ORDIN nr. 4.005 din 25 iunie 2018pentru modificarea Regulamentului privind regimul actelor de studii și al documentelor școlare gestionate de unitățile de învățământ preuniversitar, aprobat prin Ordinul ministrului educației naționale și cercetării științifice nr. 3.844/2016
EMITENT
  • MINISTERUL EDUCAȚIEI NAȚIONALE
  • Publicat în  MONITORUL OFICIAL nr. 551 din 2 iulie 2018



    În temeiul prevederilor art. 6 alin. (2) din Legea educației naționale nr. 1/2011, cu modificările și completările ulterioare, în baza prevederilor art. 12 alin. (3) din Hotărârea Guvernului nr. 26/2017 privind organizarea și funcționarea Ministerului Educației Naționale, cu modificările ulterioare,ministrul educației naționale emite prezentul ordin.  +  Articolul IRegulamentul privind regimul actelor de studii și al documentelor școlare gestionate de unitățile de învățământ preuniversitar, aprobat prin Ordinul ministrului educației naționale și cercetării științifice nr. 3.844/2016, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 411 din 31 mai 2016, se modifică după cum urmează:1. La articolul 5, alineatul (4) se modifică și va avea următorul cuprins:(4) Este interzis să se facă ștersături, răzuiri, acoperire cu pastă corectoare, plastifieri, prescurtări și/sau adăugări în actele de studii, altele decât cele prevăzute în prezentul regulament.2. La articolul 6, alineatul (7) se modifică și va avea următorul cuprins:(7) Actele de studii, cu excepția celor pe ale căror formulare nu se indică aceasta, poartă în mod obligatoriu, în spațiul rezervat, fotografia titularului, color, format 3 x 4 cm, fotografie care se aplică prin lipire. Pe fotografie se aplică timbrul sec.3. La articolul 10, alineatul (7) se modifică și va avea următorul cuprins:(7) Actele de studii completate și neridicate din cauza decesului titularului pot fi eliberate soțului/soției, precum și unui membru al familiei - ascendent sau descendent de gradul I și II - titularului decedat, în baza unei cereri aprobate de inspectoratul școlar, însoțită de copia conformă cu originalul a certificatului de deces și de o declarație notarială pe propria răspundere privind motivele invocate pentru ridicarea actului de studii.4. La articolul 36, alineatul (3) se modifică și va avea următorul cuprins:(3) Schimbările de nume intervenite pe parcursul frecventării nivelului de învățământ se operează la solicitarea scrisă a titularului, aprobată de directorul unității de învățământ, pe baza actelor doveditoare, în toate documentele școlare. Actele doveditoare ale schimbării de nume, în copie conformă cu originalul, se arhivează, cu termen de păstrare permanent.5. Articolul 37 se modifică și va avea următorul cuprins:  +  Articolul 37(1) În cazul plastifierii, pierderii sau al furtului actului de studii original eliberat, în baza unei cereri scrise a solicitantului, unitatea de învățământ care a eliberat actul respectiv eliberează un duplicat al acestuia, întocmit pe baza documentelor aflate în arhiva unității de învățământ din care rezultă situația școlară a solicitantului.(2) Cererea de eliberare a duplicatului este însoțită de următoarele acte, care se arhivează cu termen de păstrare de 100 de ani la inspectoratul școlar, iar copiile certificate «conform cu originalul» la unitatea de învățământ:a) declarația notarială/consulară, dată de titularul actului, în care sunt cuprinse toate elementele necesare pentru identificare, împrejurările în care actul original a fost pierdut, precum și alte precizări care să confirme dispariția actului de studii respectiv. Se va face în mod obligatoriu următoarea mențiune: «actul de studii original nu a fost lăsat gaj/garanție la o instituție de stat sau particulară, din țară sau din străinătate, și nu a fost înstrăinat cu bună știință altei persoane fizice sau juridice»;b) dovada publicării pierderii sau furtului actului de studii în Monitorul Oficial al României, Partea a III-a;c) copie conformă cu originalul după certificatul de naștere/ căsătorie;d) două fotografii color, format 3 x 4 cm;e) actul original plastifiat;f) aprobarea scrisă a consiliului de administrație al inspectoratului școlar pentru eliberarea duplicatului, în urma actelor depuse de către unitatea de învățământ.6. La articolul 38, alineatul (4) se modifică și va avea următorul cuprins:(4) Pe duplicatele actelor de studii, într-un spațiu corespunzător, se face mențiunea scrisă cu cerneală roșie: «duplicat tipizat» sau, după caz, «redactat», «eliberat conform aprobării .......................................................... nr. ... din ........ . (denumirea instituției/organului care a aprobat eliberarea duplicatului)Confirmăm autenticitatea datelor cuprinse în prezentul act de studii.» Urmează numele și prenumele, în clar, ale directorului și secretarului unității de învățământ emitente.7. La articolul 39, alineatul (2) se modifică și va avea următorul cuprins:(2) Pe baza analizei actelor prezentate, inspectoratul școlar nominalizează o unitate de învățământ cu același nivel de pregătire, cu același domeniu de pregătire sau domenii de pregătire din același profil, în vederea eliberării duplicatului solicitat. Duplicatele actelor eliberate în aceste condiții poartă mențiunea scrisă cu cerneală roșie: «A fost eliberat conform aprobării inspectoratului școlar nr. ........ din data ......, pe baza documentelor confirmate de Direcția județeană a Arhivelor Naționale care deține arhiva fostei ................................................................ . (denumirea fostei unități)Confirmăm autenticitatea datelor cuprinse în prezentul act de studii». Urmează numele și prenumele, în clar, ale directorului și secretarului unității de învățământ emitente.8. La articolul 43, litera g) se modifică și va avea următorul cuprins:g) certificatul de naștere în copie conformă cu originalul;9. Articolul 46 se modifică și va avea următorul cuprins:  +  Articolul 46Pe baza analizei actelor prezentate, inspectoratul școlar nominalizează o unitate de învățământ cu același nivel de pregătire, cu domeniu identic/asemănător, în vederea eliberării duplicatului solicitat. Duplicatele actelor eliberate în aceste condiții poartă mențiunea scrisă cu cerneală roșie: «A fost eliberat conform aprobării inspectoratului școlar al județului/municipiului București nr. ........ din data ..........., pe baza reconstituirii situației școlare de la ................................... . (denumirea fostei unități)Confirmăm valabilitatea datelor cuprinse în prezentul act de studii». Urmează numele și prenumele, în clar, ale directorului și secretarului unității de învățământ emitente.10. Articolul 47 se modifică și va avea următorul cuprins:  +  Articolul 47(1) Formularele actelor de studii completate greșit, cu ștersături, adăugări, cu ștampilă aplicată necorespunzător, parțial distruse sau pronunțat deteriorate, eliberate sau neeliberate, se anulează cu aprobarea conducerii unității de învățământ, prin scrierea cu cerneală roșie, pe toată diagonala imprimatului, a cuvântului «ANULAT», atât pe actul care urmează să fie anulat, cât și pe matcă/cotor.(2) Mențiunea respectivă, scrisă cu cerneală roșie, se face și în Registrul unic de evidență a formularelor actelor de studii.(3) În cazurile prevăzute la alin. (1), conducerile unităților de învățământ dispun completarea altor formulare corespunzătoare, astfel:a) act original, în cazul în care actul anulat nu a fost eliberat, se află în carnet și unitatea de învățământ păstrează aceleași elemente de identificare: denumirea, ștampila, semnătura persoanelor indicate pe tipizat;b) duplicat, în cazul în care actul original a fost eliberat și se constată imposibilitatea de a se completa în întregime un formular de act original. În acest caz, cererea de eliberare a duplicatului este însoțită de copia de pe actul de identitate și două fotografii color, format 3x4 cm.(4) În situații excepționale, în care actele de studii au fost completate parțial, fără fotografie, completate greșit și neeliberate, sau în care acestea nu au fost completate în termenul legal, iar unitatea de învățământ nu păstrează aceleași elemente de identificare (denumirea, ștampila, semnătura persoanelor indicate pe tipizat), cu aprobarea scrisă a consiliului de administrație a inspectoratului școlar în baza documentelor justificative transmise de către unitatea de învățământ, se procedează după cum urmează:a) pentru actele de studii completate parțial, fără fotografie, se finalizează completarea acestora și se aplică ștampila și timbru sec aflate în uz la data completării;b) pentru actele de studii necompletate sau completate greșit și neeliberate se completează fie acte de studii identice/similare pe care se aplică ștampila și timbru sec aflate în uz la data completării, fie acte de studii aflate în uz la data eliberării acestora.(5) Atât pe versoul actelor de studii prevăzute la alin. (4), cât și pe cotor/matcă se scrie cu cerneală roșie, în partea de sus, nota: «Prezentul ....... (act de studii) a fost completat la data de ..... ca urmare a nerespectării termenului legal de completare.11. La articolul 51, alineatul (2) se modifică și va avea următorul cuprins:(2) Duplicatele actelor eliberate în aceste condiții poartă scrisă cu cerneală roșie și mențiunea: «A fost eliberat de .............., care deține arhiva fostei ...................(denumirea fostei unități).........  +  Articolul IIDirecția generală educație timpurie, învățământ primar și gimnazial, Direcția generală învățământ secundar superior și educație permanentă, Direcția minorități, Centrul Național de Recunoaștere și Echivalare a Diplomelor, Biroul acte de studii din cadrul Ministerului Educației Naționale, inspectoratele școlare și unitățile de învățământ preuniversitar de stat și particular duc la îndeplinire prevederile prezentului ordin.  +  Articolul IIIPrezentul ordin se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I.
    Ministrul educației naționale,
    Valentin Popa
    București, 25 iunie 2018.Nr. 4.005.----