" "Art. 21 - Valabilitatea actelor 1. Actele în formă legală, întocmite sau certificate de o instanță sau de altă autoritate competentă a uneia dintre părțile contractante, care poartă semnătura și sigiliul acesteia, nu trebuie să poarte o altă semnătură și certificare pentru a fi utilizate pe teritoriul celeilalte părți contractante. 2. Dispozițiile paragrafului 1 se referă și la extrasele și copiile de pe actele certificate de o instanță sau de o altă autoritate competentă. 3. Actele oficiale întocmite pe teritoriul uneia dintre părțilecontractante au pe teritoriul celeilalte părți contractante aceeași forță probantă ca și actele de același fel ale acestei părți. 4. Orice persoană sau autoritate interesată a uneia dintre părțile contractante poate solicita, în caz de dubiu, verificarea autenticității actului de către autoritatea celeilalte părți contractante." |
| Republica Moldova | Tratat între România și Republica Moldova privind asistența juridică în materie civilă și penală, semnat la Chișinău la 6 iulie 1996, ratificat prin Legea nr. 177/1997, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 310 din 13 noiembrie 1997 "PARTEA a II-a - Cauze civile", "CAPITOLUL II - Acte oficiale" "Art. 22 - Valabilitatea actelor 1. Actele care emană de la autoritățile competente sau de la alte instituții ale uneia dintre părțile contractante, precum și actele sub semnătură privată, cărora acestea le dau data certă și le atestă autenticitatea semnăturii, sunt valabile pe teritoriul celeilalte părți contractante fără vreo altă legalizare. Această dispoziție se aplică și cu privire la extrasele și la copiile de pe aceste acte. 2. Actele menționate la paragraful 1 au, pe teritoriul celeilalte părți contractante, aceeași forță probantă ca și actele de același fel ale acestei din urmă părți contractante." |
| Mongolia | Tratat dintre Republica Socialistă România și Republica Populară Mongolă cu privire la asistența juridică în cauzele civile, familiale și penale, ratificat prin Decretul nr. 415/1973, publicat în Buletinul Oficial nr. 116/1973 "CAPITOLUL I - Dispoziții generale Art. 17 - Valabilitatea actelor 1. Actele eliberate de o instituție judiciară sau de o autoritate administrativă a unei părți contractante, în limitele competenței sale și în forma stabilită de legile în vigoare la data emiterii lor, prevăzute cu semnătura oficială și cu sigiliul oficial, vor avea, și în fața instituțiilor judiciare și a autorităților administrative ale celeilalte părți contractante, puterea probatorie a actelor oficiale. Această prevedere este valabilă și pentru alte acte cărora, potrivit dispozițiilor legale ale părții contractante pe teritoriul căreia au fost eliberate, le este atribuită puterea probatorie a actelor oficiale. 2. Aceeași putere probatorie o va avea și legalizarea semnăturii pe un act sub semnătură privată făcută de către o autoritate administrativă a uneia dintre părțile contractante. Art. 18Pentru actele prevăzute în articolul 17 punctul 1 și pentru legalizarea prevăzută în articolul 17 punctul 2 nu este necesară nicio altă certificare pentru a fi folosite în fața instituțiilor judiciare și a autorităților administrative ale celeilalte părți contractante." |
| Republica Muntenegru - prin declarație de succesiune | Tratat dintre Republica Populară Română și Republica Populară Federativă Iugoslavia privind asistența juridică, ratificat prin Decretul nr. 24/1961, publicat în Buletinul Oficial nr. 6/1961 (a se vedea: Bosnia și Herțegovina) |
| Republica Polonă | Tratat între România și Republica Polonă privind asistența juridică și relațiile juridice în cauzele civile, semnat la București la 15 mai 1999, ratificat prin Ordonanța Guvernului nr. 65/1999, aprobată prin Legea nr. 33/2000, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 414 din 30 august 1999 "CAPITOLUL I - Dispoziții generale" "Art. 6 - Valabilitatea actelor 1. Actele care emană de la instanțele judecătorești sau de la alte autorități competente ale uneia dintre părțile contractante, prevăzute cu sigiliul oficial și cu semnătura persoanei îndreptățite, pot fi folosite pe teritoriul celeilalte părți contractante fără a fi nevoie de legalizare. Această dispoziție se aplică, de asemenea, copiilor legalizate,extraselor și traducerilor unor astfel de acte. 2. Actele întocmite pe teritoriul unei părți contractante de către persoane fizice a căror semnătură a fost autentificată pot fi folosite pe teritoriul celeilalte părți contractante fără a fi necesară legalizarea lor. 3. Actele menționate la paragrafele 1 și 2 au, pe teritoriul celeilalte părți contractante, aceeași forță probantă ca și actele de același fel ale acestei din urmă părți contractante." |
| Federația Rusă - prin declarație de succesiune | Tratat între Republica Populară Română și Uniunea Republicilor Sovietice Socialiste privind acordarea asistenței juridice în cauzele civile, familiale și penale, ratificat prin Decretul nr. 334/1958, publicat în Buletinul Oficial nr. 30/1958 "SECȚIUNEA I - Dispoziții generale" "Art. 12 - Valabilitatea actelor 1. Actele care au fost întocmite sau certificate de instituțiile juridice sau de către o persoană oficială (traducător oficial, expert etc.) pe teritoriul uneia din Părțile Contractante, în limitele competenței lor, în forma stabilită de legile în vigoare și prevăzute cu sigiliul oficial, sunt valabile pe teritoriul celeilalte Părți Contractante fără vreo altă certificare. 2. Actele care pe teritoriul unei Părți Contractante se consideră ca fiind acte oficiale, sunt socotite și pe teritoriul celeilalte Părți Contractante ca având forța probatorie a actelor oficiale." |
| Republica Serbia - prin declarație de succesiune | Tratat dintre Republica Populară Română și Republica Populară Federativă Iugoslavia privind asistența juridică, ratificat prin Decretul nr. 24/1961, publicat în Buletinul Oficial nr. 6/1961 (a se vedea: Bosnia și Herțegovina) |
| Republica Slovacă - prin declarație de succesiune | Tratat între Republica Populară Română și Republica Cehoslovacăprivind asistența juridică în cauzele civile, familiale și penale, ratificat prin Decretul nr. 506/1958, publicat în Buletinul Oficial nr. 6/1959 "PARTEA I - Dispoziții generale" "Art. 13 - Valabilitatea actelor 1. Actele care au fost întocmite sau certificate de un organ destat sau de către o persoana oficială pe teritoriul uneia din Părțile Contractante, în limitele competenței lor, în forma stabilită de legile în vigoare și prevăzute cu sigiliul oficial, sunt recunoscute ca valabile pe teritoriul celeilalte Părți Contractante fără vreo altă certificare. Aceasta este valabil și pentru semnăturile care sunt legalizate conform prevederilor legale ale uneia din Părțile Contractante. 2. Actele care pe teritoriul unei Părți Contractante se consideră ca fiind acte oficiale au forța probatorie a actelor oficiale și pe teritoriul celeilalte Părți Contractante." |
| Republica Slovenia - prin declarație de succesiune | Tratat dintre Republica Populară Română și Republica Populară Federativă Iugoslavia privind asistența juridică, ratificat prin Decretul nr. 24/1961, publicat în Buletinul Oficial nr. 6/1961 (a se vedea: Bosnia și Herțegovina) |
| Ucraina | Tratat dintre România și Ucraina privind asistența juridică și relațiile juridice în cauzele civile, semnat la București la 30 ianuarie 2002, ratificat prin Legea nr. 3/2005, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 183 din 3 martie 2007. "Art. 13 - Valabilitatea documentelor 1. Documentele care au fost întocmite sau certificate de instituțiile judiciare ale uneia dintre părțile contractante, prevăzute cu sigiliul și semnătura persoanei competente, au valabilitate pe teritoriul celeilalte părți contractante fără nicio altă legalizare. Aceasta se referă, de asemenea, la copiile și traducerile care sunt legalizate de instituțiile competente. 2. Actele care pe teritoriul unei părți contractante se consideră ca fiind acte oficiale sunt socotite și pe teritoriulceleilalte părți contractante ca având forța probatorie a actelor oficiale." |
| Republica Ungară | Tratat între Republica Populară Română și Republica Populară Ungară privind asistența juridică în cauzele civile, familiale și penale, ratificat prin Decretul nr. 505/1958, publicat în Buletinul Oficial nr. 2/1959 "PARTEA I - Dispoziții generale" "Art. 13 - Valabilitatea actelor 1. Actele care au fost întocmite sau certificate de un organ destat sau de către o persoană oficială pe teritoriul uneia din Părțile Contractante, în limitele competinței lor, în forma stabilită de legile în vigoare și prevăzute cu sigiliul oficial, sunt valabile pe teritoriul celeilalte Părți Contractante fără vreo altă certificare. Aceasta este valabil și pentru semnăturile care sunt legalizate conform prevederilorlegale ale uneia din Părțile Contractante. 2. Actele care pe teritoriul unei Părți Contractante se consideră ca fiind acte oficiale, sunt socotite și pe teritoriul celeilalte Părți Contractante ca având forța probatorie a actelor oficiale." |
*1) - titular al actului, soț/soție al/a titularului, ruda de gradul I sau II (se menționează gradul de rudenie), împuternicit cu procura notarială, delegat al unei persoane juridice (se menționează denumirea persoanei juridice), avocat, după caz;
*2) - se completează, după caz, cu datele solicitantului privind domiciliul (în cazul persoanei fizice), respectiv localitatea unde are sediul persoana juridică;
*3) - act de identitate, alt document similar, emis de instituții sau autorități publice din statul, altul decât România, în care are domiciliul sau reședința ori pașaport; pentru persoane juridice se înscrie codul unic de identificare (CUI);
*4) - act de identitate, alt document similar, emis de instituții sau autorități publice din statul, altul decât România, în care are domiciliul sau reședința ori pașaport;
*5) - procura notarială, împuternicire avocațială sau delegație, după caz. (la 09-03-2017, Anexa 3 a fost modificată de Punctul 5, Articolul I din INSTRUCȚIUNI nr. 23 din 27 februarie 2017, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 172 din 09 martie 2017 ) + Anexa nr. 4
(la 11-10-2016,
Anexa 4 a fost modificată de Punctul 24, Articolul I din INSTRUCȚIUNI nr. 147 din 23 septembrie 2016, publicate în MONITORUL OFICIAL nr. 799 din 11 octombrie 2016
)
(la 11-10-2016,
Anexa 5 a fost abrogată de Punctul 25, Articolul I din INSTRUCȚIUNI nr. 147 din 23 septembrie 2016, publicate în MONITORUL OFICIAL nr. 799 din 11 octombrie 2016
)
(la 11-10-2016,
Anexa 6 a fost abrogată de Punctul 25, Articolul I din INSTRUCȚIUNI nr. 147 din 23 septembrie 2016, publicate în MONITORUL OFICIAL nr. 799 din 11 octombrie 2016
)
(la 11-10-2016,
Anexa 7 a fost abrogată de Punctul 25, Articolul I din INSTRUCȚIUNI nr. 147 din 23 septembrie 2016, publicate în MONITORUL OFICIAL nr. 799 din 11 octombrie 2016
)
Google Chrome
Mozilla Firefox
Internet Explorer
Apple Safari