HOTĂRÂRE nr. 51 din 16 ianuarie 2003
privind procedura de predare-primire a documentelor creatorilor şi/sau deţinătorilor de documente, persoane juridice, care s-au desfiinţat
EMITENT
  • GUVERNUL
  • Publicat în  MONITORUL OFICIAL nr. 98 din 17 februarie 2003



    În temeiul art. 107 din Constituţie şi al art. II din Legea nr. 358/2002 pentru modificarea şi completarea Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996,
    Guvernul României adopta prezenta hotărâre.

    Articolul 1

    Prin creator de documente cu valoare practica, în înţelesul prezentei hotărâri, se înţelege orice angajator, persoana juridică, indiferent de forma de proprietate şi capitalul social, care, conform Legii nr. 19/2000 privind sistemul public de pensii şi alte drepturi de asigurări sociale, cu modificările şi completările ulterioare, are obligaţia să depună lunar Declaraţia privind evidenta nominală a asiguraţilor şi a obligaţiilor de plată către bugetul asigurărilor sociale de stat.


    Articolul 2

    Dovada desfiinţării angajatorului cade în sarcina acestuia şi se face cunoscută casei teritoriale de pensii prin orice document prevăzut de lege în acest sens.


    Articolul 3

    Documentele cu valoare practica, referitoare la stagiile de cotizare realizate de asiguraţii sistemului public de pensii şi alte drepturi de asigurări sociale ale creatorilor de documente care, în condiţiile legii, se desfiinţează, se preiau de casele teritoriale de pensii în raza cărora şi-au avut sediul aceştia.


    Articolul 4

    Documentele ce urmează a fi preluate de casele teritoriale de pensii sunt statele de plată a salariilor şi centralizatoarele acestora, corespunzătoare întregii perioade de activitate a angajatorului, precum şi documentele care atesta încadrarea locurilor de muncă în grupa I sau II de muncă, respectiv condiţii speciale sau deosebite de muncă.


    Articolul 5

    Predarea documentelor ce fac obiectul prezentei hotărâri se face de reprezentantul/reprezentanţii angajatorului desfiinţat, în baza unui act prin care se dovedeşte calitatea acestuia.


    Articolul 6

    Preluarea documentelor se face de către o comisie a casei teritoriale de pensii, formată dintr-un preşedinte şi 2 membri, înfiinţată prin decizie a directorului general.


    Articolul 7

    Predarea-primirea documentelor se face pe bază de inventar şi proces-verbal, întocmite conform anexelor nr. 1 şi 2.


    Articolul 8

    Evidenta intrărilor de documente cu valoare practica, la casele teritoriale de pensii, se tine pe baza unui registru, potrivit anexei nr. 3.


    Articolul 9

    Documentele ce se predau se grupează în dosare de către predator, cronologic, pe luni şi ani. Dosarele vor fi legate, iar pe coperta fiecăruia se vor înscrie în clar denumirea angajatorului care s-a desfiinţat, elementele de identificare a acestuia, precum şi perioada căreia îi corespund documentele predate.


    Articolul 10

    În situaţia în care din perioada de activitate a angajatorului lipsesc documente corespunzătoare unor luni/ani, se va menţiona aceasta în procesul-verbal de predare-primire.


    Articolul 11

    De la data procesului-verbal de predare-primire documentele preluate reprezintă baza proprie de date a casei teritoriale de pensii în posesia căreia au intrat.


    Articolul 12

    În baza documentelor preluate, la cererea persoanelor interesate sau la cererea unor instituţii abilitate, casele teritoriale de pensii pot elibera în condiţiile legii copii, adeverinte şi certificate, contra cost, care se vizează, pentru conformitate, de persoana desemnată de conducerile acestora.


    Articolul 13

    În vederea gestionării documentelor ce urmează a fi preluate de către casele teritoriale de pensii, conducerile acestora vor desemna persoanele responsabile cu problemele de arhiva, denumite arhivari.


    Articolul 14

    În cazul desfiinţării, în condiţiile legii, a creatorului de documente, persoana juridică, fără ca activitatea acestuia să fie continuată de un altul, spaţiile destinate păstrării şi conservării documentelor cu valoare practica pot fi puse la dispoziţie casei de pensii primitoare, pe baza unui protocol încheiat între deţinătorul legal al spaţiului şi conducătorul casei de pensii.


    Articolul 15

    Tarifele ce se încasează pentru eliberarea copiilor, certificatelor sau extraselor, precum şi procedura eliberării se stabilesc prin decizie a preşedintelui Casei Naţionale de Pensii şi Alte Drepturi de Asigurări Sociale.


    Articolul 16

    Anexele nr. 1-3 fac parte integrantă din prezenta hotărâre.
    PRIM-MINISTRU
    ADRIAN NASTASE
    Contrasemnează:
    ---------------
    p. Ministrul muncii
    şi solidarităţii sociale,
    Ion Giurescu,
    secretar de stat
    Ministrul administraţiei publice,
    Octav Cozmanca
    Ministru de interne,
    Ioan Rus
    Bucureşti, 16 ianuarie 2003.
    Nr. 51.


    Anexa 1
    INVENTARUL PE ANUL .............
    pentru documentele care se predau
    Casei Judeţene de Pensii ...........
                   
      . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
      (denumirea creatorului)
      Nr. crt.Indicativul documentului conform nomenclatoruluiConţinutul pe scurt al dosarului, registruluiDatele extremeNumărul filelorObservaţii
      Prezentul inventar format din . . . . . . file conţine . . . . . dosare, registre etc.
      La preluare au lipsit dosarele de la nr. . . . . . . . . . . . . . . . . .
      Astăzi, . . . . . . . . . . . . . . . . . . , s-au preluat . . . . . . . dosare.
       
      Am predatAm primit
      . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . .


    Anexa 2
         
      . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
      (denumirea creatorului)
       
      PROCES-VERBAL de predare-primire a documentelor, încheiat astăzi . . . . . . . . . . .
       
      Subsemnaţii, . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . , delegaţi ai creatorului de documente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . , cu sediul în . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . , codul fiscal . . . . . . . . . . . . . . , desfiinţată (lichidată) conform . . . . . . . . . . . . . . . . . . , şi comisia Casei Judeţene de Pensii . . . . . . . . . . . . . . , formată în baza Deciziei directorului general nr. . . . . din . . . . . . . . . . , am procedat primul la predarea şi al doilea la preluarea documentelor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ., create în perioada . . . . . . . . . . . . . . . . de către societatea menţionată, în cantitate de . . . . . . . . . . . dosare.
      Predarea-primirea s-a făcut pe baza inventarelor anexate, cuprinzând . . . . . . . . . . pagini, conform dispoziţiilor legale.
      La predare-primire s-a constatat lipsa documentelor aferente perioadei . . . . . . . . . . . . . . (an/lună)
       
      Am predat . . . . . . . . . . . . . .Am primit . . . . . . . . . . . . . .


    Anexa 3
    ELEMENTELE
    pe care trebuie să le cuprindă registrul privind evidenta intrărilor
    de documente la casele teritoriale de pensii
    1. Număr curent
    2. Data
    3. Data intrării
    4. Numărul procesului-verbal de predare-primire
    5. Data procesului-verbal de predare-primire
    6. Denumirea predatorului de documente
    7. Date de identificare a predatorului (codul fiscal, adresa sediului)
    8. Forma de proprietate a societăţii desfiinţate
    9. Conţinutul/felul documentelor
    10. Perioada corespunzătoare documentelor predate (date extreme);
    11. Număr dosare/file;
    12. Persoanele care au fost împuternicite cu predarea-primirea documentelor
    13. Observaţii.
    ------------