NORME SPECIFICE din 27 noiembrie 2008de întocmire şi utilizare a documentelor financiar-contabile (Anexa nr. 2)*)
EMITENT
  • MINISTERUL ECONOMIEI ŞI FINANŢELOR
  • Publicat în  MONITORUL OFICIAL nr. 870 bis din 23 decembrie 2008



    --------- Notă *) Aprobate de Ordinul nr. 3.512/2008, publicat în Monitorul Oficial, Partea I, nr. 870 din 23 decembrie 2008.NOMENCLATORULdocumentelor financiar-contabile
    Nr. Denumire formular Cod
    crt.
    bază variantă
    0 1 2 3
    I. REGISTRELE DE CONTABILITATE
    1. Registrul-jurnal 14-1-1
    2. Registrul-jurnal de încasări şi plăţi 14-1-1/b
    3. Registrul-inventar 14-1-2
    4. Registrul Cartea mare 14-1-3
    5. - Registrul Cartea mare (şah) 14-1-3/a
    II. MIJLOACE FIXE
    6. Registrul numerelor de inventar 14-2-1
    7. Fişa mijlocului fix 14-2-2
    8. Bon de mişcare a mijloacelor fixe 14-2-3 A
    9. - Proces-verbal de scoatere din funcţiune a mijloacelor fixe/de declasare a unor bunuri materiale 14-2-3/aA
    10. Proces-verbal de recepţie 14-2-5
    11. - Proces-verbal de recepţie provizorie 14-2-5/a
    12. - Proces-verbal de punere în funcţiune 14-2-5/b
    III. BUNURI DE NATURA STOCURILOR
    13. Notă de recepţie şi constatare de diferenţe 14-3-1A
    14. Bon de primire în consignaţie 14-3-2
    15. Bon de predare, transfer, restituire 14-3-3A
    16. Bon de consum 14-3-4A
    17. - Bon de consum (colectiv) 14-3-4/aA
    18. - Fişă limită de consum 14-3-4/bA
    19. - Listă zilnică de alimente 14-3-4/dA
    20. Dispoziţie de livrare 14-3-5A
    21. Aviz de însoţire a mărfii 14-3-6A
    22. Fişă de magazie 14-3-8
    23. - Fişă de magazie (cu două unităţi de măsură) 14-3-8/a
    24. Fişă de evidenţă a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosinţă 14-3-9
    25. Registrul stocurilor 14-3-11
    26. - Registrul stocurilor 14-3-11/a
    27. Listă de inventariere 14-3-12
    28. - Listă de inventariere 14-3-12/b
    29. - Listă de inventariere (pentru gestiuni global- valorice) 14-3-12/a
    IV. MIJLOACE BĂNEŞTI ŞI DECONTĂRI
    30. Chitanţă 14-4-1
    31. - Chitanţă pentru operaţiuni în valută 14-4-1/a
    32. Proces-verbal de plăţi 14-4-3A
    33. Dispoziţie de plată/încasare către casierie 14-4-4
    34. Registru de casă 14-4-7A
    35. - Registru de casă 14-4-7/bA
    36. - Registru de casă (în valută) 14-4-7/aA
    37. - Registru de casă (în valută) 14-4-7/cA
    38. Borderou de achiziţie 14-4-13
    39. - Borderou de achiziţie (de la producători individuali) 14-4-13/b
    40. Decont pentru operaţiuni în participaţie 14-4-14
    V. SALARII ŞI ALTE DREPTURI DE PERSONAL
    41. - Stat de salarii 14-5-1/a
    42. - Stat de salarii (fără elementele componente ale salariului total) 14-5-1/b
    43. - Stat de salarii (fără elementele componente ale salariului total) 14-5-1/c
    44. - Stat de salarii 14-5-1/k
    45. - Listă de avans chenzinal 14-5-1/d
    46. Ordin de deplasare (delegaţie) 14-5-4
    47. - Ordin de deplasare (delegaţie) în străinătate (transporturi internaţionale) 14-5-4/a
    48. Decont de cheltuieli (pentru deplasări externe) 14-5-5
    49. Decont de cheltuieli valutare (transporturi internaţionale) 14-5-5/a
    VI. CONTABILITATE GENERALĂ
    50. Notă de debitare-creditare 14-6-1A
    51. Notă de contabilitate 14-6-2A
    52. Extras de cont 14-6-3
    53. Jurnal privind operaţiunile de casă şi bancă 14-6-5
    54. Jurnal privind decontările cu furnizorii 14-6-6
    55. Situaţia încasării-achitării facturilor 14-6-7
    56. Jurnal privind consumurile şi alte ieşiri de stocuri 14-6-8
    57. Jurnal privind salariile, contribuţia pentru asigurări sociale, protecţia socială a şomerilor şi asigurări sociale de sănătate 14-6-10
    58. Borderou de primire a obiectelor în consignaţie 14-6-14
    59. Borderou de ieşire a obiectelor din consignaţie 14-6-15
    60. Jurnal privind operaţiuni diverse (pentru conturi sintetice) 14-6-17
    61. Fişă de cont analitic pentru cheltuieli efective de producţie 14-6-21
    62. - Fişă de cont analitic pentru cheltuieli 14-6-21/a
    63. Fişă de cont pentru operaţiuni diverse 14-6-22
    64. - Fişă de cont pentru operaţiuni diverse (în valută şi în lei) 14-6-22/a
    65. Document cumulativ 14-6-24
    66. - Document cumulativ 14-6-24/b
    67. Balanţă de verificare (cu patru egalităţi) 14-6-30
    68. - Balanţă de verificare (cu patru egalităţi) 14-6-30/A
    69. - Balanţă de verificare (cu cinci egalităţi) 14-6-30/a
    70. - Balanţă de verificare (cu cinci egalităţi) 14-6-30/b1
    71. - Balanţă de verificare (cu cinci egalităţi) 14-6-30/b2
    72. - Balanţă de verificare (cu şase egalităţi) 14-6-30/b
    73. - Balanţă analitică a stocurilor 14-6-30/c
    VII. ALTE SUBACTIVITĂŢI
    74. Situaţia activelor gajate sau ipotecate 14-8-1
    75. - Situaţia bunurilor sechestrate 14-8-1/a
    76. Decizie de imputare 14-8-2
    77. - Angajament de plată 14-8-2/a
    GRUPA IREGISTRELE DE CONTABILITATEREGISTRUL - JURNAL (Cod 14-1-1)1. Serveşte ca document contabil obligatoriu de înregistrare cronologică şi sistematică a modificării elementelor de activ şi de pasiv ale unităţii.2. Se întocmeşte de către persoanele prevăzute la art. 1 din Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, într-un singur exemplar.Numerotarea filelor registrelor se va face în ordine crescătoare, iar volumele se vor numerota în ordinea completării lor.Se întocmeşte lunar, prin înregistrarea cronologică a documentelor în care se reflectă mişcarea elementelor de activ şi de pasiv ale unităţii.În cazul în care unitatea foloseşte jurnale auxiliare, totalul lunar al fiecăruia se poate trece în registrul-jurnal.Registrul-jurnal se editează la cererea organelor de control sau în funcţie de necesităţile unităţii.În cazul în care o unitate are subunităţi dispersate teritorial care conduc contabilitatea până la balanţa de verificare, registrul-jurnal se poate conduce de către subunităţi, cu condiţia înregistrării acestuia la nivelul subunităţii.În coloana 1 se înscrie numărul curent al operaţiunilor înregistrate începând de la 1 ianuarie, sau de la începutul activităţii, până la 31 decembrie, sau încetarea activităţii.În coloana 2 se trece data (anul, luna, ziua) când se efectuează înregistrarea în registru.În coloana 3 se trece felul documentului (factura, chitanţa, jurnalul privind operaţiunile de casă şi bancă, jurnalul decontărilor cu furnizorii etc.), precum şi numărul şi data acestuia.În coloana 4 se trece felul operaţiunii, dându-se explicaţiile în legătură cu operaţiunea respectivă. Această coloană se completează numai atunci când este cazul.În coloanele 5 şi 6 se trece simbolul conturilor debitoare şi, respectiv, creditoare.În coloanele 7 şi 8 se trec sumele totale, debitoare şi creditoare din documentul respectiv (bon, factură, jurnal auxiliar, notă de contabilitate etc.).Lunar se totalizează sumele debitoare şi sumele creditoare.3. Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă.4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.În condiţiile conducerii contabilităţii cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor, fiecare operaţiune economico-financiară se va înregistra prin articole contabile, în mod cronologic, după data de întocmire sau de intrare a documentelor în unitate.REGISTRUL-JURNAL DE ÎNCASĂRI ŞI PLĂŢI (cod 14-1-1/b)1. Serveşte ca:- document de înregistrare a încasărilor şi plăţilor;- document de stabilire a situaţiei financiare a contribuabilului care conduce evidenţa contabilă în partidă simplă;- probă în litigii.2. Se întocmeşte într-un singur exemplar de către contribuabili, făcându-se înregistrarea operaţiunilor efectuate pe baza documentelor justificative, distinct, pe fiecare operaţiune, fără a se lăsa rânduri libere, după ce a fost numerotat, şnuruit, parafat şi înregistrat la organul fiscal teritorial.Pentru fiecare asociaţie fără personalitate juridică se va întocmi câte un registru-jurnal de încasări şi plăţi.În Registrul-jurnal de încasări şi plăţi se înregistrează nu numai operaţiunile în numerar, ci şi cele efectuate prin contul curent de la bancă.Contribuabilii plătitori de taxă pe valoarea adăugată vor înregistra sumele încasate sau plătite, exclusiv taxa pe valoarea adăugată.Operaţiunile înregistrate în Registrul-jurnal de încasări şi plăţi se totalizează anual.Numerotarea filelor se va face în ordine crescătoare, iar după completarea integrală se deschide un nou registru înregistrat şi parafat, care va fi numerotat în ordine crescătoare.Acest registru se parafează de către organul fiscal teritorial la începerea şi la încetarea activităţii.În condiţiile conducerii evidenţei contabile în partidă simplă cu ajutorul tehnicii de calcul, fiecare operaţiune economico-financiară se va înregistra în ordine cronologică, în funcţie de data de întocmire sau de intrare a documentelor. În această situaţie Registrul-jurnal de încasări şi plăţi se editează lunar, iar paginile vor fi numerotate pe măsura editării lor.Registrul-jurnal de încasări şi plăţi parafat şi înregistrat la organul fiscal teritorial va fi completat lunar, prin preluarea totalului sumelor din Registrul-jurnal de încasări şi plăţi obţinut cu ajutorul tehnicii de calcul.Practicienii în insolvenţă, persoane fizice sau juridice, care îşi desfăşoară activitatea în conformitate cu prevederile Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 86/2006 privind organizarea activităţii practicienilor în insolvenţă, cu modificările şi completările ulterioare, completează registrul - jurnal de încasări şi plăţi după ce a fost numerotat, şnuruit, parafat şi înregistrat în evidenţa unităţii.3. Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă.4. Se arhivează împreună cu documentele justificative care au stat la baza întocmirii lui.REGISTRUL-INVENTAR (Cod 14-1-2)1. Serveşte ca document contabil obligatoriu de înregistrare a rezultatelor inventarierii elementelor de activ şi de pasiv.2. Se întocmeşte de către persoanele prevăzute la art. 1 din Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, într-un singur exemplar, după ce a fost numerotat, şnuruit, parafat şi înregistrat în evidenţa unităţii.Se completează la începutul activităţii, la sfârşitul exerciţiului financiar sau cu ocazia încetării activităţii, fără ştersături şi fără spaţii libere, pe baza datelor cuprinse în listele de inventariere şi respectiv în procesele-verbale de inventariere a elementelor de activ şi de pasiv, prin gruparea acestora pe conturi sau grupe de conturi, după caz.Registrul-inventar se completează pe baza inventarierii faptice a elementelor de activ şi de pasiv grupate după natura lor, conform posturilor din bilanţ. În cazul în care inventarierea are loc pe parcursul anului, datele rezultate din operaţiunea de inventariere se actualizează cu intrările şi ieşirile din perioada cuprinsă între data inventarierii şi data încheierii exerciţiului financiar, datele actualizate fiind apoi cuprinse în registrul-inventar. Operaţiunea de actualizare a datelor rezultate din inventariere se va efectua astfel încât la sfârşitul exerciţiului financiar să fie reflectată situaţia reală a elementelor de activ şi de pasiv.Creanţele şi obligaţiile faţă de terţi sunt supuse inventarierii pe baza confirmării extraselor soldurilor conturilor analitice debitoare şi creditoare, sau a punctajelor reciproce, în funcţie de necesităţi.În cazul încetării activităţii, registrul-inventar se completează cu valoarea elementelor de activ şi de pasiv inventariate faptic la acea dată.În cazul în care o unitate are subunităţi dispersate teritorial care conduc contabilitatea până la nivel de balanţă de verificare, registrul-inventar se poate conduce de către subunităţi, în condiţiile înregistrării acestuia în evidenţa subunităţii.În coloana 1 se înscrie numărul curent al fiecărei operaţiuni înregistrate în ordine cronologică, de la deschiderea acestuia până la epuizarea filelor sau încetarea activităţii.În coloana 2 vor fi recapitulate elementele inventariate, detaliat pe fiecare cont de activ şi de pasiv, conturile de valori materiale putând fi defalcate pe gestiuni.În coloana 3 se înscrie valoarea contabilă a elementelor inventariate.În coloana 4 se înscrie valoarea de inventar a elementelor de activ şi de pasiv, stabilită de membrii comisiei de inventariere (pe baza listelor de inventariere şi a proceselor-verbale de inventariere).În coloana 5 se trec diferenţele din evaluare, calculate ca diferenţă între valoarea contabilă şi valoarea de inventar.În coloana 6 se menţionează cauzele diferenţelor (deprecieri, dezmembrări, dezasortări, calamităţi, terţi neidentificaţi etc.).3. Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă a rezultatelor inventarierii.4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil, împreună cu documentele justificative care au stat la baza întocmirii lui.REGISTRUL CARTEA MARE (Cod 14-1-3)1. Serveşte:- la stabilirea rulajelor lunare şi a soldurilor pe conturi sintetice, la unităţile care aplică forma de înregistrare "pe jurnale";- la verificarea înregistrărilor contabile efectuate;- la întocmirea balanţei de verificare.2. Se întocmeşte într-un exemplar, în cadrul compartimentului financiarcontabil, lunar, pentru debitul şi respectiv pentru creditul fiecărui cont sintetic, pe măsura înregistrării operaţiunilor.Se completează pe baza documentelor justificative, documentelor cumulative centralizatoare şi jurnalelor, după caz, astfel:- rulajul creditor se reportează din jurnalul contului respectiv, într-o singură sumă, fără desfăşurarea pe conturi corespondente;- sumele cu care a fost debitat contul respectiv în diverse jurnale se reportează din acele jurnale, obţinându-se defalcarea rulajului debitor pe conturi corespondente;- soldul debitor sau creditor al fiecărui cont se stabileşte în funcţie de rulajele debitoare şi creditoare ale contului respectiv, ţinându-se seama de soldul de la începutul anului (care se înscrie pe rândul destinat în acest scop).3. Registrul Cartea mare poate fi înlocuit cu Fişa de cont pentru operaţiuni diverse.4. Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă.5. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.REGISTRUL CARTEA MARE (ŞAH - Cod 14-1-3/a)1. Serveşte:- la ţinerea contabilităţii sintetice a operaţiunilor economico-financiare în unităţile care utilizează forma de înregistrare contabilă "maestru-şah";- la întocmirea balanţei de verificare a conturilor sintetice.2. Se întocmeşte într-un exemplar, în cadrul compartimentului financiarcontabil, lunar, separat pentru debitul şi separat pentru creditul fiecărui cont sintetic, pe măsura înregistrării operaţiunilor.Se completează pe baza documentelor justificative, documentelor cumulative centralizatoare şi a notelor de contabilitate.La începutul anului, la deschiderea fişelor, pe primul rând al coloanei "Suma" se înregistrează soldul iniţial, pe baza balanţei conturilor sintetice încheiată la finele anului precedent. Soldul înscris în fişă se barează şi apoi se efectuează înregistrarea operaţiunilor lunii ianuarie.La sfârşitul lunii, se adiţionează pe verticală sumele pe conturi corespondente şi se barează. Totalul sumelor din coloanele "Conturi corespondente", adunate pe orizontală, trebuie să fie egal cu totalul sumelor din coloana "Suma" adunate pe verticală.Cartea mare (şah) poate fi folosită pentru o perioadă mai mare (trimestru, semestru, an), dacă numărul operaţiunilor economico-financiare este prea mare. În acest caz, este necesar să se stabilească totalul sumelor separat pentru fiecare lună.În cazul balanţei cu patru egalităţi, în Cartea mare (şah), pe lângă rulajele lunare, este necesar să se stabilească şi rulajele cumulate de la începutul anului (inclusiv soldurile iniţiale).3. Registrul Cartea mare (şah) poate fi înlocuit cu Fişa de cont pentru operaţiuni diverse.4. Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă.5. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.GRUPA a II-aMIJLOACE FIXEREGISTRUL NUMERELOR DE INVENTAR (Cod 14-2-1)1. Serveşte ca document de atribuire a numerelor de inventar mijloacelor fixe existente în unitate, în vederea identificării lor.2. Se întocmeşte de către compartimentul financiar-contabil prin înregistrarea cronologică a mijloacelor fixe intrate în unitate.Se poate folosi fie câte un registru pentru fiecare grupă de mijloace fixe, fie un registru pentru mai multe grupe, în funcţie de numărul mijloacelor fixe existente şi al celor care urmează a intră în unitate.În scopul asigurării controlului asupra existenţei mijloacelor fixe, se atribuie fiecărui mijloc fix, care constituie obiect de evidenţă, un număr de inventar în momentul intrării în unitate prin achiziţionare, construire, confecţionare, transfer etc. (cu excepţia celor luate cu chirie), care se consemnează în registrul numerelor de inventar. Numerele de inventar atribuite mijloacelor fixe care circulă prin schimb (tuburi pentru oxigen, butoaie etc.) nu se imprimă pe acestea.Numerotarea mijloacelor fixe în cadrul registrului se face, de regulă, în ordinea succesivă a numerelor şi/sau pe grupe de mijloace fixe.Numărul de inventar atribuit unui mijloc fix urmează să fie trecut în toate documentele care privesc mijlocul fix respectiv.Numărul de inventar atribuit se imprimă direct pe obiect (cu vopsea sau prin poansonare) sau se gravează pe o plăcuţă ce se fixează pe mijlocul fix respectiv sau prin alte mijloace care să asigure identificarea mijlocului fix respectiv.Pe fiecare obiect este obligatoriu să se imprime şi iniţialele unităţii căreia îi aparţin mijloacele fixe respective.Pentru mijloacele fixe complexe (formate din mai multe obiecte componente) şi pentru mijloacele fixe a căror evidenţă se ţine pe tronsoane (conducte de distribuţie gaz metan, drumuri, linii electrice etc.), pe fiecare obiect se indică numărul de inventar atribuit. În aceste cazuri, este necesar ca, pe lângă numărul de inventar respectiv, să se folosească şi numere suplimentare.Numerele de inventar ale mijloacelor fixe transferate altor unităţi sau scoase din funcţiune nu pot fi atribuite altor mijloace fixe intrate în unitate. Aceste numere rămân libere până la renumerotarea mijloacelor fixe, când se întocmeşte un nou registru al numerelor de inventar.Mijloacele fixe închiriate se evidenţiază în contabilitatea unităţii care le-a luat cu chirie, în conturi în afara bilanţului, cu numerele de inventar atribuite de unitatea care le-a dat cu chirie.Principalele date ale formularului se completează astfel:- în coloana 1 se înscrie numărul de inventar;- în coloana 2 se înscrie codul mijlocului fix;- în coloana 3 se înscriu, pe scurt, datele strict necesare pentru identificarea mijlocului fix;- în coloana 4 se înscrie locul unde se află mijlocul fix. În cazul mişcărilor frecvente, această coloană se completează cu creionul negru, pentru a se putea şterge denumirea locului de folosinţă anterior şi a se înscrie noul loc unde se află mijlocul fix;- coloana 5 se foloseşte în măsura în care sunt necesare şi alte menţiuni decât cele făcute în celelalte coloane, ca, de exemplu, menţiuni privind transferul sau scoaterea din funcţiune a mijlocului fix, data instituirii gajului şi beneficiarul acestuia, după caz.3. Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă.4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.5. Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:- denumirea formularului;- denumirea unităţii;- numărul de inventar; codul de clasificare; denumirea mijlocului fix şi caracteristici tehnice; locul unde se află.FIŞA MIJLOCULUI FIX (Cod 14-2-2)1. Serveşte ca document pentru evidenţa analitică a mijloacelor fixe.2. Se întocmeşte într-un exemplar, de compartimentul financiar-contabil, pentru fiecare mijloc fix sau pentru mai multe mijloace fixe de acelaşi fel şi de aceeaşi valoare, care au aceleaşi cote de amortizare şi sunt puse în funcţiune în aceeaşi lună.Se păstrează pe grupe de mijloace fixe, în ordinea codurilor din clasificarea imobilizărilor corporale conform legislaţiei în vigoare, iar în cadrul acestora, fişele mijloacelor fixe se grupează pe locuri de folosinţă.Fişele mijloacelor fixe scoase din funcţiune sau transferate se evidenţiază separat.Se completează pe baza documentelor justificative privind mişcarea mijloacelor fixe sau modificarea valorii de inventar a acestora, ca urmare a completării, îmbunătăţirii, modernizării sau reevaluării lor (bon de mişcare a mijloacelor fixe, proces-verbal de scoatere din funcţiune etc.).Când formularul este folosit ca fişă colectivă, mijloacele fixe se înscriu pe un singur rând, specificându-se în prima coloană numerele de inventar atribuite. În acest caz, valoarea unitară de inventar se poate înscrie în coloana a treia a formularului.În coloana "Bucăţi", intrările se înscriu "în negru", iar ieşirile "în roşu".Înregistrările în coloanele "Debit", "Credit" şi "Sold" se fac la valoarea de inventar a mijloacelor fixe.În rubrica destinată datelor tehnice de identificare a mijlocului fix, în afară de datele privind marca, numărul de fabricaţie, seria, se înscriu şi părţile componente ale mijlocului fix.Data amortizării complete şi cota de amortizare se înscriu în spaţiile rezervate.3. Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă.4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.5. Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:- denumirea formularului;- numărul de inventar;- felul, seria, numărul şi data documentului de provenienţă;- valoarea de inventar;- amortizarea lunară;- denumirea mijlocului fix şi caracteristicile tehnice;- accesorii;- grupa;- codul de clasificare;- data dării în folosinţă (anul, luna);- data amortizării complete (anul, luna);- durata normală de funcţionare; cota de amortizare (%), după caz; Verso, după caz:- numărul de inventar; documentul (felul, numărul, data); operaţiunile care privesc mişcarea, creşterea sau diminuarea valorii mijlocului fix; debit; credit; sold; date privind gajul instituit asupra mijlocului fix, după caz.BON DE MIŞCARE A MIJLOACELOR FIXE (Cod 14-2-3A)1. Serveşte ca:- document justificativ de predare-primire a mijloacelor fixe între două locuri de folosinţă ale unităţii (secţie, serviciu, brigadă, atelier, unităţi subordonate etc.);- document de însoţire a mijloacelor fixe pe timpul transportului de la secţia sau subunitatea predătoare la cea primitoare;- document justificativ de înregistrare în evidenţa responsabilului cu mijloacele fixe la locurile de folosinţă şi în contabilitate.2. Se întocmeşte în două exemplare de către persoana desemnată de compartimentul care dispune mişcarea mijloacelor fixe (compartimentul mecanic-şef, energetic-şef, administrativ etc.).3. Circulă:- la persoana care aprobă mişcarea mijlocului fix în cadrul unităţii (ambele exemplare);- la secţia (serviciul, brigada, atelierul, subunitatea) predătoare, pentru semnare de predare de către responsabilul cu mijloacele fixe şi pentru semnare de primire de către delegatul secţiei, serviciului etc. primitor (ambele exemplare);- la secţia (serviciul, brigada, atelierul, subunitatea) primitoare (împreună cu mijlocul fix), pentru înregistrarea în evidenţă la locul de folosinţă (exemplarul 1);- la compartimentul financiar-contabil pentru înregistrarea mişcării mijlocului fix (exemplarul 1).4. Se arhivează:- la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1);- la secţia (serviciul, atelierul, subunitatea) predătoare (exemplarul 2).5. Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:- denumirea formularului;- numărul documentului; data eliberării (ziua, luna, anul); predător; primitor;- numărul curent; denumirea mijlocului fix şi caracteristicile tehnice; numărul de inventar; bucăţi; valoarea de inventar;- subunitatea predătoare (secţie, atelier etc.); numele şi prenumele; semnătura;- subunitatea primitoare (secţie, atelier etc.); numele şi prenumele; semnătura;- aprobat: data, semnătura.PROCES-VERBAL DE SCOATERE DIN FUNCŢIUNEA MIJLOACELOR FIXE/DE DECLASARE A UNORBUNURI MATERIALE (Cod 14-2-3/aA)1. Serveşte ca:- document de constatare a îndeplinirii condiţiilor necesare scoaterii din funcţiune a mijloacelor fixe, de scoatere din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosinţă şi de declasare a altor bunuri materiale decât mijloacele fixe, potrivit dispoziţiilor legale;- document de consemnare a scoaterii efective din funcţiune a mijloacelor fixe, de scoatere din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosinţă sau de declasare a bunurilor materiale;- document de predare la magazie a ansamblelor, subansamblelor, pieselor componente şi materialelor rezultate din scoaterea efectivă din funcţiune a mijloacelor fixe, precum şi din scoaterea din uz a bunurilor materiale propuse pentru declasare;- document justificativ de înregistrare în evidenţa magaziilor (depozitelor) şi în contabilitate.2. Se întocmeşte în două exemplare, separat pentru mijloace fixe, materiale de natura obiectelor de inventar în folosinţă şi bunuri materiale aflate în gestiunea unui singur gestionar, pe baza documentaţiei prevăzute în normele legale (notă privind starea tehnică a mijlocului fix propus a fi scos din funcţiune, deviz estimativ al reparaţiei capitale, act constatator al avariei, avize, notă justificativă privind descrierea degradării bunurilor materiale, specificaţia bunurilor materiale propuse pentru declasare etc.).Formularul se completează astfel:- capitolele I şi II, de către comisia constituită în acest scop, după caz, cu constatările şi concluziile rezultate din analiza documentaţiei primite şi din verificarea stării mijloacelor fixe propuse a fi scoase din funcţiune, scoaterii din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosinţă sau a bunurilor materiale propuse pentru declasare, se semnează de către membrii comisiei;- capitolul III, după aprobarea propunerilor şi efectuarea scoaterii din funcţiune, din uz sau declasării, de către comisia de analiză şi avizare a propunerii de declasare a bunurilor materiale sau de delegaţii numiţi de conducerea unităţii care semnează pentru realitatea operaţiunilor; serveşte şi ca document de predare la magazie (depozit) a ansamblelor, subansamblelor, pieselor componente şi materialelor rezultate din scoaterea din funcţiune a mijloacelor fixe, scoaterea din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar sau din declasarea bunurilor materiale.Se menţionează că, în cazul scoaterii din funcţiune a mijloacelor fixe, numărul de inventar se va trece la cap. II în coloana "Denumirea". În situaţia în care capitolul III se completează în alte exerciţii financiare, este necesar să se întrunească o nouă comisie care să întocmească un nou proces-verbal de scoatere din funcţiune a mijloacelor fixe/de declasare a unor bunuri materiale, care să confirme datele completate în acest capitol.3. Circulă:- la persoana autorizată să aprobe scoaterea din funcţiune a mijloacelor fixe, scoaterea din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar sau declasarea bunurilor materiale (ambele exemplare);- la secţie (serviciu, subunitate) pentru înregistrarea în evidenţă la locul de folosinţă a mijloacelor fixe scoase din funcţiune (ambele exemplare);- la magazie (depozitul de materiale), pentru descărcarea gestiunii, respectiv înregistrarea în evidenţă a bunurilor materiale declasate (ambele exemplare);- la magazia primitoare, pentru semnare de către gestionar a primirii în gestiune a ansamblelor, subansamblelor, pieselor componente şi materialelor rezultate din scoaterea efectivă din funcţiune a mijloacelor fixe şi materialelor recuperabile şi refolosibile, rezultate din scoaterea din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosinţă sau din declasarea bunurilor materiale (ambele exemplare);- la compartimentul financiar-contabil, pentru verificarea şi înregistrarea operaţiunilor privind scoaterea din funcţiune a mijloacelor fixe, scoaterea din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosinţă sau declasarea bunurilor materiale (exemplarul 1);- la compartimentul care a făcut propunerile de scoatere din funcţiune, din uz sau de declasare, pentru înregistrare (exemplarul 2).4. Se arhivează:- la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1);- la compartimentul care ţine evidenţa mijloacelor fixe (exemplarul 2).5. Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:- denumirea unităţii;- denumirea, numărul şi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;- aprobat; data;- predătorul;- constatările şi concluziile comisiei;- mijloacele fixe scoase din funcţiune sau bunurile materiale declasate;- numărul curent; denumirea; codul; U/M; cantitatea; preţul unitar; valoarea; amortizarea până la scoaterea din funcţiune;- ansamble, subansamble, piese, componente şi materiale rezultate, după caz;- numărul şi data (ziua, luna, anul) documentului;- predătorul;- primitorul;- numărul curent; denumirea; codul; U/M; cantitatea; preţul unitar; valoarea;- numele, prenumele şi semnătura membrilor comisiei şi a gestionarului pentru primire.PROCES-VERBAL DE RECEPŢIE (Cod 14-2-5)PROCES-VERBAL DE RECEPŢIE PROVIZORIE (Cod 14-2-5/a)PROCES-VERBAL DE PUNERE ÎN FUNCŢIUNE (Cod 14-2-5/b)1. Serveşte ca:- document de înregistrare în evidenţa operativă şi în contabilitate;- document de consemnare a stadiului în care se află obiectivul de investiţii;- document de apreciere a calităţii lucrărilor privind obiectivul de investiţii;- document de aprobare a recepţiei (cod 14-2-5);- document de constatare a îndeplinirii condiţiilor de recepţie provizorie a obiectivului de investiţii (cod 14-2-5/a);- document de aprobare a recepţiei provizorii a obiectivului de investiţii (cod 14-25/a);- document de punere în funcţiune a obiectivului de investiţii (cod 14-2-5/b).2. Se întocmeşte în trei exemplare, la data punerii în funcţiune a mijlocului fix, astfel:- procesul-verbal de recepţie (cod 14-2-5) se întocmeşte pentru mijloacele fixe independente care nu necesită montaj şi nici probe tehnologice (utilaje pentru intervenţie, unelte, accesorii de producţie, mijloace de transport auto, animale etc.), acestea considerându-se puse în funcţiune la data achiziţionării lor;- procesul-verbal de recepţie provizorie (cod 14-2-5/a) se întocmeşte pentru utilajele care necesită montaj, dar care nu necesită probe tehnologice, produse cu ciclu lung de fabricaţie care depăşesc un exerciţiu bugetar, realizate pe faze de fabricaţie, precum şi clădirile şi construcţiile speciale care nu deservesc procese tehnologice, acestea considerându-se puse în funcţiune la data terminării montajului, respectiv la data terminării construcţiei;- procesul-verbal de punere în funcţiune (cod 14-2-5/b) se întocmeşte pentru utilajele şi instalaţiile care necesită montaj şi probe tehnologice, precum şi clădirile şi construcţiile speciale care deservesc procese tehnologice, acestea considerându-se puse în funcţiune la terminarea probelor tehnologice.Se întocmeşte de către secretarul comisiei numite pentru recepţionarea obiectivului de investiţii, în prezenţa membrilor comisiei care este formată din: preşedinte, specialişti-consultanţi, asistenţi la recepţie.3. Circulă:- la persoanele care fac parte din comisie (exemplarele 1, 2 şi 3);- la compartimentul care efectuează operaţiunea de control financiar preventiv (exemplarul 2);- la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea şi înregistrarea procesuluiverbal de recepţie (exemplarele 2 şi 3).4. Se arhivează:La furnizor (antreprenor):- la compartimentul financiar-contabil (exemplarele 2 şi 3).La beneficiar:- la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1).GRUPA a III-aBUNURI DE NATURA STOCURILORNOTĂ DE RECEPŢIE ŞI CONSTATARE DE DIFERENŢE (Cod 14-3-1A)1. a) Serveşte ca:- document pentru recepţia bunurilor aprovizionate;- document justificativ pentru încărcare în gestiune;- document justificativ de înregistrare în contabilitate. b) Se foloseşte ca document de recepţie obligatoriu numai în cazul:- bunurilor materiale cuprinse într-o factură sau aviz de însoţire a mărfii, care fac parte din gestiuni diferite;- bunurilor materiale primite spre prelucrare, în custodie sau în păstrare;- bunurilor materiale procurate de la persoane fizice;- bunurilor materiale care sosesc neînsoţite de documente de livrare;- bunurilor materiale care prezintă diferenţe la recepţie;- mărfurilor intrate în gestiunile la care evidenţa se ţine la preţ de vânzare. c) În alte cazuri decât cele menţionate la lit. b), recepţia şi încărcarea în gestiune, după caz, şi înregistrarea în contabilitate se fac pe baza documentului de livrare care însoţeşte transportul (factura, avizul de însoţire a mărfii etc.).2. Se întocmeşte în două exemplare, la locul de depozitare sau în unitatea cu amănuntul, după caz, pe măsura efectuării recepţiei. În situaţia în care la recepţie se constată diferenţe, Nota de recepţie şi constatare de diferenţe se întocmeşte în trei exemplare de către comisia de recepţie legal constituită.În cazul în care bunurile materiale sosesc în tranşe, se întocmeşte câte un formular pentru fiecare tranşă, care se anexează apoi la factură sau la avizul de însoţire a mărfii.Datele de pe verso formularului se completează numai atunci când se constată diferenţe la recepţie.3. Circulă:- la gestiune, pentru încărcarea în gestiune a bunurilor materiale recepţionate (toate exemplarele);- la compartimentul financiar-contabil, pentru întocmirea formelor privind reglementarea diferenţelor constatate (toate exemplarele), precum şi pentru înregistrarea în contabilitatea sintetică şi analitică, ataşată la documentele de livrare (factura sau avizul de însoţire a mărfii);- la unitatea furnizoare (exemplarul 2) şi la unitatea de transport (exemplarul 3), pentru comunicarea lipsurilor stabilite.4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.5. Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:- denumirea unităţii;- denumirea, numărul şi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;- numărul facturii/avizului de însoţire al mărfii etc., după caz;- numărul curent; denumirea bunurilor recepţionate; U/M; cantitatea conform documentelor însoţitoare; cantitatea recepţionată, preţul unitar de achiziţie şi valoarea, după caz;- numele, prenumele şi semnătura membrilor comisiei de recepţie, în condiţiile în care se face recepţia mărfii primite direct de la furnizor sau data primirii în gestiune şi semnătura gestionarului în situaţia în care apar diferenţe;- preţul de vânzare şi valoarea la preţ de vânzare, după caz, pentru unităţile cu amănuntul.În condiţiile în care nu se înscriu datele valorice în Nota de recepţie şi constatare de diferenţe, este obligatoriu ca aceste date să se regăsească într-un alt document justificativ care stă la baza înregistrării în contabilitate a valorii bunurilor.BON DE PRIMIRE ÎN CONSIGNAŢIE (Cod 14-3-2)1. Serveşte ca:- dovadă de primire/predare a obiectului spre vânzare în consignaţie;- document de înregistrare în contabilitate.2. Se întocmeşte de către unităţile de consignaţie în două exemplare. La primirea obiectului se face descrierea caracteristicilor acestuia şi se stabileşte preţul de vânzare în funcţie de preţul de evaluare sau de achiziţie.Ambele exemplare sunt semnate de către deponent şi preţuitor, din care primul exemplar este predat deponentului drept dovadă că a predat obiectul pentru vânzare în regim de consignaţie.Reducerile de preţ se calculează pe baza unei declaraţii semnate de deponent, în care se specifică noul preţ de evaluare sau de achiziţie şi se completează rubricile destinate acestei operaţiuni.Restituirile se fac la cererea deponentului, semnându-se pentru primirea obiectelor restituite.În cazul în care deponentul este plătitor de TVA, mărfurile depuse în consignaţie sunt însoţite de avizul de însoţire a mărfii care va purta menţiunea: "pentru vânzare în regim de consignaţie". Unitatea de consignaţie va face încărcarea în gestiune cu mărfurile primite spre vânzare pe baza facturii primite de la deponent, lunar după ce marfa a fost vândută.Exemplarul al doilea constituie fişa de evidenţă pentru înregistrare în contabilitatea unităţii de consignaţie.3. Circulă la:- deponent pentru confirmarea de predare a obiectului pentru vânzare în consignaţie (exemplarul 1);- la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 2).4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 2).5. Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:- denumirea unităţii; codul unic de înregistrare; localitatea; judeţul;- denumirea, numărul şi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;- numărul curent; denumirea obiectului; descrierea obiectului şi caracteristicile lui; cantitatea depusă; preţul de evaluare (achiziţie); comisionul; TVA, după caz; preţul de vânzare; valoarea totală;- valoarea totală la primire (în cifre şi litere);- semnătura deponentului pentru luarea la cunoştinţă de instrucţiunile prevăzute pe verso;- semnătura de primire spre vânzare în consignaţie;- datele de identificare ale deponentului (numele şi prenumele, adresa, B.I./ C.I. - seria, nr., secţia de poliţie);- semnătura preţuitorului, dacă este cazul;- ştampila unităţii;- restituiri (denumirea obiectului, cantitatea restituită, semnătura deponentului, comisionul acordat);- reduceri de preţ acordate de deponent cf. Declaraţiei nr. ... din data de ... (denumirea obiectului, preţul de evaluare).BON DE PREDARE, TRANSFER, RESTITUIRE (Cod 14-3-3A)În cazul utilizării ca bon de predare a produselor finite la depozit1. Serveşte ca:- document de predare la magazie a produselor finite;- document justificativ pentru încărcare în gestiune;- document justificativ de înregistrare în evidenţa magaziei şi în contabilitate;- sursă de date pentru urmărirea realizării producţiei;- sursă de date pentru calculul şi plata salariilor.2. Se întocmeşte în două exemplare, pe măsura predării la magazie a produselor, de către secţie, atelier etc.Dacă operaţiunile de predare-primire a produselor nu pot fi suspendate în timpul inventarierii magaziei de produse finite, comisia de inventariere trebuie să înscrie pe documentul respectiv menţiunea "primit în timpul inventarierii".3. Circulă:- la magazia de produse finite, semnându-se de predare de către secţie (atelier) şi de primire în gestiune de către gestionar (ambele exemplare);- la compartimentul C.T.C. pentru efectuarea controlului tehnic de calitate, semnându-se pentru certificarea acestui control (ambele exemplare), după caz;- la compartimentul financiar-contabil pentru efectuarea înregistrărilor în contabilitatea sintetică şi analitică (exemplarul 1);- la compartimentul care urmăreşte realizarea producţiei (exemplarul 2).4. Se arhivează:- la compartimentul financiar-contabil sau persoana care conduce evidenţa (exemplarul 1);- la compartimentul care urmăreşte realizarea producţiei (exemplarul 2).În cazul utilizării ca bon de predare a materialelor refolosibile la magazie1. Serveşte ca:- document de predare la magazie a materialelor refolosibile rezultate din secţiile de fabricaţie principale şi auxiliare;- document justificativ pentru încărcare în gestiune;- document justificativ de înregistrare în contabilitate.2. Se întocmeşte în două exemplare, pe măsura predării la magazie a materialelor refolosibile de către secţii, ateliere etc. şi se semnează de şeful secţiei care dispune predarea.3. Circulă:- la magazia de materiale refolosibile, semnându-se de predare de către delegatul secţiei, atelierului etc. şi de primire în gestiune de către gestionar (ambele exemplare);- la compartimentul financiar-contabil sau persoana care conduce evidenţa, pentru efectuarea înregistrărilor în contabilitatea sintetică şi analitică (exemplarul 1 pentru evidenţa materialelor şi exemplarul 2 pentru evidenţa costurilor).4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil (ambele exemplare).În cazul utilizării ca bon de predare a semifabricatelor la magazie1. Serveşte ca:- document de predare la magazie sau între secţii a semifabricatelor rezultate din producţie;- document justificativ pentru încărcare în gestiune;- document justificativ de înregistrare în contabilitate;- sursă de date pentru calculul şi plata salariilor.2. Se întocmeşte în două exemplare, pe măsura predării la magazie a semifabricatelor de către secţie, atelier etc.Dacă operaţiunile de predare-primire a semifabricatelor nu pot fi suspendate în timpul inventarierii magaziei de semifabricate, comisia de inventariere trebuie să înscrie pe documentul respectiv menţiunea "primit în timpul inventarierii".3. Circulă:- la magazia de semifabricate pentru predarea cantităţilor prevăzute, semnându-se de predare de către delegatul secţiei care face predarea şi de primire în gestiune de către gestionar (ambele exemplare);- la compartimentul C.T.C. pentru efectuarea controlului tehnic de calitate, semnându-se pentru certificarea acestui control (ambele exemplare), după caz;- la compartimentul financiar-contabil pentru efectuarea înregistrărilor în contabilitatea sintetică şi analitică (exemplarul 1);- la compartimentul care urmăreşte realizarea producţiei (exemplarul 2).4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil (ambele exemplare).În cazul utilizării ca bon de transfer între două gestiuni aflate în incinta unităţii1. Serveşte ca:- dispoziţie de transfer a valorilor materiale de la o gestiune la alta în incinta unităţii;- document justificativ pentru scădere din gestiunea predătorului şi de încărcare în gestiunea primitorului.2. Se întocmeşte în două exemplare, pe măsură ce se efectuează transferul, de către persoana care dispune transferul, care semnează la rubrica corespunzătoare.Transferul se efectuează numai între gestiuni din incinta aceleiaşi unităţi. În cazul gestiunilor dispersate teritorial se întocmeşte Aviz de însoţire a mărfii (cod 14-3-6A).3. Circulă:- la magazia predătoare pentru eliberarea cantităţilor prevăzute, semnându-se de predare de către gestionar (ambele exemplare);- la delegatul magaziei primitoare care semnează de primire pe exemplarul 1 şi reţine exemplarul 2;- la compartimentul financiar-contabil, ambele exemplare, care, după confruntarea lor, stau la baza efectuării înregistrărilor în evidenţa magaziilor.4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil (ambele exemplare).În cazul utilizării ca bon de restituire1. Serveşte ca:- dispoziţie de restituire la magazie a valorilor materiale nefolosite (materiale şi semifabricate) de secţiile de fabricaţie principale şi auxiliare;- document justificativ de încărcare în gestiunea primitorului;- document justificativ de înregistrare în contabilitate.2. Se întocmeşte în două exemplare, pe măsura restituirii la magazie a valorilor materiale, de persoana care efectuează restituirea (secţii, ateliere etc.) şi care semnează la rubrica corespunzătoare.Nu se completează rubrica "Unitatea".3. Circulă:- la magazie, pentru primirea cantităţilor restituite, semnându-se de predare de către delegatul secţiei (atelierului etc.) care face restituirea şi de primire de către gestionar (ambele exemplare);- la compartimentul financiar-contabil, pentru efectuarea înregistrărilor în contabilitatea sintetică şi analitică (exemplarul 1 pentru evidenţa materialelor, exemplarul 2 pentru evidenţa costurilor).4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil (ambele exemplare).5. În toate situaţiile menţionate, conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:- denumirea unităţii;- denumirea, numărul şi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;- predătorul;- primitorul;- numărul comenzii/codul produsului;- numărul curent; denumirea valorilor materiale (inclusiv sortimentul, marca, profilul, dimensiunea); U/M; cantitatea; preţul unitar, valoarea, după caz;- data şi semnătura predătorului şi primitorului.BON DE CONSUM (Cod 14-3-4A)BON DE CONSUM (colectiv - Cod 14-3-4/aA)1. Serveşte ca:- document de eliberare din magazie a materialelor;- document justificativ de scădere din gestiune;- document justificativ de înregistrare în contabilitate.2. Se întocmeşte în două exemplare, pe măsura lansării, respectiv eliberării materialelor din magazie pentru consum, de către compartimentul care efectuează lansarea, pe baza programului de producţie şi a consumurilor normate, sau de către alte compartimente ale unităţii, care solicită materiale pentru a fi consumate.Bonul de consum se poate întocmi într-un exemplar în condiţiile utilizării tehnicii de calcul.Bonul de consum (colectiv), în principiu, se întocmeşte pe formulare separate pentru materialele din cadrul aceluiaşi cont de materiale, loc de depozitare şi loc de consum.În situaţia în care materialul solicitat lipseşte din depozit, se procedează în felul următor:- în cazul bonului de consum se completează rubrica cu denumirea materialului înlocuitor, după ce, în prealabil, pe verso-ul formularului se obţin semnăturile persoanelor autorizate să aprobe folosirea altor materiale decât cele prevăzute în consumurile normate;- în cazul bonului de consum (colectiv) se taie cu o linie denumirea materialului înlocuit şi se semnează de aprobare a înlocuirii, în dreptul rândului respectiv. După înscrierea denumirii materialului înlocuitor se întocmeşte un bon de consum separat pentru materialul înlocuitor sau se înscrie pe un rând liber în cadrul aceluiaşi bon de consum.În bonul de consum, coloanele "Unitatea de măsură" şi "Cantitatea necesară" de pe rândul 2 se completează în cazul când se solicită şi se eliberează din magazie materiale cu două unităţi de măsură.Dacă operaţiunile de predare-primire a materialelor nu pot fi suspendate în timpul inventarierii magaziei de materiale, comisia de inventariere trebuie să înscrie pe documentul respectiv menţiunea "predat în timpul inventarierii".3. Circulă:- la persoanele autorizate să semneze pentru acordarea vizei de necesitate (ambele exemplare);- la persoanele autorizate să aprobe folosirea altor materiale, în cazul materialelor înlocuitoare;- la magazia de materiale, pentru eliberarea cantităţilor prevăzute, semnându-se de predare de către gestionar şi de primire de către delegatul care primeşte materialele (ambele exemplare);- la compartimentul financiar-contabil, pentru efectuarea înregistrărilor în contabilitatea sintetică şi analitică (ambele exemplare).4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.5. Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:- denumirea unităţii;- denumirea formularului;- produsul/lucrarea (comanda); norma; bucăţi lansate;- numărul documentului; data eliberării (ziua, luna, anul); numărul comenzii;- denumirea materialului (inclusiv sortimentul, marca, profilul, dimensiunea); cantitatea necesară; U/M; cantitatea eliberată;- preţul unitar; valoarea, după caz;- data şi semnătura gestionarului şi a primitorului.FIŞĂ LIMITĂ DE CONSUM (Cod 14-3-4/bA)1. Serveşte ca:- document de stabilire a cantităţii limită dintr-un material sau pentru mai multe materiale necesare executării unui produs (comandă) sau unei lucrări;- document de eliberare succesivă a aceluiaşi fel de material pentru acelaşi produs (comandă sau lucrare);- document justificativ de scădere din gestiune;- document de stabilire a economiilor sau depăşirilor de materiale;- document justificativ de înregistrare în contabilitate.2. Se întocmeşte în două exemplare, la începutul lunii sau lansării produsului (comenzii) sau lucrării, de compartimentul de planificare (tehnic) sau de lansare, pe baza programului de producţie şi a consumurilor normate.În cazul fişei limită de consum, dacă în cursul lunii se produc modificări în programul de producţie, compartimentul de planificare (tehnic) sau de lansare modifică, în mod corespunzător, cantitatea limită de material (col. "i"), înscriind în col. "d" cantitatea care se suplimentează sau se scade.Dacă nu se mai foloseşte materialul iniţial, se recalculează cantitatea limită corespunzătoare producţiei executate până în acel moment, emiţându-se o nouă fişă.În cazul când în cursul lunii se fac înlocuiri întâmplătoare cu alte materiale pentru care se întocmesc bonuri de consum distincte, se corectează cantitatea limită (col. "i"), înscriindu-se în coloanele respective (col. "g" şi "h") numărul bonului de consum şi cantitatea eliberată.Eliberările de materiale se înregistrează în fişele de magazie la terminarea executării produsului, lucrării sau la închiderea comenzii (dacă acestea se termină în cursul lunii) sau la sfârşitul lunii.Valoarea economiilor sau a depăşirilor de materiale se completează la unităţile unde nu există producţie neterminată.În cazul în care, în cursul lunii se fac înlocuiri întâmplătoare cu alte materiale decât cele stabilite la întocmirea documentului, coloanele rezervate materialului înlocuit se barează. De asemenea, în rubrica "Diminuare" se înscrie cantitatea cu care se corectează cantitatea limită iniţială, iar pentru materialul înlocuitor se utilizează un alt grup de coloane libere.3. Circulă:- la persoanele autorizate să semneze pentru acordarea vizei de necesitate (ambele exemplare);- la persoanele autorizate să aprobe înlocuirea, suplimentarea sau diminuarea cantităţilor de materiale cu ocazia modificării programului de producţie (ambele exemplare);- la magazia de materiale, pentru înscrierea cantităţilor eliberate, semnându-se de către delegatul care primeşte materialele (exemplarul 1);- la secţie, atelier etc. pentru a fi folosite ca cerere de materiale şi situaţie a eliberărilor în cadrul cantităţii limită, semnându-se de gestionarul magaziei predătoare (exemplarul 2);- la compartimentul financiar-contabil pentru înregistrare în contabilitatea sintetică şi analitică (ambele exemplare). Primul exemplar se utilizează ca document de scădere din gestiune, iar al doilea exemplar pentru înregistrarea în contabilitate a costurilor.4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil (ambele exemplare).5. Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:- denumirea, numărul şi data (luna, anul) întocmirii formularului;- denumirea unităţii;- predătorul;- primitorul;- numărul comenzii/codul produsului;- contul debitor şi contul creditor, după caz;- denumirea materialului (inclusiv sortimentul, marca, profilul, dimensiunea); U.M; cantitatea eliberată;- semnătura de predare - primire;şi respectiv, după caz:- preţul unitar; valoarea;- producţia (U/M, planificat, realizat), denumirea produsului, lucrarea, codul;- cantitate necesară, cantitate înlocuită;- şeful de compartiment;- recalculat în baza producţiei realizate;- data eliberării, cantitatea cerută, cantităţi eliberate (parţial, cumulat);- cantitatea conform producţiei realizate; cantitate consumată;- economii (-) depăşiri (+) cantitative; valoarea economiilor sau depăşirilor.LISTĂ ZILNICĂ DE ALIMENTE (Cod 14-3-4/dA)1. Serveşte:- la stabilirea meniurilor zilnice;- la calculul alocaţiei de hrană şi urmărirea încadrării în nivelul acesteia;- ca document pentru eliberarea din magazie a alimentelor necesare pregătirii hranei;- ca document justificativ de înregistrare în contabilitate.2. Se întocmeşte în două exemplare de către cantinele de pe lângă instituţiile publice (învăţământ, sănătate, asistenţă socială etc., organizaţii fără scop patrimonial finanţate din alocaţii bugetare etc.). Documentul se completează de către persoana desemnată de ordonatorul de credite sau conducătorul unităţii respective, pe baza centralizatorului întocmit pe meniuri.Pe faţa formularului se înscriu meniurile care urmează a fi servite la mesele de dimineaţă, la ora 10, la prânz, la ora 16 şi seara, precum şi numărul de porţii necesare. Totodată, se stabileşte situaţia meselor servite faţă de efectivul care a servit masa, precum şi suma alocată în ziua respectivă, în funcţie de efectivul la hrană şi alocaţie cuvenită, determinându-se în acelaşi timp şi economia sau depăşirea alocaţiei în ziua respectivă şi cumulat de la începutul anului. Verso-ul formularului este destinat pentru înscrierea datelor privind cantitatea şi felul de alimente solicitate, ale celor eliberate, preţul unitar şi valoarea acestora.3. Circulă:- la compartimentul financiar-contabil, pentru calculaţie şi viză şi pentru efectuarea înregistrărilor în contabilitatea sintetică şi analitică (exemplarul 1);- la persoana autorizată să aprobe eliberarea alimentelor din magazie;- la magazia de alimente, pentru eliberarea cantităţilor de alimente prevăzute şi semnare de predare de către gestionar, de primire de către bucătar, precum şi de către persoana desemnată să asiste şi să confirme predarea-primirea alimentelor (ambele exemplare);- la blocul alimentar, cantină etc., după caz, pentru urmărirea meniurilor preparate şi a meselor servite (exemplarul 2).4. Se arhivează:- la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1);- la cantină etc., după caz (exemplarul 2).5. Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:- denumirea formularului;- denumirea unităţii;- efectivul la masă; alocaţia; drepturile; recapitulaţia cheltuielilor pentru hrană; porţiile preparate, distribuite, rămase;- consumul efectiv - lei;- semnături: şef compartiment, aprobat, vizat compartimentul financiar-contabil;- regimul; efectiv; dimineaţa; ora10; prânz; ora 16; seara, după caz;- alimente; numărul documentului; data eliberării (ziua, luna, anul); predătorul; primitorul;- denumirea alimentelor, U/M, codul, cantitatea solicitată, cantitatea eliberată, preţul unitar, valoarea;- semnături: întocmit, gestionar, bucătar, confirmat, calculat.DISPOZIŢIE DE LIVRARE (Cod 14-3-5A)1. Serveşte ca:- document pentru eliberarea din magazie a produselor, mărfurilor sau a altor valori materiale destinate vânzării, a bunurilor cedate cu titlu gratuit sau date pentru stimularea vânzării, după caz;- document justificativ de scădere din gestiunea magaziei predătoare;- document de bază pentru întocmirea avizului de însoţire a mărfii sau a facturii, după caz;- ca document justificativ de înregistrare în contabilitate.2. Se întocmeşte în două exemplare de către serviciul desfacere.3. Circulă:- la magazie, pentru eliberarea produselor, mărfurilor sau a altor valori materiale şi pentru înregistrarea în evidenţa magaziei, semnându-se de către gestionarul predător pentru cantităţile livrate (ambele exemplare);- la compartimentul desfacere, pentru înregistrarea bunurilor livrate în evidenţele acestuia şi pentru întocmirea avizului de însoţire a mărfii sau facturii, după caz (exemplarul 2).4. Se arhivează:- la magazie (exemplarul 1);- la compartimentul desfacere (exemplarul 2) sau compartimentul financiar-contabil, după caz.5. Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:- denumirea, numărul şi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;- denumirea furnizorului;- numărul curent; denumirea produselor; U/M; cantitatea dispusă; cantitatea livrată; preţul unitar în cazul în care bunurile sunt destinate vânzării;- semnături: întocmit, dispus livrarea, gestionar, primitor.AVIZ DE ÎNSOŢIRE A MĂRFII (cod 14-3-6A)Este formular cu regim special intern de tipărire şi numerotare.1. Serveşte ca:- document de însoţire a mărfii pe timpul transportului, după caz;- document ce stă la baza întocmirii facturii, după caz;- dispoziţie de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la alta, dispersate teritorial, ale aceleiaşi unităţi;- document de primire în gestiune, după caz;- document de descărcare din gestiune a bunurilor cedate cu titlu gratuit.2. Se întocmeşte, în două sau mai multe exemplare, de către unităţile care nu au posibilitatea întocmirii facturii în momentul livrării produselor, mărfurilor sau altor valori materiale, precum şi în alte situaţii stabilite prin procedurile proprii ale unităţii.În cazul transferului de bunuri între gestiunile aceleiaşi unităţi, dispersate teritorial, precum şi al transportului bunurilor cedate cu titlu gratuit (mostre, bunuri date pentru stimularea vânzării sau testări la locul de desfacere, premii, materiale promoţionale etc.) avizul de însoţire a mărfii va purta menţiunea "Fără factură", după caz.Pe avizul de însoţire a mărfii emis pentru valori materiale trimise pentru prelucrare la terţi se face menţiunea "Pentru prelucrare la terţi".În celelalte situaţii decât cele prevăzute mai sus se face menţiunea cauzei pentru care s-a întocmit avizul de însoţire a mărfii şi nu factura.3. Circulă, după caz:- la furnizor:- la delegatul unităţii care face transportul sau al clientului, pentru semnare de primire;- la compartimentul desfacere, pentru înregistrarea cantităţilor livrate în evidenţele acestuia şi pentru întocmirea facturii;- la compartimentul financiar-contabil;- la cumpărător:- la magazie, pentru încărcarea în gestiune a produselor, mărfurilor sau altor valori materiale primite, după efectuarea recepţiei de către comisia de recepţie şi după consemnarea rezultatelor;- la compartimentul aprovizionare, pentru înregistrarea cantităţilor aprovizionate în evidenţa acestuia;- la compartimentul financiar-contabil, pentru înregistrarea în contabilitatea sintetică şi analitică.4. Se arhivează, după caz:- la furnizor:- la compartimentul desfacere;- la compartimentul financiar-contabil;- la cumpărător:- la compartimentul financiar-contabil.5. Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al avizului de însoţire a mărfii este următorul:- seria şi numărul intern de identificare a formularului;- data emiterii formularului;- datele de identificare ale furnizorului (denumire, adresă, cod de identificare fiscală);- datele de identificare ale cumpărătorului (denumire, adresă, cod de identificare fiscală);- denumirea şi cantitatea bunurilor livrate;- preţul şi valoarea, după caz;- date privind expediţia: numele delegatului, buletin/carte identitate (serie, număr), numărul mijlocului de transport, ora livrării, semnătura delegatului;- semnătura expeditorului.- data primirii în gestiune şi semnătura gestionarului primitor.FIŞĂ DE MAGAZIE (Cod 14-3-8)FIŞĂ DE MAGAZIE (cu două unităţi de măsură - Cod 14-3-8/a)1. Serveşte ca:- document de evidenţă la locul de depozitare a intrărilor, ieşirilor şi stocurilor bunurilor, cu una sau cu două unităţi de măsură, după caz;- document de contabilitate analitică în cadrul metodei operativ-contabile (pe solduri).2. Se întocmeşte într-un exemplar, separat pentru fiecare fel de material şi se completează de către:- compartimentul financiar-contabil la deschiderea fişei (datele din antet) şi la verificarea înregistrărilor (data şi semnătura de control). În coloana "Data şi semnătura de control" semnează şi organul de control financiar cu ocazia verificării gestiunii;- gestionar sau persoana desemnată, care completează coloanele privitoare la intrări, ieşiri şi stoc.Fişele de magazie se ţin la fiecare loc de depozitare a valorilor materiale, pe feluri de materiale ordonate pe conturi, grupe, eventual subgrupe sau în ordine alfabetică.Pentru valori materiale primite spre prelucrare de la terţi sau în custodie se întocmesc fişe distincte care se ţin separat de cele ale valorilor materiale proprii.În scopul ţinerii corecte a evidenţei la magazie, persoanele desemnate de la compartimentul financiar-contabil verifică inopinat, cel puţin o dată pe lună, modul cum se fac înregistrările în fişele de magazie, după caz.Înregistrările în fişele de magazie se fac document cu document. Stocul se poate stabili după fiecare operaţiune înregistrată şi obligatoriu zilnic.3. Nu circulă, fiind document de înregistrare.4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.5. Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:- denumirea formularului; numărul paginii;- denumirea unităţii; magazia; materialul (produsul), sortimentul, calitatea, marca, profilul, dimensiunea;- U/M; preţul unitar, după caz;- data (ziua, luna, anul), numărul şi felul documentului; intrări; ieşiri; stoc;- data şi semnătura de control.FIŞĂ DE EVIDENŢĂ A MATERIALELOR DE NATURAOBIECTELOR DE INVENTAR ÎN FOLOSINŢĂ (Cod 14-3-9)1. Serveşte ca document de evidenţă a materialelor de natura obiectelor de inventar, a echipamentului şi materialelor de protecţie date în folosinţa personalului, până la scoaterea lor din uz.2. Se întocmeşte într-un exemplar, pe măsura dării în folosinţă a bunurilor, pe fiecare persoană, de către gestionarul care eliberează obiectele respective sau de către persoana desemnată să ţină evidenţa acestora.Formularul se completează în mod diferit, în funcţie de organizarea depozitării acestora, şi anume:- când eliberarea obiectelor se face din magazia de obiecte noi direct personalului muncitor, coloanele destinate eliberărilor se completează pe baza bonului de consum, iar coloanele destinate restituirilor, pe baza bonului de restituire;- când eliberarea se face din magazia de exploatare, atât eliberarea, cât şi restituirea obiectelor date în folosinţa personalului se fac pe bază de semnătură direct în fişă;- în cazul obiectelor eliberate pe bază de nomenclatoare stabilite pe funcţii, care nu se întocmesc decât după restituirea obiectelor uzate, înregistrările în fişa de evidenţă a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosinţă se pot face, pentru simplificare, o singură dată, la eliberarea iniţială şi la restituirea definitivă a obiectelor respective.3. Nu circulă, fiind document de înregistrare.4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.5. Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:- denumirea formularului;- denumirea unităţiiκ secţia (locul de folosinţă);- numele şi prenumele, marca, funcţia;- denumirea obiectelor (inclusiv seria, dimensiunea etc.); termenul de folosire; preţul unitar; U/M;- primiri: data, felul şi numărul documentului, cantitatea, semnătura;- restituiri: data, felul şi numărul documentului, cantitatea, semnătura.REGISTRUL STOCURILOR (Cod 14-3-11 şi Cod 14-3-11/a)1. Serveşte ca document de evaluare a stocurilor de bunuri şi de verificare a concordanţei înregistrărilor efectuate în fişele de magazie şi în contabilitate.2. Se întocmeşte de către compartimentul financiar-contabil la sfârşitul fiecărei luni, pe feluri de materiale, obiecte de inventar şi produse, grupate pe magazii (depozite), conturi, grupe, eventual subgrupe sau în ordine alfabetică, prin înscrierea stocurilor din fişele de magazie şi evaluarea lor la preţurile de înregistrare.3. Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă.4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.5. Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:- denumirea formularului;- denumirea unităţii;- numărul curent;- materialul/produsul (sortimentul, calitatea, marca, profilul, dimensiunea); U/M; preţul unitar; luna; cantitatea; valoarea;- semnături: întocmit, verificat.LISTA DE INVENTARIERE(Cod 14-3-12) şi (Cod 14-3-12/b)1. Serveşte ca:- document pentru inventarierea bunurilor aflate în gestiunile unităţii;- document pentru stabilirea lipsurilor şi plusurilor de bunuri (imobilizări, stocuri materiale) şi a altor valori (elemente de trezorerie etc.);- document justificativ de înregistrare în evidenţa magaziilor (depozitelor) şi în contabilitate a plusurilor şi minusurilor constatate;- document pentru întocmirea registrului-inventar;- document pentru determinarea ajustărilor pentru depreciere/pierdere de valoare;- document centralizator al operaţiunilor de inventariere.2. Se întocmeşte într-un exemplar, la locurile de depozitare, anual sau în situaţiile prevăzute de dispoziţiile legale, de către comisia de inventariere, pe gestiuni, conturi de valori materiale, eventual grupe sau subgrupe, separat pentru bunurile unităţii şi separat pentru cele aparţinând altor unităţi, aflate asupra personalului unităţii la data inventarierii, primite pentru prelucrare etc. şi se semnează de către membrii comisiei de inventariere şi de către gestionar.Persoanele juridice pot întocmi lista de inventariere folosind sisteme informatice de prelucrare a datelor, cu condiţia ca listele să cuprindă elementele principale din formularul - model.În cazul bunurilor primite în custodie şi/sau consignaţie, pentru prelucrare etc., se întocmeşte în două exemplare, iar copia se înaintează unităţii în a cărei evidenţă se află bunurile respective.În cazul unei gestiuni colective, cu mai multe schimburi, listele de inventariere se semnează de către toţi gestionarii, iar în cazul predării-primirii gestiunii, acestea trebuie semnate atât de persoana (persoanele) care predă (predau) gestiunea, cât şi de gestionarul (gestionarii) care primeşte (primesc) gestiunea.În listele de inventariere a bunurilor aflate în ambalaje originale intacte, a lichidelor a căror cantitate efectivă nu se poate stabili prin transvăzare şi măsurare sau a materialelor de masă, în vrac etc., a căror inventariere prin cântărire sau măsurare ar necesita cheltuieli importante sau ar conduce la degradarea bunurilor respective, se vor ataşa notele de calcul privind inventarierea, precum şi datele tehnice care au stat la baza calculelor.Materiile prime, materialele, prefabricatele, piesele de schimb, semifabricatele etc. aflate în secţiile de producţie şi nesupuse prelucrării se înscriu separat în listele de inventariere.Materialele, obiectele de inventar, produsele finite şi ambalajele se înscriu în listele de inventariere pe feluri, indicându-se codul, unitatea de măsură, unii indici calitativi (tărie alcoolică, grad de umiditate la cereale etc.).Listele de inventariere întocmite pentru bunurile aparţinând altor unităţi trebuie să conţină, pe lângă elementele comune (felul materialului sau produsul finit, cantitatea, valoarea etc.), numărul şi data actului de predare-primire.Pentru stocurile fără mişcare, de calitate necorespunzătoare, depreciate, fără desfacere asigurată, se întocmesc liste de inventariere separate, la care se anexează procesele-verbale în care se arată cauzele nefolosirii, caracterul şi gradul deteriorării sau deprecierii, dacă este cazul, cauzele care au determinat starea bunurilor respective, precum şi persoanele vinovate, după caz.Constatările făcute se soluţionează de către conducerea unităţii, în conformitate cu dispoziţiile legale.3. Circulă:- la comisia de inventariere, pentru stabilirea minusurilor, plusurilor şi a deprecierilor constatate la inventar, precum şi pentru consemnarea în procesul-verbal a rezultatelor inventarierii;- la gestionar, prin semnarea fiecărei file, menţionând pe ultima filă a listei de inventariere că toate cantităţile au fost stabilite în prezenţa sa, că bunurile respective se află în păstrarea şi răspunderea sa;- la compartimentul financiar-contabil, pentru calcularea diferenţelor valorice şi semnarea listei de inventariere privind exactitatea soldului scriptic, precum şi pentru verificarea calculelor efectuate;- la conducătorul compartimentului financiar-contabil şi la compartimentul juridic, împreună cu procesele-verbale cuprinzând cauzele degradării sau deteriorării bunurilor, inclusiv persoanele vinovate, precum şi cu procesul-verbal al rezultatelor inventarierii pentru avizarea propunerilor făcute de către comisia de inventariere;- la conducătorul unităţii, împreună cu procesul-verbal al rezultatelor inventarierii, pentru a decide asupra soluţionării propunerilor făcute;- la unitatea căreia îi aparţin valorile materiale primite în custodie, pentru prelucrare etc., în scopul comunicării eventualelor nepotriviri (exemplarul 2).4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.5. Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul: a) denumirea formularului; b) data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului; c) denumirea unităţii; d) gestiunea; locul de depozitare; e) numărul curent; f) denumirea bunurilor inventariate; g) codul sau numărul de inventar; h) unitatea de măsură; i) cantităţi: stocuri scriptice; j) preţ unitar; k) cantităţi: stocuri faptice; l) cantităţi: diferenţe în plus, diferenţe în minus; m) valoarea contabilă: valoarea, diferenţe în plus, diferenţe în minus; n) valoarea de inventar; o) deprecierea: valoarea, motivul; p) comisia de inventariere: numele şi prenumele, semnătura; q) gestionar: numele şi prenumele, semnătura; r) contabilitate: numele şi prenumele, semnătura.6. Modalitatea de completare a informaţiilor de la pct. 5 lit. d)-o) ale listei de inventariere se realizează potrivit uneia dintre cele trei variante de efectuare a inventarierii elementelor de activ şi de pasiv pentru care optează entitatea, astfel:Varianta IServiciul contabilitate transmite listele de inventariere pe care le completează cu informaţiile de la lit. d)-j) din datele informatizate ale entităţii şi pe care le semnează.Comisia de inventariere stabileşte stocurile faptice prin numărare, cântărire, măsurare sau cubare, după caz, date pe care le înscrie în listele de inventariere (lit. k) pe care le semnează împreună cu gestionarul.Aceste date sunt transmise la serviciul contabilitate în vederea determinării diferenţelor cantitative şi/sau valorice cu ajutorul sistemelor informatice. În urma calculelor efectuate, serviciul contabilitate completează listele de inventariere cu informaţiile de la lit. l)-o).Serviciul contabilitate întocmeşte o nouă listă de inventariere numai cu acele active la care s-au constatat diferenţe cantitative, pe care o semnează şi o transmite comisiei de inventariere. Această listă se semnează de către comisia de inventariere şi de către gestionar, după care este retransmisă la serviciul contabilitate.Varianta IIServiciul contabilitate transmite listele de inventariere pe care le completează cu informaţiile de la lit. d)-j) din datele informatizate ale entităţii şi pe care le semnează.Comisia de inventariere stabileşte stocurile faptice prin numărare, cântărire, măsurare sau cubare, după caz; determină diferenţele cantitative şi/sau valorice şi completează formularul cu informaţiile de la lit. k)-o) din datele rezultate în urma inventarierii.Listele de inventariere astfel completate se semnează de către comisia de inventariere şi de către gestionar.Varianta IIIComisia de inventariere stabileşte stocurile faptice prin numărare, cântărire, măsurare sau cubare, după caz.Comisia de inventariere completează informaţiile de la lit. d)-o) ale formularului cu datele privind bunurile inventariate, imediat după determinarea cantităţilor inventariate, în ordinea în care ele au fost grupate, ţinându-se seama de dimensiunile şi unităţile de măsură cu care figurează în evidenţa de la locurile de depozitare şi în contabilitate.Evaluarea stocurilor faptice în listele de inventariere se face cu aceleaşi preţuri folosite la înregistrarea bunurilor în contabilitate.Înainte de stabilirea rezultatelor inventarierii prin compararea stocului faptic valoric al bunurilor inventariate cu soldul scriptic din contabilitate, se procedează la o verificare amănunţită a exactităţilor tuturor evaluărilor, calculelor, totalizărilor şi înregistrărilor din contabilitate şi din evidenţa de la locurile de depozitare. Greşelile identificate cu această ocazie trebuie corectate înainte de stabilirea rezultatelor inventarierii.Listele de inventariere astfel completate se semnează de către comisia de inventariere, gestionar şi contabilitate.LISTĂ DE INVENTARIERE (pentru gestiuni global-valorice - Cod 14-3-12/a)1. Serveşte ca:- document pentru inventarierea mărfurilor, ambalajelor şi altor materiale aflate în evidenţa cantitativ-valorică în unităţile cu amănuntul;- document pentru stabilirea minusurilor şi plusurilor valorice din gestiunile inventariate;- document justificativ de înregistrare în evidenţa de la locurile de depozitare şi în contabilitate;- document pentru întocmirea registrului-inventar;- document pentru stabilirea ajustărilor pentru deprecieri.2. Se întocmeşte în două exemplare la locurile de depozitare, pe gestiuni şi conturi de materiale, mărfuri şi ambalaje şi se semnează de către membrii comisiei de inventariere, de către gestionar şi contabilul care ţine evidenţa gestiunii. În cazul predării-primirii gestiunii, listele de inventariere se întocmesc în trei exemplare, din care un exemplar pentru gestionarul predător, un exemplar pentru gestionarul care primeşte gestiunea, iar un exemplar pentru contabilitate.Persoanele juridice pot întocmi lista de inventariere cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare a datelor, cu condiţia ca listele să cuprindă elementele minimale obligatorii.Pentru bunurile deteriorate total sau parţial, degradate, precum şi pentru cele fără mişcare sau cele care nu mai pot fi valorificate, se întocmesc liste de inventariere separate.În cazul unei gestiuni colective, cu mai multe schimburi, listele de inventariere se semnează de către toţi gestionarii sau de către persoanele care au calitatea de gestionari, iar în cazul predării-primirii gestiunii, acestea trebuie semnate atât de către persoana (sau persoanele) care predă (predau) gestiunea, cât şi de către gestionarul (gestionarii) care primeşte (primesc) gestiunea.Pentru bunurile aflate în ambalaje originale intacte, lichidele a căror cantitate faptică nu se poate stabili prin transvazare şi măsurare sau mărfurile în vrac etc. a căror inventariere prin cântărire sau măsurare ar necesita cheltuieli importante sau ar conduce la degradarea bunurilor respective, în listele de inventariere se menţionează modul în care s-a făcut inventarierea şi datele tehnice care stau la baza calculelor.În listele de inventariere se înscriu stocurile faptice stabilite de către comisia de inventariere prin numărare, cântărire, măsurare sau cubare, după caz.Datele privind bunurile inventariate se înscriu în listele de inventariere imediat după determinarea cantităţilor inventariate, în ordinea în care ele au fost grupate, ţinându-se seama de dimensiunile şi unităţile de măsură cu care figurează în evidenţa de la locurile de depozitare şi în contabilitate.Evaluarea stocurilor faptice în listele de inventariere se face cu aceleaşi preţuri folosite la înregistrarea bunurilor în contabilitate.Înainte de stabilirea rezultatelor inventarierii prin compararea stocului faptic valoric al bunurilor inventariate cu soldul scriptic din contabilitate, se procedează la o verificare amănunţită a exactităţilor tuturor evaluărilor, calculelor, totalizărilor şi înregistrărilor din contabilitate şi din evidenţa de la locurile de depozitare. Greşelile identificate cu această ocazie trebuie corectate înainte de stabilirea rezultatelor inventarierii.3. Circulă:- la gestionar (gestionari în cazul predării-primirii gestiunii), pentru semnarea fiecărei file a listei, menţionând pe ultima filă a listei că toate cantităţile au fost stabilite în prezenţa sa (lor), că bunurile respective se află în păstrarea şi răspunderea sa (lor), că nu mai are (au) bunuri care nu au fost supuse inventarierii, precum şi faptul că preţurile, cantităţile, calităţile şi unităţile de măsură au fost stabilite în prezenţa sa (lor) şi nu are (au) obiecţiuni de făcut;- la membrii comisiei de inventariere, pentru semnarea fiecărei file a listei, calcularea listelor de inventariere, întocmirea recapitulaţiei listelor de inventariere, stabilirea minusurilor sau a plusurilor valorice, stabilirea perisabilităţilor, conform dispoziţiilor legale, în cadrul procesului-verbal al rezultatelor inventarierii;- la compartimentul financiar-contabil unde se efectuează confruntarea între raportul de gestiune predat la contabilitate şi valoarea totală a inventarului faptic. Totodată, se iau măsuri pentru corecta determinare a valorii deprecierilor constatate şi înregistrarea în contabilitate a ajustărilor pentru depreciere;- la conducătorul compartimentului financiar-contabil şi la oficiul juridic, împreună cu procesele-verbale cuprinzând cauzele degradării, deteriorării bunurilor, numele persoanelor vinovate şi cu procesul-verbal al rezultatelor inventarierii, pentru avizarea propunerilor făcute de către comisia de inventariere;- la conducătorul unităţii, împreună cu procesele-verbale sus-menţionate, pentru a decide asupra soluţionării propunerilor făcute.4. Se arhivează:- la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1);- la compartimentul de verificări gestionare (exemplarul 2).5. Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:- denumirea formularului;- data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;- denumirea unităţii;- gestiunea;- locul de depozitare;- numărul curent;- denumirea bunurilor inventariate;- unitatea de măsură; cantitatea;- preţul unitar de înregistrare în contabilitate;- valoarea contabilă;- valoarea de inventar;- deprecierea: valoarea, motivul, după caz;- comisia de inventariere: numele şi prenumele, semnătura;- gestionar şi gestionar primitor (în cazul predării - primirii gestiunii): numele şi prenumele, semnătura;- contabilitate: numele şi prenumele, semnătura.GRUPA a IV-aMIJLOACE BĂNEŞTI ŞI DECONTĂRICHITANŢĂ (cod 14-4-1)1. Serveşte ca:- document justificativ pentru depunerea unei sume în numerar la casieria unităţii;- document justificativ de înregistrare în registrul de casă şi în contabilitate.În condiţiile în care sumele înscrise pe chitanţă sunt aferente livrărilor de bunuri sau prestărilor de servicii scutite fără drept de deducere conform prevederilor legale (ex: art. 141 alin. (1) şi (2) din Codul fiscal), formularul de chitanţă este documentul justificativ care stă la baza înregistrării veniturilor în contabilitate.2. Se întocmeşte în două exemplare, pentru fiecare sumă încasată, de către casierul unităţii şi se semnează de acesta pentru primirea sumei.3. Circulă la depunător (exemplarul 1, cu ştampila unităţii). Exemplarul 2 rămâne în carnet, fiind folosit ca document de verificare a operaţiunilor efectuate în registrul de casă.4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil, după utilizarea completă a carnetului (exemplarul 2).5. Conţinutul minimal al formularului:- denumirea unităţii; codul de identificare fiscală; numărul de înregistrare la oficiul registrului comerţului; sediul (localitatea, str., număr); judeţul;- denumirea, numărul şi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;- numele şi prenumele persoanei fizice care depune sume şi ce reprezintă acestea sau, după caz, denumirea unităţii; codul de identificare fiscală; numărul de înregistrare la oficiul registrului comerţului; sediul (localitatea, str., număr); judeţul persoanei juridice;- suma în cifre şi litere;- semnătura casierului.CHITANŢĂ PENTRU OPERAŢIUNI ÎN VALUTĂ (Cod 14-4-1/a)1. Serveşte ca:- document justificativ pentru încasările şi plăţile în valută efectuate în numerar;- document justificativ de înregistrare în registrul de casă în valută şi în contabilitate.2. Se întocmeşte la unităţile care efectuează operaţiuni în valută, în două exemplare, pentru fiecare sumă în valută, de către casierul unităţii şi se semnează de către acesta.3. Circulă la depunător/plătitor, exemplarul 1, cu ştampila unităţii. Exemplarul 2 este folosit ca document de verificare a operaţiunilor înregistrate în registrul de casă în valută.4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil, după utilizarea completă a carnetului (exemplarul 2).5. Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:- denumirea unităţii; codul de identificare fiscală; numărul de înregistrare la oficiul registrului comerţului; sediul (localitatea, str., număr); judeţul;- denumirea, numărul şi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;- numele şi prenumele persoanei care depune/încasează sume în valută şi ce reprezintă acestea;- felul valutei; suma în valută (în cifre şi în litere); cursul de schimb valutar; c/val în lei;- semnătura casierului pentru plata/încasarea sumei în valută.PROCES-VERBAL DE PLĂŢI (Cod 14-4-3A)1. Serveşte ca:- document justificativ pentru sumele predate de casierul unităţii mandatarului plătitor, în vederea efectuării plăţilor;- document justificativ al sumelor primite de mandatarul plătitor;- document justificativ de înregistrare în contabilitate a salariilor şi altor drepturi neachitate.2. Se întocmeşte într-un exemplar şi se reţine în casieria unităţii ori de câte ori se fac plăţi prin casierii plătitori, astfel:- faţa formularului se completează de către casierul unităţii, care semnează de predarea sumelor şi a actelor de plată, şi de către casierul plătitor pentru primirea acestora. Documentul se reţine în casieria unităţii pentru justificarea salariilor, ajutoarelor din fondurile de asigurări sociale, premiilor şi altor drepturi asimilate acestora, ridicate de la bancă şi predate casierilor plătitori până la termenul legal de efectuare a plăţii sumelor respective. Sumele predate casierilor plătitori nu se înregistrează la plăţi în registrul de casă, acestea figurând în soldul casei de la data înmânării sumelor până la data când casierii plătitori justifică sumele primite la casieria unităţii;- verso-ul formularului se completează la restituirea sumelor neachitate, împreună cu actele de plăţi.În situaţia în care spaţiul este insuficient se întocmeşte o listă (anexă) suplimentară care trebuie să conţină toate informaţiile cerute de document.3. Circulă la compartimentul financiar-contabil ca anexă la exemplarul 2 al registrului de casă.4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.5. Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:- denumirea unităţii;- denumirea şi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;- numele şi prenumele casierului şi ale mandatarului plătitor;- suma predată/primită (în cifre şi în litere), cu menţionarea actelor de plăţi;- semnătura casierului şi a mandatarului plătitor pentru suma predată/primită, precum şi pentru suma primită/restituită;verso, după caz:- data (ziua, luna, anul) decontării sumelor neachitate;- numele şi prenumele; marca sau nr. matricol; sumele rămase neachitate.DISPOZIŢIE DE PLATĂ/ÎNCASARE CĂTRE CASIERIE (Cod 14-4-4)1. Serveşte ca:- dispoziţie pentru casierie, în vederea achitării în numerar a unor sume, potrivit dispoziţiilor legale, inclusiv a avansurilor aprobate pentru cheltuieli de deplasare, precum şi a diferenţei de încasat de către titularul de avans în cazul justificării unor sume mai mari decât avansul primit, pentru procurare de materiale etc.;- dispoziţie pentru casierie, în vederea încasării în numerar a unor sume care nu reprezintă venituri din activitatea de exploatare, potrivit dispoziţiilor legale;- document justificativ de înregistrare în registrul de casă şi în contabilitate, în cazul plăţilor în numerar efectuate fără alt document justificativ.2. Se întocmeşte în două exemplare de către compartimentul financiar-contabil:- în cazul utilizării ca dispoziţie de plată, când nu există alte documente prin care se dispune plata (exemplu: stat de salarii sau lista de avans chenzinal etc.);- în cazul utilizării ca dispoziţie de plată a avansurilor pentru cheltuielile de deplasare, procurare de materiale etc.;- în cazul utilizării ca dispoziţie de încasare, când nu există alte documente prin care se dispune încasarea (avize de plată, somaţii de plată etc.).Se semnează de întocmire la compartimentul financiar-contabil.3. Circulă:- la persoana autorizată să exercite controlul financiar preventiv, pentru viză în cazurile prevăzute de lege;- la persoanele autorizate să aprobe încasarea sau plata sumelor respective;- la casierie, pentru efectuarea operaţiunii de încasare sau plată, după caz, şi se semnează de casier; în cazul plăţilor se semnează şi de către persoana care a primit suma;- la compartimentul financiar-contabil, anexă la registrul de casă, pentru efectuarea înregistrărilor în contabilitate (exemplarul 2);- la plătitor (exemplarul 1).4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil, anexă la registrul de casă.5. Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:- denumirea unităţii;- denumire formular: plată / încasare;- numărul şi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;- numele şi prenumele, precum şi funcţia (calitatea) persoanei care încasează/restituie suma;- suma încasată/restituită (în cifre şi în litere); scopul încasării/plăţii;- semnături: conducătorul unităţii, viza de control financiar preventiv, compartimentul financiar-contabil;- date suplimentare privind beneficiarul sumei: actul de identitate, suma primită, data şi semnătura;- casier; suma plătită/încasată; data şi semnătura.REGISTRU DE CASĂ (Cod 14-4-7A şi Cod 14-4-7bA)1. Serveşte ca:- document de înregistrare operativă a încasărilor şi plăţilor în numerar, efectuate prin casieria unităţii, pe baza actelor justificative;- document de stabilire, la sfârşitul fiecărei zile, a soldului de casă;- document de înregistrare în contabilitate a operaţiunilor de casă.2. Se întocmeşte în două exemplare, manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul, zilnic, de către persoanele care au calitatea de casier, pe baza actelor justificative de încasări şi plăţi.La sfârşitul zilei, rândurile neutilizate din formularul cod 14-4-7A se barează.Soldul de casă al zilei precedente se reportează, după caz, pe primul rând al registrului de casă pentru ziua în curs.Se semnează de către casier pentru confirmarea înregistrării operaţiunilor efectuate şi de către persoana din compartimentul financiar-contabil desemnată pentru primirea exemplarului 2 şi a actelor justificative anexate.3. Circulă la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea exactităţii sumelor înscrise şi respectarea dispoziţiilor legale privind efectuarea operaţiunilor de casă (exemplarul 2).Exemplarul 1 rămâne la casier.4. Se arhivează:- la casierie (exemplarul 1);- la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 2).5. Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:- denumirea unităţii;- denumirea şi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;- numărul curent; numărul actului de casă; explicaţii; încasări; plăţi;- report/sold ziua precedentă;- semnături: casier şi compartiment financiar-contabil.REGISTRU DE CASĂ (în valută - Cod 14-4-7/aA şi Cod 14-4-7/cA)1. Serveşte ca:- document de înregistrare operativă a încasărilor şi plăţilor în valută, efectuate prin casieria unităţii, pe baza actelor justificative;- document de stabilire, la sfârşitul fiecărei zile, a soldului de casă;- document de înregistrare în contabilitate a operaţiunilor de casă în valută.2. Se întocmeşte în două exemplare, zilnic, de către casierul unităţii sau de către altă persoană împuternicită, pe baza actelor justificative de încasări şi plăţi în valută.În antetul coloanelor se înscrie fiecare fel de valută care se încasează sau se plăteşte. În coloanele formularului se înregistrează sumele în valută, iar în ultima coloană echivalentul acestora în lei, la cursul de schimb valutar din data efectuării operaţiunilor.Valutele care apar în două sau mai multe cursuri se trec în coloane diferite.La sfârşitul zilei, rândurile neutilizate se barează.Soldul de casă al zilei precedente se reportează pe primul rând al registrului de casă pentru ziua în curs.În cazul în care numărul valutelor şi al cecurilor de călătorie încasate în cursul unei zile depăşeşte numărul coloanelor existente pe o filă, pentru ziua respectivă se completează atâtea file câte sunt necesare.Se semnează de către casier pentru confirmarea înregistrării operaţiunilor efectuate şi de către persoana din compartimentul financiar-contabil desemnată pentru primirea exemplarului 2 şi a actelor justificative anexate.3. Circulă la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea exactităţii sumelor înscrise şi respectarea dispoziţiilor legale privind efectuarea operaţiunilor valutare (exemplarul 2).Exemplarul 1 rămâne la casier.4. Se arhivează:- la casierie (exemplarul 1);- la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 2).5. Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:- denumirea unităţii;- denumirea şi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;- numărul curent; numărul actului de casă; numărul anexelor; explicaţii; felul valutei şi cursul de schimb valutar pentru încasări şi plăţi; încasări; plăţi; contravaloarea în lei;- report/sold ziua precedentă;- semnături: casier şi compartiment financiar-contabil.BORDEROU DE ACHIZIŢIE (Cod 14-4-13)BORDEROU DE ACHIZIŢIE (de la producători individuali) (Cod 14-4-13/b)1. Serveşte ca:- document de înregistrare în gestiune a bunurilor cumpărate;- document justificativ de înregistrare în contabilitate a valorii bunurilor cumpărate;- document pentru justificarea sumelor primite ca avans spre decontare pentru achiziţii sau pentru decontarea sumelor plătite pentru achiziţii.2. Se întocmeşte în două exemplare de către persoana care efectuează aprovizionarea cu bunuri de pe piaţa ţărănească, de la producătorii individuali sau de la alte persoane fizice, în momentul achiziţiei.Se semnează de către persoana care face achiziţiile respective şi de către gestionarul care primeşte bunul.3. Circulă:- la gestiune, pentru semnarea de primire a bunurilor şi întocmirea Notei de recepţie şi constatare de diferenţe (ambele exemplare), după caz;- la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1);- rămâne în carnet (exemplarul 2).4. Se arhivează:- la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1);- la delegatul achizitor (exemplarul 2).5. Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul: a) pentru formularul cod 14-4-13:- denumirea unităţii; codul de identificare fiscală; sediul (localitatea, str., număr); judeţul;- denumirea, numărul şi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;- produsul; codul; U/M; cantitatea; preţul unitar de achiziţie; valoarea achiziţiei;- semnături: achizitor, gestionar; b) pentru formularul cod 14-4-13/b:- denumirea unităţii; codul de identificare fiscală; sediul (localitatea, str., număr); judeţul;- denumirea, numărul şi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;- numărul şi data contractului; producătorul: numele şi prenumele, domiciliul, seria şi numărul actului de identitate, după caz;- denumirea produselor; codul; U/M; cantitatea; preţul unitar; valoarea; avansul acordat; suma plătită; semnătura de primire a sumei;- semnături: achizitor, gestionar.DECONT PENTRU OPERAŢIUNI ÎN PARTICIPAŢIE (Cod 14-4-14)Se utilizează în toate domeniile de activitate în care se efectuează operaţiuni în participaţie.1. Serveşte ca document pe baza căruia se decontează cheltuielile şi veniturile realizate din operaţiuni în participaţie, precum şi sumele virate între coparticipanţi.2. Se întocmeşte de către unitatea care ţine contabilitatea asocierilor în participaţie, lunar, în două exemplare, pe fiecare coparticipant, cu veniturile şi cheltuielile ce revin acestuia, pentru înregistrarea în contabilitatea proprie, potrivit cotelor prevăzute în contractele de asociere încheiate. Cheltuielile şi veniturile vor fi grupate pe conturi din clasele de conturi de cheltuieli şi venituri, potrivit planului de conturi general aplicabil.În decont se înscriu şi alte transferuri, reprezentând valoarea mijloacelor băneşti, a profitului realizat, amortizarea mijloacelor fixe şi alte sume rezultate din operaţiunile în participaţie.3. Circulă:- exemplarul 1 - la beneficiar, la compartimentul financiar-contabil;- exemplarul 2 - la compartimentul care ţine contabilitatea operaţiunilor în participaţie şi care întocmeşte decontul.4. Se arhivează:- la beneficiar, la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1);- la emitent, la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 2).5. Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:- denumirea unităţilor emitente şi destinatare; codul de identificare fiscală; sediul (localitatea, str., număr); judeţul;- denumirea, numărul şi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;- numărul curent; simbolul contului debitor/creditor; denumirea contului creditor pentru cheltuielile şi sumele transmise; denumirea contului debitor pentru veniturile şi sumele primite; valoarea transmisă conform contractului de asociere în participaţie;- semnături: conducătorul unităţii, inclusiv ştampila; conducătorul compartimentului financiar-contabil.GRUPA a V-aSALARII ŞI ALTE DREPTURI DE PERSONALSTAT DE SALARII (Cod 14-5-1/a, Cod 14-5-1/b, Cod 14-5-1/c şi Cod 14-5-1/k )1. Serveşte ca:- document pentru calculul drepturilor băneşti cuvenite salariaţilor, precum şi al contribuţiilor şi al altor sume datorate;- document justificativ de înregistrare în contabilitate.Se întocmeşte într-un exemplar sau în două exemplare, după caz, lunar, pe secţii, ateliere, servicii etc., pe baza documentelor de evidenţă a timpului lucrat efectiv, a documentelor de centralizare a salariilor individuale pentru muncitorii salarizaţi în acord etc., a evidenţei şi a documentelor privind reţinerile legale, a listelor de avans chenzinal, concediilor de odihnă, certificatelor medicale.2. Se semnează, pentru confirmarea exactităţii calculelor, de către persoana care determină salariul cuvenit şi întocmeşte statul de salarii.Coloanele libere din partea de reţineri a statelor de salarii urmează a fi completate cu alte feluri de reţineri legale decât cele nominalizate în formular.Pentru centralizarea la nivelul unităţii a salariilor şi a elementelor componente ale acestora, inclusiv a reţinerilor, se pot utiliza aceleaşi formulare de state de salarii.Plăţile făcute în cursul lunii, cum sunt: avansul chenzinal, lichidările, indemnizaţiile de concediu etc. se includ în statele de salarii, pentru a cuprinde astfel întreaga sumă a salariilor calculate şi toate reţinerile legale din perioada de decontare respectivă.3. Circulă:- la persoanele autorizate să exercite controlul financiar preventiv şi să aprobe plata (exemplarul 1);- la casieria unităţii pentru efectuarea plăţii sumelor cuvenite (exemplarul 1), după caz;- la compartimentul financiar-contabil, pentru înregistrarea în contabilitate (exemplarul 1);- la compartimentul care a întocmit statele de salarii (exemplarul 2), care va servi la acordarea vizei atunci când se solicită plata salariilor neridicate, după caz.4. Se arhivează:- la compartimentul financiar-contabil, separat de celelalte acte justificative de plăţi (exemplarul 1);- la compartimentul care a întocmit statele de salarii (exemplarul 2), după caz.5. Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:- denumirea unităţii, secţiei, serviciului etc.;- denumirea formularului; întocmit pentru luna, anul;- numele şi prenumele; venitul brut; contribuţia individuală de asigurări sociale; contribuţia individuală la bugetul asigurărilor pentru şomaj; contribuţia pentru asigurări sociale de sănătate; cheltuieli profesionale; venitul net; deducere personală de bază; deduceri suplimentare; venitul bază de calcul; impozitul calculat şi reţinut; salariul net;- semnături: conducătorul unităţii, conducătorul compartimentului financiar-contabil, persoana care îl întocmeşte.LISTĂ DE AVANS CHENZINAL (Cod 14-5-1/d )1. Serveşte ca:- document pentru calculul drepturilor băneşti cuvenite salariaţilor ca avansuri chenzinale;- document pentru reţinerea prin statele de salarii a avansurilor chenzinale plătite;- document justificativ de înregistrare în contabilitate.2. Se întocmeşte lunar, pe baza documentelor de evidenţă a muncii, a timpului lucrat efectiv, a certificatelor medicale prezentate şi se semnează pentru confirmarea exactităţii calculelor de către persoana care a calculat avansurile chenzinale şi a întocmit lista.3. Circulă:- la persoanele autorizate să exercite controlul financiar preventiv şi să aprobe plata (exemplarul 1);- la casieria unităţii, pentru efectuarea plăţii avansurilor cuvenite (exemplarul 1), după caz;- la compartimentul financiar-contabil, ca anexă la exemplarul 2 al registrului de casă, pentru înregistrare în contabilitate (exemplarul 1);- la compartimentul care a întocmit lista de avans pentru a servi la întocmirea statelor de salarii la sfârşitul lunii (exemplarul 2).4. Se arhivează:- la compartimentul financiar-contabil, ca anexă la exemplarul 2 al registrului de casă (exemplarul 1);- la compartimentul care a întocmit lista de avans chenzinal (exemplarul 2).5. Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:- denumirea unităţii, secţiei, serviciului etc.;- denumirea formularului; întocmit pentru luna, anul;- numele şi prenumele; salariul de bază; timpul efectiv: lucrat, concediu medical; avansul de plată;- semnături: conducătorul unităţii, conducătorul compartimentului financiar-contabil, persoana care îl întocmeşte.ORDIN DE DEPLASARE(DELEGAŢIE - Cod 14-5-4)1. Serveşte ca:- dispoziţie către persoana delegată să efectueze deplasarea;- document pentru decontarea de către titularul de avans a cheltuielilor efectuate;- document pentru stabilirea diferenţelor de primit sau de restituit de titularul de avans;- document justificativ de înregistrare în contabilitate.2. Se întocmeşte într-un exemplar, pentru fiecare deplasare, de către persoana care urmează a efectua deplasarea, precum şi pentru justificarea avansurilor acordate în vederea procurării de valori materiale cu plata în numerar.3. Circulă:- la persoana împuternicită să dispună deplasarea, pentru semnare;- la persoana care efectuează deplasarea;- la persoanele autorizate ale unităţii la care s-a efectuat deplasarea, pentru confirmarea sosirii şi plecării persoanei delegate;- la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea decontului, pe baza actelor justificative anexate la acesta de către titular, la întoarcerea din deplasare sau cu ocazia procurării materialelor, stabilindu-se diferenţa de primit sau de restituit, cu luarea în considerare a eventualelor penalizări şi semnătura pentru verificare.În cazul în care la decontarea avansului suma cheltuielilor efectuate este mai mare decât avansul primit, pentru diferenţa de primit de către titularul de avans se întocmeşte Dispoziţie de plată către casierie.În cazul în care, la decontare, sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici decât avansul primit, diferenţa de restituit de către titularul de avans se depune la casierie pe bază de Dispoziţie de încasare către casierie;- la persoana autorizată să exercite controlul financiar preventiv, pentru viză;- la conducătorul unităţii pentru aprobarea cheltuielilor efectuate.4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.5. Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:- denumirea unităţii;- denumirea şi numărul formularului;- numele, prenumele şi funcţia persoanei delegate; scopul, destinaţia şi durata deplasării; ştampila unităţii; semnătura conducătorului unităţii; data;- data (ziua, luna, anul, ora) sosirii şi plecării în/din delegaţie;- ziua şi ora plecării; ziua şi ora sosirii; data depunerii decontului; penalizări calculate; avans spre decontare;- cheltuieli efectuate: felul actului şi emitentul, numărul şi data actului, suma;- numărul şi data documentului pentru restituirea diferenţei; diferenţa de primit/restituit;- semnături: conducătorul unităţii; controlul financiar preventiv, persoana care verifică decontul, şeful de compartiment, după caz; titularul de avans.ORDIN DE DEPLASARE (DELEGAŢIE) ÎN STRĂINĂTATE(transporturi internaţionale - Cod 14-5-4/a)1. Serveşte ca:- dispoziţie către conducătorii auto să efectueze transporturi în străinătate cu autovehiculele unităţii;- document de stabilire a avansului în valută, pentru deplasările conducătorilor auto care urmează să efectueze transporturi în străinătate, pe baza căruia aceştia ridică avansul de la casierie;- document pentru justificarea valutei ridicate de la casierie, precum şi a valutei aduse la înapoiere în ţară;- document justificativ de înregistrare în registrul de casă (în valută) şi în contabilitate.2. Se întocmeşte la unităţile care efectuează transporturi în străinătate, în două exemplare, pentru fiecare deplasare, de către sectorul de exploatare şi se semnează de către şeful sectorului pentru confirmarea realităţii datelor şi exactităţii calculelor din ordinul de deplasare.3. Circulă:- la conducătorul unităţii, pentru semnare (ambele exemplare);- la persoana autorizată să exercite controlul financiar preventiv, pentru viză (ambele exemplare);- la conducătorii auto care urmează să efectueze deplasarea, pentru semnare, pe ambele exemplare, de primire a avansurilor în valută, reţinând exemplarul 1, care urmează să fie ataşat la Decontul de cheltuieli valutare (transporturi internaţionale) (cod 14-5-5/a);- la casierul unităţii care semnează pentru plata sumei în valută (ambele exemplare) şi efectuează înregistrarea sumelor plătite în registrul de casă (în valută).4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.5. Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:- denumirea unităţii;- denumirea şi numărul formularului;- numele, prenumele şi funcţia titularului de avans; destinaţia; marca şi numărul autovehiculului; scopul deplasării; locul de încărcare; locul de descărcare;- detalierea elementelor de avans în lei şi în valută;- numărul şi data documentului pentru restituirea diferenţei; diferenţa de primit/restituit;- semnături: conducătorul unităţii; şeful de compartiment, controlul financiar preventiv, după caz; titularul de avans.DECONT DE CHELTUIELI (pentru deplasări externe - Cod 14-5-5)1. Serveşte ca:- document pentru decontarea de către titularul de avans a cheltuielilor efectuate (în valută şi în lei), cu ocazia deplasării în străinătate;- document pentru stabilirea diferenţelor de primit sau de restituit de titularul de avans;- document justificativ de înregistrare în registrul de casă (în valută) şi în contabilitate.2. Se întocmeşte într-un exemplar de către titularul de avans pentru justificarea cheltuielilor efectuate pe întreaga durată a deplasării.3. Circulă:- la persoanele autorizate să verifice legalitatea actelor justificative de cheltuieli, exactitatea calculelor privind sumele decontate la întoarcerea din deplasare şi calculul eventualelor penalizări de întârziere, care semnează de verificare;- la persoanele autorizate să exercite controlul financiar preventiv şi să aprobe plata diferenţei în cazul în care, la decontarea sumelor primite pentru efectuarea deplasării, suma cheltuielilor efective depăşeşte avansul primit;- la casieria unităţii pentru plata diferenţei, caz în care titularul de avans semnează pentru primirea diferenţei respective, fără a se mai întocmi document distinct.În cazul în care, la decontare, sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici decât avansul primit, diferenţa de restituit de către titularul de avans se depune la casierie pe bază de Chitanţă pentru operaţiuni în valută (cod 14-4-1/a) sau Dispoziţie de încasare către casierie (cod 14-4-4), după caz.4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.5. Conţinutul minimal de informaţii al formularului este următorul:- denumirea unităţii;- denumirea, numărul şi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;- numele şi prenumele titularului de avans;- avansuri primite în valută sau în valută şi în lei; sume decontate; diferenţe de restituit/primit;- semnături: conducătorul unităţii; şeful compartimentului financiar-contabil, controlul financiar preventiv, persoana care verifică decontul, după caz; titularul de avans.DECONT DE CHELTUIELI VALUTARE(transporturi internaţionale - Cod 14-5-5/a)1. Serveşte ca:- document pentru decontarea de către titularul de avans a cheltuielilor efectuate (în valută şi în lei), cu ocazia deplasării în străinătate;- document pentru stabilirea diferenţei de primit sau de restituit de către titularul de avans;- document de înregistrare în contabilitate.2. Se întocmeşte la unităţile care execută transporturi în străinătate, într-un exemplar, de către titularul de avans, pentru cheltuielile efectuate pe întregul parcurs, semnându-se de titularul de avans.3. Circulă:- la persoanele autorizate să verifice legalitatea actelor justificative de cheltuieli, exactitatea calculelor privind sumele decontate la întoarcerea din străinătate şi calculul eventualelor penalizări de întârziere, care semnează de verificare.În cazul în care, la decontarea avansului, suma cheltuielilor efectuate este mai mare decât avansul primit de către titularul de avans se întocmeşte Dispoziţie de plată către casierie (cod 14-4-4).În situaţia în care, la decontare, sumele privind cheltuielile efectuate sunt mai mici decât avansul primit, diferenţa de restituit de către titularul de avans se depune la casierie pe bază de Dispoziţie de încasare către casierie (cod 14-4-4);- la persoana autorizată să exercite controlul financiar preventiv, pentru viză;- la conducătorul unităţii pentru aprobarea cheltuielilor efectuate şi a eventualei diferenţe de primit de către titularul de avans.4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.5. Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:- denumirea unităţii;- denumirea, numărul şi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;- numele şi prenumele titularului de avans;- avans în valută; sume decontate; diferenţe de restituit/primit;- semnături: conducătorul unităţii, şeful compartimentului financiar-contabil, controlul financiar preventiv, persoana care verifică decontul, titularul de avans.GRUPA a VI-aCONTABILITATE GENERALĂNOTĂ DE DEBITARE-CREDITARE (Cod 14-6-1A)1. Serveşte ca:- document de înregistrare a operaţiunilor de decontare intervenite între unitate şi subunităţi care ţin contabilitate proprie şi între subunităţi ale aceleiaşi unităţi care ţin contabilitate proprie;- document justificativ de înregistrare în contabilitate.2. Se întocmeşte în două exemplare, de către compartimentul financiar-contabil, pe baza actelor justificative care stau la baza operaţiunii.3. Circulă:- la conducătorul compartimentului financiar-contabil sau înlocuitorul său, pentru semnare (ambele exemplare);- la compartimentul financiar-contabil, pentru înregistrare (exemplarul 2);- la unitatea sau subunitatea care participă la operaţiunea de decontare, pentru înregistrare (exemplarul 1).4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil al părţilor participante la operaţiunea de decontare (exemplarul 1 la destinatar şi exemplarul 2 la emitent).5. Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:- denumirea, numărul şi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;- emitentul; destinatarul; conturi debitoare/creditoare; suma; data operaţiunilor;- semnături: persoana care întocmeşte documentul şi conducătorul compartimentul financiar-contabil.NOTĂ DE CONTABILITATE (Cod 14-6-2A)1. Serveşte ca document justificativ de înregistrare în contabilitatea sintetică şi analitică, de regulă pentru operaţiunile care nu au la bază documente justificative (stornări, repartizare profit, constituire provizioane şi ajustări pentru depreciere sau pierdere de valoare etc.).2. Se întocmeşte, într-un exemplar, de către compartimentul financiar-contabil.3. Circulă:- la persoana autorizată să verifice şi să semneze documentul;- la persoana care asigură contabilitatea sintetică şi analitică în cadrul compartimentului financiar-contabil.4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.5. Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:- denumirea, numărul şi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;- denumirea unităţii;- explicaţii; simbolul contului debitor/creditor; suma;- semnături: întocmit, verificat.EXTRAS DE CONT (Cod 14-6-3)1. Serveşte la comunicarea şi solicitarea de la debitor a sumelor pretinse, rămase neachitate, provenite din relaţii economico-financiare şi ca instrument de conciliere prearbitrală.De asemenea, se utilizează ca document de inventariere a soldurilor conturilor privind datoriile şi creanţele entităţii în relaţiile cu terţii.2. Se întocmeşte în trei exemplare, de către compartimentul financiar-contabil al unităţii beneficiare, pe baza datelor din contabilitatea analitică.3. Circulă:- la conducătorul compartimentului financiar-contabil şi conducătorul unităţii emitente, pentru semnare (toate exemplarele);- la unitatea debitoare (exemplarele 1 şi 2), care restituie unităţii emitente exemplarul 2 semnat pe verso de conducătorul unităţii şi conducătorul compartimentului financiar-contabil, pentru confirmarea debitului. Eventualele obiecţii asupra sumelor prevăzute în extrasul de cont se consemnează într-o notă explicativă semnată de conducătorul unităţii şi conducătorul compartimentului financiar-contabil, care se anexează la exemplarul 2 al extrasului de cont.4. Se arhivează:- la compartimentul financiar-contabil al unităţii emitente (exemplarul 3, precum şi exemplarul 2, după primirea confirmării);- la compartimentul financiar-contabil al unităţii debitoare (exemplarul 1).5. Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:- denumirea unităţii creditoare;- codul de identificare fiscală;- sediul (localitate, stradă, număr);- judeţul;- contul;- banca;- denumirea formularului;- denumirea unităţii debitoare;- felul, numărul şi data documentului;- explicaţii;- suma;-semnături: conducătorul unităţii, inclusiv ştampila, conducătorul compartimentului financiar-contabil.JURNAL PRIVIND OPERAŢIUNILE DE CASĂ ŞI BANCĂ (Cod 14-6-5)1. Serveşte:- ca jurnal auxiliar pentru înregistrarea operaţiunilor cu mijloace băneşti, la unităţile care aplică forma de înregistrare "pe jurnale";- la completarea registrului Cartea mare.2. Se întocmeşte lunar sau pe măsura efectuării operaţiunilor, în cadrul compartimentului financiar-contabil, separat pentru fiecare cont sintetic, utilizându-se formatul potrivit, în funcţie de numărul conturilor corespondente.Se completează pe baza registrului de casă şi a extraselor de cont primite de la bancă la care sunt anexate documentele justificative. În acest scop, se poate efectua gruparea sumelor pe conturi, atât pentru încasări, cât şi pentru plăţi, într-un document cumulativ.La sfârşitul lunii se determină rulajul total, precum şi totalurile fiecăruia dintre conturile corespondente, care se trec în Cartea mare.3. Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă.4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.5. Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:- denumirea unităţii; contul;- denumirea formularului şi data (luna, anul) pentru care se întocmeşte;- registrul de casă sau extrasele de cont de la bancă; conturile corespondente; rulajul;- semnături: întocmit, verificat.JURNAL PRIVIND DECONTĂRILE CU FURNIZORII (Cod 14-6-6)1. Serveşte:- ca jurnal auxiliar pentru înregistrarea operaţiunilor privind decontările cu furnizorii pentru materiale, mărfuri, lucrări executate, servicii prestate etc., la unităţile care aplică forma de înregistrare "pe jurnale";- la ţinerea contabilităţii analitice a furnizorilor;- la completarea registrului Cartea mare.2. Se întocmeşte în cadrul compartimentului financiar-contabil, fie pentru toţi furnizorii, fie separat, pe feluri de furnizori, pe furnizori principali, pe gestiuni etc.Se completează pe baza documentelor justificative (facturi, note de recepţie şi constatare de diferenţe etc.) sau pe bază de centralizatoare, pentru operaţiunile înregistrate în creditul contului de furnizori şi pe baza documentelor justificative anexate la extrasul de cont primit de la bancă sau registrul de casă, pentru operaţiunile înregistrate în debitul acestui cont.În cazul înregistrării pe bază de centralizatoare, evidenţa analitică a furnizorilor se ţine separat de jurnal, utilizându-se Situaţia încasării-achitării facturilor (cod 14-6-7) sau alte formulare (Fişa de cont pentru operaţiuni diverse, cod 14-6-22).Facturile rămase neachitate (nelichidate) până la sfârşitul lunii se înregistrează în Situaţia încasării-achitării facturilor (cod 14-6-7).La sfârşitul lunii, se determină rulajul creditor total, precum şi totalurile fiecăruia din conturile corespondente debitoare care se trec în Cartea mare.3. Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă.4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.5. Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:- denumirea unităţii;- denumirea şi data (luna, anul) întocmirii formularului; contul;- ziua înregistrării; numărul şi data notei de recepţie/ factură; furnizorul - localitatea (explicaţii); conturi corespondente debitoare; rulajul creditor al contului de furnizori;- plata facturilor (debit cont furnizori): ziua achitării, cont corespondent creditor, nr. document, suma;- semnături: întocmit, verificat.SITUAŢIA ÎNCASĂRII-ACHITĂRII FACTURILOR (Cod 14-6-7)1. Serveşte:- ca jurnal auxiliar pentru ţinerea contabilităţii analitice a clienţilor sau furnizorilor la unităţile care aplică forma de înregistrare "pe jurnale";- ca situaţie a soldurilor contului 411 "Clienţi", 401 "Furnizori" sau 404 "Furnizori de imobilizări".2. Se întocmeşte lunar sau pe măsura efectuării operaţiunilor, în cadrul compartimentului financiar-contabil, fie pentru toţi clienţii sau furnizorii, fie separat pe feluri de clienţi sau de furnizori. În cazul în care situaţia se întocmeşte pentru achitarea facturilor separat pe feluri de furnizori, se au în vedere furnizorii principali potrivit categoriilor stabilite pentru înregistrarea în Jurnalul privind decontările cu furnizorii (cod 14-6-6).Formularul se completează astfel:În cazul încasării facturilor- periodic, pe baza documentelor justificative privind produsele sau mărfurile livrate, lucrările executate, serviciile prestate etc., respectiv încasarea de la clienţi;- la începutul lunii, prin transcrierea poziţiilor (facturilor) rămase neîncasate din Situaţia încasării facturilor întocmită pentru luna precedentă.În cazul achitării facturilor- periodic, pe baza documentelor justificative de recepţie a materialelor şi produselor aprovizionate, respectiv de achitare a furnizorilor, în cazul în care contabilitatea analitică a furnizorilor nu se ţine cu ajutorul Jurnalului privind decontările cu furnizorii (cod 14-6-6);- la începutul lunii, prin transcrierea poziţiilor (facturilor) rămase neachitate din Situaţia achitării facturilor sau din Jurnalul privind decontările cu furnizorii (cod 14-6-6).3. Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă.4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.5. Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:- denumirea unităţii;- denumirea şi data (luna, anul) întocmirii formularului;- ziua înregistrării; numărul şi data facturii; clientul (furnizorul), localitatea (explicaţii); sume de primit (datorate);- încasarea (plata) facturilor: ziua, contul corespondent, nr. documentului, suma;- semnături: întocmit, verificat.JURNAL PRIVIND CONSUMURILE ŞI ALTE IEŞIRI DE STOCURI(Cod 14-6-8)1. Serveşte:- ca jurnal auxiliar pentru înregistrarea lunară a operaţiunilor în creditul conturilor de stocuri, la unităţile care aplică forma de înregistrare "pe jurnale";- la completarea registrului Cartea mare.2. Se întocmeşte periodic sau pe măsura efectuării operaţiunilor, în cadrul compartimentului financiar-contabil.Se înregistrează la sfârşitul perioadei, document cu document sau pe baza centralizatoarelor pe operaţiuni (documente cumulative, situaţii de ieşire), în funcţie de metoda folosită pentru contabilitatea analitică a bunurilor.În antetul coloanelor se înscrie simbolul fiecărui cont creditor, precum şi documentul care furnizează datele (numărul şi data documentului justificativ sau ale centralizatorului).Conturile corespondente debitoare se deschid mai întâi pentru conturile de cheltuieli, fie pe conturi sintetice, analitice şi pe secţii, fie numai pe conturi sintetice şi pe secţii. În acest caz, concomitent cu efectuarea înregistrărilor în jurnal se fac înregistrările şi în evidenţa analitică a conturilor de cheltuieli (fişe, documente cumulative sau alte documente aprobate).Rulajele creditoare totale se trec în Cartea mare.3. Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă.4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.5. Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:- denumirea unităţii;- denumirea şi data (luna, anul) întocmirii formularului;- ziua înregistrării; felul şi nr. documentului; conturi debitoare: sintetice, analitice, sume; conturi creditoare;- semnături: întocmit, verificat.JURNAL PRIVIND SALARIILE, CONTRIBUŢIA PENTRU ASIGURĂRI SOCIALE, PROTECŢIA SOCIALĂ A ŞOMERILOR ŞI ASIGURĂRI SOCIALE DE SĂNĂTATE(Cod 14-6-10)1. Serveşte:- ca jurnal auxiliar pentru înregistrarea lunară a operaţiunilor în creditul conturilor privind salariile, contribuţia pentru asigurări sociale, protecţia socială a şomerilor şi asigurările sociale de sănătate, la unităţile care aplică forma de înregistrare "pe jurnale";- la completarea registrului Cartea mare.2. Se întocmeşte lunar, în cadrul compartimentului financiar-contabil, pe unitate sau secţii de producţie, după caz, pe baza statelor de salarii.3. Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă.4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.5. Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:- denumirea unităţii;- denumirea şi data (luna, anul) întocmirii formularului;- ziua înregistrării; felul şi nr. documentului; conturi debitoare: sintetice, analitice; conturi creditoare;- semnături: întocmit, verificat.BORDEROU DE PRIMIRE A OBIECTELOR ÎN CONSIGNAŢIE(Cod 14-6-14)1. Serveşte:- la centralizarea evidenţei obiectelor primite spre vânzare în consignaţie;- ca document de încărcare în gestiune cu obiectele primite spre vânzare;- document de înregistrare în contabilitate.2. Se întocmeşte de către preţuitor sau persoana desemnată cu evaluarea obiectelor primite de la deponenţi, în două exemplare, şi se semnează de către acesta pentru predare şi de către gestionar pentru primirea obiectelor.3. Circulă:- la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1);- la gestionar, împreună cu obiectele primite în consignaţie (exemplarul 2).4. Se arhivează:- la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1);- la gestionar (exemplarul 2).5. Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:- denumirea unităţii;- denumirea şi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului; raionul;- numărul bonului de primire/chitanţă; valoarea la primire/vânzare; descrierea obiectului; deponent: numele, prenumele, seria şi nr. actului de identitate;- semnături: preţuitor, gestionar.BORDEROU DE IEŞIRE A OBIECTELOR DIN CONSIGNAŢIE(Cod 14-6-15)1. Serveşte la evidenţa mişcării obiectelor primite în consignaţie.2. Se întocmeşte în două exemplare, de către gestionar, pe baza bonurilor fiscale sau facturilor.3. Circulă:- la compartimentul financiar-contabil, însoţit de documentele de vânzare (exemplarul 1);- rămâne la gestionar, pentru justificarea predării documentelor (exemplarul 2).4. Se arhivează:- la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1);- la gestionar (exemplarul 2).5. Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:- denumirea unităţii;- denumirea şi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;- numărul şi data bonului de primire; numărul facturii sau al bonului fiscal; denumirea obiectului;- valoarea obiectelor: retrase de deponent, după schimbarea preţului, la preţ de vânzare către cumpărător, la preţ de cumpărare de la deponent, comision;- semnătura gestionarului.JURNAL PRIVIND OPERAŢIUNI DIVERSE(pentru conturi sintetice - Cod 14-6-17)1. Serveşte:- ca jurnal auxiliar pentru înregistrarea operaţiunilor în creditul conturilor fără dezvoltare analitică sau a căror dezvoltare se asigură pe fişe separate, dar care nu sunt cuprinse în alte jurnale, la unităţile care aplică forma de înregistrare "pe jurnale";- la completarea jurnalului Cartea mare.2. Se întocmeşte pe măsura efectuării operaţiunilor, în cadrul compartimentului financiar-contabil. Modelul formularului se adaptează, în funcţie de numărul conturilor folosite.Se completează document cu document sau pe bază de centralizatoare.Înscrierea conturilor se poate face pe genuri de operaţiuni, pe grupe de conturi care au legătură între ele sau în ordinea simbolurilor conturilor.Dacă volumul operaţiunilor este mic, în jurnal pot fi cuprinse unul până la trei conturi creditoare.La sfârşitul perioadei, după înregistrarea în jurnal a tuturor operaţiunilor, se face gruparea sumelor pe conturi corespondente debitoare, verificându-se ca totalul sumelor din grupare să fie egal cu rulajul creditor al contului pentru care s-a făcut gruparea.Periodic, rulajele creditoare ale fiecărui cont, precum şi sumele totale ale conturilor corespondente debitoare (din grupare) se trec în Cartea mare.3. Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă.4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.5. Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:- denumirea unităţii;- denumirea formularului şi luna, anul pentru care se întocmeşte;- ziua înregistrării; felul, numărul şi data documentului; explicaţii; cont corespondent debitor; rulaj creditor; gruparea sumelor pe conturi corespondente debitoare;- semnături: întocmit, verificat.FIŞĂ DE CONT ANALITIC PENTRU CHELTUIELI EFECTIVE DE PRODUCŢIE (Cod 14-6-21)1. Serveşte ca:- document de înregistrare în contabilitatea de gestiune a costurilor efective pe comenzi, produse sau semifabricate, obiect (sau parte din obiect) de construcţii, lucrări de întreţinere şi reparaţii şi altele;- document pentru determinarea costurilor efective pe unitatea de calculaţie.2. Se întocmeşte într-un exemplar, de către compartimentul financiar-contabil, pentru fiecare comandă, produs sau semifabricat, obiect (sau parte de obiect) de construcţii, lucrare de întreţinere şi reparaţii.Se completează la începutul anului pe baza soldurilor de la sfârşitul anului precedent, iar în cursul anului, pe baza documentelor justificative referitoare la consumul de materiale, plata salariilor pentru munca prestată, a cheltuielilor indirecte şi alte cheltuieli efectuate potrivit dispoziţiilor legale. La sfârşitul fiecărei perioade se totalizează sumele înregistrate, în vederea întocmirii balanţei de verificare a operaţiunilor înregistrate.3. Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă.4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.5. Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:- denumirea unităţii;- denumirea formularului; comanda, produsul, obiectul, lucrarea etc.;- numărul comenzii; contul; cantitatea; U/M; data începerii (fabricaţiei, comenzii etc.); data terminării (recepţiei);- data, felul şi numărul documentului; total cheltuieli; decontarea producţiei: cantitatea, preţul unitar, valoarea; contul corespondent;- semnătura de întocmire.FIŞĂ DE CONT ANALITIC PENTRU CHELTUIELI(Cod 14-6-21/a)1. Serveşte ca document de înregistrare în contabilitatea de gestiune a cheltuielilor comune ale secţiei, cheltuielilor generale de administraţie, pe secţii şi feluri de cheltuieli, după natura lor, a cheltuielilor de desfacere (la intern), a cheltuielilor de circulaţie (cheltuieli de desfacere a produselor la export), a cheltuielilor cu activitatea de "service" în perioada de garanţie, după caz.2. Se întocmeşte într-un exemplar, separat pentru fiecare cont sintetic de cheltuieli. În cazul în care numărul coloanelor fişei este insuficient pentru reflectarea tuturor conturilor analitice ale contului respectiv de cheltuieli, se deschid două sau mai multe fişe, după caz.Se completează pe baza documentelor justificative referitoare la operaţiunile intervenite.La sfârşitul fiecărei perioade, se totalizează rulajele, în vederea întocmirii balanţei analitice de verificare a operaţiunilor înregistrate în contabilitatea de gestiune.3. Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă.4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.5. Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:- denumirea unităţii;- denumirea formularului;- denumirea contului (secţiei, atelierului, unităţii); contul;- data, felul şi numărul documentului; explicaţii; total debit; simbol cont corespondent; suma creditată;- semnătura de întocmire.FIŞĂ DE CONT PENTRU OPERAŢIUNI DIVERSE(Cod 14-6-22)FIŞĂ DE CONT PENTRU OPERAŢIUNI DIVERSE(în valută şi în lei - Cod 14-6-22/a)1. Serveşte:- la ţinerea contabilităţii analitice a conturilor de clienţi, debitori, furnizori, creditori etc.;- la ţinerea contabilităţii sintetice a operaţiunilor economico-financiare.2. Se întocmeşte într-un exemplar, pentru fiecare client, debitor, furnizor sau creditor şi se sortează pe conturi analitice.În cazul în care se utilizează pentru ţinerea contabilităţii sintetice a operaţiunilor economico-financiare, fişele de cont se deschid pentru fiecare cont sintetic de gradul I care nu se desfăşoară pe conturi sintetice de gradul II, şi pentru conturile de gradul II prevăzute în planul de conturi aplicabil.Se completează, la începutul anului, pe baza soldurilor de la sfârşitul anului precedent, iar în cursul anului, pe baza documentelor justificative referitoare la operaţiunile intervenite.La sfârşitul fiecărei perioade, în fişele analitice se totalizează rulajele pe perioada respectivă şi cumulat de la începutul anului, în vederea întocmirii balanţei de verificare a conturilor analitice sau a situaţiilor de solduri, iar în fişele de cont sintetic se face totalul cumulat al rulajului pe debit şi credit, precum şi soldul contului, în vederea întocmirii balanţei de verificare a conturilor sintetice.3. Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă.4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.5. Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:- denumirea unităţii;- denumirea formularului;- simbolul contului; data, felul şi numărul documentului; explicaţii; simbolul contului corespondent; debit; credit; D/C; sold;- semnătura de întocmire şi verificare, după caz.DOCUMENT CUMULATIV (Cod 14-6-24 şi Cod 14-6-24/b)1. Serveşte ca:- document de centralizare a datelor din mai multe documente justificative care reflectă operaţiuni economico-financiare de acelaşi fel dintr-o anumită perioadă (intrări şi ieşiri de materiale, produse sau mărfuri, operaţiuni băneşti etc.);- document justificativ centralizator de înregistrare în contabilitatea sintetică şi analitică.2. Se întocmeşte în cadrul compartimentului financiar-contabil, completându-se titulatura şi conţinutul coloanelor în funcţie de natura operaţiunilor economico-financiare şi de necesităţile de centralizare şi de înregistrare.La instituţiile publice, în situaţia în care, în cursul unei zile, există un număr mai restrâns de operaţiuni, se poate folosi un singur document cumulativ pentru operaţiunile unei zile. În acest caz, documentul cumulativ va avea două părţi: în partea stângă, pe coloane distincte, se vor înscrie conturile care se debitează, iar în partea dreaptă, conturile care se creditează. Fiecare operaţiune se înscrie pe un rând separat pentru a se urmări corespondenţa conturilor. Pe ultimul rând se face totalul sumelor pe fiecare coloană. Totalul conturilor debitoare trebuie să corespundă cu totalul conturilor creditoare. La fiecare cont se înregistrează totalul rezultat în coloana corespunzătoare.3. Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă.4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.BALANŢĂ DE VERIFICARE (cu patru egalităţi - Cod 14-6-30 şi cod 14-6-30/A)BALANŢĂ DE VERIFICARE (cu cinci egalităţi - Cod 14-6-30/a, Cod 14-6-30/b1, Cod 14-6-30/b2)BALANŢĂ DE VERIFICARE (cu şase egalităţi - Cod 14-6-30/b)BALANŢĂ ANALITICĂ A STOCURILOR (Cod 14-6-30/c)1. Serveşte:- la verificarea exactităţii înregistrărilor;- la controlul concordanţei dintre contabilitatea sintetică şi analitică;- la întocmirea situaţiilor financiare.2. Se întocmeşte într-un singur exemplar, cel puţin anual, la încheierea exerciţiului financiar sau la termenele de întocmire a situaţiilor financiare periodice, la alte perioade prevăzute de actele normative în vigoare şi ori de câte ori se consideră necesar.Balanţa de verificare cuprinde pentru toate conturile unităţii următoarele elemente: simbolul şi denumirea conturilor; soldurile iniţiale debitoare şi creditoare; totalul sumelor debitoare şi creditoare ale lunii precedente, după caz; rulajele curente debitoare şi creditoare; totalul rulajelor debitoare şi creditoare, după caz; totalul sumelor debitoare şi creditoare; soldurile finale debitoare sau creditoare.Balanţa de verificare la 1 ianuarie, în coloanele 2 şi 3, se completează cu soldurile finale debitoare şi creditoare ale lunii decembrie.Pentru conturile analitice se poate întocmi numai situaţia soldurilor.3. Nu circulă, fiind document de sinteză.4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.5. Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:- denumirea unităţii;- denumirea formularului; data pentru care se întocmeşte;- simbolul şi denumirea conturilor; soldurile iniţiale debitoare/creditoare, rulajele lunii curente debitoare/creditoare; total sume debitoare/creditoare; soldurile finale debitoare/creditoare;- semnături: conducătorul compartimentului financiar-contabil şi persoana care întocmeşte documentul, după caz.GRUPA a VII- aALTE SUBACTIVITĂŢISituaţia activelor gajate sau ipotecate (Cod 14-8-1)Situaţia bunurilor sechestrate (Cod 14-8-1/a)1. Serveşte ca jurnal auxiliar pentru ţinerea contabilităţii angajamentelor asumate de către societate, reflectând eventuala datorie a entităţii faţă de terţi, generată de angajamentele asumate.2. Se întocmeşte într-un exemplar sau în mai multe exemplare, după necesităţi, pe măsura încheierii contractelor care au la bază active gajate sau ipotecate, respectiv după încheierea procesului-verbal de sechestru de către executorul fiscal.3. Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă.4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.5. Conţinutul minimal al formularului este următorului:- denumirea unităţii;- denumirea activului gajat şi respectiv ipotecat, codul acestuia când este cazul sau denumirea bunurilor sechestrate;- valoarea contabilă a activului;- numărul şi data contractului, valoarea totală a contractului , perioada de derulare a contractului, denumirea creditorului în cazul formularului cod 14-8-1;- valoarea sechestrului în cazul formularului cod 14-8-1/a.DECIZIE DE IMPUTARE (Cod 14-8-2)1. Serveşte ca:- document de imputare a valorii pagubelor produse;- titlu executoriu din momentul comunicării;- document de înregistrare în contabilitate.2. Se întocmeşte în două exemplare sau în mai multe exemplare, în funcţie de numărul persoanelor răspunzătoare pentru paguba produsă, pe baza actelor de constatare (procese-verbale, referate etc.) şi se semnează de către conducătorul unităţii, cu viza de control financiar preventiv şi viza compartimentului juridic.3. Circulă:- la persoana desemnată pentru acordarea vizei de control financiar - preventiv (toate exemplarele);- la compartimentul juridic, pentru vizare asupra legalităţii şi realităţii;- la conducătorul unităţii, pentru semnare (ambele exemplare);- la persoana (sau persoanele) răspunzătoare de paguba adusă unităţii pentru semnare de luare la cunoştinţă şi de imputare (ambele exemplare).4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1).ANGAJAMENT DE PLATĂ (Cod 14-8-2/a)1. Serveşte ca:- angajament de plată a unei sume ce reprezintă o pagubă adusă unităţii;- titlu executoriu pentru recuperarea pagubelor;- titlu executoriu pentru executarea silită, în caz de nerespectare a angajamentului.2. Se întocmeşte într-un exemplar, de către persoana care îşi ia angajamentul, în condiţiile în care există documente din care rezultă pagube sau alte obligaţii de plată (proces-verbal de control, proces-verbal al comisiei de inventariere, referat de rebut sau alte documente).3. Circulă pentru semnare, la persoana în faţa căreia s-a luat angajamentul (organ de control, jurisconsult sau alte persoane desemnate în acest scop).4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.----------