NORMĂ nr. 25 din 11 mai 2016privind inventarierea elementelor patrimoniale ale fondurilor de pensii private
EMITENT
  • AUTORITATEA DE SUPRAVEGHERE FINANCIARĂ
  • Publicat în  MONITORUL OFICIAL nr. 385 din 20 mai 2016



    Având în vedere prevederile art. 57 alin. (1) lit. l) din Legea nr. 411/2004 privind fondurile de pensii administrate privat, republicată, cu modificările și completările ulterioare, și ale art. 15 alin. (1) lit. m) din Legea nr. 204/2006 privind pensiile facultative, cu modificările și completările ulterioare,în temeiul dispozițiilor art. 24 lit. o) din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 50/2005 privind înființarea, organizarea și funcționarea Comisiei de Supraveghere a Sistemului de Pensii Private, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 313/2005, cu modificările și completările ulterioare,în baza prevederilor art. 2 alin. (1) lit. c) și d), art. 3 alin. (1) lit. b), art. 5 lit. c), art. 6 alin. (1) și (2) și ale art. 7 alin. (2) din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 93/2012 privind înființarea, organizarea și funcționarea Autorității de Supraveghere Financiară, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 113/2013, cu modificările și completările ulterioare,în urma deliberărilor Consiliului Autorității de Supraveghere Financiară din ședința din data de 20 aprilie 2016,Autoritatea de Supraveghere Financiară emite prezenta normă.  +  Capitolul I Dispoziții generale  +  Articolul 1Prezenta normă stabilește principalele instrucțiuni specifice operațiunii de inventariere a elementelor patrimoniale de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii, pentru fondurile de pensii administrate privat, pentru fondurile de pensii facultative și pentru fondurile de pensii ocupaționale. (la 25-03-2020, Articolul 1 din Capitolul I a fost modificat de Punctul 1, Articolul I din NORMA nr. 14 din 17 martie 2020, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 247 din 25 martie 2020 )  +  Articolul 2Prezenta normă se aplică de către administratorii fondurilor de pensii private, autorizați de Autoritatea de Supraveghere Financiară pentru activitatea de administrare a fondurilor de pensii administrate privat, a fondurilor de pensii facultative și a fondurilor de pensii ocupaționale, denumite în continuare fonduri de pensii private. (la 25-03-2020, Articolul 2 din Capitolul I a fost modificat de Punctul 2, Articolul I din NORMA nr. 14 din 17 martie 2020, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 247 din 25 martie 2020 )  +  Articolul 3Inventarierea elementelor patrimoniale se realizează în conformitate cu prevederile Legii contabilității nr. 82/1991, republicată, cu modificările și completările ulterioare, și în baza prevederilor reglementărilor contabile aplicabile fondurilor de pensii private.  +  Articolul 4Termenii și expresiile utilizate în prezenta normă au semnificațiile prevăzute la art. 2 alin. (1) din Legea nr. 411/2004 privind fondurile de pensii administrate privat, republicată, cu modificările și completările ulterioare, la art. 2 alin. (1) din Legea nr. 204/2006 privind pensiile facultative, cu modificările și completările ulterioare, și la art. 3 alin. (1) din Legea nr. 1/2020 privind pensiile ocupaționale. (la 25-03-2020, Articolul 4 din Capitolul I a fost modificat de Punctul 3, Articolul I din NORMA nr. 14 din 17 martie 2020, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 247 din 25 martie 2020 )  +  Capitolul II Organizarea operațiunii de inventariere  +  Secţiunea 1 Aspecte generale  +  Articolul 5Operațiunea de inventariere a elementelor patrimoniale ale fondurilor de pensii private cuprinde ansamblul acțiunilor prin care se constată existența tuturor elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii, cantitativ-valoric sau numai valoric, după caz, la data la care aceasta se efectuează.  +  Articolul 6Operațiunea de inventariere are ca scop stabilirea situației reale a tuturor elementelor patrimoniale ale fiecărui fond de pensii private, în vederea întocmirii situațiilor financiare anuale care trebuie să ofere o imagine fidelă a poziției financiare și a performanței fondului de pensii private pentru respectivul exercițiu financiar.  +  Articolul 7Administratorii au obligația să efectueze operațiunea de inventariere a elementelor patrimoniale deținute de către fondurile de pensii private în următoarele situații:a) cel puțin o dată în cursul exercițiului financiar;b) în cazul fuziunii sau încetării activității;c) la cererea echipei de control;d) ori de câte ori sunt indicii că există lipsuri sau plusuri în gestiune, care nu pot fi stabilite cert decât prin inventariere;e) ori de câte ori intervine o predare-primire de gestiune;f) cu prilejul reorganizării gestiunilor;g) ca urmare a calamităților naturale sau a unor cazuri de forță majoră;h) în alte cazuri prevăzute de lege și de reglementările Autorității de Supraveghere Financiare.  +  Articolul 8Operațiunea de inventariere a elementelor patrimoniale ale fondurilor de pensii private se face, de regulă, cu ocazia încheierii exercițiului financiar, în baza procedurii interne emise și aprobate în acest sens de administratorul fondului de pensii private.  +  Secţiunea a 2-a Comisia de inventariere  +  Articolul 9Operațiunea de inventariere a elementelor patrimoniale ale fondului de pensii private se efectuează de către comisia de inventariere numită prin decizie scrisă, emisă de administratorul fondului de pensii private.  +  Articolul 10În decizia de numire a comisiei de inventariere emisă de administratorul fondului de pensii private se menționează în mod obligatoriu următoarele elemente:a) componența comisiei, respectiv numele și prenumele președintelui și ale membrilor comisiei;b) modul de efectuare a operațiunii de inventariere;c) gestiunea supusă inventarierii;d) data de începere și data de finalizare a operațiunii de inventariere, pentru fiecare gestiune.  +  Articolul 11Membrii comisiei de inventariere răspund pentru efectuarea lucrărilor de inventariere.  +  Articolul 12(1) Din comisia de inventariere fac parte persoane cu pregătire economică și tehnică, alese din cadrul personalului administratorului, care să asigure efectuarea corectă și la timp a operațiunii de inventariere a elementelor patrimoniale.(2) Din comisia de inventariere nu pot face parte gestionarii, contabilii care țin evidența gestiunii respective și nici auditorii interni sau financiari.(3) Prin proceduri interne, entitățile pot stabili ca la efectuarea operațiunilor de inventariere să participe și contabilii care țin evidența gestiunii respective, fără ca aceștia să facă parte din comisie.  +  Articolul 13Membrii comisiei de inventariere nu pot fi înlocuiți decât în cazuri bine justificate și numai prin decizie scrisă, emisă de către administrator.  +  Secţiunea a 3-a Măsuri organizatorice  +  Articolul 14Principalele măsuri organizatorice ce trebuie luate de către administratorul fondului de pensii private sunt:a) ținerea la zi a evidenței tehnico-operative, a evidenței contabile și efectuarea confruntării datelor din aceste evidențe;b) asigurarea personalului necesar pentru operațiunea de inventariere a elementelor patrimoniale ale fondului de pensii private;c) participarea întregii comisii de inventariere la lucrările de inventariere;d) asigurarea participării la identificarea elementelor inventariate și la evaluarea lor a unor specialiști din entitate sau din afara acesteia, la solicitarea președintelui comisiei de inventariere. Aceste persoane au obligația de a semna listele de inventariere pentru atestarea datelor înscrise;e) dotarea comisiei de inventariere cu mijloace tehnice de calcul;f) asigurarea securității gestiunilor.  +  Articolul 15(1) Principalele măsuri organizatorice ce trebuie luate de către comisia de inventariere în cazul gestiunii activelor fondului de pensii private sunt următoarele:a) înainte de începerea operațiunii de inventariere, să solicite de la gestionarul răspunzător de gestiunea activelor fondului de pensii private o declarație scrisă din care să rezulte dacă acesta:(i) gestionează active și pentru alte fonduri de pensii private;(ii) în afara activelor fondului respectiv are în gestiune și alte active similare, primite cu sau fără documente justificative;(iii) are plusuri sau lipsuri în gestiune, despre a căror cantitate ori valoare are cunoștință;(iv) a efectuat tranzacții cu activele fondului de pensii private fără documente justificative;(v) deține numerar;(vi) deține documente justificative care nu au fost înregistrate în gestiune sau care nu au fost predate la contabilitate;b) să vizeze documentele care privesc intrările sau ieșirile de active ale fondului de pensii private, existente în gestiune, dar neînregistrate, să dispună înregistrarea acestora în contabilitate, astfel încât situația scriptică a gestiunii să reflecte realitatea.(2) În declarația menționată la alin. (1) lit. a), gestionarul menționează felul, numărul și data ultimului document de intrare/ieșire a elementelor în/din gestiune, datează și semnează pentru gestiunea activelor fondului de pensii private. De asemenea, declarația menționată la alin. (1) lit. a) se semnează și de către comisia de inventariere.(3) Documentele întocmite de comisia de inventariere rămân în cadrul gestiunii inventariate în locuri special amenajate, cu acces restricționat, conform procedurilor interne.  +  Articolul 16În cazul gestiunii participanților și a unităților de fond aferente, se aplică prevederile art. 15.  +  Articolul 17Pe durata desfășurării operațiunii de inventariere a elementelor patrimoniale ale fondurilor de pensii private activitatea curentă se desfășoară conform prevederilor menționate în procedurile interne.  +  Capitolul III Efectuarea operațiunii de inventariere  +  Secţiunea 1 Inventarierea imobilizărilor financiare  +  Articolul 18(1) Inventarierea imobilizărilor financiare se efectuează pe baza documentelor care atestă dreptul de proprietate asupra acestora și a altor documente justificative.(2) Pentru toate elementele de natura activelor financiare, cu ocazia inventarierii, se verifică realitatea soldurilor conturilor respective, conform documentelor justificative.(3) Toate elementele de natura imobilizărilor financiare se înscriu în listele de inventariere.  +  Secţiunea a 2-a Inventarierea creanțelor și obligațiilor față de terți  +  Articolul 19(1) Creanțele și obligațiile sunt supuse verificării și confirmării pe baza extraselor soldurilor debitoare și creditoare ale conturilor de creanțe și datorii, conform extrasului de cont sau punctajelor reciproce scrise.(2) Pentru toate elementele de natura creanțelor și obligațiilor față de terți, cu ocazia inventarierii, se verifică realitatea soldurilor conturilor respective, conform documentelor justificative.  +  Secţiunea a 3-a Inventarierea conturilor de trezorerie  +  Articolul 20(1) Inventarierea investițiilor financiare pe termen scurt se efectuează pe baza documentelor care atestă dreptul de proprietate asupra acestora și a altor documente justificative, cu respectarea legislației în vigoare.(2) Pentru toate elementele de natura investițiilor financiare pe termen scurt, cu ocazia inventarierii, se verifică realitatea soldurilor conturilor respective, conform documentelor justificative.(3) Toate elementele de natura investițiilor financiare pe termen scurt se înscriu în listele de inventariere.  +  Articolul 21Disponibilitățile aflate în conturi deschise la instituțiile de credit se inventariază prin compararea soldurilor din extrasele de cont emise de acestea cu cele din contabilitatea fondului de pensii private.  +  Articolul 22Disponibilitățile în numerar din casieria fondului, după caz, se inventariază în ultima zi lucrătoare a exercițiului financiar, după înregistrarea tuturor operațiunilor de încasări și plăți privind exercițiul respectiv, prin compararea soldurilor din registrul de casă cu monetarul și cu datele din contabilitate.  +  Secţiunea a 4-a Inventarierea capitalurilor proprii  +  Articolul 23(1) Pentru toate elementele de natura capitalurilor proprii, cu ocazia inventarierii, se verifică realitatea soldurilor conturilor respective, conform documentelor justificative.(2) Pentru inventarierea elementelor de natura capitalurilor proprii se întocmesc situații analitice distincte.(3) Totalul situațiilor analitice menționate la alin. (2) se verifică cu soldurile conturilor sintetice corespunzătoare, care se preiau în Registrul-inventar.  +  Articolul 24(1) Pentru toți participanții, cu ocazia inventarierii, se verifică realitatea soldurilor conturilor individuale ale acestora, cantitativ și valoric, conform documentelor justificative.(2) Pentru inventarierea soldurilor conturilor individuale ale participanților se întocmesc situații analitice distincte.(3) Situațiile analitice prevăzute la alin. (2) se întocmesc și se arhivează electronic.  +  Articolul 25Actele individuale de aderare aferente participanților din registru și persoanelor eligibile se înscriu în listele de inventariere în ordinea seriilor și numerelor, în conformitate cu prevederile legale.  +  Capitolul IV Documentația aferentă operațiunii de inventariere  +  Secţiunea 1 Dosarul operațiunii de inventariere  +  Articolul 26Dosarul operațiunii de inventariere a fondurilor de pensii private trebuie să cuprindă:a) deciziile de numire a comisiilor de inventariere;b) declarația gestionarului;c) listele de inventariere;d) situațiile analitice, acolo unde este cazul;e) extrasele de cont confirmate pentru inventarierea creanțelor și datoriilor;f) extrasele de cont emise de instituțiile de credit;g) procesul-verbal privind rezultatele inventarierii;h) registrul inventar al fondului de pensii private.  +  Articolul 27Completarea listelor de inventariere se efectuează fie folosind sistemul informatic de prelucrare automată a datelor, fie prin înscrierea elementelor de active identificate, fără spații libere și fără ștersături, conform procedurilor interne aprobate de administratorul fondului de pensii private.  +  Articolul 28(1) Pe ultima pagină a listei de inventariere gestionarul trebuie să menționeze:a) dacă toate bunurile și valorile bănești din gestiune au fost inventariate și consemnate în listele de inventariere în prezența sa;b) dacă are obiecții cu privire la modul de efectuare a inventarierii.(2) În cazul alin. (1) lit. b), comisia de inventariere este obligată să analizeze obiecțiile, iar concluziile finale se înscriu pe ultima pagină a listei de inventariere.  +  Articolul 29Listele de inventariere se semnează pe fiecare pagină de către președintele și membrii comisiei de inventariere, de către gestionar, precum și de către specialiștii solicitați de către președintele comisiei de inventariere pentru participarea la identificarea bunurilor inventariate, după caz.  +  Secţiunea a 2-a Rezultatele inventarierii  +  Articolul 30(1) Rezultatele inventarierii se stabilesc prin compararea datelor constatate faptic și înscrise în listele de inventariere cu cele din evidența tehnico-operativă și din contabilitate.(2) Înainte de stabilirea rezultatelor inventarierii se procedează la o analiză finală a tuturor elementelor patrimoniale și a soldurilor din contabilitate pentru elementele inventariate.(3) În cazul în care se descoperă erori în etapa menționată la alin. (2), acestea trebuie corectate imediat, după care se procedează la stabilirea rezultatelor inventarierii.  +  Articolul 31Evaluarea, cu ocazia inventarierii, a elementelor patrimoniale se face cu respectarea principiului permanenței metodelor, potrivit căruia modelele și regulile de evaluare trebuie menținute, asigurând comparabilitatea în timp a informațiilor contabile.  +  Articolul 32(1) La stabilirea valorii de inventar a activelor se aplică principiul prudenței, potrivit căruia se ține seama de toate ajustările de valoare datorate deprecierilor sau pierderilor de valoare.(2) În cazul în care se constată că valoarea de inventar este mai mare decât valoarea cu care acesta este evidențiat în contabilitate, în listele de inventariere se înscriu valorile din contabilitate.(3) În cazul în care valoarea de inventar este mai mică decât valoarea din contabilitate, în listele de inventariere se înscrie valoarea de inventar.  +  Articolul 33(1) Pentru toate plusurile și lipsurile constatate în activele fondului de pensii private, precum și pentru prejudiciile determinate de expirarea termenelor de prescripție a creanțelor sau din alte cauze, comisia de inventariere solicită explicații scrise de la persoanele care au răspunderea gestionării acestora.(2) Pe baza explicațiilor primite și a documentelor analizate, comisia de inventariere stabilește natura lipsurilor, pierderilor și pagubelor constatate, precum și natura plusurilor, propunând, în conformitate cu dispozițiile legale, modul de regularizare a diferențelor dintre datele din contabilitate și cele faptice, rezultate în urma inventarierii.  +  Secţiunea a 3-a Întocmirea procesului-verbal privind rezultatele inventarierii  +  Articolul 34Rezultatele inventarierii se înscriu de către comisia de inventariere într-un proces-verbal.  +  Articolul 35Procesul-verbal privind rezultatele inventarierii trebuie să conțină, în principal, următoarele elemente:a) data întocmirii;b) numele și prenumele membrilor comisiei de inventariere;c) numărul și data deciziei de numire a comisiei de inventariere;d) gestiunea/gestiunile inventariată/inventariate;e) data începerii și terminării operațiunii de inventariere;f) rezultatele inventarierii;g) concluziile și propunerile comisiei;h) alte aspecte legate de activitatea gestiunii inventariate.  +  Articolul 36În termen de 7 zile lucrătoare de la data încheierii operațiunilor de inventariere, procesul-verbal al comisiei de inventariere se prezintă spre aprobare administratorului fondului de pensii private.  +  Secţiunea a 4-a Completarea Registrului-inventar  +  Articolul 37(1) Elementele de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii înscrise în Registrul-inventar au la bază listele de inventariere, procesele-verbale de inventariere și situațiile analitice, după caz, care justifică conținutul fiecărui post din bilanț.(2) În cazul în care inventarierea are loc pe parcursul anului, datele rezultate din operațiunea de inventariere se actualizează cu intrările sau ieșirile din perioada cuprinsă între data inventarierii și data încheierii exercițiului financiar, datele actualizate fiind apoi cuprinse în registrul-inventar.(3) Operațiunea de actualizare a datelor rezultate din inventariere, menționată la alin. (2), se efectuează astfel încât la sfârșitul exercițiului financiar să fie reflectată situația reală a elementelor patrimoniale.  +  Articolul 38(1) Completarea registrului-inventar se efectuează în momentul în care se stabilesc soldurile tuturor conturilor bilanțiere.(2) Registrul-inventar se completează pe baza inventarierii faptice a fiecărui cont de activ și de pasiv.(3) Elementele de activ și de pasiv înscrise în Registrul-inventar au la bază listele de inventariere sau alte documente care justifică conținutul acestora la sfârșitul exercițiului financiar.(4) În cazul în care inventarierea are loc pe parcursul anului, în Registrul-inventar se înregistrează soldurile existente la data inventarierii, la care se adaugă rulajele intrărilor și se scad rulajele ieșirilor de la data inventarierii până la data încheierii exercițiului financiar.  +  Articolul 39(1) Rezultatele inventarierii trebuie înregistrate în evidența tehnico-operativă în termen de cel mult 7 zile lucrătoare de la data aprobării procesului-verbal de inventariere de către administratorul fondului de pensii private.(2) Rezultatul inventarierii se înregistrează în contabilitate potrivit prevederilor Legii contabilității nr. 82/1991, republicată, cu modificările și completările ulterioare, și în conformitate cu reglementările contabile aplicabile.  +  Articolul 40Pe baza Registrului-inventar și a balanței de verificare de la data de 31 decembrie a exercițiului financiar pentru care se efectuează inventarierea, se întocmesc situațiile financiare anuale, puse de acord cu situația reală a elementelor de activ și de pasiv stabilită pe baza inventarului.  +  Articolul 41Registrul-inventar se păstrează timp de 10 ani de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia a fost întocmit, iar în caz de pierdere, sustragere sau distrugere trebuie reconstituit în termen de maximum 30 de zile de la constatare.  +  Capitolul V Răspunderea  +  Articolul 42Răspunderea pentru buna organizare și efectuare a lucrărilor de inventariere, potrivit prevederilor Legii nr. 82/1991, republicată, cu modificările și completările ulterioare, și în conformitate cu reglementările contabile aplicabile, revine administratorului fondului de pensii private.  +  Articolul 43Nerespectarea de către administratorii fondurilor de pensii private a dispozițiilor prezentei norme se sancționează în conformitate cu prevederile cap. XIX din Legea nr. 411/2004, republicată, cu modificările și completările ulterioare, și/sau ale cap. XVII din Legea nr. 204/2006, cu modificările și completările ulterioare, și/sau ale cap. XIV din Legea nr. 1/2020. (la 25-03-2020, Articolul 43 din Capitolul V a fost modificat de Punctul 4, Articolul I din NORMA nr. 14 din 17 martie 2020, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 247 din 25 martie 2020 )  +  Capitolul VI Dispoziții finale  +  Articolul 44În aplicarea prezentei norme, pentru entitățile menționate la art. 2, administratorul trebuie să dezvolte proceduri interne proprii, care se aprobă de către conducerea fiecărei entități.  +  Articolul 45Anexele nr. 1-3 fac parte integrantă din prezenta normă.  +  Articolul 46Prezenta normă se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I, și intră în vigoare la data publicării acesteia.
    Președintele Autorității de Supraveghere Financiară,
    Mișu Negrițoiu
    București, 11 mai 2016.Nr. 25.  +  Anexa nr. 1la normăEXTRAS DE CONT(confirmarea soldurilor aferente terților)
    Entitatea creditoare ...................... Cod de identificare fiscală .................. Nr. de înregistrare la registrul comerțului .......... Sediul (localitatea, strada, număr) .................. Județul ......................... Cont ............................ Banca ........................... Nr. de înregistrare ....... din ......... Către ...............................
    EXTRAS DE CONT (confirmarea soldurilor aferente terților) Conform dispozițiilor în vigoare, vă înștiințăm că, în evidențele noastre contabile, la data de ................, entitatea dumneavoastră figurează cu următoarele debite: ................................................................................................. .................................................................................................
    Documentul (felul, numărul și data) Explicații Suma
    În termen de 5 zile de la primire urmează să ne restituiți acest extras confirmat pentru suma acceptată, iar în cazul constatării unor diferențe să anexați nota explicativă cuprinzând obiecțiile dumneavoastră. Prezentul extras de cont ține loc de conciliere conform procedurii arbitrale.
    Conducătorul entității, Conducătorul compartimentului financiar-contabil,
    Verso
    Entitatea debitoare .......................... Cod de identificare fiscală .................. Nr. de înregistrare la registrul comerțului .......... Sediul (localitatea, strada, număr) .................. Județul ......................... Cont ............................ Banca ........................... Nr. de înregistrare ....... din ......... Către ...............................
    Confirmăm prezentul extras de cont pentru suma de ............ lei, pentru achitarea căreia (se va completa după caz): a) am depus la (bancă, oficiu poștal etc.) .......................... cu documentul (ordin de plată, mandat etc.) ............ nr. ................... din data de .....................; b) urmează să efectuăm plata într-un termen de ............... . Obiecțiile noastre privind sumele din prezentul extras de cont sunt cuprinse în nota explicativă anexată.
    Conducătorul entității, Conducătorul compartimentului financiar-contabil,
     +  Anexa nr. 2la normăLISTA DE INVENTARIERE
    Entitate........ LISTA DE INVENTARIERE Data ............ Gestiunea Pg ...
    .............
    Nr. crt. Denumirea activelor inventariate ISIN U.M. CANTITĂȚI Prețulunitar VALOAREA CONTABILĂ Valoarea de inventar Alte observații
    Active inventariate Diferențe Valoareatotală Diferențe
    Faptice Scriptice Plus Minus Plus Minus
    Col. 0 Col. 1 Col. 2Col. 3 Col. 4 Col. 5 Col. 6Col. 7Col. 8 Col. 9 Col. 10Col. 11 Col. 12 Col. 13
    Numele și prenumele Comisia de inventariere Persoană responsabilă Contabilitate
    Semnătura
     +  Anexa nr. 3la normăREGISTRUL-INVENTARla data de ...........
    Nr. crt.Recapitulațiaelementelor inventariate Valoarea contabilă (lei) Valoarea de inventar (lei) Diferențe din evaluare (de înregistrat) ca rezultat al inventarierii (lei)
    Valoarea Cauze diferențe
    Col. 0 Col. 1 Col. 2 Col. 3 Col. 4 Col. 5
    Numele și prenumele Întocmit Verificat Nr. pagină ......
    Semnătura
    -------