REGULAMENT din 19 iunie 2003de functionare a echipelor de auditori
EMITENT
  • MINISTERUL APELOR ŞI PROTECŢIEI MEDIULUI
  • Publicat în  MONITORUL OFICIAL nr. 756 din 29 octombrie 2003



    1. Prezentul regulament reglementeaza modul de lucru al echipelor de auditori care efectueaza evaluari în vederea autorizarii şi supravegherea activităţii şi performantelor LM.2. Evaluarea LM se face pe baza analizei activităţii laboratorului, în urma studierii documentatiei şi a verificărilor şi observaţiilor facute de auditori în timpul vizitelor efectuate la sediul laboratorului.3. Echipele de auditori au urmatoarele atribuţii: a) stabilesc sistemul propriu de functionare prin elaborarea unor instrucţiuni specifice de lucru; b) stabilesc criterii de evaluare a LM, pe care le propun spre aprobare CA; c) intocmesc chestionarele de evaluare; d) organizeaza şi efectueaza auditurile; e) apreciaza, pe baza criteriilor stabilite, activitatea LM; f) stabilesc neconformitatile şi avizeaza planurile de acţiuni corective (PAC); g) intocmesc, păstrează şi transmit documentaţia de evaluare conform reglementarilor prevăzute la pct. 7 din anexa nr. 3 la ordin.4. Alcatuirea echipelor de auditori4.1. Echipele de evaluare şi supraveghere sunt formate din auditori selectati care indeplinesc cerinţele inscrise în secţiunea A, specializati în domeniul auditat. Ele sunt formate din 3-7 auditori, în functie de complexitatea LM.4.2. Echipele de auditori sunt formate din auditorul-sef, desemnat de CA, şi din membri. Auditorul-sef numeste unul dintre membrii echipei pentru efectuarea activităţii de secretariat a echipei.4.3. În cadrul echipelor de audit, la propunerea auditorului-sef, se pot coopta, în functie de necesităţi, şi specialisti care nu sunt cuprinşi în listele de auditori selectati, care au cunoştinţe în domeniul evaluat şi în domeniul autorizarii LM. Acestia sunt considerati auditori asociaţi. O echipa de audit nu poate avea în componenta mai mult de 35% auditori asociaţi.4.4. Auditorii asociaţi iau parte la audit alaturi de un alt membru al echipei, pot face verificări, observatii sau sugestii pe toata durata pregatirii şi desfăşurării auditului şi participa la evaluarea finala. Ei nu au dreptul de a întocmi documente de audit. La sfârşitul actiunii primesc un exemplar al Raportului de audit, care le confirma participarea la verificări.4.5. Personalul auditor se angajează sa pastreze confidentialitatea tuturor documentelor, datelor şi informaţiilor furnizate în vederea autorizarii.5. Evaluarea LM5.1. ST al CA informeaza auditorul desemnat sa conduca o echipa de evaluare/supraveghere despre numirea sa. În functie de domeniul şi de complexitatea LM, acesta stabileste componenta echipei, pe care o comunică ST al CA.5.2. Modul de desfăşurare a auditului, problemele care se urmaresc, documentele ce se vor întocmi, repartizarea problemelor pentru fiecare dintre membrii echipei sunt stabilite de auditorul-sef şi comunicate membrilor echipei în cadrul unei şedinţe pregatitoare a auditului.5.3. La data stabilita, de comun acord cu LM evaluat, echipa de auditori se deplaseaza la sediul acestuia şi efectueaza auditul propriu-zis. La audit trebuie să participe reprezentanti ai LM, care să puna la dispoziţie toate documentele şi sa probeze toate activităţile pe care auditorii le considera necesare în vederea evaluării.5.4. În cursul verificărilor auditorii noteaza neconformitatile identificate şi eventualele observatii referitoare la activitatea urmarita, care sunt apoi cuprinse în Raportul de neconformitati întocmit la terminarea auditului.5.5. Pe baza Raportului de neconformitati semnat de auditorul-sef, LM întocmeşte PAC, care este transmis auditorului-sef în maximum 5 zile de la efectuarea auditului. Acesta trebuie să cuprindă acţiuni corective pentru fiecare dintre neconformitatile observate şi sa stabileasca termene şi responsabilităţii pentru realizare.5.6. Auditorul-sef împreună cu membrii echipei prelucreaza informaţiile obtinute în urma verificărilor şi intocmesc, pe baza Raportului de neconformitati şi a PAC, Raportul de evaluare, în care se va recomanda incadrarea LM în una dintre situaţiile prevăzute în cap. V secţiunea A pct. 11 din anexa nr. 1 la ordin.5.7. Documentaţia de prezentare a LM şi documentele intocmite în cursul auditului sunt transmise CA pentru decizia privind autorizarea.5.8. Cate un exemplar al Raportului de evaluare şi al Raportului de neconformitati sunt transmise fiecarui membru al echipei de evaluare în vederea aprecierii activităţii fiecarui auditor.6. Supravegherea LM autorizate6.1. Echipa de supraveghere este alcatuita asemanator celei de evaluare şi are ca scop urmarirea respectarii performantelor declarate la autorizare şi a indeplinirii acţiunilor cuprinse în PAC în termenele prevăzute.6.2. Activitatea de supraveghere se desfăşoară pe bază de audituri similare cu cel de la autorizare. Acestea pot fi: a) audituri periodice organizate cel puţin o dată pe an în scopul stabilirii gradului în care LM respecta angajamentele luate la autorizare. La aceste audituri se verifica intreg domeniul auditat şi la el participa întreaga echipa de supraveghere; b) audituri de urmărire organizate în scopul stabilirii gradului în care LM îşi menţine nivelul de competenţa pentru un anumit domeniu sau respecta termenele şi masurile corective cuprinse în PAC; c) audituri organizate la cererea LM, în cazul în care se doreste extinderea domeniului de încercări, modificarea procedurilor şi instructiunilor de lucru pentru un anumit domeniu sau ridicarea suspendarii autorizarii.6.3. La restrangerea domeniului sau suspendarea autorizarii la cererea LM nu este necesară efectuarea unui audit, fiind suficienta cererea LM întocmită în acest sens.6.4. Auditorul-sef al echipei de supraveghere transmite CA pentru analiza cate un exemplar al documentatiei intocmite în timpul auditurilor intreprinse, cu menţionarea în Raportul de evaluare a recomandarii privind menţinerea, retragerea, extinderea, modificarea domeniului, suspendarea sau ridicarea suspendarii autorizarii.6.5. Cate un exemplar al rapoartelor de evaluare şi al rapoartelor de neconformitate va fi pastrat de fiecare dintre auditorii participanti la verificări, în scopul evaluării activităţii proprii.7. Responsabilităţii7.1. Auditorul-sef este responsabil pentru:- organizarea şi coordonarea echipei de audit;- buna desfăşurare şi eficienta auditurilor;- intocmirea documentelor referitoare la audit.7.2. Membrii echipei de audit raspund de:- buna desfăşurare şi eficienta auditurilor;- obiectivitatea şi corectitudinea verificărilor;- obiectivitatea şi corectitudinea evaluării.7.3. Secretarul echipei de audit este responsabil pentru:- pastrarea documentatiei primite pentru evaluare şi a celei intocmite de echipele de audit;- asigurarea legaturii cu ST şi LM;- primirea sesizarilor şi observatiilor clientilor sau ale altor institutii privind activitatea LM.----